Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Оптимизация работы со стилями

1967
В предыдущей статье методического пособия мы познакомились с «размножением» стилей и изменением и созданием стиля. Третья статья цикла продолжает тему «Стили» и рассказывает об оптимизации работы со стилями.

Содержание методического пособия

Глава 2 «Стили». Продолжение

В предыдущей статье мы познакомились с «размножением» стилей и изменением и созданием стиля. Третья статья цикла продолжает тему «Стили». Оптимизация работы со стилями

Хорошо, настроили мы кучу стилей на все случаи жизни, наш документ уже готов засверкать всеми красками… Стоп! А как же нам эти многочисленные стили использовать? Ведь их уже и сейчас достаточно, а потом добавятся еще производные стили, полученные в результате, например, выделения абзаца цветом. Или изменения отступа. Или… Мало ли можно придумать в процессе разработки документа? И каждый раз вызывать список стилей и пролистывать его, отыскивая нужный? Конечно, нет. Мы пойдем другим путем.Назначение стилю комбинации клавиш

Пожалуй, оптимальный способ использования стиля – это назначение для него комбинации клавиш. Конечно, для всех стилей документа этого делать смысла не имеет: можно запутаться. А вот для наиболее часто используемых – запросто! Давайте возьмем пример, приближенный к реальности -  нам срочно нужна комбинация клавиш для стиля «Заголовок 1». Наверно, логично, если это будет «Ctrl» + «1». Итак, что мы для этого делаем:

1. Вызываем панель настройки. Сделать это можно двумя способами:

  • Выбрать пункт меню «Сервис» → «Настройка»
  • Щелкнуть правой кнопкой мыши по области панели инструментов и выбрать из контекстного меню пункт «Настройка».

В результате видим диалоговое окно (Рис. 1).
 
Рис. 1. Диалоговое окно настройки

2. Панели инструментов нас в данном случае не очень волнуют, поэтому сразу нажимаем кнопку «Клавиатура». Открывается окно «Настройка клавиатуры» (Рис. 2).
 
Рис. 2. Диалоговое окно настройки клавиатуры

3. Помещаем курсор в поле «Новое сочетание клавиш» и нажимаем выбранную нами комбинацию клавиш: «Ctrl» + «1». Обратите внимание на то, что не только в поле «Новое сочетание клавиш» при этом появляется нажатая комбинация клавиш, но и под полем отображается информация о той функции, которая в настоящий момент «висит» на этой комбинации. Давайте не будем ничего нажимать, пока не поймем, что эта функция либо совсем нам не нужна, либо мы можем обойтись и без «горячих» клавиш для нее. Ну, хорошо, функция нам не нужна…

4. Тогда список «Категории» пролистываем почти до конца и находим там пункт «Стили». Выбираем. В поле «Команды» отображается список имеющихся стилей. Находим нужный (выбираем).
 
5. Теперь, вздохнув, нажимаем кнопку «Назначить». Описание комбинации клавиш перекочевывает из поля «Новое сочетание клавиш» в поле «Текущие сочетания».

Вот и все. Теперь задаем комбинацию клавиш для основного текста, для заголовков второго-четвертого уровней и – вперед! Теперь формирование структуры документа займет значительно меньше времени.Назначение стилю кнопки панели инструментов

Все мы делимся, как правило, на любителей клавиатуры и на любителей мыши. И я вполне допускаю, что не всем придется по нраву уклон в сторону клавиатуры. Что ж… Попробуем привязать к стилю кнопку панели инструментов. Для этого вызываем все то же окно настройки (Рис. 1).

Немного отвлечемся. Конечно, для добавления кнопок можно использовать уже существующие панели инструментов. Но лучше все-таки этого не делать. Поэтому сначала создадим свою панель инструментов. Переходим на вкладку «Панели инструментов» и нажимаем кнопку «Создать». В появившемся диалоговом окне задаем название панели инструментов (пусть это будет «Стили»). В поле «Сделать панель доступной для» оставляем значение «Normal», мы же не хотим повторять настройку панели для каждого документа, правда? Нажимаем кнопку «ОК». Панель создана, она отображается на экране в незакрепленном (floating) виде. Пусть пока так и висит, а мы возвращаемся к нашей кнопке.

Окно настройки у нас уже открыто, возвращаемся на вкладку «Команды». Далее:

1. Прокручиваем список категорий почти до конца, находим и выбираем категорию «Стили». В поле «Команды» отображается список имеющихся стилей. Находим стиль «Заголовок 1».

2. «Хватаем» этот пункт и «тащим» его на нашу плавающую панель. Когда на панельке появляется символ текстового курсора (вертикальная палочка), кнопку мыши отпускаем. На панели появилась новая кнопочка под названием «Заголовок 1 Стиль». По-моему, некрасиво. Давайте чуть подправим…

3. Щелкаем правой кнопкой мыши по кнопке, в появившемся контекстном меню в поле «Имя» меняем текст, например, на «Заголовок 1» или «h1» или просто «1». В общем, такой текст, который и места занимает немного, и доставляет чисто эстетическое наслаждение владельцу панели инструментов.

4. Если наше чувство прекрасного все еще не удовлетворено, можем пойти дальше. Мы можем заменить кнопку с текстом на стандартную иконку с картинкой. Сказано – сделано. Опять вызываем контекстное меню и выбираем тип кнопки – на этот раз это будет «Основной стиль». Наша кнопка приобрела вид пустой иконки. Так не пойдет.

5. Опять вызываем контекстное меню, выбираем пункт «Выбрать значок для кнопки» и находим что-нибудь подходящее из предлагаемых изображений. Если же и теперь врожденное эстетство продолжает тихо бурчать в ухо (с внутренней стороны), опять вызываем контекстное меню, и теперь уже выбираем пункт «Изменить значок для кнопки», после чего в порыве воодушевления пытаемся что-то изобразить, призвав на помощь все свои давно забытые навыки… Творчество, однако…

Повторяем эти действия для остальных нужных нам стилей, и теперь можно спокойно приступать к форматированию документа (особенно, если текст там уже есть). Щелкаем одной рукой то по абзацам текста, то по кнопкам присвоения стилей, а второй тем временем придерживаем изящно чашечку, из которой время от времени отхлебываем кофеек. Лепота…Заголовочные стили
Структура документа и заголовки

Заголовки тесно связаны со структурой документа, потому что, по сути, ее определяют. Банально, да? Как показывает опыт – не совсем. Зачастую бывает так, что документ есть, заголовки в нем  тоже есть, даже содержание присутствует. А структуры нет. Почему? Потому что автор документа решил, что все свои знания можно поместить в документ как попало. Вспомнил что-то – дописал. Прямо в конец документа. Конечно, в какой-то степени я утрирую. Так бывает очень редко. Тем не менее, структуру документа нужно определять с самого начала работы над ним. Это, фактически, первый этап работы.
С чего начинаем? Конечно, с заголовков первого уровня. Мысленно разбиваем документ на составляющие его разделы. Возьмем, к примеру, руководство пользователя. Что приходит в голову? В первую очередь, введение. Затем – описание алгоритма работы. Потом – описание отдельных операций. Наконец, перечень аварийных ситуаций. Или наиболее часто встречающиеся проблемы. Получается четыре основных раздела, так? Сразу формируем эти разделы (если мы оптимизировали работу со стилями, как описано выше, то вся операция займет у нас от силы пару минут). Теперь сразу делаем содержание и… аннотацию. Да-да, именно аннотацию. Этот замечательный раздел документа располагается перед содержанием, не включается в содержание, но приносит ощутимую пользу как читателям документа, так и его автору. Каким образом? Давайте разбираться. Что включает аннотация:
 
1. Описание назначения документа.
2. Краткое описание содержания документа (1-2 строки).
3. Описание категорий пользователей (читателей), которым документ адресован.
4. Краткое описание сведений, включенных в основные разделы документа.

Вот последний-то пункт нас и интересует. Набросав структуру основных разделов документа (то есть заголовков первого уровня), мы теперь в аннотации можем их перечислить и кратко описать то, что намерены в эти разделы включить. Это очень удобный момент для того, чтобы понять, все ли нужное мы включили в документ, правильно ли распределили информацию по разделам. После того, как аннотация завершена (и, при необходимости, соответствующим образом скорректирована общая структура документа), можно переходить к детализации разделов.

Если вернуться к нашему примеру, то введение, например, может включать общие сведения и требования к аппаратному и программному обеспечению, а описание операций – операции по подготовке документов, по обработке документов, по формированию отчетов, по настройке. Получаем заголовки второго уровня, потом третьего и так далее. Главное, что нужно помнить: в раздел должен либо не содержать подразделов, либо содержать их не меньше двух.Замечания по оформлению заголовков

О философии построения структуры документа мы уже достаточно побеседовали в предыдущем разделе, поэтому здесь я только кратко перечислю основные требования к заголовкам документа.

1. Раздел может не содержать подразделов следующего уровня вложенности или содержать их не менее двух. Это справедливо для заголовков любого уровня, в том числе и для заголовков первого уровня. Если в документе планируется один раздел, его заголовок должен быть заголовком самого документа, а сами заголовки в документе в этом случае будут отсутствовать.

2. Субординация разделов не должна нарушаться. То есть раздел каждого из уровней вложенности должен включаться в раздел с уровнем вложенности на единицу меньше. То есть заголовок третьего уровня, например, не может входить непосредственно в раздел первого уровня, он должен обязательно входить в раздел второго уровня, а последний, в свою очередь – в раздел первого уровня.

3. Точка в конце заголовка не ставится! Точка не ставится даже в том случае, когда заголовок содержит, например, два предложения. В этом случае после первого предложения точка ставится, а после второго – нет.

4. Заголовок должен начинаться с прописной буквы! Это, казалось бы, очевидное правило нарушается на каждом шагу. Формат заголовка значения не имеет. Даже если к шрифту заголовка применено свойство «Все прописные», все равно первая буква должна быть прописной. Иначе в случае изменения стиля заголовка все скрытые огрехи ввода сразу станут явными.

Следующая глава цикла посвящена форматированию символов текста.

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер

Глава 1. О шаблонах
Глава 2. Стили

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль