Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Использование перекрестных ссылок

1325
Про перекрестные ссылки мы уже много говорили при обсуждении рисунков и таблиц. Но все мы прекрасно понимаем, что этим применение перекрестных ссылок не ограничивается – у нас же еще есть и разделы в документах! Причем ссылки на разделы обычно занимают чуть ли не половину всех перекрестных ссылок в документе. Впрочем, не будем останавливаться на этой процедуре, тем более что она почти полностью повторяет уже известные нам действия. Поговорим лучше о том, чем нам грозит наличие перекрестных ссылок в документе.

Содержание методического пособия

Глава 10. Использование перекрестных ссылок

Про перекрестные ссылки мы уже много говорили при обсуждении рисунков и таблиц. Но все мы прекрасно понимаем, что этим применение перекрестных ссылок не ограничивается – у нас же еще есть и разделы в документах! Причем ссылки на разделы обычно занимают чуть ли не половину всех перекрестных ссылок в документе. Впрочем, не будем останавливаться на этой процедуре, тем более что она почти полностью повторяет уже известные нам действия. Поговорим лучше о том, чем нам грозит наличие перекрестных ссылок в документе.

Начнем с копирования. Предположим, мы скопируем кусок текста с картинкой и ссылкой на нее и вставим этот кусок в другое место документа? Куда будет указывать скопированная ссылка? Абсолютно верно – на исходное изображение. Поэтому при копировании нужно не забывать заново вставлять перекрестные ссылки.

Теперь предположим, что мы удалили картинку, таблицу или раздел документа, на который есть перекрестная ссылка в тексте. Что произойдет со ссылкой? Как ни странно, на первый взгляд – ничего. И на второй – тоже. Беда придет, откуда не ждали: «битая» ссылка выскочит в самый неподходящий момент – при печати документа или (еще лучше!) при открытии документа заказчиком. Поэтому при финальной «доводке» документа перед нами в числе прочих стоит и задача отслеживания ссылок на уже, увы, несуществующие объекты. 

Для этого:
1. Обновляем все поля в документе (это действие уже должно быть доведено до автоматизма). Проще всего это сделать, выделив все содержимое документа (Ctrl+’A’) и выбрав из контекстного меню (правая кнопка мыши, да?) пункт «Обновить поле».
2. После этого тщательно проверяем текст документа на наличие волшебных слов, выделенных полужирным шрифтом: «Ошибка! Источник ссылки не найден». Как мы понимаем, чтобы избавиться от ссылки, достаточно эти слова удалить. Но не будем забывать о том, что зачем-то мы эту ссылку вставляли, правда? Поэтому помимо удаления «битой» ссылки тщательно исследуем текст вокруг – возможно, его коррекция также понадобится.

Читайте в следующей статье – Параметры страницы

Павел Аболин, 
руководитель проекта. 
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль