Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Форматирование символов

1277
Форматирование символов – это, пожалуй, самая простая операция, которая нам может потребоваться при создании документа. Однако и здесь есть несколько правил, которые нужно непременно соблюдать. Рассмотрим эти правила в 3 главе нашего методического пособия

Содержание методического пособия

Глава 3. Форматирование символов

Общие требования к форматированию символов текста

Форматирование символов – это, пожалуй, самая простая операция, которая нам может потребоваться при создании документа. Однако и здесь есть несколько правил, которые нужно непременно соблюдать.

1. Если мы применяем дополнительное форматирование для выделения части текста (это может быть замечание, предупреждение, название функции, команды или кнопки и так далее), то это форматирование для каждого отдельного типа элемента должно быть абсолютно одинаковым во всем тексте документа. Казалось бы, замечание настолько естественное, что и упоминать об этом не стоит. Увы, стоит. Приходилось встречать документы, где замечание на первых страницах было выделено полужирным курсивом, а на последних аналогичное замечание отображалось уже полужирным подчеркнутым шрифтом, да еще и со словом «Внимание» с тремя восклицательными знаками… Нет, конечно, можно и «Внимание» написать и даже три восклицательных знака поставить, если уж так хочется. Но тогда все замечания в тексте должны быть оформлены точно так же. В противном случае могут возникнуть сомнения в нормальном психическом состоянии автора документа.

2. Правила русского языка никто не отменял. В Microsoft Word есть средство проверки орфографии, не надо забывать его использовать. Кроме того, для печатных документов существует еще несколько правил, о которых тоже надо всегда помнить:

  • Перед точкой и запятой, а также точки с запятой пробел не ставится.
  • После этих знаков препинания ставится либо перевод строки, либо пробел.
  • Перед открывающей скобкой пробел ставится.
  • Все знают смысловую разницу между дефисом и тире? Не надо забывать, что дефис пробелами не окружается, в отличие от тире.
  • Предложение должно начинаться с прописной (заглавной) буквы. Конечно, по умолчанию в настройках Microsoft Word установлен флаг «Делать первые буквы предложений прописными». Значит, есть любители этот флаг снимать, либо копировать текст из других приложений без последующей его проверки. Мы, конечно, понимаем, что причина в данном случае не так важна, как следствие…

3. В нормальном документе должно присутствовать не более двух-трех гарнитур шрифтов. Конечно, иногда каждому в жизни хочется, как в детстве, очутиться в чем-то ярком и «блестючем». Но при работе над документом очень полезно иногда себя ущипнуть и вспомнить, что детство, увы, давно кончилось, и лишняя «блестючесть» может сыграть совсем не так, как изначально мы предполагали.

Диалог форматирования символов

Давайте еще раз отвлечемся на чисто технические подробности. Посмотрим, как мы можем отформатировать символы текста. Для входа в режим форматирования шрифта выбираем пункт меню «Формат» → «Шрифт» (или выбираем аналогичный пункт в окне изменения стиля). Появляется диалоговое окно (Рис. 1).
 
Рис. 1. Форматирование шрифта

Мы можем:    

  1. Выбрать гарнитуру шрифта
  1. Выбрать тип начертания символов
  1. Задать размер шрифта

По большому счету, ничего другого делать не рекомендуется. Для форматирования отдельных символов и кусков текста можно использовать свойство «Все прописные», «Надстрочный» и «Подстрочный». В отдельных случаях можно задать цвет текста, но в окончательном варианте документа «цветовая дифференциация» стилей недопустима.
Что же касается остальных эффектов, для деловых документов их использовать не следует.Вставка неразрывных символов

Хочу остановиться еще на таком аспекте форматирования, как использование неразрывных символов. Возможность эта очень полезная. В самом деле, ведь мы не хотим, чтобы название системы «БОСС-Референт», например, располагалось на двух строках. Вроде и пустячок, а смотрится совершенно по-другому. В этом случае нам как раз и помогут неразрывные символы – пробел и дефис.
Для вставки неразрывного дефиса используется комбинация клавиш «Ctrl» + «Shift» + ‘-’, для вставки неразрывного пробела – комбинация клавиш «Ctrl» + «Shift» + <пробел>.

Читайте в следующей статье – Форматирование абзацев

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль