Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

2059
Вот мы и закончили практически со всеми темами, касающимися разработки документов с помощью текстового редактора Microsoft Word. Надеюсь, узнали много (или немного) нового и где-то даже интересного. Но на достигнутом останавливаться рано. Подготовкой к еще более успешной работе будет настройка параметров Microsoft Word.

Содержание методического пособия

Глава 18. Настройка параметров

Вот мы и закончили практически со всеми темами, касающимися разработки документов с помощью текстового редактора Microsoft Word. Надеюсь, узнали много (или немного) нового и где-то даже интересного. Но на достигнутом останавливаться рано. Как говорил классик: «Лучше гор могут быть только горы». А чтобы идти в гору все дальше и дальше, все выше и выше, требуется солидная подготовка. Вот ей мы сейчас и займемся. В данном случае подготовкой к еще более успешной работе будет настройка параметров Microsoft Word, поэтому, не теряя времени, выбираем пункт меню «Сервис» → «Параметры». Видим диалоговое окошко? Хорошо. Так, не ноем, не ноем. Параметров много? А кто говорил, что будет легко? Перефразируя еще одного классика, можно с уверенностью сказать: «Тяжело в настройках, легко… гм… на стройках». В общем, хорошо будет. Пробежимся по многочисленным вкладкам диалогового окна настройки параметров, останавливаясь только там, где это действительно будет нужно или просто интересно. Поехали…

Вкладка «Вид» (Рисунок 1). Как следует из названия, на этой вкладке мы можем определить, что же, кроме нашего нетленного текста, мы сможем увидеть в рабочей области Word. Подробно на этом останавливаться не будем, все ж и так понятно. Только несколько замечаний:

  • Обратите внимание на флажок «коды полей» в блоке «Показывать». Иногда функция просмотра кодов полей может оказаться очень полезной (особенно, если мы ищем ошибку в форматировании документа). А заглянуть в параметры просмотра не всегда приходит в голову. Эту же функцию можно вытянуть и на панель инструментов при желании. Не помешает.
  • Все мы знаем (надеюсь) кнопку «Непечатаемые знаки» ( Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров), с помощью которой мы можем наглядно увидеть символы абзацев, пробелы и так далее. С помощью блока «Знаки форматирования» можно настроить редактор так, чтобы отдельные (или все) непечатаемые символы прекрасно отображались и без нажатия «волшебной» кнопки.

Остальные поля вкладки нам малоинтересны.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рис. 1. Настройка параметров – вкладка «Вид»

Вкладка «Общие» (Рисунок 2). Здесь также хотел бы остановиться лишь на паре параметров:

  • Подтверждать преобразование при открытии. Рекомендую флажок выставить. Иконки документов различных форматов (Word разных версий, RTF) весьма схожи. Однако, возможности форматирования таких документов могут значительно отличаться. При выставленном же флаге, открывая файл в формате RTF, мы сразу об этом узнаем, потому что Word спросит нас, надо ли преобразовывать этот документ. В голове факт различия форматов у большинства людей должен, как мне кажется, сразу же отложиться.
  • Помнить список из … файлов. Если мы документы составляем часто, периодически или практически постоянно, я бы рекомендовал увеличить предлагаемое по умолчанию количество запоминаемых файлов. К сожалению, Word не дает возможности запомнить список более чем из 9 файлов. Ну что ж, и на том спасибо.
  • Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рисунок 2. Настройка параметров – вкладка «Общие»

Вкладка «Правка» (Рисунок 3). Здесь можно с чистой совестью оставлять настройки по умолчанию. Ничего интересного с точки зрения оптимизации работы здесь нет.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рис. 3. Настройка параметров – вкладка «Правка»

Вкладка «Печать» (Рисунок 4). Как видим из рисунка, и здесь нам ловить нечего. Идем дальше.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рисунок 4. Настройка параметров – вкладка «Печать»

Вкладка «Сохранение» (Рисунок 5):

  • Всегда создавать резервную копию. Как мне кажется, по умолчанию это флаг снят. Если же нет – снимаем вручную. Резервная копия – это тяжкое наследие древних редакторов. Нам она ни к чему, если только, конечно, мы не способны собственной рукой удалить все следы документа с диска, а потом удивленно воскликнуть: «А куда всё делось?».
  • Разрешить быстрое сохранение. Я бы рекомендовал этот флаг также снять. «Медленное» сохранение на современных машинах получается совсем не медленным, к тому же оно гораздо надежнее. Не будем экономить миллисекунды.
  • Предлагать заполнение свойств документа. Настоятельно рекомендую флаг выставить. Зачем – об этом будет еще речь в следующем разделе, а пока поверьте на слово.
  • Запрос на сохранение Normal.dot. И этот флаг я настоятельно рекомендую выставлять. О самомнении Word уже говорилось не раз. Но это – полбеды. Беда в том, что и другие программы стараются если не по интеллекту, то, по крайней мере, по наглости от нашего любимого редактора не отставать. И постоянно норовят запихнуть в него то кнопочки, то макросы, то еще что-нибудь. Все это называется гордым словом «интеграция». Разумеется, все это сохраняется в шаблоне Normal. Выставив этот флаг, мы можем при завершении работы с текстовым редактором хотя бы обнаружить, что кто-то или что-то наш тщательно лелеемый шаблон старается изменить. И принять соответствующие меры – то есть либо подтвердить изменения в шаблоне, либо отказаться от них.
  • Автосохранение. Все мы прекрасно понимаем, что автосохранение нам нужно. Чубайс не дремлет! Трудно заранее предположить, когда щелкнет рубильник. Поэтому флаг оставляем включенным, а уж какое значение параметра выставить – это уж зависит от конкретных способностей конкретного автора.
  • Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рис. 5. Настройка параметров – вкладка «Сохранение»

Вкладка «Безопасность» (Рисунок 6). Благополучно пропускаем. Если политика компании по безопасности еще не дотянулась до параметров безопасности Word, так и нам это ни к чему, а если дотянулась – тем более, это уж забота службы техподдержки.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рис.6. Настройка параметров – вкладка «Безопасность»

Вкладка «Правописание» (Рисунок 7). Здесь тоже можно обойтись без комментариев, хочу только отметить, что помимо настроек автоматической коррекции текста в параметрах существуют еще и параметры автозамены (пункт меню «Сервис» → «Параметры автозамены»), так что возможности по настройке надо использовать совместно.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рисунок 7. Настройка параметров – вкладка «Правописание»

Вкладка «Исправления» (Рисунок 8). Здесь тоже говорить не о чем, можно только отметить, что при необходимости скорректировать цвет исправлений, сделанных различными пользователями, можно именно здесь.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рисунок 8. Настройка параметров – вкладка «Исправления»

Вкладка «Пользователь» (Рисунок 9). Сведения о пользователе менять, как правило, нет необходимости. Однако, если при установке программного обеспечения в поле «Пользователь» было введено нечто несуразное, это нечто будет настойчиво лезть куда надо и куда не надо. Когда терпению нашему по исправлению несуразного где только можно приходит конец, залезаем на вкладку «Пользователь» и задаем нормальные сведения о пользователе, после чего все проблемы у нас должны исчезнуть.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рисунок 9. Настройка параметров – вкладка «Пользователь»

Вкладка «Совместимость» (Рисунок 10). Если мы хорошо знакомы не только с текущей версией текстового редактора Word, но и с его предыдущими версиями, мы можем попробовать свои силы в «тонкой» настройке параметров, воспользовавшись списком параметров чуть ли не всех предыдущих версий. Но это уже занятие для гурманов. Здесь советы постороннего явно лишние.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Настройка параметров

Рис. 10. Настройка параметров – вкладка «Совместимость»

Вкладка «Расположение». Об этой вкладке мы уже вкратце говорили в главе 1, так что повторяться, наверно, нет необходимости. Все возможные параметры на этой вкладке задаются точно так же, как в примере, приведенном в указанной главе.

После коррекции всех параметров не забываем их сохранить, нажав кнопку «ОК». Думаю, второй раз пройти по тому же пути – это уже слишком даже для энтузиастов.

Читайте в следующей статье – Свойства документа

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль