Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Свойства документа

2403
И последнее, о чем  хотелось бы сказать. Казалось бы, мелочь, но эта мелочь может полностью  испортить впечатление от прекрасно  выполненного документа. Это, конечно, заполнение свойств документа.

Содержание методического пособия

Глава 19. Свойства документа

И последнее, о чем  хотелось бы сказать. Казалось бы, мелочь, но эта мелочь может полностью  испортить впечатление от прекрасно  выполненного документа. Это, конечно, заполнение свойств документа.

Позвольте мне маленькое  лирическое отступление. В один из периодов работы мне пришлось участвовать в процессе подбора кандидатов на должность технического писателя. О собеседованиях отдельный разговор, там свои заморочки. Но одним из обязательных условий при рассмотрении кандидата было предоставление образцов своих работ. И вот чего там только не было… Приходит молодая девушка с идеальным резюме. И все-то она знает, и все-то умеет. Ну, просто образец, совершенство. Открываю первый документ. Весьма неплохо. Открываю свойства. Автор – Петров Василий Иванович. Так, думаю, оригинальная девушка. Во втором документе автором был загадочный «admin», в третьем – непроизносимая последовательность символов. И ведь я вполне допускаю, что автором (или, по крайней мере, соавтором) этих неплохих документов была эта очаровательная девушка. Но… Впечатление было испорчено окончательно и бесповоротно.

Поэтому мы с вами, как люди с вполне оправданным  чувством собственного достоинства, не должны прятать свое авторство за безликими «admin-ами» и даже «Василиями Ивановичами». Если мы напряжем нашу память, то, возможно, вспомним, что в прошлом разделе говорилось о содержимом вкладки «Пользователь» диалогового окна настройки параметров. Вы будете смеяться, но при создании нового документа именно это значение подставляется автоматически в свойства документа. Но только при создании нового документа. Мы же помним, конечно, что наши шаблоны являются шаблонами лишь условно, а на деле представляют собой заготовки документа? То есть мы создаем не новый документ, а исправляем заготовку. Поэтому действия по указанию автора придется выполнять вручную.

Выбираем пункт  меню «Файл» → «Свойства» (Рисунок 1). В поле «Название» вводим наименование документа, например, «Спецификация требований» или «Постановка задачи». В поле «Тема» лучше всего указать наименование проекта. Особо внимательно проверяем содержимое поля «Автор». Ну, и неплохо бы заполнить и поле «Учреждение». Вот теперь все. Кстати, заполнение первых двух указанных полей имеет и дополнительное значение при использовании наших шаблонов – их значения автоматически подставляются в поля титульной страницы и листа утверждения.

Рис. 1. Свойства документа

Если же мы довольно часто создаем новые документы, то нелишним будет автоматически предлагать заполнять свойства документа при его создании (точнее – при первом сохранении). Как это сделать – описано в предыдущем разделе.

Напоследок хочу пожелать успехов в разработке документации. Некоторая тщательность в соблюдении требований, применение способов облегчить себе жизнь – и, как говорилось в одной старой рекламе, «ваши волосы всегда будут мягкими и шелковистыми».  

Павел Аболин,
руководитель  проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль