Подводим итоги работы службы доу

440
Документом, подводящим итоги работы за год, является годовой отчет, в котором обязательно должны быть отражены главные направления и особенности деятельности службы ДОУ. Из каких частей состоит данный документ? Что такое качественный и количественный анализ документооборота? Отчет по итогам года может превратиться из формального документа в хороший инструмент управления материально-техническими и человеческими ресурсами службы ДОУ

Служба ДОУ, как и остальные структурные подразделения, в рамках выполнения своих основных функциональных обязанностей осуществляет деятельность по утвержденным планам, а также отчитывается о проделанной работе. Основной целью грамотного планирования является рациональное использование имеющихся трудовых и материально-технических ресурсов, предотвращение авральных ситуаций, связанных с неправильной организацией работы.

Подведение итогов на основании запланированных показателей должно способствовать выявлению основных тенденций развития Службы, а также просчетов в планировании работы.

Документом, подводящим итоги работы за год, является годовой отчет, в котором должны быть обязательно отражены главные направления и особенности деятельности службы ДОУ:

  1. Выполнение запланированных мероприятий в соответствии с функционалом Службы.
  2. Работа с персоналом Службы.
  3. Объем документооборота.

В отчете может быть представлена как текстовая часть, так и табличная. Образец оформления отчета представлен в приложении 1.

В отчете должна быть представлена информация о выполнении запланированных на год мероприятий, работе с персоналом Службы, приведен анализ количественных показателей, сделаны выводы.

Следует отметить, что провести анализ основных показателей и сделать выводы о работе Службы следует независимо от того, будет ли в итоге информация представлена на рассмотрение руководства или останется в ведении сотрудников службы.

Выполнение запланированных мероприятий

В первой части отчета следует отразить выполнение основных задач Службы в соответствии с ее функционалом. Эта часть отчета может строиться на базе годового плана работы, однако может дополняться не запланированными, но исполненными позициями. Структура отчета может строиться в соответствии с типовыми функциями Службы:

1.Технологические функции- регистрация документов по видам, копирование документов, проектирование бланков документов; подготовка дел к архивному хранению.
2.Методические функции - повышение квалификации работников Службы и лиц, ответственных за делопроизводство; проведение мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами; разработка номенклатуры дел, положения о Службе, других нормативных документов в области работы с документами.
3.Контрольные функции - проверка организации оперативного хранения документов в структурных подразделениях; контроль исполнения поручений по распорядительным документам.

Работа с персоналом

Во второй раздел по работе с персоналом Службы ДОУ должна быть включена информация о количественном и качественном составе работников. Существует прямая зависимость увеличения численности Службы ДОУ от изменения в объеме документооборота. Для подсчета объема численности делопроизводственной службы (Ч) используются несколько методик, одна из которых построена на учете объема документооборота (Д), общей численности работников организации (аппарата управления) (Р) и постоянного коэффициента уровня производительности труда работников Службы ДОУ (0,00016), рассчитанного опытным путем: Ч = 0,00016 х Д 0 98 х Р 01.

Например, изначальный объем документооборота - 4940, в таком случае службе ДОУ необходима 1 штатная единица: 0,00016 х Д 098 (4167,28) х х Р 01 (1,5) = 1,00. Увеличение же объема документов на 60% потребует увеличения штатной численности отдела также примерно на 60%: 0,00016 х х Д 098 (6671,59) х Р 01 (1,5) = 1,6.

Отдельно в отчете должны быть отражены вопросы управления персоналом, решенные в отчетном году в Службе: структура подразделения и расстановка работников, внутренние перемещения работников; источники пополнения персонала; вопросы адаптации вновь принятых работников; организация повышения квалификации работников.

Объем документооборота

В третьей части отчета важно представить информацию об объеме документооборота и проанализировать основные показатели. Данный раздел можно выстроить по следующей схеме:
1. Представить информацию о количественных показателях деятельности службы в виде справки об объеме документооборота или отдельных таблиц.
2. Проанализировать причины изменения показателей в сравнении с подобным периодом прошлого года или динамику за отчетный период.
3. Сделать выводы о причинах изменения показателей и представить предложения по оптимизации работы подразделения.

Ежегодно в делопроизводственной службе должен подсчитываться объем документооборота, т. е. количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом в данный показатель должны включаться все входящие, исходящие и внутренние документы, а также копии данных документов, изготовленные средствами копировально-множительной техники. Подсчет этого показателя следует вести на основе данных учета документов при их регистрации. Помимо сведений об объеме документооборота, подсчитанных традиционно, в отчете могут быть представлены дополнительные сведения, которые также должны учитываться как при определении штатной численности службы, так и при планировании ее работы.

Сведения об объеме обрабатываемой документации можно представить с разбивкой на блоки по функциям делопроизводственной службы.

Так, в первом блоке регистрации документов представляется информация об их общем количестве с дополнительной разбивкой по видам: письма, служебные записки, приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, обращения граждан и т. д.

Дополнительно в этом разделе может найти отражение показатель количества сформированных дел, подготовленных к дальнейшему хранению, который будет включен в итоговую номенклатуру дел Службы. Не стоит забывать, что в номенклатуре дел данный показатель также будет указан для каждого заголовка дела, а сводная информация будет представлена в итоговой записи.

В блоке экспедиционной обработки документов должны быть представлены сведения по таким позициям, как количество отправлений через Почту России, курьерские экспресс-службы, количество поездок курьеров организации и т. д.

Особо следует отразить объем нерегистрируемых документов, которые проходят обработку в делопроизводственной службе (как входящие, так и исходящие).

В контрольном блоке следует представить информацию о количество: выданных поручений по видам документов (протоколы, решения, казы), которые были поставлены на контроль, а также были исполнены вовремя или с нарушением срока.

В этом же блоке следует отразить информацию об иных контрольных показателях, например о соблюдении сроков согласования распорядительных и организационных документов, договоров и т. д.

Информация о количестве документов или выполняемых работах будет более показательной, если ее представить в сравнении с аналогичным периодом прошлого года. Чтобы проследить динамику изменений, данный показатель следует представить с разбивкой по более коротким периодам (месяц, квартал и т. д.) (приложение 2).

Качественный анализ

После представления количественных показателей очень важно провести их анализ по отношению к качественным значениям.

Например, во многих организациях, работающих с обращениями граждан и юридических лиц, по окончании года составляются аналитические записки, в которых помимо общего количества обращений анализируется их содержание и другие значения. Неправомерные действия определенных должностных лиц, плохое качество продукции или обслуживания, нерешенность поставленных вопросов; географическая принадлежность нарушения, если организация имеет территориальные отделения; авторы обращений с разделением на пол, возраст, социальную и иные группы. Каждая организация самостоятельно выбирает показатели для изучения и обобщения, с учетом специфики своей деятельности.

По такому же принципу можно проанализировать и другие виды документации. Изучаемыми показателями могут стать адресаты или корреспонденты, как внешние, так и внутренние; исполнители документов (структурные подразделения или должностные лица); виды документов, например однотипные письма-запросы; тематика запросов и т. д.

Например, проведенный анализ покажет, что увеличилось количество обращений физических лиц с жалобами на работу определенного структурного подразделения или должностного лица. Или же будет выявлено снижение количества почтовых отправлений в адрес филиалов либо иных удаленных структурных подразделений. Показательной будет информация о количестве документов, обрабатываемых или создаваемых определенным структурным подразделением или должностным лицом (приложение 3).

При анализе контрольного блока следует обратить особое внимание на изменение количества поручений по определенным вопросам, соблюдение исполнительской дисциплины (сроков исполнения поручений) конкретными должностными лицами и т. д.

После сопоставления количественного и качественного показателя необходимо сделать правильные выводы и представить предложения по оптимизации работы подразделения. Очень важно при сопоставлении показателей учитывать, являлось ли их изменение системным или одномоментным.

Например, увеличение количества исходящих писем в одном из месяцев, вызванное необходимостью информирования контрагентов о смене местонахождения организации, является одномоментным изменением, а увеличение количества обращений граждан, вызванное открытием новых подразделений, осуществляющих обслуживание клиентов (посетителей), -системным.

Среди основных корректировок, которые можно провести на основании анализа количественных и качественных показателей работы Службы, - изменение приемов и методов работы с документами, изменение структуры и штатной численности подразделения.

Среди приемов и методов работы с документами следует отметить разработку шаблонов и типовых форм (трафаретных текстов) документов в случае увеличения количества однотипных писем или заявок; выделение определенных групп документов в самостоятельный регистрационный массив, например претензий или обращений граждан. Принципиальным решением является выбор и внедрение системы электронного документооборота (СЭД), отвечающей потребностям организации. Внедрение СЭД должно способствовать сокращению времени на регистрацию документов (за счет создания шаблонных РКК с внесенной по умолчанию информацией), снижению затрат на организацию информационно-справочной работы (с реализацией поиска документов по разным критериям). Помимо сокращения затрат делопроизводственной службы СЭД должна содействовать оптимизации документооборота в организации в целом за счет передачи документов и поручений в электронном виде, без использования бумажного носителя.

Если же по результатам анализа не выявится основных нарушений в организации работы с документами, необходимо решить вопросы в области работы с персоналом. Среди основных решений можно выделить: увеличение штатной численности Службы; изменение ее структуры и перераспределение обязанностей внутри подразделения; организация повышения квалификации персонала.

Тщательный и многоаспектный анализ позволит, с одной стороны, выявить болевые точки в организации работы и своевременно их скорректировать, а с другой стороны, поможет руководителю определить основные направления развития и функционирования Службы в рамках организации в целом.

Документом, подводящим итоги работы за год, является годовой отчет, в котором должны быть обязательно отражены главные направления и особенности деятельности службы ДОУ:1. Выполнение запланированных мероприятий в соответствии с функционалом Службы.
2. Работа с персоналом Службы.
3. Объем документооборота.

Составляемый отчет по итогам года может превратиться из формального документа в хороший инструмент управления материально-техническими и человеческими ресурсами Службы ДОУ.

М.М. АЛХУТОВА, специалист в сфере ДОУ и архивного дела, эксперт журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль