Секретарь и офисный переезд

1273
Большая часть хлопот по организации офисных переездов часто ложится на секретарей и офис-менеджеров. Как грамотно организовать переезд офиса в другое помещение? Основное правило – четкое планирование действий, тщательная сортировка вещей и оперативное обустройство на новом месте! Как говорится, переезд по количеству затраченных нервов равен одному пожару, но если вы продумаете все мероприятие от начала до конца, то никто из вашей компании не заметит бедствия!

Секретарь и офисный переездБольшая часть хлопот по организации офисных переездов часто ложится на секретарей и офис-менеджеров. Как грамотно организовать переезд офиса в другое помещение? Основное правило – четкое планирование действий, тщательная сортировка вещей и оперативное обустройство на новом месте! Как говорится, переезд по количеству затраченных нервов равен одному пожару, но если вы продумаете все мероприятие от начала до конца, то никто из вашей компании не заметит бедствия!

Оповещение коллег

После того, как руководство фирмы приняло окончательное решение о том, где будет располагаться новый офис, начинайте оповещение коллег: сделайте корпоративную рассылку с адресом нового офиса и схемой проезда до него. Узнайте о наличии парковок у нового офиса, далеко ли от него до метро, а если он находится за городом – то как лучше всего доехать до него на общественном или корпоративном транспорте.

Начинать рассылки лучше за пару месяцев до предполагаемой даты переезда, а за полторы-две недели до него разошлите новость с напоминанием о том, что пора собирать вещи.

Подготовка к переезду

Если ваша компания при переезде будет пользоваться услугами фирмы по организации переездов следует подумать о том, есть ли у входа в ваш офис место для парковки грузовой машины, а у тех, кто занимается погрузкой вещей – пропуск в здание. Возможно, пропуска стоит заказать заранее, чтобы избежать суматохи. Вещи нужно перевозить в специальном мебельном фургоне. Если в офисе есть высокий холодильник, фургон должен быть немного выше холодильника, так как эту технику ни в коем случае нельзя перевозить «на боку».

Упаковка вещей для переезда

Освободите мебель от вещей и внутренних полок. Критично отнеситесь к необходимости на новом месте работы всех тех безделушек, которые скопились в ваших шкафах. Возможно, многие вещи вам не понадобятся и переезд – отличный повод избавиться от них.

Дверцы на шкафах и внутренние ящики закрепите скотчем, чтобы не повредить при переноске. Снимите с мебели всю выступающую фурнитуру. Вещи, которые лежали в шкафах, положите в коробки или пакеты. Они должны быть не слишком большими, чтобы не порваться в самый ответственный момент. Вещи, имеющие острые углы – папки, организаторы – лучше упаковывать в коробки, чтобы не порвать пакеты. Если достаточного количества коробок не удалось найти, то книги, папки и другие подобные вещи можно сложить в стопки и перевязать веревкой. Важные документы, диски нужно тщательно рассортировать и подписать.

Бьющиеся вещи заверните в плотную бумагу или ткань, положив в коробку, а пустые места заполните мятой бумагой, тканью или упаковочной пленкой.

Цветы перевозят в коробках, обернув стебли мятой бумагой, чтобы те не сломались.

Компьютеры упаковывают тем же комплектом, как они стояли на рабочих местах сотрудников. Мониторы особенно тщательно защищают пленкой, пенопластом или листом картона. Внимание! Отключать всю оргтехнику и компьютеры должны специалисты! Вызовите сотрудника по обслуживанию сетей непосредственно перед переездом.

Те вещи, которые понадобятся вам сразу же после прибытия на новое место, положите в отдельную сумку или в одну из коробок, отметив ее маркером. Чтобы коробки с вещами случайно не перепутались, напишите на них свою фамилию, отдел. Попросите других сотрудников сделать то же самое.

Переезд

За день до переезда отключите от сети бытовую технику, разморозьте холодильник, если это требуется, вымойте кофеварку. Оберните технику упаковочной пленкой. Организуйте упаковку оргтехники и компьютеров.

Фургоны следует загружать равномерно. Тяжелые вещи кладут на дно кузова, а хрупкие – посуду, цветы, картины – сверху. Проследите, чтобы все вещи были погружены и разгружены аккуратно.

Обустройство на новом месте

В новом офисе нужно как можно быстрее наладить привычный рабочий процесс. Проконтролируйте выгрузку мебели и техники, проследите, чтобы всем сотрудникам достались их компьютеры и личные вещи. После того, как расстановка мебели будет окончательно завершена, избавьтесь от упаковочных материалов, коробок и создайте в офисе максимально спокойную домашнюю обстановку. Чем быстрее забудется переезд, тем быстрее компания вернется в нормальный рабочий ритм.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль