8 важных правил при работе с копировальной машиной

1251
Уважаемые секретари и офис-менеджеры! Если вы не хотите проблем в виде рассерженного босса и сотрудников, а также дорогостоящего ремонта и связанных с ним хлопот, возьмите  себе на заметку нехитрые правила и рекомендации по обращению с копировальным аппаратом.

Итак, коллега из соседнего отдела снова зашла к вам, чтобы отксерить «всего одну бумажку», в результате чего теперь все ваше подразделение осталось без ксерокса из-за «ой, нажала не на ту кнопочку»? Или развеселые менеджеры решили поразвлечься и снять ксерокопии с пригретого отделом снабжения кота Васьки? А может, вы сами тайком вчера ковырялись в аппарате отверткой, тщетно пытаясь извлечь замявшийся лист? И вот сегодня на вашем офисном друге красуется бумажка с надписью «Ремонт», а вам самим приходится выслушивать отповедь руководства о халатном обращении с техникой и постоянно бегать в соседний отдел, чтобы скопировать увесистую пачку документов, отнимая время у коллег? А между тем, копировальный аппарат – один из основных рабочих инструментов  секретаря, и чаще всего именно в обязанности секретаря входит следить за офисной оргтехникой.  

Если вы не хотите проблем в виде рассерженного босса и сотрудников, а также дорогостоящего ремонта и связанных с ним хлопот, возьмите  себе на заметку нехитрые правила и рекомендации по обращению с копировальным аппаратом.

1. Всегда вовремя заправляйте бумагу в загрузочные лотки, чтобы не создавать чрезмерную нагрузку на какой-то один узел машины.

2. Разделяйте ответственность за пользование оборудованием.
Во многих компаниях до сих пор привыкли действовать «по старинке»: подходит человек, нажимает кнопку «Старт» и снимает копию. Кто виноват в очередной поломке – вы, возможно, так и не узнаете, а ведь отвечать придется именно вам. Современные цифровые копиры позволяют установить код доступа к машине и контролировать расход материалов. Как правило, при покупке оргтехники сотрудник сервисной службы всегда проводит инструктаж и показывает, как  программировать аппарат и как его настраивать. В крайнем случае, можно вести запись от руки в журнале, особенно если уже было несколько неприятных инцидентов.

3. Обращайтесь с оборудованием бережно -  не облокачивайтесь и не опирайтесь на аппарат. Многие современные копиры выпускаются со встроенными в крышку сканерами, и облокачиваясь на них, вы рискуете разбить или деформировать поверхность сканера.

4. При поломках и неисправностях не откладывайте звонок в сервисную службу до последнего и не занимайтесь ремонтом самостоятельно.

5. Следите за уровнем тонера в картридже и своевременно оповещайте соответствующего специалиста в вашей компании (как правило, это сотрудник отдела IT) о необходимости замены картриджа.

6. Не используйте плохую бумагу.
Бумага с загнутыми углами, старая или мятая бумага может застрять в аппарате, особенно  на высокоскоростных машинах при создании двусторонних копий. Если замятие бумаги все-таки произошло, не пытайтесь ее извлечь самостоятельно, обязательно привлеките специалиста.

7. Не заправляйте неподходящий для вашего аппарата тонер. Часто вместо того, чтобы приобрести тонер, предназначенный именно для конкретной модели, покупается любой самый дешевый картридж в ближайшем магазине канцтоваров. И в результате такая экономия может выйти «боком». Сначала убедитесь, что тонер, который вы заказываете, подходит именно для вашего аппарата.

8. Не перегружайте розетки и электрическую сеть. Если вы подключите к одной розетке мощный копир, а затем еще включите чайник, микроволновку и компьютер, эта линия вполне может быть перегружена. Последствия могут быть самыми разными – от вышедших из строя приборов и вылетевших пробок до пожара. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль