text
Секретариат

Используем бумагу экономно!

  • 16 октября 2008
  • 3620

В обязанности секретаря, офис-менеджера часто входит заказ офисной бумаги. Если сделанные вами запасы кончаются слишком быстро, задумайтесь о том, как можно использовать бумагу более экономно. Прислушайтесь к нашим советам: следуя им, вы внесете лепту в борьбу за сохранение лесов.

В обязанности секретаря часто входит заказ офисной бумаги. Если опять сделанные вами запасы кончаются почему-то подозрительно быстро, а шеф недовольно морщит лоб, подписывая счет на очередной заказ бумаги и вот-вот готов прочитать вам нотацию на тему «куда только все девается?», то пришло время задуматься о том, как можно использовать бумагу более экономно. Смотрите сами: исследования, проведенные компанией Xerox, показали, что работники выбрасывают 45% документов, которые они напечатали за последние 24 часа. То есть в мусорную корзину летят не только деньги вашей компании, а, следовательно, и часть вашей зарплаты: представьте, сколько деревьев уничтожается ежеминутно на нашей планете, не принося при этом никакой пользы.
Предлагаем вам несколько способов, которые помогут более эффективно использовать бумагу в офисе:

1.    Самостоятельно следите за распределением бумаги, проверяйте ее наличие в лотках принтеров и копировальных аппаратов. Ящики с бумагой в идеале должны храниться в отдельном помещении или шкафу (возможно, вместе с канцтоварами).

2.    Печатайте на обеих сторонах бумаги. Во многих современных принтерах есть специальная функция «двусторонняя печать» («duplex printing») – поставьте этот режим в вашем принтере по умолчанию.  При ксерокопировании документов также старайтесь задействовать оба оборота листа.

3.    Пользуйтесь преимуществом цифровых технологий: вместо факса можно отправить электронное письмо или файл, также можно обмениваться файлами с коллегами по сети. В этом  случае получатель сам будет решать, нужно ему распечатывать данный файл или нет. Переведите самые часто используемые документы и формы в цифровой вид с помощью сканера и программ распознавания текста – это сэкономит вам и время, и драгоценную бумагу.

4.    Будьте избирательны. Распечатывайте именно то, что вам нужно, и в нужное время. Например, не стоит печатать весь документ или отчет, если вам требуется какая-то конкретная часть.

5.    Не стоит пренебрегать и старинным способом – печатать на черновиках, то есть на листах с одной чистой стороной. Этот метод,конечно, не годится для оформления важных документов или бумаг, предназначенных для руководителя, но для внутреннего пользования такие черновики вполне сгодятся, если нужно наглядно распечатать какую-либо информацию для текущих дел.

6.    Используйте режим «Предпросмотр», чтобы избежать ошибок в самом процессе печати – иногда поля выходят за область печати, или же документ может быть некорректно отформатирован.

7.    Пользуйтесь этими правилами сами и обязательно доведите их до сведения ваших коллег – и тогда использование и распределение бумаги в офисе будет более эффективным. Не нужно будет ежедневно разбираться с завалами бумаг и горой дубликатов. Также вы внесете пусть маленькую, но ощутимую лепту в борьбу за сохранение лесов в нашей стране.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.