text
Секретариат

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

  • 10 августа 2009
  • 3422

Таблицы, особенно в большом и важном документе – это незаменимый элемент. Никакое другое изложение текста не производит такого впечатления на читателей, как таблицы. В самом деле, с помощью таблиц можно представить информацию в максимально удобном, структурированном виде. При правильно оформленных таблицах деловой стиль документа не будет вызывать у самых придирчивых заказчиков никаких сомнений.

Содержание методического пособия

Глава 8. Таблицы

Применение таблиц

Таблицы, особенно в большом и важном документе – это незаменимый элемент. Никакое другое изложение текста не производит такого впечатления на читателей, как таблицы. В самом деле, с помощью таблиц можно представить информацию в максимально удобном, структурированном виде. При правильно оформленных таблицах деловой стиль документа не будет вызывать у самых придирчивых заказчиков никаких сомнений.

Что же нужно сделать для того, чтобы таблицы в документе выглядели солидно? Нужно всего лишь соблюдать несколько простых правил. Прежде всего, все таблицы в документе должны иметь одинаковый формат. Сомнений, думаю, этот пункт не вызывает, но нарушается, как ни странно, чаще всего. Далее, таблицы должны быть правильно оформлены. Кроме того, у таблицы должна быть подпись, и на эту подпись должна быть ссылка в тексте. А теперь попробуем остановиться на каждом из пунктов подробнее.

Оформление таблиц

1.Заголовок таблицы

У каждой таблицы должен быть заголовок! Действительно, кто бы спорил? Но что мы понимаем под заголовком? Заголовок – это одна или несколько строк, в которых приводится наименование столбцов или их групп. Но раз уж заголовок таблицы – это все-таки заголовок, наверное, неплохо было бы его как-то выделить. Достаточно часто применяется способ заливки заголовка каким-нибудь цветом. К такому варианту нужно подходить весьма осторожно. Его можно применять в рекламных материалах, например. Или даже в технико-коммерческом предложении, которое занимает нишу между рекламными материалами и собственно документацией. Но в предпроектной и проектной документации я бы не советовал пользоваться заливкой. Не каждый заказчик к этому относится положительно. Лучше все-таки выделить заголовок полужирным шрифтом и (при желании) отцентрировать текст в ячейках.

Все? Отнюдь… Для печатных документов этого достаточно, а вот для электронных… Допустим, мы сделали табличку из пары строк, которая прекрасно располагается на одной странице. А потом начали корежить текст документа направо и налево, в результате чего обнаружили, что одна из строк нашей замечательной таблицы размещается на одной странице, а вторая оказалась на другой, и висит там в непотребном виде. Непорядок… А дело в том, что мы забыли про замечательную функцию, которая называется «Заголовки». Чтобы избежать неприятных ситуаций, для всех таблиц в документе, вне зависимости от их размера, выделяем заголовок, после чего выбираем пункт меню «Таблица» → «Заголовки». Вот теперь, как бы ни расползался текст в документе, строки таблицы, где бы они ни располагались, всегда будут снабжены заголовком. Помните, мы где-то в начале беседы говорили о том, что в любой момент времени документ должен иметь более или менее законченный вид? Поэтому мы не откладываем вопросы форматирования «до лучших времен», а сразу при создании таблицы форматируем ее и оформляем заголовок. В противном случае получим ситуацию, когда «доводка» документа будет занимать чуть ли не больше времени, чем его разработка. А зачем нам лишние проблемы, правда? Тем более что стоит только попробовать делать все «рюшечки» сразу, и эта полезная черта очень быстро входит в привычку.

2.Текст в таблице

С заголовками разобрались, переходим к тексту. Как уже упоминалось ранее, в наших шаблонах предусмотрен стиль «Текст в таблице», который желательно использовать для форматирования текста в таблице. Ну, а если не хочется? Или стиля такого в документе нет? Или есть задумка свой стиль соорудить? Тогда нелишне будет подумать, какое форматирование лучше использовать.
Прежде всего, размер шрифта. Текст в таблице должен быть того же размера, что и текст в документе, или же меньше. Меньше – потому что таблицы в наших документах часто бывают большими, громоздкими, текста много, а размер ячеек, увы, ограничивается размерами листа бумаги. Поэтому вполне можно размер шрифта и уменьшить. Но мы же помним о том, что все таблицы в документе должны иметь одинаковый вид, правда? Поэтому, уменьшая размер шрифта в одной таблице, не забываем уменьшить его и в остальных.

Далее – выравнивание текста абзаца. Для таблиц лучше всего использовать выравнивание по левому краю (или по центру, если речь идет, например, о числовых значениях). Выравнивать текст по ширине крайне нежелательно. Почему? Потому что такое выравнивание для абзаца, занимающего всю ширину листа, приводит лишь к незначительному увеличению интервалов между словами, а для абзаца, занимающему всего три-четыре сантиметра по ширине, может привести просто к чудовищному результату. Текст будет выглядеть очень неряшливо.

И, наконец, вернемся еще раз к нумерации в таблице. Мы уже упоминали об этой задачке (см. раздел 7.4.2), но тогда мы говорили только о решении возможных проблем. А теперь мы попробуем на примере сделать в таблице нумерацию, близкую к оптимальной. Предположим, что в таблице у нас есть столбец размером 1.5 см, предназначенный для нумерации строк. Мы хотим добавить в него автоматическую нумерацию. Что мы делаем:

1.    Выделяем ячейки первого столбца (за исключением, разумеется, заголовка).

2.    Выбираем пункт меню «Формат» → «Список».

3.    Переходим на вкладку «Нумерованный», выбираем тип нумерации, которую не жалко 1, и нажимаем кнопку «Изменить».

4.    Теперь настраиваем параметры нумерации (Рисунок 1).

  • Задаем формат номера: выбираем тип нумерации арабскими цифрами (если он изначально был другим), убираем точку из формата (зачем нам лишние символы?).
  • Задаем положение номера: выбираем тип «по правому краю» (так «красивше») и задаем размер границы номера, который не должен превышать размера ячейки, конечно. Пусть у нас это будет 1 см.
  • Положение текста нас не волнует никоим образом, потому как никакого текста мы вставлять за номером не планируем.
  • Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.1. Задание нумерации для таблицы

5.    Теперь остается только применить настроенный формат к нашим выделенным ячейкам и любоваться полученным результатом:

Таблица 1. Пример нумерации в таблице

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Красиво?

3. Подпись к таблице

Перед нашей таблицей мы видим магические слова «Таблица 1», за которыми следует название. Конечно, в данном случае можно было бы обойтись и без подписи к таблице, но в настоящем документе это делать просто-таки необходимо. При создании подписи к таблице нужно учитывать несколько обстоятельств:

1.    Каждая таблица должна быть снабжена подписью.

2.    Все подписи к таблицам должны иметь одинаковый формат.

3.    Подпись к таблице размещается над таблицей, а не под ней (как в случае с рисунком).

4.    Подпись к таблице может содержать наименование, а может и не содержать (помним про одинаковый формат!).

5.    Если подпись не содержит наименования таблицы, точка после номера не ставится, а саму подпись принято располагать по правому краю.

6.    Если подпись содержит наименование таблицы, точка после номера ставится, после точки следует пробел, саму подпись принято располагать по левому краю.

7.    В конце подписи точка не ставится! Здесь действует то же самое правило, что и для заголовков.

Давайте теперь посмотрим, как же нам добавить подпись к нашей таблице:

1.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Название» (Рис. 2).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.2. Вставка подписи к таблице

2.    В поле «Подпись» выбираем элемент «Таблица» (видим в поле «Название» значение «Таблица 1», ну или «Таблица 2» или какая там у нас по счету?).

3.    Нажимаем кнопку «ОК». Добавляем точку и пробел. С заглавной буквы (!) пишем название таблицы («Пример нумерации в таблице» в нашем случае).

4.    Применяем выравнивание по левому краю (например, с помощью кнопки Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы). Выравнивание нужно добавить потому, что подписи и к рисункам, и к таблицам имеют один стиль – «Название объекта». С учетом того, что рисунки в тексте встречаются чаще таблиц, для этого стиля использовано выравнивание по центру.
5.    Полученный результат мы видим в нашей таблице.

И опять, увы, не все. Одной подписи к таблице, к сожалению, мало. На эту подпись обязательно должна быть ссылка (точнее – перекрестная ссылка) из текста. Как ее оформить – личное дело каждого. Вот навскидку несколько возможных вариантов:

  • В таблице ниже (Таблица 1) приведен пример нумерации строк.
  • Строки в таблице могут быть пронумерованы (Таблица 1).
  • Ниже (или выше) приведен пример нумерации строк (Таблица 1).

К сожалению, здесь приходится применять фантазию и выкручиваться, потому как изменение падежей функцией вставки перекрестной ссылки не предусмотрено.

А чисто технически перекрестная ссылка вставляется следующим образом:

1.    Устанавливаем курсор в тексте в том месте, где будет размещаться перекрестная ссылка.

2.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Перекрестная ссылка». Видим диалоговое окно (Рис. 3).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.3. Вставка перекрестной ссылки

3.    В поле «Тип ссылки» выбираем «Таблица».

4.    В поле «Вставить ссылку на» выбираем «Постоянная часть и номер» (тут надо аккуратней смотреть, а то вставится непонятно что…).

5.    Из списка выбираем нужный нам объект и нажимаем кнопку «Вставить».

Вот теперь точно все!

Напоследок – одно замечание. Я бы настоятельно рекомендовал «повесить» функцию «Название», а заодно и функцию «Перекрестная ссылка» на клавиатуру. Уж больно часто приходится ими пользоваться, а для выбора нужного пункта меню надо совершить довольно много движений мышкой.

Поэтому вызываем уже известную нам форму настройки клавиатуры (см. главу 2), задаем комбинацию клавиш и выбираем в разделе «Вставка»:

  • Для вставки названия объекта (рисунка, таблицы и т.д.) – функцию InsertCaption.
  • Для вставки перекрестной ссылки – функцию InsertCrossReference.

Перечень таблиц

Последний штришок в работе с таблицами – это их перечень. Сразу хочу признаться, что делать это совершенно не обязательно. Однако, если в документе таблиц не две-три, а два-три десятка, указание перечня таблиц только добавит нашему документу солидности.

Как лучше перечень таблиц оформить? Основных способов два: оформить перечень в виде приложения (или раздела приложения), или же просто привести перечень таблиц в конце документа, применив к самому названию «Перечень таблиц» стиль «Заголовок 1» и убрав с него нумерацию. На последнем варианте и остановимся подробнее:

1.    Переходим в конец документа и набираем строку «Перечень таблиц».

2.    Применяем к ней стиль «Заголовок 1».

3.    Убираем нумерацию с заголовка, нажимая кнопку

4.    Устанавливаем курсор на следующей после заголовка строке.

5.    Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Оглавление и указатели», переходим на вкладку «Список иллюстраций» (Рис. 4).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Таблицы

Рис.4. Вставка перечня таблиц

6.    При необходимости выбираем формат списка в поле «Форматы».

7.    В поле «Название» выбираем «Таблица».

8.    Все остальное можно не трогать, нажимаем «ОК» и смотрим на результат:

ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ (пусть это будет условно заголовком первого уровня, ладно?)

 ТАБЛИЦА 1. ПРИМЕР НУМЕРАЦИИ В ТАБЛИЦЕ    39 

Жалко, что только одна таблица у нас… Ну, ничего, оторвемся на рисунках в следующем разделе…

Читайте в следующей статье: Рисунки

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер
 

1. Это не шутка. Выбрать нужно такой тип нумерации, который не используется в других частях документа, мы же не хотим, чтобы у нас неожиданно изменилась нумерация во всем документе?

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.