Полезные программы для секретаря

19369
Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах, которые могут сделать работу секретаря еще более эффективной.

Полезные программы для секретаря

Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах для секретаря, которые могут сделать его работу еще более эффективной.

Секретарь – профессия ответственная. Ежедневно необходимо выполнить множество дел, провести несколько встреч и телефонных переговоров, не забыть поздравить делового партнера руководителя и сдать очередной пакет отчетов в соответствующие инстанции. Редко какой человек способен удержать все это в голове, ничего не забыть и не перепутать. Здесь нам на помощь придут программы-органайзеры. Какие из них самые популярные?

KS Organizer – бесплатное приложение, эта программа лишена каких-либо изысков, однако исполняет все основные функции электронных органайзеров. KS Organizer состоит из четырех основных разделов:

  • Задачи. Планировщик заданий, для каждого из которых можно указать дату начала и завершения, приоритет, настроить систему оповещения звуком или текстовым сообщением. Записи о выполненных заданиях хранятся в отдельных папках.
  • Адресная книга. Каждая запись может включать фамилию, имя и отчество, адрес и место работы, два номера телефона, факс, адреса e-mail и сайта. Все записи сортируются по алфавиту, причем пользователь может самостоятельно указывать, под какой буквой хранить данную запись.
  • Календарь хранит записи о ежегодных и одиночных событиях. Даты, соответствующие каким-либо событиям, выделяются в календаре цветом.
    Программа может напомнить о любом предстоящем событии с помощью звукового сигнала или текстового сообщения.
  • Заметки. Записная книжка для хранения текстовых фрагментов.

Другая не менее эффективная и полезная «примочка» для компьютера секретаря - Power Notes.

Вся прелесть этой программы в том, что она представляет собой электронный аналог стикеров, всем знакомых разноцветных липких "напоминательных" бумажек.

Созданная с помощью Power Notes запись выглядит именно как стикер, "приклеенный" к экрану монитора. При создании такой заметки указывается ее заголовок, определяется размер и цветовое оформление. Раскрашивая заметки в разный цвет, пользователь как бы группирует их по тематике.

В любой момент можно убрать все заметки с экрана или, наоборот, "вывесить" все записи, хранящиеся в базе данных программы. Пользователи Windows 2000/XP могут создавать полупрозрачные заметки. Это очень удобно: заметка не мешает работе с другими программами и становится видна, если на нее навести курсор мыши. Кроме того, Power Notes исполняет функции "напоминалки": при создании записи пользователь составляет расписание, по которому она будет появляться на экране, один раз или периодически. Более того, появление записи-стикера на экране может сопровождаться запуском любого количества внешних программ (с необходимыми параметрами) или открытием в браузере указанных пользователем веб-страниц. Например, показ записи о необходимости написать письмо может сопровождаться открытием программы для работы с электронной почтой.

Особо важным записям присваивается статус VIP. Появляясь на экране, такие заметки мигают и издают постоянный звуковой сигнал так, что их абсолютно невозможно не заметить или проигнорировать.

И, наконец, Power Phone Book - типичный представитель электронных записных книжек. Она позволяет хранить подробную информацию о человеке и его месте работы. Каждая запись может содержать такие данные:

  1. Фамилия, имя, отчество.
  2. Компания, ее организационно-правовая форма, род деятельности, подразделение, в котором человек работает, его должность. Для удобства заполнения информации предусмотрены справочники, из которых можно выбирать:
  • Должность.
  • Род деятельности.
  • Организационно-правовую форму предприятия.
Подробные домашний и рабочий адреса, в том числе страна проживания, индекс, телефонный код региона. Рабочие, домашние и мобильные телефоны, номер факса и пейджер. Кстати, в программу встроен модуль дозвона по телефонному номеру с помощью модема. Адреса e-mail, ICQ-мессенджера и адрес сайта, персонального или корпоративного. Причем, если дважды щелкнуть по любому из этих полей, то запустится соответствующая программа: почтовый клиент, браузер или мессенджер. День рождения, фотография и другая информация.

Вся сохраненная информация представлена в удобном виде в основном окне программы. При большом количестве записей найти нужную не составит проблемы: достаточно воспользоваться алфавитным указателем или системой поиска.

В эту полезную программу для секретаря встроен собственный планировщик заданий, который напомнит о событии за несколько минут или даже дней до его наступления.

В дополнение ко всему, Power Phone Book (так же как и Power Notes) умеет "расклеивать" по экрану монитора липкие заметки.

Особо стоит отметить тот факт, что программа поддерживает работу через локальную сеть, то есть, с одной базой данных могут работать несколько человек одновременно. При соответствующих настройках можно обеспечить доступ к базе данных через Интернет, из любой точки мира. Согласитесь, это очень удобно - с освоением таких программ можно забыть о ворохе бумажек на столе и поиске телефона нужного человека в рукописном блокноте.

Успешной вам и эффективной работы!

Автор: Миролюбова Ника

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

О многих полезных программах для секретаря читайте на страницах журнала.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль