“Каждая новая работа – это в первую очередь развитие, новый опыт, даже несмотря на то, что функции порой похожи”

3340
Героиня нашего интервью начала карьеру с работы на кафедре в Южно-Уральском государственном университете. Потом она работала секретарем, документоведом, офис-менеджером, помощником руководителя, менеджером систем менеджмента качества… Она рано начала преподавать делопроизводственные дисциплины в университете. Вот что говорит Юлия о себе и своей карьере: “Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом - хорошую работу”. Предлагаем вам интервью с Юлией об этапах ее стремительного и очень интересного жизненного пути.

“Каждая новая работа – это в первую очередь развитие, новый опыт, даже несмотря на то, что функции порой похожи”

Героиня нашего интервью начала карьеру с работы на кафедре в Южно-Уральском государственном университете. Потом она работала секретарем, документоведом, офис-менеджером, помощником руководителя, менеджером систем менеджмента качества… Она рано начала преподавать делопроизводственные дисциплины в университете. Вот что говорит Юлия о себе и своей карьере: “Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом - хорошую работу”. Предлагаем вам интервью с Юлией об этапах ее стремительного и очень интересного жизненного пути..

© Юлия АНИСИМОВА,
руководитель службы
референта ООО “Уралбройлер”

Юлия, с какой должности Вы начинали свою карьеру?

Моя карьера началась с должности учебного мастера в Южно-Уральском государственном университете (ЮУрГУ). В то время я училась на 2-м курсе этого университета по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления”. Как и любой студент, я нуждалась в дополнительном заработке, а работа на кафедре в должности учебного мастера давала много преимуществ:

стаж работы, небольшой заработок, свободный доступ к компьютеру, Интернету, принтеру, копировальному аппарату, индивидуальный график работы, что немаловажно для студента, и главное – знакомство со многими преподавателями как с коллегами.

За время работы я научилась дисциплинированности. Научилась планировать свое время и свою деятельность. Научилась правильно общаться, находить компромиссы и с терпимостью относиться к другим людям – ведь все мы разные.

Как дальше складывалась Ваша карьера?

На 5-м курсе мне предложили работу секретаря в Институте открытого и дистанционного образования Южно-Уральского государственного университета.

Работа в должности секретаря, в отличие от должности учебного мастера, предполагала работу с документами, и мне это подходило как нельзя лучше, так как в то время я училась на 5-м курсе по специальности “Документоведение и ДОУ”, мне были важны практические навыки. Я считаю, что освоение профессии секретаря мне давалось очень легко. Еще со школы я любила работать с документами, и за время учебы в школе успела закончить курсы секретарей-референтов. На мой взгляд, самое сложное в нашей профессии – это найти индивидуальный подход как к своему руководителю, так и к коллективу. Именно в этом мне помогли те навыки, которые я получила, работая учебным мастером, ведь моя работа на кафедре предполагала постоянное общение со студентами и преподавателями. Кстати, со многими из них мне предстояло общаться по работе и в новой должности.

После того как я получила диплом, меня перевели на должность документоведа. Параллельно я стала преподавать – вела практические занятия по компьютерным технологиям, преподавала в учебном центре курсы “Основы ПК и делопроизводство”.

Почему Вы решили преподавать? Откуда Вы так хорошо знаете компьютерные технологии?

В рамках изучения специальности “Документоведение” у нас было очень много курсов по работе с компьютером. Можно даже сказать, что половину всех занятий мы проводили в компьютерном классе. Нас обучали работе и в стандартных офисных программах (Word, Excel, Power Point), и основам программирования (Visual Basic), и программам для построения бизнес-моделей (BPWin, ERWin). А мой диплом был посвящен вопросу построения бизнес-модели Института открытого и дистанционного образования Южно- Уральского государственного университета. Поэтому преподавание курса “Основы ПК и делопроизводство” для меня не составило труда. В должности документоведа я проработала полтора года, а в 2006 году меня пригласили на работу офис-менеджером в крупный развлекательный комплекс города Челябинска.

Почему Вы так быстро перешли на новую работу?

Вообще я без труда меняю работу. Каждая новая работа – это в первую очередь развитие, новый опыт, даже несмотря на то, что функции порой похожи.

Когда я работала в институте, у нас был небольшой штат сотрудников – порядка 10 человек (не считая преподавателей), и в основном женский коллектив. На новой работе я стала единственным помощником для 7 директоров (мужчин). Конечно, сначала меня это немного испугало. Но прошло около двух недель, и я привыкла к новому ритму работы и в новом коллективе уже чувствовала себя просто замечательно. Основная моя задача заключалась в поддержании работы в офисе: обеспечение канцелярией и продуктами питания, организация делопроизводства, а также совещаний и командировок. Кроме этого приходилось исполнять личные просьбы генерального директора.

А что Вам показалось самым сложным?

В мои задачи входила подготовка и протоколирование огромного количества совещаний строительных служб. Поначалу для меня это было очень сложно. Я абсолютно не разбиралась в чертежных документах и строительных формулировках. Приходилось после совещания подходить к прорабам и просить заново мне объяснить отдельные вопросы, чтобы я могла верно написать протокол. Я очень благодарна тому коллективу за то, что все с пониманием отнеслись к моей “строительной неграмотности” и никогда не отказывали в помощи. Спустя месяц я уже сама разбиралась в чертежах и формулировках.

Через несколько месяцев наше предприятие начало строительство нового развлекательного комплекса в городе Уфе. Соответственно, мне пришлось параллельно заниматься организацией и контролем работы в новом офисе.

В первую очередь необходимо было найти подходящую кандидатуру на должность офис- менеджера. Для этого меня направили в командировку в город Уфу. Требованием руководства к кандидату было не только знание своего дела, но и приятная внешность. В результате я нашла очень красивую и умную девушку.

Далее нам необходимо было наладить коммуникацию между офисом в Челябинске и офисом в Уфе. Во-первых, требовалось, чтобы делопроизводство в новом офисе велось так же, как в головном офисе. Так как Уфа находится довольно далеко от Челябинска и я не могла часто туда ездить, приходилось много общаться по телефону, по электронной почте и ICQ. Первое время документы, созданные в уфимском офисе, направлялись мне для проверки и корректировки и только после этого подписывались и регистрировались.

Во-вторых, руководители очень часто ездили в Уфу в командировки, и чтобы они не испытывали дискомфорта в процессе работы, необходимо было наладить работу в уфимском офисе подобно тому, как она была организована в головном, челябинском. Вместе с офис- менеджером челябинского подразделения мы согласовывали все организационные вопросы, составляли общий регламент проведения работ:

ответы на телефонные звонки, регистрация документов, организация совещаний и подготовка протоколов, рассылка документов, контроль исполнения поручений и т. п.

Работы было много, темп бешеный. Нужно было и с основными делами в головном офисе справляться. Но это был очень хороший опыт для меня.

А уже через полгода мне предложили должность помощника генерального директора в этой компании. Параллельно я перешла на должность преподавателя на кафедру русского языка и литературы ЮУрГУ. До настоящего времени я преподаю в ЮУрГУ. Читаю следующие дисциплины:

“Архивное дело”, “Технология работы с документами”, “Документационная лингвистика”, “Документационное обеспечение управления”, “Организация труда секретаря- референта”, “Технологии информационно- психологической безопасности”, “Менеджмент и маркетинг”, “Современные компьютерные программы в управлении”. Являюсь автором методического пособия “Документационное обеспечение управления” (для специальности “Филологическое обеспечение управления”). Но Вы решили уйти с должности помощника генерального директора. Как дальше развивалась Ваша карьера?

В 2008 г. меня пригласили на должность менеджера систем менеджмента качества (СМК) на Челябинский механический завод. Работа для меня была новой, интересной, поэтому я с радостью приступила к ней.

Работа в качестве менеджера СМК дала мне абсолютно новые знания.

Я разрабатывала стандарты, участвовала во внутренних аудитах, организовывала совещания по качеству (и участвовала в них) у генерального директора, участвовала в семинарах и тренингах, посвященных внедрению системы менеджмента качества (СМК). Приходилось очень много общаться с сотрудниками – как с простыми рабочими в цехах, так и с руководителями структурных подразделений.

В конце 2008 г. наш завод благополучно прошел сертификацию и получил сертификат качества по ГОСТ Р ИСО 9000.

Система менеджмента качества и система Lean production (бережливое производство) сами по себе очень интересные концепции, позволяющие руководству предприятия (вне зависимости от сферы деятельности и размера) разобраться в действующей структуре управления и улучшить ее.

Когда предприятие находится на стадии разработки системы, это как творчество. Конечно, есть люди, которым проще прийти на уже разработанную и действующую систему, но это не для меня. Мне нравится разрабатывать новое. А работа по внедрению СМК заключается в первую очередь в разработке и внедрении новых документов, которые в будущем улучшат деятельность компании в целом. Однако одной мне здесь было не справиться. Понадобилась квалифицированная помощь специалистов.

Например, при разработке стандарта “Проектирование и изготовление техоснастки и инструмента” была необходима помощь технолога.

За время моей работы на Челябинском механическом заводе было разработано более 45 стандартов предприятия. В разработке стандартов по процедурам – например, стандартов, относящихся к отделу главного технолога, отделу главного конструктора – принимали участие сотрудники соответствующих служб.

Моей задачей была проверка правильности оформления стандартов, проверка правильности написания алгоритмов в стандарте и взаимосвязь стандартов между собой.

Самое сложное в стандарте – это разработать алгоритм работы. Многие сотрудники, годами работая с одной процедурой, только при документальном оформлении регламента работы с этой процедурой понимают, что некоторые их действия были нелогичными, ненужными, или, наоборот, понимают, чего именно им не хватало для более эффективного исполнения своих обязанностей.

В первые же дни моей работы на заводе передо мной поставили задачу – разработать Руководство по качеству. Кто знаком с системой менеджмента качества, знает, что это основной документ СМК. В то время я только знакомилась с системой как таковой, и мне было совсем не понятно, чего от меня хотят и как это сделать. Но благодаря опыту сотрудников консультирующей фирмы я быстро разобралась с поставленной задачей, и Руководство по качеству было разработано в срок.

Еще одним стандартом, который должен был быть разработан до начала разработки всех других стандартов, являлось Управление стандартами предприятия. Этот стандарт содержит все правила, по которым должны разрабатываться стандарты нашего предприятия, в том числе и способ написания алгоритма процесса (процедуры).

Надо сказать, что стандарты по своему объему – это достаточно большие документы. Самый маленький из стандартов – это 5 листов. Самый большой документ – Руководство по качеству – на 47 листах. Сами понимаете, какой объем работы за этим стоит.

Какие еще функции вы выполняли на заводе?

Кроме основной работы я выполняла обязанности руководителя производственного направления в Совете молодых специалистов.

Совет был создан активной молодежью завода, чтобы улучшить отношения в коллективе, сплотить молодежь предприятия и создать благоприятную атмосферу для рождения новых идей.

Совет молодых специалистов – это официально действующая структура на заводе, он создан для организации мероприятий, направленных на привлечение и закрепление на предприятии молодых специалистов. Совет непо- средственно подчиняется службе директора по персоналу. Руководит Советом председатель. У Совета есть свой бюджет, который составляется на год и утверждается генеральным директором. Ежегодно составляется план работы Совета с разбивкой по направлениям (секторам). У каждого направления есть руководитель, который избирается из молодежи завода. Всего в Совете 5 направлений:

информационный сектор (сайт, радиовещание, газета, стенды), социологический сектор, производственный сектор, культурно-массовый сектор, спортивно-оздоровительный сектор.

Я руководила производственным сектором. В рамках работы моего сектора мы организовывали конкурсы.

Например, одним из конкурсов был конкурс на “Лучшее рабочее место”. В каждом цеху выделялись конкурсанты (рабочие). Комиссия, в состав которой входили как члены Совета, так и руководство завода (директор по качеству, директор по производству и др.), осуществляла внеплановые проверки рабочих мест конкурсантов. Оценивались такие параметры, как чистота рабочего места, минимально необходимый набор инструментов, наличие технических процессов и чертежей и т. д. Каждый член комиссии ставил свою оценку конкурсанту по каждому параметру. В итоге оценки были сведены и объявлены победители (1, 2 и 3 место). Победители получили денежные призы и занесение благодарственной записи в трудовую книжку.

На этой работе мне даже Снегурочкой довелось побывать, ездили мы с Дедом Морозом после работы и поздравляли детишек наших сотрудников с Новым годом.

И все же Вы решили поменять работу?

В 2009 г. меня пригласили на должность руководителя службы референта в торговый дом “Уралбройлер”, где я и работаю по настоящее время. В нашей компании работает более 300 человек. Мы являемся структурным подразделением агрохолдинга “Уралбройлер” (птицефабрика, свинокомплекс). К сожалению, в настоящее время в структуре службы референта я одна. Кризис отразился на всех предприятиях нашей страны. В это время в нашей компании упразднили некоторые должности, в том числе и должности из службы референта. Но я надеюсь, что в ближайшем будущем мне возьмут помощника.

В мои обязанности входит документооборот компании, организация командировок, прием телефонных звонков и консультирование клиентов (наша компания занимается торговой деятельностью), работа с договорами.

У нас в компании заключается очень много договоров на поставку продукции. В мои обязанности входят следующие функции:
1. Процедура согласования (менеджер приносит договор, я предварительно просматриваю его на наличие всех документов и передаю на согласование должностным лицам).
2. Ведение журнала движения договоров (кто и когда получил и когда вернул договор с согласования).
3. Проставление отметки о подписании договоров и передача договора для внесения в базу данных (первоначально я сама вносила договор в базу 1С, но сейчас эту функцию выполняет оператор).
4. Проставление в договорах печати (один экземпляр отдаю ответственному сотруднику для передачи клиенту, второй передаю в юридический отдел для хранения).

Также я занимаюсь организацией подписки на периодические издания, работаю с корреспонденцией, выполняю личные поручения руководства.

Работы много, расслабляться на рабочем месте не приходится. Но это мой темп жизни, мне это нравится.

С какими трудностями Вам приходилось сталкиваться, и как Вы их разрешили?

Наверное, основной сложностью в любой работе является изменение устоявшихся норм работы предприятия и внедрение новшеств. Порой необходимо затрачивать много времени, чтобы переубедить сотрудников и объяснить им, что после внедрения новых решений будет удобнее работать, а главное, произойдет снижение как материальных, так и трудовых затрат. При общении с коллегами необходимо показать знание вопроса, уверенность в своих решениях, и конечно, очень важно обаяние!

Какие качества характера помогали Вам совершенствоваться и расти?

Я думаю, что это трудолюбие, активная жизненная позиция, аккуратность, умение работать с людьми и умение планировать свое рабочее время.

Кроме первого высшего образования, которое Вы получили в родном университете, какое еще образование Вы получили и какое хотели бы получить?

Родной Южно-Уральский государственный университет по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” я окончила в 2005 г. А уже в 2006 г. я прошла обучение на краткосрочных курсах “Методика дистанционного образования” при Институте открытого и дистанционного образования Южно-Уральского государственного университета. Кроме этого за последние годы я посетила более 5 семинаров и тренингов по системам менеджмента качества, Lean Production, методам продаж и т. д. Я считаю, что постоянное повышение квалификации необходимо в работе и для личного развития. Мечтаю о втором высшем образовании, но это как финансы будут позволять. Я бы хотела получить специальность “Экономист”. Думаю, что методы решения многих задач, применяемые в экономике, можно использовать и в моей работе.

Например, даже в таком деле, как расчет численности персонала отдела делопроизводства. Какими Вы видите перспективы своего карьерного роста? В каких направлениях Вы планируете развиваться?

Мне нравится работа, связанная с внедрением новых проектов, – такой работой для меня была разработка системы менеджмента качества на заводе и организация открытия нового подразделения в развлекательном комплексе. Я думаю, что в такой стабильной и развивающейся компании, как наша, у меня еще будут возможности поработать над новыми проектами.

Что Вы можете сказать о плюсах и минусах своего карьерного пути?

Моя карьера началась в должности учебного мастера. Сейчас я руководитель службы референта, преподаватель кафедры. Вообще, я позитивный человек. Я не вижу в своем карьерном пути минусов. Мы сами себе строим свой путь. Все, что делается, все к лучшему. Мы учимся на своих ошибках. Я благодарна своим бывшим руководителям за то, что позволили мне стать таким специалистом, каким я являюсь сейчас.

Каков, с Вашей точки зрения, главный секрет успеха? Ваши способы решения проблем, борьбы с рутиной и неприятностями.

Если кто-то знаком с системой 5S, с системой тайм-менеджмента, наверное, поймет меня. Когда вы умеете планировать свою работу, когда у вас в порядке все документы, все вещи – это главное решение всех проблем. Иногда наваливается столько работы, что, кажется, не хватит времени даже выпить глоток воды. Необходимо остановиться. Сделать 5-минутный перерыв. Потом разобрать все документы. Отсортировать все дела. И тогда все получится!

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом – хорошую работу.

Какие варианты развития карьеры возможны?

Лично я бы хотела работать в крупной развивающейся компании, в которой есть множество филиалов по России и за границей.

Если же рассматривать иерархию сотрудников отдела документационного обеспечения, то, по-моему, можно выделить следующие должности (каждая последующая должность – это новый уровень): оператор на телефоне, секретарь приемной, офис-менеджер, помощник руководителя, руководитель службы ДОУ.

Что для Вас важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

В общении очень важно уметь слушать собеседника. Быть улыбчивой и обаятельной с любым человеком (нравится он тебе или нет). Нужно, чтобы человек захотел к тебе прийти, поговорить с тобой, рассказать о себе (плохое это будет или хорошее).

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Женщина должна быть независимой, тем не менее всегда оставаясь женщиной.

Что бы Вы хотели пожелать, посоветовать своим коллегам?

Стремитесь к развитию!

Штрихи к портрету

Что Вы читаете: женские и деловые журналы, газеты, книги. Какие?

Читаю журналы – “Справочник секретаря и офис-менеджера”, “Справочник кадровика” и др. Из литературы – читаю все жанры, кроме фэнтэзи.

Какие фильмы Вы смотрите?

Люблю драму (в особенности российскую драму), мелодраму, комедию.

Ваши кулинарные предпочтения.

В еде неприхотлива. Люблю готовить. Очень люблю блинчики и мучные изделия.

Как и во что Вы предпочитаете одеваться? (одежда, обувь, аксессуары).

Стараюсь придерживаться классического стиля, но по выходным очень удобно в спортивном стиле. Обязательно использую аксессуары, ведь ими можно украсить любую одежду.

Занимаетесь ли Вы спортом?

Да, обязательно. Как минимум 2 раза в неделю посещаю спортзал. Летом – обязательно вечерняя пробежка. Это отличное расслабление после трудового дня.

С Юлией Анисимовой беседовала
Любовь Трошина,
редактор по работе с авторами
журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль