Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки

5067
О том, когда какие списки применять, мы достаточно порассуждали в предыдущем разделе, однако, повторение лишним не бывает. Итак, нумерованные списки применяются при перечислении в случае, когда последовательность перечисления имеет смысл. Конечно, деление списков на нумерованные и маркированные весьма условно, и во многих случаях невозможно четко определить, какой из списков использовать. В таких случаях можно поступать «по настроению».

Содержание методического пособия

Глава 7. Нумерованнные списки

Применение нумерованных списков

О том, когда какие списки применять, мы достаточно порассуждали в предыдущем разделе, однако, повторение лишним не бывает. Итак, нумерованные списки применяются при перечислении в случае, когда последовательность перечисления имеет смысл. Конечно, деление списков на нумерованные и маркированные весьма условно, и во многих случаях невозможно четко определить, какой из списков использовать. В таких случаях можно поступать «по настроению».

Для применения нумерованного списка нужно использовать кнопку Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки на панели инструментов или заданную комбинацию клавиш (см. главу 6).

Изменение формата обычного нумерованного списка

Как и в случае с маркированным списком, обычно для изменения формата нумерованного списка бывает достаточно выбрать тип списка и задать при необходимости отступы, как это описано в главе 6. А вот «тонкая» настройка нумерованного списка имеет некоторые отличия (Рис. 1). Их и рассмотрим подробнее.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки

Рис.1.  Настройка параметров нумерованного списка

Формат номера. Как это ни покажется странным, формат может не ограничиваться таким привычным номером с точкой. За номером может следовать, например, тире. Или запятая. Номер может стоять после определенного символа и так далее. Все это можно при необходимости или желании задать в поле «Формат номера». Вот только шрифт номера менять очень нежелательно, если, конечно, мы не хотим прослыть сверхоригинальными авторами.

Нумерация. Скажу кратко – арабскими цифрами возможности нумерованного списка отнюдь не ограничиваются. Если интересно, можно самостоятельно залезть в настройку нумерованного списка и лично убедиться в разнообразности и обилии предлагаемых вариантов. И даже, как мы видим из рисунка, нумерация совсем не обязательно должна начинаться с единицы.

Положение номера. Этот параметр определяет отступ номера от левого поля документа аналогично параметру «Положение маркера» для маркированного списка. Вот только для нумерованного списка можно также задать, будет ли номер отображаться слева от определенного отступа, справа или посередине.
Положение текста. Значения этой группы параметров задаются  совершенно так же, как и для маркированного списка, нет смысла повторяться.

Изменение формата многоуровневого списка

Отдельная песня в череде списков – это многоуровневый список. Несмотря на то, что он вроде бы основан на нумерованном списке, особенностей в нем побольше, чем различий между маркированным и нумерованным списком. Когда же нам нужен многоуровневый список? Прежде всего, конечно, он требуется в заголовках. Еще возможно его использование, например, в техническом задании при описании структурированных требований. Если помните, при обсуждении стилей мы говорили о том, что придет время вернуться к настройке нумерации. Вот это время и пришло.

Понятно, что для задания общего формата многоуровневого списка нужно выбрать соответствующий тип в окне «Список» на вкладке «Многоуровневый». Так, как мы это делали для нумерованного и маркированного списков. А вот «тонкая» настройка многоуровневого списка кардинально отличается от того, что мы уже научились делать ранее. Итак, выбираем тип многоуровневого списка и нажимаем кнопку «Изменить»  (Рис. 2).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки

Рис.2. Изменение многоуровневого списка

Задание отступов мы уже разбирали неоднократно, поэтому возвращаться к ним не будем. Но для чего мы вообще связались с «тонкой» настройкой многоуровневого списка? Наверно, многие сталкивались с ситуацией, когда нумерация заголовков в документе вдруг начинала вести себя как-то странно. Например, в заголовках третьего уровня вдруг начинали меняться первые числа номера, а не третьи, как должно быть. Или одна из составляющих номера вообще пропадала… Возможно, такое поведение связано с кривыми ручками, возможно – с чем-то еще. Не знаю. Но то, что время от времени такое происходит, – факт. Вот в этом случае необходимо кардинально поменять настройки нумерации. Что мы для этого делаем?

1. Выбираем уровень вложенности (список «Уровень»). Несмотря на то, что проблемным может быть, например, уровень 3, начинаем все равно с первого, потому что ошибка может скрываться совсем не там, где мы ожидаем ее встретить.

2. Очищаем формат номера.

3. Теперь начинаем его восстанавливать. Выбираем тип нумерации (обычно это все же арабские цифры). В поле формата при этом появляется цифра «1». При необходимости добавляем после номера точку или другой разделитель. С первым уровнем на этом можно закончить.

Для более глубоких уровней вложенности все немного сложнее:

1. Выбираем уровень вложенности (для примера возьмем все тот же третий).

2. Очищаем формат номера.

3. Переходим к восстановлению. Но теперь не торопимся выбирать нумерацию. Вместо этого сначала в поле «Предыдущий уровень» выбираем «Уровень 1». В поле формата появляется цифра «1». Добавляем разделитель. В поле «Предыдущий уровень» выбираем «Уровень 2». Появляется еще одна цифра. Опять добавляем разделитель.

4. И вот только теперь выбираем тип нумерации для текущего уровня. Оп-ля! Появилась третья цифра в номере. Не забываем добавить разделитель.

Эту операцию нужно повторить последовательно для всех используемых уровней вложенности многоуровневого списка. И повторить очень аккуратно. Стоит нам только ошибиться в одном месте (например, случайно выбрать в предыдущем уровне сначала «Уровень 2», а потом «Уровень 1» или подряд выбрать два раза «Уровень 2»), как сразу получим ту самую ситуацию, ради избавления от которой мы всю эту настройку затеяли.

Чтобы закончить разговор о настройке многоуровневой нумерации, для особо придирчивых читателей расскажу о дополнительных возможностях настройки. Если мы посмотрим внимательно на окно «Изменение многоуровневого списка» (Рис. 2), мы можем обнаружить замечательную кнопку «Больше». Нажмем… (Рис. 3).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки

Рис.3. Дополнительные возможности настройки многоуровневого списка

В поле «Связать уровень со стилем» можно задать стиль, для которого будет действовать текущий уровень нумерации. Это нам может понадобиться в случае, когда вместо, например, стандартных стилей заголовков используются стили, заданные пользователем (такая ситуация нередко встречается в документах компаний, которые имеют собственные шаблоны для разработки документации). Обратите внимание на то, что при настройке многоуровневого списка для заголовков в этом поле уже присутствует наименование заголовка соответствующего уровня вложенности.

В поле «Символ после номера» можно задать символ пробела, табуляции или отказаться от применения символа. Это поле лучше не трогать без необходимости, потому что этот символ определяет не только символ отступа от номера для нумерации, но и оказывает влияние, например, на соответствующий стиль оглавления.

Остальные параметры нам не очень интересны, они легко дублируются другими функциями.

Проблемы при использовании нумерованных списков

В завершение обсуждения нумерованных списков кратко поговорим о наиболее часто встречающихся проблемах.

1. Продолжение списка

Иногда при применении кнопки Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки мы неожиданно обнаруживаем, что наш список начинается не с «1», как мы ожидали, а с другого числа. Это означает, что Word по каким-то причинам решил не начинать список заново, а продолжить предыдущий список. Для исправления ситуации достаточно вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать пункт «Начать заново».

Если при создании нового списка ситуация с продолжением списка случается эпизодически, то при копировании текста, содержащего список, она возникает всегда. Особенно забавно, когда копирование текста происходит не за исходным текстом, а перед ним. Нет, ну, правда, берем мы кусок текста из последнего раздела документа, копируем его в первый раздел, и на первый взгляд у нас все в порядке. Но если мы обратим свой пристальный взор на тот список, из которого мы выдергивали данные, то увидим, что нумерация там начинается совсем не с единицы. Этот список продолжает список из нашего условного первого раздела документа, напрочь игнорируя все имеющиеся между ними списки. Поэтому при копировании текста со списком лучше сразу же восстановить нумерацию.

2. Нумерация в таблице

Часто бывает, что очень хочется ввести нумерацию строк в таблице. И сделать это хочется с минимальными затратами, то есть нажать кнопку нумерации – и все! И это правильно. Беда в том, что нумерация в ячейках почему-то не появляется (особенно если эти ячейки предназначены только для отображения номера и по этой причине имеют небольшой размер). Конечно, мы понимаем, что нумерация никуда не девается, она в ячейках есть. Но дело в том, что по умолчанию нумерация вставляется с отступом от исходного текста. Поэтому после присвоения нумерации ячейкам таблицы сразу же залезаем в свойства абзаца (пункт меню «Формат» → «Абзац») и убираем все отступы. Бац – и нумерация в ячейках появилась.

3. Смешение нумерованного и маркированного списков

Смешение списков встречается довольно часто. Но если мы при формировании такого списка будем пользоваться только кнопками  Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки, то обнаружим, что Word совсем не собирается возвращать нас от маркированного списка к нумерованному и наоборот, а продолжает все сдвигать и сдвигать уровень вложенности. И кнопки Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки нам здесь тоже не помощники. Единственный способ сохранить целостность и единообразие списка – применение кнопки формата по образцу Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Нумерованные списки

Читайте в следующей статье – Таблицы

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль