Методическое пособие для секретаря: Документация в Microsoft Word. Форматирование абзацев

4848
Продолжаем публикацию методического пособия для секретарей по работе в текстовом редакторе Word. Новые главы пособия расскажут о том, как правильно форматировать абзацы, а также о создании схемы документа.

Содержание методического пособия

Глава 4 . Форматирование абзацев

Если не считать ГОСТ, общепринятых правил оформления абзацев в документах не существует. При настраивании формата нужно руководствоваться здравым смыслом. Например, большое количество текста плохо сочетается с одинарным межстрочным интервалом, текст начинает сливаться. Желательно применять в абзаце «красную строку», но можно обойтись и без нее, только не забыть увеличить интервал между абзацами. И так далее. Зарядились здравым смыслом под завязку? Тогда вперед – непосредственно к настройкам. Для входа в режим форматирования абзаца выбираем пункт меню «Формат» → «Абзац» или аналогичный пункт в форме изменения стиля.

Параметры настройки можно разбить на две основные группы – основные (те, что располагаются на первой вкладке диалогового окна, Рис. 1) и специальные (размещенные на второй вкладке, Рис. 2).

Изменение основных параметров абзаца

Основные параметры абзаца, в свою очередь, подразделяются на три группы – общие, отступ и интервал. Остановимся на каждой группе подробнее.

Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Форматирование абзацев

Рис. 1. Задание основных параметров абзаца

Общие параметры

Что касается выравнивания, то много здесь говорить не приходится. Опять включаем здравый смысл и применяем типы выравнивания:

  • По левому краю – очевидно, наиболее логично применять в таблицах (выравнивание по ширине в таблицах смотрится достаточно убого, особенно при большом количестве столбцов), для отображения текста командной строки, в других аналогичных случаях.
  • По правому краю – такое форматирование используется обычно для заголовков таблиц (иногда), а также для специального текста – подписей, слов «Утверждаю», адресов и т.д.
  • По ширине – наиболее часто используемый тип выравнивания. Применяем для основного текста и других стилей на его основе.
  • По центру – заголовки первого уровня и подписи к рисункам.

На параметр «Уровень» я предлагаю вообще «закрыть глаза». Для особо любопытных сообщу: он применяется для того, чтобы текст абзаца был виден (по крайней мере) в схеме документа на соответствующем уровне заголовка. Это не наш метод, мы его применять не будем.

Отступы

Отступы подразделяются на отступы для основного текста абзаца и отступы для «красной» строки. Применение отступов для основного текста весьма специфично, может применяться для «тонкой» настройки маркированных и нумерованных списков, а также для создания специальных стилей типа особым образом отображаемого примечания или предупреждения. Но это занятие для эстетов, а мы в своих документах попытаемся обойтись без этого.

Отступ для «красной» строки может быть как «отступом», так и «выступом», о чем нам красноречиво сообщает раскрывающийся список «Первая строка». «Красная» строка в виде выступа применяется тоже для «тонкой» настройки списков, поэтому мы будем пользоваться только отступом. И здесь необходимо четко отслеживать идентичность отступов для тех стилей, которые должны быть выровнены друг относительно друга.

Интервалы

Как уже упоминалось выше, интервалы между абзацами должны обязательно применяться в тексте без «красной» строки, иначе текст будет сливаться. Что касается использования интервалов для текста с «красной» строкой – это личное дело каждого автора, создающего документ не по ГОСТу. В любом случае для обычного текста интервалы не стоит делать более 6 точек, для заголовков – перед 12, после 6. Опытным путем доказано, что интервалы большего размера в тексте смотрятся не очень приятно.

Наши документы, как правило, создаются с полуторным межстрочным интервалом. Раньше было модно применять интервал 1,2. И здесь применение интервала меньше 1,2 и больше 1,5 трудно признать обоснованным. Текст либо будет сильно сжат, либо сильно растянут.

Вот, пожалуй, и все основные параметры абзаца. Можно переползать к специальным…

Применение специальных параметров абзаца

Из специальных параметров нам интересны первые четыре, то есть параметры разбивки документа на страницы. Остановимся на них подробнее:

Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Форматирование абзацев

Рис. 2. Задание специальных параметров абзаца

  • Запрет висячих строк. Мне сложно представить себе стиль, в котором этот параметр окажется лишним. Поэтому я бы рекомендовал всегда этот флаг выставлять, если он по каким-то причинам не выставлен автоматически.
  • Не разрывать абзац. А вот с этим параметром гораздо сложнее. Для стилей, абзацы которых составляют всего несколько строк, вполне можно флаг выставить. Это и название объекта, и заголовок в таблице, и многое другое. А вот для основного текста параметр нужно использовать очень осторожно. Если у автора есть склонность к пространным абзацам, этой возможностью лучше не пользоваться. В самом деле, три больших абзаца могут спокойно занять и три страницы, когда при других условиях могли бы поместиться на двух. Да и пустые места на страницах не очень воодушевят читателя нашего документа.
  • Не отрывать от следующего. Еще более коварный параметр. Его логично применить, например, для стиля (или абзаца) рисунка. Тогда подпись никогда не окажется на другой странице. Не менее логично использовать и для стилей заголовков. А вот для основного текста применять эту возможность не следует, если, конечно, автор не является любителем собирать разбегающиеся, как тараканы, куски текста.
  • С новой страницы. Очень удобный параметр. Может помочь, например, в строке «Аннотация» или «Содержание», которые всегда начинаются с новой страницы. При этом никаких лишних символов в тексте не появляется (в отличие от разрыва страницы, например). А лишние управляющие символы в тексте – это что? Правильно, потенциальный рассадник ошибок и неиссякаемый источник проблем. А оно нам надо?

Глава 5. Схема документа

Схема документа – весьма полезный инструмент, применяемый, как правило, для навигации по документу. В самом деле, перейти в любой раздел документа можно из содержания. Но каждый раз возвращаться к содержанию, когда требуется найти нужный раздел, – далеко не оптимальный вариант. Схема документа гораздо удобнее (Рис. 3).

Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Форматирование абзацев

Рис. 3. Схема документа

Для включения/отключения схемы документа используется кнопка
Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Форматирование абзацев панели инструментов или пункт меню «Вид» → «Схема документа».

Чем же удобна схема документа? Во-первых, она всегда под рукой, и в нормально составленном документе представляет собой то же содержание. Во-вторых, Word поддерживает независимую прокрутку мышью рабочей области и схемы документа. То есть если курсор мыши находится в зоне рабочей области – прокручивается рабочая область, если в зоне схемы документа – прокручивается схема документа. Выбор элемента содержания в схеме документа приводит к тому, что в рабочей области отображается соответствующий раздел.

Но на этом достоинства схемы документа не исчерпываются. Я не зря отмечал, что схема документа представляет собой содержание в нормально составленном документе. А в «ненормальном»? А в «ненормальном» документе многие огрехи хорошо на этой схеме видны. Да простят меня коллеги, я возьму для примера один из старых реальных документов, чуть-чуть вручную добавив туда всего одну (поверьте на слово, изначально их там было немало) ошибку (Рис. 4).

Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Форматирование абзацев

Рис.4. Применение схемы документа для поиска ошибок

А теперь очень внимательно посмотрим на схему документа. ОЙ! Куда-то пропали номера заголовков первого уровня, хотя в тексте они есть. Почему? Обратите внимание на текст в рабочей области. Перед заголовком первого уровня стоит разрыв страницы. Зачем? Сразу вспоминаем о том, что мы можем вместо разрыва страницы применить свойство абзаца «Начать с новой страницы», не говоря уж о том, что более правильным было бы настроить соответствующим образом стиль «Заголовок 1» (см. главу 4). Вот и первая ошибочка. Посмотрим теперь в самое начало схемы документа. Какие-то непонятные слова «Дополнение №2», потом какой-то номер… Откуда это взялось? Дело в том, что элементы титульного листа документа помечены стилями заголовков седьмого уровня (а этого, разумеется, быть не должно). Вот вам и вторая ошибочка. Теперь найдем на схеме раздел 3.4. Нашли? Под этим разделом в схеме пустая строка. Дело в том, что в тексте пустой строке присвоен стиль «Заголовок 2». Вот и третья ошибочка. Смотрим на раздел 4. Текст заголовка раздела начинается со строчной буквы, а должен начинаться с заглавной. И не имеет значения, что к заголовку применено свойство «Все прописные». Изменится стиль заголовка или оглавления – ошибка всплывет. В нашем списке – уже четвертая. Разумеется, этим списком не ограничиваются все типы ошибок, которые можно обнаружить с помощью схемы документа, я привел здесь только самые распространенные. В общем, выход один – чистить, чистить и еще раз чистить. И должна получиться схема, которая изображена на предыдущем рисунке (Рис. 3). Ведь посмотреть приятно!

Читайте в следующей статье - Маркированные списки

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль