Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Программа Делопроизводство

  • 8 апреля 2019
  • 26173

Узнайте о преимуществах ПО в работе секретарей и офис-менеджеров, какую программу «Делопроизводство» выбрать. Для вашего удобства — обзор 7 разработок.

Скачайте полезные документы по теме:

Разновидности программ для делопроизводства и документооборота

Программа по делопроизводству и документообороту облегчает и ускоряет работу, хранение бумаг, избавляет от многих рутинных задач. С помощью нее можно систематизировать бумаги, привести их к единому стандарту и сократить число ошибок, которые приводят к наложению штрафов при проверках или проблемам с партнерами организации, начальством. 

Выбирайте программы для делопроизводства и документооборота, которые помогут:

  • в целом автоматизировать делопроизводство;
  • управлять поручениями;
  • создавать, отправлять, просматривать заявки в IT;
  • управлять совещаниями;
  • создать электронный архив;
  • автоматизировать хранение и распознавание документов;
  • автоматизировать закупки. 

Справка: производители ПО выпускают продукты для создания и развития интранета, например, для сбора сообщений или идей в одном ящике.

Перед тем как выбрать программное обеспечение делопроизводства и документооборота, обсудите с начальством возможность его установки на ПК, бюджет и другие вопросы. Процесс внедрения некоторого ПО требует привлечения программистов, так как нужно соблюдать ряд требований. Когда согласуете детали, начинайте поиск подходящих программ.

Топ-7 лучших программ делопроизводства

№1 «Регистрация документов организации»

Бесплатная программа для делопроизводства создана для учета исходящей и входящей корреспонденции, внутренних бумаг организации. Приложение напоминает о сроках сдачи документов, поэтому позволяет избежать проблем с руководством, клиентами, поставщиками и т.д. С помощью него вы наладите движение бумаг, создадите нужные отчеты.

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

После сортировки файлов документы перемещаются в журнал, что облегчает процесс поиска. При необходимости вы сможете распечатать файлы в доступных форматах, например, Word/Writer, Excel/Calc, а также продолжить работать с ними в этих приложениях. 

10 преимуществ программы делопроизводства «Регистрация документов»:

  1. Каждый документ наглядно представлен в виде карточки.
  2. Возможность изменения файла.
  3. Создание бумаг по шаблонам.
  4. Ограниченный доступ.
  5. Загрузка файлов в программу через приложения (Word, Excel).
  6. Несколько уровней доступа: для просмотра, пользовательский и административный.
  7. Функция просмотра только своих файлов.
  8. Возможность информирования коллег с помощью отправки сообщений через программу.
  9. Быстрый анализ документов.
  10. Поиск по папкам. 

Опытные специалисты, хорошо владеющие ПК, не испытывают сложностей в работе. При этом практика показывает, что сбои возникают крайне редко, а потеря важных файлов практически исключена. Правильно настроив доступ, вы сможете соблюдать правила документооборота, утвержденные в организации, избежать попадания бумаг в руки тех, для кого они не предназначались.

Чтобы систематизировать формы документов, избежать путаницы, привести все бумаги к единому стандарту, попросите руководителя заняться этим вопросом. После того как будет издан приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации, приступайте к работе с программой. 

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

Скачать документ в начале статьи >>> 

№2. Программа для делопроизводства FossLook

FossLook позволяет сотрудникам работать с общими папками, которые хранятся в единой базе, согласовывать документы, контролировать работу с ними, печатать шаблоны. В программе вы сможете создавать бизнес-приложения для обслуживания рабочих процессов.

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

12 преимуществ FossLook:

  1. Собственный почтовый сервер.
  2. Внутренняя защита.
  3. Поддержка древообразной структуры компании.
  4. Распределение прав доступа.
  5. Поиск документов по содержимому.
  6. Создание маршрутов движения файлов между пользователями.
  7. Подготовка шаблонов для печати документов.
  8. Настройка вариантов отображения файлов для хранения.
  9. Поддержка большинства провайдеров электронно-цифровой подписи.
  10. Ведение статистики и истории работы в программе.
  11. Поддержка баз данных MS SQL, Oracle, SQL Express, MySQL и т.д.
  12. Интеграция с Microsoft Active Directory. 

Если вас заинтересовала программа «Делопроизводство и документооборот», скачать бесплатно ее вы можете в интернете на официальном сайте разработчика. С установкой FossLook и работой с ПО справится рядовой пользователь ПК. 

№3. Система электронного документооборота FossDoc

Система предназначена для обмена документами между работниками организаций любого типа. Программу используют не только частные, но и государственные организации, так как она отличается надежностью и стабильной работой. Наличие электронного архива, возможность обработки обращений граждан делает ПО незаменимым. Вы можете перенастроить систему с учетом специфики компании.

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

12 преимуществ FossDoc:

  1. Удобство доступа к файлам.
  2. Встроенная система контроля исполнения поручений.
  3. Гибкий механизм согласования проектов.
  4. Не конфликтует с другим офисным программным обеспечением.
  5. Разграничение полномочий, контроль доступа к документам.
  6. Поиск любой сложности.
  7. Доступ к базам данных через web-интерфейс.
  8. Фиксируется история изменения файлов.
  9. Механизм мгновенных оповещений.
  10. Конструктор типов документов.
  11. Полноценный почтовый сервер.
  12. Поддержка SQL Express, СУБД MSSQL, Oracle и MySQL. 

После обновления программы делопроизводства функции стали более совершенными. Доработка системы не повлияла на стоимость — вы можете скачать и установить ПО абсолютно бесплатно. С использованием FossDoc не возникает проблем даже у начинающих сотрудников, имеющих только базовые навыки работы на ПК. 

№4. АС «Учет договоров»

Программа незаменима для работы ПЭО-сотрудников, бухгалтеров, юридических консультантов, технических и финансовых директоров и т.д. Она облегчает и ускоряет процесс заключения договоров, отслеживание сроков исполнения договоров, их расторжения. В приложении можно вести реестр соглашений, заключенных между организацией и посредником. ПО облегчит задачи сотрудников, которые вынуждены перебирать кипы бумаг и просматривать договоры.

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

5 преимуществ АС «Учет договоров»:

  1. Возможность сортировки договоров.
  2. Функции отслеживания сроков исполнения, просрочки.
  3. ПО рассчитывает сумму неустойки.
  4. Встроенная функция учета валют.
  5. Автоматическое формирование отчетов. 

АС «Учет договоров» — платная программа делопроизводства. Несмотря на это, с помощью нее можно избежать незапланированных расходов, которые превышают стоимость использования ПО и его обслуживания. Система оптимально подойдет средним и крупным компаниям, в которых много договоров. 

№5. Система eDocLib

eDocLib — корпоративный сервер для хранения данных, их систематизации. Внутри него возможно общение между работниками и клиентами. Web-система eDocLib помогает создавать, хранить, классифицировать, искать информацию, загружать справочники, файлы в любом формате. Она подходит для разветвленных структур благодаря внедрению современных web-технологий.

Программа «Делопроизводство»: топ-7 лучших помощников секретаря

eDocLib — универсальная система, понятная не только программистам, но и обычным пользователям. Вы можете настраивать ее по своему усмотрению, если разбираетесь в особенностях программирования, или использовать без дополнительных надстроек.  Благодаря защите, исключается утеря данных, автоматическое размножение копий документов и т.д.

Эксперты журнала «Справочник Секретаря» рассказали о 8 ошибках, которые допускают в электронной переписке 90% ваших коллег  

№6. Business Notes

Программа делопроизводства Business Notes — продуманное коробочное решение для работы с документами, контрагентами организации, которое можно развернуть на существующем вэб-портале, а также рабочем месте специалиста. При создании ПО использовались прогрессивные технологии. Разработчики преследовали одну цель — сделать удобное приложение, в котором нет лишних и непонятных функций. 

3 преимущества Business Notes:

  1. Бесплатный базовый пакет.
  2. Простая, быстрая установка и настройка.
  3. Универсальность, возможность использования организациями из разных отраслей. 

Вы не сможете установить программу на персональные компьютеры, если они не соответствуют требованиям: процессор Pentium III и выше, от 40 MB пространства на диске, минимум 128 MB ОЗУ, система Windows 2000/2003/XP/Vista или более современная. Не во всех браузерах приложение работает корректно, поэтому может потребоваться обновление или установка нового. 

№7. Программа делопроизводства «На подпись!»

Если вас постоянно просят присылать документы по электронной почте или факсу, которые нужно подготовить в течение нескольких минут, эта программа облегчит задачу. Вам не потребуются специальные навыки и знания, чтобы создать файл с учетом правил, распечатать его. 

2 главных преимущества ПО:

  1. Программа автоматически определяет тип документа, ставит нужные печати и подписи.
  2. Отправка документа по факсу без предварительной распечатки. 

«На подпись!» — одна из лучших бесплатных программ, установка которой занимает буквально несколько минут. Вам больше не придется бросать текущие дела, чтобы подготовить срочные документы, о которых ранее молчало руководство или коллеги. 

Итог:

Если вы ранее не использовали программы для делопроизводства и документооборота, бесплатно установите любую систему, чтобы оценить ее преимущества и недостатки. Учитывайте, что сложное ПО может быть непонятно другим пользователям, поэтому они не смогут работать с ним. Выбирайте легкие и простые программы, которые подойдут для решения конкретных задач.

logo
×
Не ищите этот документ в Яндексе и Гугле!

Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта. Скорее регистрируйтесь, чтобы скачать документ и получить доступ к образцам, за которые не стыдно перед руководителем. Это бесплатно и займет одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.