Е.В. Колесова: “Моя профессия – это правильный выбор в жизни!”

2016
Предлагаем вашему вниманию интервью с читателем журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" Еленой Колесовой, которая сделала свой выбор в пользу профессии секретаря после долгих поисков. Она занималась сбором и обработкой информации, работала менеджером по сбыту, но, спустя время, кардинально поменяла характер своей деятельности.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Колесовой, которая сделала свой выбор в пользу профессии секретаря после долгих поисков. Она занималась сбором и обработкой информации, работала менеджером по сбыту, но, спустя время, кардинально поменяла характер своей деятельности.
Е.В. Колесова: “Моя профессия – это правильный выбор в жизни!”

- Ваша профессия – это ваш выбор. Чем она привлекла вас когда-то и чем она интересна сейчас?

- Я совершенно искренне могу сказать, что для меня профессия “помощник руководителя” – это правильный выбор в жизни. Для многих людей их работа что-то вроде обязательной повинности, когда только и думаешь о том, чтобы скорее закончился рабочий день и как бы дотянуть до зарплаты. Так вот, меня моя работа привлекает именно тем, что все вышесказанное можно применить ко мне с точностью до наоборот. Очень приятно осознавать, что ты идешь с утра в любимый коллектив, где есть взаимопонимание, где можно найти поддержку у коллег и руководителей, где тебя ждет уютное рабочее место и интересные рассказы сотрудников о вчерашних событиях. Кроме того, мне повезло – я работаю под руководством умного, образованного и корректного начальника, обладающего чувством юмора. Он занимается своим любимым делом – работой – с воодушевлением, настраивая на такой лад весь коллектив.-Расскажите, как складывалась ваша карьера, что интересного вы узнавали для себя на новом месте?

- Моя профессиональная деятельность была отнюдь не безоблачна, карьера развивалась негладко, но весь ранее накопленный опыт никогда не оставался без внимания ни у меня, ни у моих работодателей.
Несколько лет назад я работала в “Центре прикладных исследований”. Здесь проводили социологические опросы и занимались сбором и опубликованием аналитических данных о политической ситуации в области. Делопроизводственная служба в Центре была организована нечетко, переписка, документооборот велись, в основном поверхностно, главным бухгалтером. Моя же работа не была связана с документоведением и кадровыми вопросами. Я занималась аналитикой СМИ города и области, готовила отчеты и аналитические записки по политическим и социальным проблемам, существующим в Пензенской области. Но уже тогда я стала все больше и больше проявлять интерес к делопроизводству, постепенно вникая в мир писем, приказов, распоряжений и протоколов.
Работая здесь, я поняла, что для меня очень важно ощущать себя частью коллектива, учиться тому, как следует вести себя на работе со старшими коллегами и какой положительный опыт извлекать для себя. Я ощутила, что необходимо учитывать и негативный опыт, чтобы в будущем не совершить тех же ошибок в профессиональном плане.
Затем мне пришлось поработать менеджером по сбыту, а именно – по продаже торгового оборудования для сетей ресторанов, магазинов, супермаркетов и парикмахерских. Здесь, в свою очередь, мне пришлось подробно ознакомиться с финансовой отчетностью, работой в системе “1С-Предприятие”, научиться общаться с клиентами. Клиентскую базу приходилось основывать почти с нуля, продвигая свой товар и услуги, и результаты не заставили себя долго ждать. Эта работа тоже оказалась как нельзя более полезной в плане приобретения серьезного рабочего опыта.
Потом по собственному желанию я кардинально поменяла характер своей деятельности.-Где вы работаете сейчас? Расскажите немного о своей работе.

- Сейчас работаю в должности помощника генерального директора в НП “Пензенское Агентство Инвестиций и Развития” при правительстве Пензенской области. Наша компания оказывает содействие российским и зарубежным инвесторам в реализации инвестиционных проектов на территории региона, а также помощь предприятиям и муниципальным образованиям Пензенской области в поиске инвесторов.
Все события, происходящие в компании, в первую очередь отражаются на помощнике руководителя. Именно этот человек каждый день должен быть рядом с начальником и чувствовать, порой даже интуитивно, какая атмосфера, какие настроения царят в коллективе и что необходимо сделать, чтобы у коллег все получалось слаженно, а результат работы стал высоким.
По совместительству я работаю и заведующей канцелярии и кадровиком. Получается, что в небольшом коллективе я совмещаю функции персонального секретаря руководителя, секретаря организации, офис-менеджера, делопроизводителя, завхоза и кадровика в одном лице. Я стараюсь работать с наибольшей отдачей.
Вижу, что работа открывает мне все новые и новые стороны нашей профессии, расширяет кругозор не только в области делопроизводства, но и в работе с людьми, с российскими и иностранными партнерами нашей организации.-Как была организована делопроизводственная служба (управление)?

-На момент моего прихода в Агентство делопроизводство не было налажено должным образом. Пришлось собирать все документы, переписку, приказы по кадровому составу и начинать практически все с нуля, ликвидируя при этом ошибки и недочеты предшественников.
Мы (мне помогали руководители и сотрудники) ввели стандартные формы оформления приказов, распоряжений и других документов, а также занялись ведением реестров приказов и входящей/исходящей корреспонденции. Разработали Правила внутреннего трудового распорядка. Совместно с бухгалтером были введены формы расчетного листка и табель учета рабочего времени сотрудников. Были почти заново восстановлены необходимые для работы организации документы и книги учета (книги учета выдачи трудовых книжек, трудовых договоров, журналы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, правилами техники безопасности и т. д.). Оформлены страховые медицинские полисы и пенсионные удостоверения.
Позже для нашей организации был разработан фирменный стиль и логотип. Бланки для исходящей корреспонденции были переделаны с учетом логотипа на русском и английском языках со всеми необходимыми реквизитами организации. Так что на сегодняшний день делопроизводство и кадровый учет у нас хорошо организованы. А знание системы “Гарант” позволяет быстро реагировать на различные изменения в законодательстве (например, Трудовой кодекс РФ кадровику приходится просматривать почти каждый день).
При налаживании делопроизводства сейчас в своей ежедневной работе я использую современные печатные издания по нашему профилю.-Каково состояние дел в вашем отделе в настоящее время? Как организован документооборот?

-В настоящее время работа с документами налажена в нашей организации очень четко. Мы своевременно составляем, отправляем, получаем, регистрируем, исполняем и контролируем необходимую документацию. Вся процедура отправки, получения и регистрации корреспонденции осуществляется только мною, т. к. все делопроизводство, поставленное на поток, контролирую только я.
Так, получив тот или иной документ (например, письмо, предложение или поручение губернатора Пензенской области), я сразу же регистрирую документ с помощью программы MS-Excel (мне просто так удобнее), а затем снимаю копию с документа и отдаю исполнителю (оригинал всегда остается у меня). Эта процедура (копирование документов) необходима и очень полезна, ведь документы часто теряются, что вполне объяснимо при загруженности наших менеджеров и директоров.
Контроль в нашей организации достаточно простая процедура. Каждый исполнитель знает контрольные сроки и старается как можно быстрее (даже ранее намеченного срока) подготовить ответ и направить его адресанту.-Какие из последних технических достижений и современных методов были применены в вашей организации?

-В нашей компании разработана и внедрена единая интегрированная Интернет-система по обеспечению продуктивной деятельности сотрудников Агентства, мобильному ознакомлению с документами; система включает и взаимодействие с потенциальными инвесторами, получателями инвестиций и бизнес-партнерами. Система была основана на последних технологиях компании “Microsoft” и платформе ASP.NET 2.0.
Она позволяет оперативно реагировать на запросы инвесторов, сразу же выдавая информацию о свободных инвестиционных площадках и зонах Пензенской области, описывает их инвестиционные возможности и наглядно показывает инвестиционную привлекательность региона. Доступ к такого рода данным, обработанным нашими аналитиками-менеджерами, возможен в любой точке земного шара. Система включает в себя информацию обо всех участниках инвестиционных отношений, более того, вся информация представляется в соответствии с заданными нормами международных стандартов.-Расскажите о нюансах делового этикета и этики на вашем рабочем месте.

-Деловой этикет в нашем Агентстве развит на довольно высоком уровне. Он, в первую очередь, включает в себя культуру общения между сотрудниками и посетителями, нашими партнерами. В приемной руководителей всегда собирается много людей, поэтому от знания делового этикета всеми сотрудниками, а не только помощником генерального директора, зависит мнение партнеров и посетителей о нашем Агентстве. Всем нашим сотрудникам знакомы правила делового общения (приветствия, ведения переговоров, как с посетителями, так и с руководством).
Нам есть с кого брать пример – наши директора – образованные и высокоорганизованные люди, которые отлично знают свою работу. Этикет для них, как для деловых людей, является залогом успеха компании.-Что именно для вас важно при общении с людьми? Какие качества вы выделяете?

-При общении со своими коллегами и партнерами для меня важным качеством является искренность в общении. Еще одним важным качеством является доброжелательное отношение и умение находить общий язык с людьми. Напрасно говорят, что “хороший человек – это не профессия”, на работе необходимо быть не только профессионалом своего дела, но и достойным человеком. Работая в слаженном, объединенном коллективе, можно добиться более высоких результатов. Это всем известный факт. Но для этого необходимо еще одно условие – честность и доверие к тем людям, с которыми ты ведешь общее дело. Если все эти качества присутствуют у твоих коллег и лично у тебя, а отношения построены на доверии и желании помочь друг другу, то коллектив всегда будет добиваться поставленных целей и достигать успехов в самых сложных делах.-Есть ли у профессии, которой вы занимаетесь, будущее в XXI веке?

-На мой взгляд, будущее нашей профессии есть и в 21, и в 22, и в 23 веках. Потому что никогда, как бы быстро ни развивался прогресс, никакие машины или роботы не смогут заменить человека в работе секретаря. Такое возможно только непосредственно на производстве – в цехе или на фабрике. Ведь обработка и хранение документов, обмен информацией – не самые важные составляющие нашей работы. Гораздо важнее для руководителей и коллектива та атмосфера, которая создается в фирме благодаря личности офис-менеджера или помощника руководителя. Грамотное управление офисом и создание благоприятного климата в коллективе – вот одна из важнейших задач лично для меня и, наверняка, для любого другого профессионального секретаря или офис-менеджера.-Скажите, нынешним секретарям – легче или труднее?

-На мой взгляд, нынешним секретарям, офис-менеджерам, помощникам руководителей, инспекторам приемных, кадровикам стало работать намного легче, но незначительные сложности остались. Работать стало проще благодаря быстро развивающемуся техническому прогрессу, появлению новых автоматизированных форм учета документооборота с помощью компьютера, созданию новых форм баз данных и т. д. Благодаря электронной почте появилась возможность быстрее осуществлять переписку с иностранными партнерами. Интернет добавил нам удобства в сборе и поиске информации. А периодические издания постоянно оттачивают умения и навыки секретаря, и мы совершенствуемся, становимся профессионалами своего дела.-Что вы думаете о карьере в жизни женщины?

- Главная сложность заключается в том, что на сегодняшний день сделать карьеру для женщины остается все так же трудно, как и несколько десятков лет назад. Женщине у нас до сих пор сложно занять какие-либо ведущие должности. Максимум, чего может добиться женщина в небольшом городе – руководитель небольшого подразделения или начальник отдела (говоря о секретарях – отдела делопроизводства, либо отдела кадров).-Ваши пожелания нашим читателям

-Дорогие читатели журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”! Хотелось бы пожелать вам, несмотря ни на какие производственные трудности, всегда оставаться самыми обаятельными и привлекательными сотрудниками коллектива. Как показывает жизнь, секретарь – лицо организации, и чем привлекательнее оно будет, тем успешнее пойдут дела вашей компании.
Также хотелось бы пожелать всем вам умело и грамотно координировать работу всех структурных подразделений, быть связующим звеном между руководителями и подчиненными, чтобы коллеги получали от вас только верные советы, касающиеся производственных вопросов, в особенности – составления документации. Только став профессионалом в своем деле, можно уверенно и четко координировать процесс работы коллектива, наладить документооборот и умело и ненавязчиво преподать сотрудникам служебный этикет и этику поведения в организации.Штрихи к портрету
Книги и журналы: По роду деятельности я читаю в обязательном порядке деловые журналы и газеты, различные книги и руководства по секретарскому и кадровому делу, когда было время, читала и женские журналы, очень нравились “Cosmopolitan” и “Караван историй”, а также “Лиза” и “Даша”. Из художественной литературы я предпочитаю классику и интеллектуальные детективы.
Фильмы: Люблю фильмы, снятые по классическим произведениям. В моей фильмотеке также множество наших старых комедий, почти все фильмы Э. Рязанова, Н. Михалкова, Л. Гайдая и др. Из современных картин у меня нет ни одной, за исключением “Статского советника” Ф. Янковского. Зарубежные фильмы я не очень люблю.
Кулинария: Никаких кулинарных предпочтений у меня нет. Питаюсь довольно просто. Очень люблю сладкое, выпечку, фрукты и шоколад.
Одежда и аксессуары: Предпочитаю классический стиль в одежде, иногда разбавляя его полуспортивным или экстравагантным. Одежда у меня не очень дорогая, но практичная, особенно для наших широт, аксессуары к ней я подбираю очень тщательно. Главное, чтобы они не бросались в глаза, и все соответствовало стилю. А стиль – это чувство меры, как сказал один французский модельер. Обувь дорогая и практичная, причем есть разные пары одного сезона на разную погоду. К выбору обуви и уходу за ней я подхожу очень внимательно, т. к. именно от ее состояния зависит не только наш комфорт и приличный внешний вид, но и наше здоровье.
Отдых: Отдыхаю в основном либо дома, либо в другом городе в пределах нашей страны у родственников. Съездить за границу или на юг у меня пока не представлялось возможности.
Хобби: Мои увлечения можно назвать хобби отчасти, потому что хобби, на мой взгляд, это дело, которым ты занимаешься всерьез (помимо работы). Я же люблю заниматься многими делами, не отдавая предпочтение какому-то одному. Люблю русскую баню, просто ходить по магазинам, смотреть любимые кинофильмы, общаться с друзьями, посещать театр, кино и эстрадные концерты.
Спорт: Раньше я занималась шейпингом, но потом не стало хватать времени и сил, да и особой нужды в этом не испытываю. Люблю поплавать в бассейне.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль