text
Секретариат

"Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации"

  • 10 апреля 2011
  • 8178

Неспроста именно эта фраза героини нашего сегодняшнего интервью вынесена в заголовок. Прежде чем стать секретарем-референтом первых лиц ООО “Газпром трансгаз Сургут”, Наталья Волкова два года “бегала” из приемной в приемную, работая секретарем на подмене, заменяя отсутствующих по разным причинам секретарей. А это значит – постоянная смена департаментов и руководства, постоянная смена стиля работы и тактики поведения. Если бы не дар чувствовать нюансы ситуации и нюансы в отношениях с людьми, возможно, карьерный путь Натальи не имел бы такого успешного продолжения.

Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации

Неспроста именно эта фраза героини нашего сегодняшнего интервью вынесена в заголовок. Прежде чем стать секретарем-референтом первых лиц ООО “Газпром трансгаз Сургут”, Наталья Волкова два года “бегала” из приемной в приемную, работая секретарем на подмене, заменяя отсутствующих по разным причинам секретарей. А это значит – постоянная смена департаментов и руководства, постоянная смена стиля работы и тактики поведения. Если бы не дар чувствовать нюансы ситуации и нюансы в отношениях с людьми, возможно, карьерный путь Натальи не имел бы такого успешного продолжения.

© Наталья ВОЛКОВА,

секретарь-референт

генерального директора и главного инженера

ООО “Газпром трансгаз Сургут”

Наталья, расскажите, как Вы начали работать секретарем?

Я училась на втором курсе Сургутского института нефти и газа (это филиал Тюменского государственного нефтегазового университета (ТГНУ)), когда мне предложили временно, на период декретного отпуска сотрудницы, поработать секретарем главного врача в поликлинике. Я, не раздумывая, согласилась. Что интересно, ни мое первое (инженер-механик), ни второе (экономист) высшее образование никакого отношения к профессии секретаря не имеют. Но я сразу поняла – я влюбилась в эту профессию. Понравилось буквально все: и возможность постоянного общения, и работа с документами, и даже нескончаемые телефонные звонки, но главное – это то, что есть возможность постоянно совершенствоваться, меняться, учиться чему-то новому.

Трудно было осваивать профессию?

Читайте также:

Управление взаимоотношениями с коллегами: как правильно выбрать модель взаимодействия

Как выбрать правильную модель поведения, чтобы получать удовольствие от общения с коллегами

Мне было двадцать лет, когда я пришла на должность секретаря. Начинала работать, что называется, с нуля, а училась всему и сразу. В этом была, наверное, основная трудность: ни опыта, ни навыков. Но, как у нас в коллективе говорят: «При методе “глубокого погружения” знания приобретаются быстрее». Спустя год я уже виртуозно печатала на машинке, знала наизусть все телефоны сотрудников, работала с оргтехникой, в общем – весь спектр прилагающихся услуг.

После выхода основного секретаря из декретного отпуска мне предложили работу секретаря-делопроизводителя в медицинской службе дочернего общества ОАО “Газпром”. Мой руководитель, главный врач поликлиники, предлагал остаться, но я мотивировала свой уход тем, что получаю техническое образование, а в “Газпроме” будет проще устроиться по специальности. Тогда я еще думала, что это старт для моей будущей карьеры инженера.

В настоящий момент Вы работаете секретарем-референтом в ООО “Газпром трансгаз Сургут” расскажите о своей работе для наших читателей.

Недолго проработав секретарем-делопроизводителем в медицинской службе, я узнала, что в аппарат управления требуется секретарь на подмену – то есть заменять отсутствующих секретарей (на тот момент их было десять) на период отпусков, больничных листов и т. д. Меня приняли на эту должность. Первые два года я так и работала секретарем на подмене, бегала из приемной в приемную, училась и набиралась опыта.

Сложно было постоянно настраиваться на другого человека. Когда ты работаешь с одним руководителем, ты уже автоматически осуществляешь ряд каких-то функциональных обязанностей, а у меня – каждый раз смена руководства. Все люди разные: у каждого свой темперамент, привычки, стиль работы, методы руководства и др. Но должна сказать, что практически все руководители проявляли тактичность и понимание, подсказывали, если что-то непонятно.

Этот опыт очень помог мне в дальнейшей работе, так как он дал возможность познакомиться с сотрудниками и узнать тонкости работы каждого департамента.

Через некоторое время я перешла работать в приемную заместителя генерального директора, а потом – генерального директора и главного инженера. Функционально работа в приемных похожа, но в приемной генерального директора масштабы другие и ответственность гораздо больше.

Сейчас в мои обязанности входит документационное обеспечение работы руководителей, организация командировок, входящие-исходящие звонки, прием посетителей, организация совещаний и переговоров. Вроде бы получился не очень большой список, но каждый секретарь знает, сколько подпунктов скрывается за этими несколькими пунктами.

Каково состояние дел в Вашем отделе в настоящее время? Как организован документооборот?

Основную часть работы с документами у нас осуществляет канцелярия. Инспектор канцелярии принимает все документы, поступающие в адрес предприятия, регистрирует их, передает на рассмотрение в соответствующий департамент. Если вопрос требует непосредственного рассмотрения генеральным директором, то документ поступает к нам в приемную. Я регистрирую документы, поступающие на имя генерального директора и главного инженера, но уже после общей регистрации канцелярии.

Это – внутренние служебные записки, приказы, распоряжения, акты, сметы, исходящие письма, заявления и многое другое.

В день проходят регистрацию от четырехсот до шестисот документов только в нашей приемной. На эту процедуру затрачивается львиная доля рабочего времени, которого и так никогда не хватает.

В процессе работы мы постоянно используем материалы корпоративного сайта и, в свою очередь, вносим предложения в отдел АСУ по его совершенствованию. Я думаю, что ни один современный секретарь не обходится в своей работе без Интернета и современных средств коммуникации. Я в этом не исключение.

Как Вы оцениваете перспективы развития Вашего отдела, организации документооборота в компании?

В настоящий момент ведется работа по внедрению на предприятии электронного документооборота. Сотрудники Управления информационных технологий и отдела АСУ работают над адаптацией программы для нашего предприятия. Наша законодательная и распорядительная системы устроены так, что мы не можем совсем отказаться от бумажных докладов, поэтому кажется, что с введением электронного документооборота вопросов и задач станет намного больше, чем ответов и решений. Поживем – увидим.

Ваши взаимоотношения на рабочем месте: начальство, коллеги, как удалось наладить контакты? Что важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

Одна из важнейших задач секретаря – умение быть хорошим посредником между руководителем и сотрудниками. Поэтому он, секретарь, должен прилагать максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений в коллективе. Я стараюсь быть вежливой и тактичной во взаимоотношениях с коллегами.

Вообще-то я не конфликтный человек, но очень импульсивный. Бывают ситуации, когда приходится “считать до десяти”, чтобы сохранить самообладание.

Я считаю, что терпение – одно из главных качеств, которым должен обладать хороший секретарь, так как посетители приходят разные, каждый со своим настроением, своими проблемами. Задача секретаря – не раздуть конфликт, а погасить его на стадии приемной, не доводя до руководства. Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации, что позволяет иногда не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.

Отношения с начальством можно охарактеризовать одной распространенной памяткой для подчиненных: “Пункт 1. Шеф всегда прав. Пункт 2. Если шеф не прав, смотри пункт 1”. Мне очень повезло, мои руководители – очень грамотные, мудрые, строгие, но справедливые, поэтому пункт 2 применять не приходится.

Я считаю, что должность секретаря существует для того, чтобы максимально облегчить работу руководителю, оградить его от ненужных проблем.

Так, процесс подготовки какого-то документа может быть сколько угодно долгим. Для меня важно, чтобы этот документ лег на стол руководителя в конечной редакции. Чтобы не руководитель читал и исправлял ошибки и неточности, а исполнители отработали всю цепочку на “пять с плюсом”.

Для руководителя важен результат. И я считаю, что ему абсолютно не нужно (насколько это возможно) знать, каким образом этот результат достигается.

Расскажите о нюансах делового этикета и этики на Вашем рабочем месте.

В любой приемной бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников. И здесь важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и даже интерьер офиса. Стараюсь всегда сама придерживаться этих правил и настаиваю на соблюдении их другими членами коллектива.

Считаю неприемлемыми для секретаря вызывающую одежду и кричащие аксессуары, неряшливость во внешнем виде, неумение сдерживать свое раздражение, проявление недоброжелательности к окружающим и бестактность.

Как Вы думаете, есть ли у профессии, которой Вы занимаетесь, будущее в XXI веке?

Работа секретаря стала более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам пришли творческие процессы в области управления документацией, участие в выработке управленческих решений, самостоятельное принятие решений в рамках своей компетенции. Уровень ответственности стремительно растет, требования к профессиональным знаниям со стороны руководителей становятся все жестче и шире. Я считаю, что в будущем сложность поставленных задач будет значительно выше и, соответственно, вес данной должности в компаниях будет больше. Высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда.

На Ваш взгляд, нынешним секретарям легче или труднее?

Я думаю, что нынешним секретарям интереснее. Если раньше от секретаря требовалось только умение быстро печатать и приносить чай-кофе, то сейчас важна многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания руководства. Сегодня многие секретари перешли в ранг личных помощников руководителя. Наша работа – это очень широкий спектр знаний и умений.

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Безусловно. У меня замечательная семья, и от своей работы я получаю огромное удовлетворение.

Приятно, возвращаясь из отпуска, слышать: “Ну наконец-то ты вышла!” . Значит, без тебя какой-то винтик крутился не так. Значит, твое присутствие на рабочем месте важно не только для тебя самой, а твое отсутствие замечают.

Говорят, абсолютно счастливый человек – это тот, кто утром с удовольствием идет на работу, а вечером с удовольствием возвращается домой. Если это так – то я абсолютно счастливый человек.

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Однозначно, карьера занимает огромное место в жизни большинства современных женщин. И я не исключение. Но очень бы хотелось больше времени уделять семье: мужу и дочери. К сожалению, при сегодняшнем ритме жизни это не всегда удается. Но я стараюсь каждую свободную минуту проводить с семьей.

У Вас есть планы на дальнейшее развитие?

Очень хочу выучить английский язык. Сейчас уговариваю мужа пойти учиться втроем: я, муж и дочь. У нас в городе есть такие курсы, где детки и родители занимаются в одно и то же время в разных группах. Надеюсь, в новом учебном году мы эту мечту осуществим.

В плане профессиональной деятельности хотелось бы чаще посещать семинары, тренинги по психологии делового общения, курсы повышения квалификации. В нашей профессии просто необходимо постоянное самосовершенствование.

Ваши пожелания нашим читателям.

Хотелось бы пожелать всем крепкого здоровья, карьерного роста, желания и возможностей что-то менять и меняться самим, успехов и благополучия. А создателям этого журнала – творческих успехов и вдохновения.

Что Вы читаете: женские и деловые журналы, газеты, книги.

Из женских журналов не читаю ничего. В последнее время стал очень раздражать весь этот “гламур”. В основном читаю новостные газеты и журналы, журналы по профессии. Из художественной литературы очень нравится Александра Маринина. Перечитала все из того, что она написала, и каждый раз с нетерпением жду выхода очередного романа. Недавно перечитала всего Владимира Кунина. От его “Иванова и Рабиновича” я просто в восторге. В последнее время заметила в себе потребность вернуться к школьной программе: произведениям Толстого, Островского, Шолохова. С возрастом совсем по-другому воспринимается то, что читала в юности.

Какие фильмы Вы смотрите?

Среди отечественных фильмов любимые – “Судьба” и “Любовь земная” Евгения Матвеева, из зарубежных – “Легенды осени” Эдварда Цвика, “Знакомьтесь, Джо Блэк” Мартина Бреста. Нравятся практически все работы Никиты Михалкова.

До дыр затерла диск с сериалом “Ликвидация”, перед Новым годом до колик хохотали всей семьей над “Сватами” и рыдали над “2012”.

Ваши кулинарные предпочтения?

Вообще-то я всеядна, но больше всего люблю нашу русскую кухню: пельмени, котлетки, жаркое в горшочках, каши, борщи – это все мое. Иногда приходится в чем-то себе отказывать, чтобы поддержать физическую форму, но за шашлык на ребрышках – все отдам.

Как и во что Вы предпочитаете одеваться – стиль, одежда, обувь, аксессуары?

Естественно, на работе – это официально-деловой стиль. Не очень люблю использовать аксессуары, хотя понимаю, что напрасно. Из обуви предпочитаю классические “лодочки” на шпильке. Дома же любимая одежда – спортивный костюм или джинсы со свитером.

Как и где Вы отдыхаете?

Последние семь лет каждое лето отдыхаем с мужем в Хорватии. Удивительная страна с древнейшей историей, великолепными памятниками архитектуры и чистейшим Адриатическим морем. Как только стало возможным путешествовать с дочкой, стали и ее брать с собой.

Чем увлекаетесь, как принято говорить – есть ли у Вас хобби?

Очень люблю рыбалку. К сожалению, в последнее время нечасто удается выбраться на реку или озеро. Но я надеюсь, в ближайшее время мы восполним этот пробел.

Год назад мы с мужем купили дачу. В последнее время она затмила собой все другие увлечения. Раньше думала, что если у меня будет дача, я ее всю заасфальтирую. Сейчас с огромным удовольствием сажаю всякие цветочки- ягодки и наслаждаюсь красотами природы.

Еще очень люблю стрелять. Муж мне даже персональный тир на даче оборудовал, купил пневматическое оружие, винтовку, и я частенько там упражняюсь.

Увлекаться стрельбой начала еще в детстве. Рядом с автобусной остановкой, где находилась моя музыкальная школа, был оборудован тир. Я либо до, либо после занятий в “музыкалке” частенько туда заглядывала. Великого музыканта, как и снайпера, из меня не вышло, но стрелять люблю до сих пор. Однажды был такой случай. Мы с мужем и дочерью выбрались в парк на прогулку. Вижу тир, беру винтовку, стреляю. Молодой человек, снимавший мою мишень, минуты три удивленно смотрел то на меня, то на мишень. Потом произнес: ”Девушка, вы на кого-то сильно разозлились?” . Мы с мужем долго смеялись.

С Натальей Волковой беседовала
независимый журналист Любовь Трошина

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.