И.В. Ковалева: "Моя работа – это мое хобби"

1424
Предлагаем вашему вниманию интервью с Ириной Ковалевой, которая начала свою карьеру с должности машинистки. Во время работы она закончила филиал РГГУ по специальности «Организация делопроизводства – архивоведение», занимала должности: секретаря руководителя, инспектора по контролю за исполнением поручений в Секретариате и специалиста отдела кадров. Сегодня Ирина возглавляет Секретариат крупного промышленного предприятия и получает второе высшее образование.

начальник Секретариата
ООО "Красноярский цемент"

Предлагаем вашему вниманию интервью с Ириной Ковалевой, которая начала свою карьеру с должности машинистки. Во время работы она закончила филиал РГГУ по специальности «Организация делопроизводства – архивоведение», занимала должности: секретаря руководителя, инспектора по контролю за исполнением поручений в Секретариате и специалиста отдела кадров. Сегодня Ирина возглавляет Секретариат крупного промышленного предприятия и получает второе высшее образование.

И.В. Ковалева: Моя работа – это мое хобби

Человек не рождается сразу чемпионом –
этого титула достигают путем великих стараний!


Ваша профессия – это ваш выбор. Чем она вас привлекает до сих пор?

Сказать однозначно, что моя профессия – только мой выбор, было бы неверно, поскольку решение начать трудовую деятельность с 18 лет скорее было необходимостью, чем осознанным желанием. В 19 лет я вышла замуж, родила ребенка. Пока была в декретном отпуске, окончила курсы “Секретаря-референта”.
В 1998 году я устроилась на цементный завод в Общий отдел машинисткой. Но так сложилось, что именно такое начало карьеры оказалось, не побоюсь сказать, судьбоносным. Меня всегда привлекала упорядоченность в бумагах, аккуратность и правильность оформления документов, поэтому я работала с удовольствием! Впрочем, ничего не изменилось и до сих пор, я могу с чувством удовлетворения и даже с некоторой гордостью сказать, что моя профессия – это мое хобби!

Расскажите, как складывалась ваша карьера?
Работая машинисткой, все свои знания о производстве цемента я черпала из документов, которые мне приносили на оформление. Казалось бы,  должность машинистки не предусматривает особого багажа профессиональных знаний (так думает тот, кто никогда не соприкасался с этой специальностью), однако любая работа чему-то учит, если, конечно, человек сам готов принять эти знания!
На оформление мне приносили много разных документов. Набирая их, я училась превращать черновые рукописи в грамотные документы, соответствующие требованиям ГОСТа, помогали мне и различные пособия по делопроизводству. Именно на этих базовых навыках машинистки основывался мой профессиональный рост, благодаря им и началась карьера.
Позже, работая в должности секретаря руководителя, при приеме документов на подпись я с первого взгляда уже видела все ошибки оформления, подсказывала специалистам где, что и как следует исправить. К тому же в тот момент я училась на делопроизводителя и черпала с каждой новой сессией полезные знания.
Мне очень повезло, что я постоянно имела возможность применения этих знаний на практике, постепенно внедряя их в делопроизводство на цементном заводе. Ведь человек не рождается сразу чемпионом – этого титула достигают путем великих стараний!
В 2001 году я окончила филиал Российского государственного гуманитарного университета по специальности “Организация делопроизводства – архивоведение”. С 2002 года работала инспектором по контролю за исполнением поручений в Секретариате, разрабатывала формы контроля исполнения документов, следила за сроками согласно резолюциям руководителей, напоминая исполнителям о предстоящей дате исполнения.
Затем я около года занимала должность специалиста отдела кадров. Там я и планировала остаться, продолжить свою карьеру, поступила в филиал МЭСИ на специальность “Менеджмент организации”, где в настоящее время продолжаю обучение. Однако в 2004 году руководство, доверяя моему опыту в делопроизводстве, предложило мне должность начальника Секретариата, который я возглавляю до сих пор. Этот отдел занимается документационным обеспечением нашего предприятия – и мне это нравится.
Подытоживая, могу сказать, что каждая должность определенно способствовала приобретению знаний о документационном деле.Расскажите немного о своей работе.
ООО “Красноярский цемент”, несмотря на свой почтенный возраст (61 год), считается предприятием развивающимся, хотя ему и пришлось перенести за свой немалый век немало трудностей: банкротство 2000 года, конкурсное управление в 2003 году, смену собственника. Только весной 2004 года завод “очнулся”: новый собственник, ОАО «Холдинговая компания “Сибирский цемент”», буквально поднял с колен погибающее предприятие, хотя уже ни один человек на заводе не верил в его возрождение. Сегодня наш завод – это огромные обороты реализации цемента, социальная стабильность работников и, конечно же, возрожденный “боевой” дух коллектива, который поддерживается молодыми специалистами.
Работая на цементном заводе 8 лет, мне довелось пережить то самое кризисное время, когда пришлось осознать всю остроту нежелания работать бесплатно, но несмотря ни на что, я продолжала совершенствоваться даже в таких условиях.
Много читала специальной литературы, самостоятельно изучала все нюансы делопроизводства и потихоньку вводила инновации в систему документооборота предприятия – так сказать, применяла “книжный опыт” на практике.
Когда меня перевели работать секретарем руководителя, я столкнулась с проблемами в действующем документообороте: так, при регистрации документов использовали 2 журнала для входящей и исходящей корреспонденции. Это был практически мертвый процесс обращения документов, невозможно было точно отследить прохождение документами соответствующих инстанций. Я сразу же завела новые журналы регистрации в зависимости от статуса документов:
для регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу; распоряжений; командировок; факсимильных документов; для отправляемой корреспонденции по почте; справок; докладных и служебных записок.Ваши взаимоотношения на рабочем месте: начальство, коллеги, как удалось наладить контакты? Что важно в общении с людьми?
Моя работа требует безукоризненной доброжелательности, поскольку предполагает постоянное общение с людьми разными по социальному статусу, должностному положению. Возможно, это также привлекло меня, утвердило в правильности выбора профессии. Очень сложно выдержать назойливых посетителей, соблюдая при этом спокойствие и такт, наверное, надо быть не просто “доброй хозяйкой”, но отчасти и актрисой. Даже если ты устал, улыбка не должна покидать твоего лица, иначе ты не профессионал!Считаете ли вы себя состоявшимся человеком?
Мне кажется, если человек когда-нибудь и достигнет конечной цели, он просто погибнет. Цель – это то, что стимулирует, ставит определенную профессиональную планку; достигая ее, человек совершенствуется, выходит на новый уровень. Высокое положение в обществе, состоятельность – все эти критерии для меня малозначительны, и сказать о себе, что я уже состоявшийся человек в этой жизни, – это все равно что подписать себе приговор, сделать конечный вывод. Да, конечно, пройдено немало, много было профессиональных побед, были и ошибки, на которых я училась… Но мое кредо – “дошел до конца, иди дальше”. На данный момент я оцениваю себя как человека “жаждущего” знаний, поэтому дополнительно учусь на менеджера.Каково состояние делопроизводства на предприятии в настоящее время? Как организован документооборот?
С развитием технологий, внедрением новых программ работа с документами доводится до совершенства, и сегодня представить документооборот без компьютера очень сложно! Однако, как я уже отмечала, наше предприятие юридически новое, поэтому мы планируем перейти на более высокий уровень компьютерного документооборота.
В настоящее время объем документооборота вырос настолько, что обязанности по его обработке выполняют два делопроизводителя, намного облегчив работу секретаря руководителя.
Объем обработки за месяц в среднем составляет 17000 документов (копирование включено).
С 2005 года вся регистрация перенесена в программу Excel – это значительно облегчило поиск документов и контроль за ними.
С нового года используется электронная таблица “Документы на подпись”.
В этой таблице ежедневно фиксируется перемещение документов после подписи главного инженера к финансовому директору и на окончательное подписание управляющим директором, с указанием дат, т. е. в какой день данный документ находился на рассмотрении у одного из руководителей.
Также с нового года мы начали регистрировать счета на оплату и акты выполненных работ с подписи руководителя.
С ведением новых регистрационных журналов недоразумения по поводу потерь документов практически перестали встречаться. Я считаю, что с переходом на программу “электронный документооборот” таких проблем не будет возникать вообще.
Приятен и тот факт, что в этом году начинается работа по восстановлению архива, документы, пострадавшие от неправильной эксплуатации, приводятся к единой системе архивирования.
В период банкротства ставка архивариуса была сокращена, поэтому контроль за архивными документами никто не осуществлял, а учитывая возраст предприятия, документов, в т. ч. и “ценных” с точки зрения цементного производства, имеется достаточно большое количество (в основном, чертежи технологического оборудования).
Работы, как видите, немало, поэтому должность архивариуса снова восстановлена. Таким образом, Секретариат в настоящее время состоит из начальника отдела, секретаря руководителя организации, двух делопроизводителей и архивариуса.
Архивариус в этом году проделала большую работу по принятию и формированию дел за 2004–2005 годы. Были разработаны и утверждены 2 инструкции – по составлению номенклатуры дел в структурных подразделениях, по ведению архивного дела в структурных подразделениях, которые действуют на предприятии наряду с инструкцией по делопроизводству. Сегодня архивариус готовит документы по личному составу и постоянного хранения на сшивание. Также она составляет сводную опись документов, принятых на хранение, работает с отделами по выдаче во временное пользование документов старого и нынешнего предприятия, осуществляет подготовку архивных справок по запросам работников.Как вы оцениваете перспективы развития вашего отдела, организации документооборота в компании?
Отвечая на этот вопрос, вспомнилась почему-то следующая поговорка: “Человек без бумажки – букашка”. Быть может, истинный ее смысл совершенно иной, но очень уж хочется соотнести ее именно с нашей профессией.
На мой взгляд, это крылатое выражение отражает всю потребность в обеспечении стабильного обращения документов в профессиональной деятельности человека. Я не просто надеюсь, даже больше – я уверена, что с ростом экономики, развитием бизнеса и стабилизацией производства, потребность в эффективном осуществлении функции документооборота возрастет.
По сравнению с прошедшим десятилетием, сегодня мы вправе гордиться тем, что работа с документами стала более интересной благодаря новейшим информационным технологиям. Изменился даже взгляд людей на необходимость систематизации документов, поэтому перспектива развития нашего отдела, являющегося связующим звеном между человеком и “бумажкой”, безусловно, есть. И, говоря о ценности и важности документов, нельзя упустить из виду инстанцию, обеспечивающую их сохранность!
Потребность в более совершенном документообороте существенна, и чтобы внедрить его на нашем предприятии, сначала нужно оснастить компьютерами все цеха и подразделения.
В основных цехах компьютеры уже установлены и работает общая сеть “Обменник на сервере”, которая уже 2 года действует в Заводоуправлении, обеспечивая функцию обмена общей информацией между подразделениями. На одном из предприятий холдинга с конца 2005 года уже введен электронный документооборот. Мы надеемся, что следующим будет наше предприятие.

Что вы думаете о карьере в жизни женщины?
Карьера и женщина – это очень спорный вопрос. Считаю, что женщина должна состояться в этой жизни не только как мать, хозяйка, но и профессионально вырасти, занять свое место в обществе.
В то же время я не понимаю тех, кто ради карьеры пренебрегает семьей. Поэтому можно назвать успешной ту женщину, которая смогла добиться многого на работе не в ущерб семье.
Я воспитываю 9-летнего сына – и для меня очень важно помочь этому человечку реализовать себя в будущем. Стараюсь максимально посвятить ему себя: мы ходим в театр, цирк, выезжаем всей семьей за город.Ваши пожелания нашим читателям.
Я уверена, что все, кто открыл однажды ваш журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», так или иначе связан с делопроизводством. И я хочу выразить свою благодарность этим людям, которые ищут всевозможные пути для развития документационного обеспечения, изучая, внедряя современные технологии и покоряя все новые, неизведанные вершины в этой области. Спасибо вам, уважаемые читатели. Мы делаем общее дело!Штрихи к портрету
Книги и журналы: Ежедневно прочитываю много специальной литературы по делопроизводству и архивоведению, также в связи с получением специальности менеджера приходится изучать горы учебной литературы. А когда бывает свободная минутка – с удовольствием читаю женские журналы, газеты.
Фильмы: Люблю “старые добрые” отечественные фильмы – они настраивают на позитив.
Кулинария: На мои кулинарные предпочтения наверняка повлияли сибирские корни. Обед без мяса для меня просто не существенен.
Любимые блюда – бефстроганов по-швейцарски из телятины с грибами и “хинкали”, которые мне в детстве готовила мама.
К сожалению, сама не могу похвастаться особым кулинарным талантом, но любимые блюда готовлю с удовольствием!
Косметика: Обычно пользуюсь российской косметикой. Особых предпочтений у меня нет.
Одежда и аксессуары: Поскольку моя работа предполагает, что я должна быть эталоном строгого стиля, я привыкла чувствовать себя комфортно именно в деловом костюме, добавляя к нему какие-нибудь аксессуары, придающие женственность.
Отдых: Хожу в театр, люблю балет. Отпуск провожу с семьей на Черноморском побережье Краснодарского края, в Крыму. Также в Красноярском крае, Хакасии, есть множество прекрасных курортов: “Красноярское море”, “Озеро Шира”, “Озеро Учум”, “Озеро Беле”, и т. д. Это соленые озера с лечебной минеральной водой, а сами оздоровительные санатории находятся не так далеко от города (примерно 350 км), поэтому туда можно свободно поехать с семьей отдохнуть в выходные дни.
Хобби: Определенного хобби нет, в свободное время люблю петь – для меня это является некоторой отдушиной.
Спорт: К сожалению, времени на систематические занятия спортом нет, но раз в неделю с семьей посещаем бассейн.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль