Методическое пособие для секретаря: Документация в Microsoft Word. Стили

1338
Вторая статья цикла, посвященного работе в текстовом редакторе Microsoft Word и разработанного специалистами Центра приложения IBM/Lotus и электронного документооборота компании Аплана Софтвер, посвящена стилям документа.

Содержание методического пособия

Глава 2. Стили

Использование стилей для основного текста документа

Какой же все-таки стиль использовать для набора основного текста документа? Основных вариантов два – «Обычный» или «Основной текст». Какой из них выбрать – личное дело каждого. Пожалуй, только следует избегать появления этих двух стилей в тексте документа одновременно. При выборе стиля необходимо учитывать и то, что большинство других стилей основано на стиле «Обычный», поэтому изменение его (особенно изменения в настройках абзаца) приводят к автоматической коррекции и остальных стилей. Хотя мне этот стиль все же ближе, чем «Основной текст».«Размножение» стилей

Ранее уже говорилось о том, зачем нужны новые стили, и как плохо применять «прямое» форматирование текста. Такое форматирование не только приводит к появлению длинных строк описаний стиля, но и к «размножению» стилей. Все мы прекрасно знаем, что перечень использующихся в документе стилей отображается с помощью списка «Стиль» панели инструментов Microsoft Word (Рис. 4).

Рис. 4. Отображение списка стилей

Обратите внимание: на приведенном примере список стилей выглядит весьма скромно. Есть, конечно, пара-тройка случайных стилей (то есть возникших в результате применения дополнительного форматирования), но их действительно немного, и проблемы они не представляют. Другое дело – список стилей в большом документе, где форматирование применяется бессистемно. Мне удавалось наблюдать такие многостраничные списки стилей, в которых на поиск нужного стиля уходил не один десяток секунд. А ведь большинство из нас именно из этого списка черпает образцы форматирования текста! Что же делать? Выходов два. Первый – не плодить стили (об этом тоже упоминалось). Второй – для применения стилей использовать не список стилей на панели инструментов, а клавиши и кнопки (об этом будет рассказано в разделе 2.4). Какой же из способов лучше использовать? Не поверите… Лучше использовать оба.Изменение и создание стиля

Отвлечемся немного от философии применения стилей и займемся практикой. Как же нам создать или изменить стиль?
Сначала переходим в режим управления стилями, для этого выбираем пункт меню «Формат» → «Стили и форматирование» или нажимаем кнопку 
Методическое пособие для секретаря: Документация в Microsoft Word. Стилина панели инструментов. С правой стороны экрана появляется панель «Стили и форматирование». Далее, в зависимости от того, какие желания нас обуяли, нажимаем в блоке кнопку «Создать стиль» или щелкаем правой кнопкой мыши по требуемой строке в списке стилей и выбираем в контекстном меню опцию «Изменить». И в том, и в другом случае на экране появляются практически идентичные диалоговые окна (Рис. 5).

Рис. 5. Диалоговое окно изменения стиля

Полная настройка стиля, как правило, осуществляется с помощью опций, доступных при нажатии кнопки «Формат» - «Шрифт», «Абзац», «Табуляция», и т.д. Из этих параметров нас больше других будут интересовать шрифт, абзац, нумерация, к ним мы вернемся в последующих разделах. Частичную настройку стилей можно произвести и с помощью управляющих элементов изменения форматирования, которые размещены непосредственно в диалоговом окне, с их помощью можно определить:

•    Гарнитуру шрифта
•    Размер шрифта
•    Дополнительные свойства шрифта (полужирный – курсив – подчеркнутый)
•    Цвет шрифта
•    Способ выравнивания текста
•    Межстрочные интервалы (одинарный – полуторный – двойной)
•    Размер интервала между абзацами
•    Размер отступа текста от левой границы листа

В зависимости от типа стиля набор элементов форматирования может варьироваться, но, в любом, случае, думаю, их применение не должно вызвать затруднений.
И, самое главное, диалоговое окно создания/изменения стиля позволяет настроить общие свойства стиля, на которых мы и остановимся подробнее:

•    Имя. В этом поле задается имя, под которым стиль будет отображаться во всех списках. Обратите внимание на то, что даже при изменении стиля это поле доступно для редактирования, что при известной фантазии дает много возможностей для творчества – от создания нового стиля до правки существующего, который не был изначально выбран для редактирования.
•    Стиль. Это поле доступно только при создании стиля. Можно выбрать один из вариантов – Абзац, Знак, Таблица. Понятно, нас в документах чаще всего будет интересовать именно стиль абзаца.
•    Основан на стиле. Это поле позволяет выбрать исходный стиль, относительно форматирования которого и будет строиться новый или редактируемый стиль. Конечно, лучше всего подобрать такой стиль, из которого можно получить требуемый с помощью минимального количества настроек.
•    Стиль следующего абзаца. Очень полезное поле. Вот, например, создаем мы стиль для рисунка. Не для подписи к рисунку, а именно для рисунка. Вот, кстати, вопрос «на засыпку». А каким должен быть стиль для рисунка? Наверно, выравнивание должно быть по центру, не должно быть отступа первой строки, для абзаца должен быть установлен признак «не отрывать от следующего» … А что же нам задать в этом поле? То, что мы хотим увидеть, вставив рисунок и нажав «Enter». Наверно, лучше всего будет увидеть стиль «Обычный» или «Основной текст», в зависимости от того, какой из них мы используем при наборе текста.

Ну вот, все настройки сделаны, новый стиль определен (или подкорректирован старый), можно двигаться дальше.
В 3 главе мы продолжим работу со стилями.
 

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль