Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

3283
Таблицы, особенно в большом и важном документе – это незаменимый элемент. Никакое другое изложение текста не производит такого впечатления на читателей, как таблицы. В самом деле, с помощью таблиц можно представить информацию в максимально удобном, структурированном виде. При правильно оформленных таблицах деловой стиль документа не будет вызывать у самых придирчивых заказчиков никаких сомнений.

Содержание методического пособия

Глава 8. Таблицы

Применение таблиц

Таблицы, особенно в большом и важном документе – это незаменимый элемент. Никакое другое изложение текста не производит такого впечатления на читателей, как таблицы. В самом деле, с помощью таблиц можно представить информацию в максимально удобном, структурированном виде. При правильно оформленных таблицах деловой стиль документа не будет вызывать у самых придирчивых заказчиков никаких сомнений.

Что же нужно сделать для того, чтобы таблицы в документе выглядели солидно? Нужно всего лишь соблюдать несколько простых правил. Прежде всего, все таблицы в документе должны иметь одинаковый формат. Сомнений, думаю, этот пункт не вызывает, но нарушается, как ни странно, чаще всего. Далее, таблицы должны быть правильно оформлены. Кроме того, у таблицы должна быть подпись, и на эту подпись должна быть ссылка в тексте. А теперь попробуем остановиться на каждом из пунктов подробнее.

Оформление таблиц

1.Заголовок таблицы

У каждой таблицы должен быть заголовок! Действительно, кто бы спорил? Но что мы понимаем под заголовком? Заголовок – это одна или несколько строк, в которых приводится наименование столбцов или их групп. Но раз уж заголовок таблицы – это все-таки заголовок, наверное, неплохо было бы его как-то выделить. Достаточно часто применяется способ заливки заголовка каким-нибудь цветом. К такому варианту нужно подходить весьма осторожно. Его можно применять в рекламных материалах, например. Или даже в технико-коммерческом предложении, которое занимает нишу между рекламными материалами и собственно документацией. Но в предпроектной и проектной документации я бы не советовал пользоваться заливкой. Не каждый заказчик к этому относится положительно. Лучше все-таки выделить заголовок полужирным шрифтом и (при желании) отцентрировать текст в ячейках.

Все? Отнюдь… Для печатных документов этого достаточно, а вот для электронных… Допустим, мы сделали табличку из пары строк, которая прекрасно располагается на одной странице. А потом начали корежить текст документа направо и налево, в результате чего обнаружили, что одна из строк нашей замечательной таблицы размещается на одной странице, а вторая оказалась на другой, и висит там в непотребном виде. Непорядок… А дело в том, что мы забыли про замечательную функцию, которая называется «Заголовки». Чтобы избежать неприятных ситуаций, для всех таблиц в документе, вне зависимости от их размера, выделяем заголовок, после чего выбираем пункт меню «Таблица» → «Заголовки». Вот теперь, как бы ни расползался текст в документе, строки таблицы, где бы они ни располагались, всегда будут снабжены заголовком. Помните, мы где-то в начале беседы говорили о том, что в любой момент времени документ должен иметь более или менее законченный вид? Поэтому мы не откладываем вопросы форматирования «до лучших времен», а сразу при создании таблицы форматируем ее и оформляем заголовок. В противном случае получим ситуацию, когда «доводка» документа будет занимать чуть ли не больше времени, чем его разработка. А зачем нам лишние проблемы, правда? Тем более что стоит только попробовать делать все «рюшечки» сразу, и эта полезная черта очень быстро входит в привычку.

2.Текст в таблице

С заголовками разобрались, переходим к тексту. Как уже упоминалось ранее, в наших шаблонах предусмотрен стиль «Текст в таблице», который желательно использовать для форматирования текста в таблице. Ну, а если не хочется? Или стиля такого в документе нет? Или есть задумка свой стиль соорудить? Тогда нелишне будет подумать, какое форматирование лучше использовать.
Прежде всего, размер шрифта. Текст в таблице должен быть того же размера, что и текст в документе, или же меньше. Меньше – потому что таблицы в наших документах часто бывают большими, громоздкими, текста много, а размер ячеек, увы, ограничивается размерами листа бумаги. Поэтому вполне можно размер шрифта и уменьшить. Но мы же помним о том, что все таблицы в документе должны иметь одинаковый вид, правда? Поэтому, уменьшая размер шрифта в одной таблице, не забываем уменьшить его и в остальных.

Далее – выравнивание текста абзаца. Для таблиц лучше всего использовать выравнивание по левому краю (или по центру, если речь идет, например, о числовых значениях). Выравнивать текст по ширине крайне нежелательно. Почему? Потому что такое выравнивание для абзаца, занимающего всю ширину листа, приводит лишь к незначительному увеличению интервалов между словами, а для абзаца, занимающему всего три-четыре сантиметра по ширине, может привести просто к чудовищному результату. Текст будет выглядеть очень неряшливо.

И, наконец, вернемся еще раз к нумерации в таблице. Мы уже упоминали об этой задачке (см. раздел 7.4.2), но тогда мы говорили только о решении возможных проблем. А теперь мы попробуем на примере сделать в таблице нумерацию, близкую к оптимальной. Предположим, что в таблице у нас есть столбец размером 1.5 см, предназначенный для нумерации строк. Мы хотим добавить в него автоматическую нумерацию. Что мы делаем:

1.    Выделяем ячейки первого столбца (за исключением, разумеется, заголовка).

2.    Выбираем пункт меню «Формат» → «Список».

3.    Переходим на вкладку «Нумерованный», выбираем тип нумерации, которую не жалко 1, и нажимаем кнопку «Изменить».

4.    Теперь настраиваем параметры нумерации (Рисунок 1).

  • Задаем формат номера: выбираем тип нумерации арабскими цифрами (если он изначально был другим), убираем точку из формата (зачем нам лишние символы?).
  • Задаем положение номера: выбираем тип «по правому краю» (так «красивше») и задаем размер границы номера, который не должен превышать размера ячейки, конечно. Пусть у нас это будет 1 см.
  • Положение текста нас не волнует никоим образом, потому как никакого текста мы вставлять за номером не планируем.
  • Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.1. Задание нумерации для таблицы

5.    Теперь остается только применить настроенный формат к нашим выделенным ячейкам и любоваться полученным результатом:

Таблица 1. Пример нумерации в таблице

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Красиво?

3. Подпись к таблице

Перед нашей таблицей мы видим магические слова «Таблица 1», за которыми следует название. Конечно, в данном случае можно было бы обойтись и без подписи к таблице, но в настоящем документе это делать просто-таки необходимо. При создании подписи к таблице нужно учитывать несколько обстоятельств:

1.    Каждая таблица должна быть снабжена подписью.

2.    Все подписи к таблицам должны иметь одинаковый формат.

3.    Подпись к таблице размещается над таблицей, а не под ней (как в случае с рисунком).

4.    Подпись к таблице может содержать наименование, а может и не содержать (помним про одинаковый формат!).

5.    Если подпись не содержит наименования таблицы, точка после номера не ставится, а саму подпись принято располагать по правому краю.

6.    Если подпись содержит наименование таблицы, точка после номера ставится, после точки следует пробел, саму подпись принято располагать по левому краю.

7.    В конце подписи точка не ставится! Здесь действует то же самое правило, что и для заголовков.

Давайте теперь посмотрим, как же нам добавить подпись к нашей таблице:

1.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Название» (Рис. 2).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.2. Вставка подписи к таблице

2.    В поле «Подпись» выбираем элемент «Таблица» (видим в поле «Название» значение «Таблица 1», ну или «Таблица 2» или какая там у нас по счету?).

3.    Нажимаем кнопку «ОК». Добавляем точку и пробел. С заглавной буквы (!) пишем название таблицы («Пример нумерации в таблице» в нашем случае).

4.    Применяем выравнивание по левому краю (например, с помощью кнопки Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы). Выравнивание нужно добавить потому, что подписи и к рисункам, и к таблицам имеют один стиль – «Название объекта». С учетом того, что рисунки в тексте встречаются чаще таблиц, для этого стиля использовано выравнивание по центру.
5.    Полученный результат мы видим в нашей таблице.

И опять, увы, не все. Одной подписи к таблице, к сожалению, мало. На эту подпись обязательно должна быть ссылка (точнее – перекрестная ссылка) из текста. Как ее оформить – личное дело каждого. Вот навскидку несколько возможных вариантов:

  • В таблице ниже (Таблица 1) приведен пример нумерации строк.
  • Строки в таблице могут быть пронумерованы (Таблица 1).
  • Ниже (или выше) приведен пример нумерации строк (Таблица 1).

К сожалению, здесь приходится применять фантазию и выкручиваться, потому как изменение падежей функцией вставки перекрестной ссылки не предусмотрено.

А чисто технически перекрестная ссылка вставляется следующим образом:

1.    Устанавливаем курсор в тексте в том месте, где будет размещаться перекрестная ссылка.

2.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Перекрестная ссылка». Видим диалоговое окно (Рис. 3).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.3. Вставка перекрестной ссылки

3.    В поле «Тип ссылки» выбираем «Таблица».

4.    В поле «Вставить ссылку на» выбираем «Постоянная часть и номер» (тут надо аккуратней смотреть, а то вставится непонятно что…).

5.    Из списка выбираем нужный нам объект и нажимаем кнопку «Вставить».

Вот теперь точно все!

Напоследок – одно замечание. Я бы настоятельно рекомендовал «повесить» функцию «Название», а заодно и функцию «Перекрестная ссылка» на клавиатуру. Уж больно часто приходится ими пользоваться, а для выбора нужного пункта меню надо совершить довольно много движений мышкой.

Поэтому вызываем уже известную нам форму настройки клавиатуры (см. главу 2), задаем комбинацию клавиш и выбираем в разделе «Вставка»:

  • Для вставки названия объекта (рисунка, таблицы и т.д.) – функцию InsertCaption.
  • Для вставки перекрестной ссылки – функцию InsertCrossReference.

Перечень таблиц

Последний штришок в работе с таблицами – это их перечень. Сразу хочу признаться, что делать это совершенно не обязательно. Однако, если в документе таблиц не две-три, а два-три десятка, указание перечня таблиц только добавит нашему документу солидности.

Как лучше перечень таблиц оформить? Основных способов два: оформить перечень в виде приложения (или раздела приложения), или же просто привести перечень таблиц в конце документа, применив к самому названию «Перечень таблиц» стиль «Заголовок 1» и убрав с него нумерацию. На последнем варианте и остановимся подробнее:

1.    Переходим в конец документа и набираем строку «Перечень таблиц».

2.    Применяем к ней стиль «Заголовок 1».

3.    Убираем нумерацию с заголовка, нажимая кнопку

4.    Устанавливаем курсор на следующей после заголовка строке.

5.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Оглавление и указатели», переходим на вкладку «Список иллюстраций» (Рис. 4).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.4. Вставка перечня таблиц

6.    При необходимости выбираем формат списка в поле «Форматы».

7.    В поле «Название» выбираем «Таблица».

8.    Все остальное можно не трогать, нажимаем «ОК» и смотрим на результат:

ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ (пусть это будет условно заголовком первого уровня, ладно?)

 ТАБЛИЦА 1. ПРИМЕР НУМЕРАЦИИ В ТАБЛИЦЕ    39 

Жалко, что только одна таблица у нас… Ну, ничего, оторвемся на рисунках в следующем разделе…

Читайте в следующей статье: Рисунки

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер
 

1. Это не шутка. Выбрать нужно такой тип нумерации, который не используется в других частях документа, мы же не хотим, чтобы у нас неожиданно изменилась нумерация во всем документе?
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль