Организуемся!

1081
Существуют различные эффективные системы напоминаний и организации информации, которые значительно помогают облегчить рабочий процесс.

Организуемся!Cуществуют различные эффективные системы напоминаний и организации информации, которые значительно помогают облегчить рабочий процесс.

Знакомая ситуация – стол завален бумажками с пометками, монитор и стены обклеены листочками с напоминаниями. Какое дело более срочное и важное, за что браться - во всем этом беспорядке и черт ногу сломит! И как тут не вспомнить известный анекдот о рассерженном боссе, который вопрошает своего секретаря «Где пыль со стола? Я там важный телефон записал!»

«Бумажные» системы

Если вы относитесь к тому типу людей, которым гораздо легче воспринимать информацию на бумаге, чем на экране, то есть вам важно именно ощущать тактильно (держать листок или ежедневник), то вам идеально подойдут бумажные носители – органайзеры (ежедневники и планеры). Прежде всего, определитесь с размером органайзера и способом расположения в нем информации, т.е. какая разбивка для вас удобнее: по дням (ежедневник), по дням недели (планнер). Довольно эффективна система, при которой на один день отводятся два листа: на одной странице можно вести список нужных дел, а на другой записывать примечания к ним. Очень популярны итальянские записные книжки «Молескин», которые рекламируются как легендарные записные книжки Хемингуэя и Пикассо. Они выпускаются в разных вариантах: записные книжки в линейку, клетку и без разметки, а также как ежедневники, еженедельники и т.п.

Во многих органайзерах есть дополнительные информационные сектора – телефонные справочники, карты и т.д. Если вы не пользуетесь этой информацией, то вы можете вынуть эти разделы, чтобы не носить с собой увесистый том. Но если вы храните записную книжку на рабочем месте, то подобная справочная информация может вполне пригодиться (например, телефонные коды городов).

Программы-органайзеры

Компьютерные программы-органайзеры подходят тем, кто привык работать с информацией в цифровом виде. Здесь есть свои неоспоримые преимущества – не надо постоянно переписывать и перечеркивать списки. Самая распространенная программа подобного рода – календарь Microsoft Outlook, уже имеющийся в Windows. Программа дает возможность быстрого редактирования и доступа к нужной информации, а также настройки всплывающих подсказок и напоминаний о сроках, событиях и важных встречах. Также хорошим решением будет комбинация ведения записей как и в бумажном органайзере, так и в компьютерном виде: например, вы можете распечатать расписание руководителя на понедельник из электронного календаря и подшить ее в ваш ежедневник перед выходными, чтобы поработать со списком дома.

Карманные персональные компьютеры

Современные карманные персональные компьютеры (КПК, они же «наладонники») – самое портативное решение проблемы организации информации. Такое электронное устройство весит совсем немного, легко помещается в кармане – в отличие от громоздких бумажных органайзеров и ноутбуков. С помощью КПК можно вести календарь дел, выходить в Интернет и проверять электронную почту, хранить файлы в различных форматах, читать документы и книги, просматривать фото- и видеофайлы, также в него можно загрузить электронные словари и переводчики текстов.

Как видите, справиться с проблемой организации информации можно разными способами. Анализируйте, экспериментируйте – и вы найдете свой идеальный подходящий способ или комбинацию способов для эффективного ведения дел.

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль