Подводим итоги работы службы ДОУ

529
Годовой отчет – это документ, в котором отражаются все совершенные операции компании, основные направления работы организации, а также специфика деятельности компании за весь годовой период. Годовой отчет – хороший инструмент управления материально-техническими и человеческими ресурсами службы ДОУ в деятельности любой организации.

Как и любое подразделение предприятия, в том числе и служба документационного обеспечения управления, в процессе своей трудовой деятельности и обязанностей должны руководствоваться утвержденным планом работы. После каждого выполненного задания они должны представлять отчет руководству о проделанной работе. Если не соответствовать рабочему Подводим итоги работы службы ДОУплану и некорректно организовывать трудовую деятельность, то следует ожидать авральных ситуаций для организации в целом. Стоит не забывать, что главная цель правильного планирования работы предприятия – это рациональное распределение трудовых ресурсов и материально-технических. Выполнение показателей и подведение итогов приводит к выявлению тенденций службы ДОУ и просчетов в планировании работы.

Годовой отчет включает в себя следующие пункты:

  • Выполнение поставленных мероприятий согласно с функциональными особенностями службы ДОУ;
  • Работа с рабочим коллективом службы ДОУ;
  • Объем документооборота, анализ количественных показателей, подведены итоги.

При составлении годового отчета, он может содержать в себе как текстовое содержание, так и таблицу с данными (приложение 1).

Необходимо отметить, что такая функция, как управление службой ДОУ, обязательно включает в себя проведение анализа и итогов работы службы ДОУ.

Подводим итоги работы службы доу

Выполнение запланированных мероприятий

Первая часть отражает выполнение намеченных планом работ и основных задач службы ДОУ согласно функциональным обязательствам. Она составляется на основе годового плана работы. В течение трудовой деятельности выполнение запланированных мероприятий может расширяться не запланированными, но исполненными позициями работами.

Структурно отчет может основываться согласно с типовыми функциями службы ДОУ.

Технологическая функция занимается работой непосредственно с самими документами. Регистрация документов, копирование, проектирование, а также организация необходимых документов для передачи в архив.

Методическая функция может заниматься повышением трудовой квалификации сотрудников организации, проведение работ по улучшению форм и методов рабочего процесса, деятельность, связанная с нормативными документами предприятия и др.

Контрольная функция. В данном пункте может происходить полный контроль работы службы ДОУ, например, происходит ли выполнение необходимых полномочий по документам.

Работа с персоналом при подведении итогов работы службы ДОУ

Второй пункт содержит в себе данные о количественном и качественном рабочем составе. От увеличения численного состава службы ДОУ и от модификации объема документооборота – прямая зависимость.

Отчет службы ДОУ должен включать в себя обязательно вопросы по управлению сотрудниками, которые были решены в годовом отчете службы ДОУ.

Читайте также:

Объем документооборота

Третий пункт – объем документооборота включает в себя данные о масштабе документооборота и полный анализ по главным показателям. Объем документооборота может быть построен следующим образом:

Данные о количественных показателях работы службы ДОУ (справа об объеме документационного оборота, таблица)

Анализ отклонения данных по сравнению с прошлым годом и их причины

Выводы о причине отклонения от необходимых данных и планирование оптимизации работы организации

Объем документооборота – подсчет всех документов, которые были получены организацией и те документы, которые были созданы самой организацией за конкретный временной период. Т.е. происходит подсчет всех внутренних и внешних документов, а также их копий. Процесс подсчета производится благодаря регистрации документов при их получении. Также отчет службы ДОУ может заключать в себе дополнительно и другие сведения, которые обязательно рассматриваются для определения рабочего штата и численности службы ДОУ и при процессе планировании работы. Объем документооборота должен производиться каждый год в любой службе организации, подразделении.

Справка

Полный объем документооборота можно распределить по функциям и направлениям службы ДОУ:

  1. Регистрация документа – отражение содержания документа, его функции и предназначение. Также в данном пункте можно отразить количество документов, которые подлежат хранению;
     
  2. Экспедиционная обработка документа – сведения по отправке документов, количество отправлений и способ;
     
  3. Контроль документа – информационные данные о документах, которые подлежат полному контролю (протоколы, акты, решения)

Качественный анализ при подведении итогов работы службы ДОУ

После того, как произошел этап рассмотрения количественных данных, необходимо провести качественный анализ (приложение 2).

Подводим итоги работы службы доу

Аналитическая записка – это документ, который составляется в конце года по работе с физическими и юридическими лицами. Данная записка составляется на многих предприятиях и содержит в себе количество заявок и анализ содержания, и другие данные (например, низкое качество обслуживания и предоставляемой продукции или услуг, дискриминация и т.д.). Точно также можно провести качественный анализ и других документов и анализ службы ДОУ в целом.

Благодаря проведению качественного анализа, можно выяснить, что количество заявок граждан с негативным содержанием на работу какого-либо отдела увеличилось. Также, что снизился объем отправления документов через почту и другое (приложение 3).

Подводим итоги работы службы доу

В пункте «Контроль документа» нужно сделать акцент на количество заявок по вопросам, которые связаны с исполнительной дисциплиной должностных лиц.

После проведения качественного и количественного анализа, следует сделать выводы и разработать пути решения проблем и оптимизации работы структурных подразделений. Изменение данных может быть системным и одномоментным, при составлении вывода необходимо будет это указать.

Например, системное изменение данных – это когда открытие нового филиала вызвало резкое увеличение количества заявок физических лиц, связанное с качеством обслуживания клиентов. Одномоментное изменение – количество исходящих сообщений резко возросло, благодаря смене нахождения офиса организации.

Для упрощения работы в процессе поступления однотипных заявок и обращений следует разработать шаблоны или формы для каждого типа документа. Наилучшим решением также будет внедрение в процесс работы организации системы электронного документооборота (СЭД). Система позволит упростить и сократить время работы с документами. Кроме этого, проблемы службы ДОУ будут решаться намного быстрее, поскольку СЭД повышает оптимизацию документационного оборота на предприятии, благодаря работе с документами в электронном виде.

Если анализ не показал явных нарушений при работе с документами, то следует провести анализ работы сотрудников. Одним из решений может быть увеличение рабочего штата службы ДОУ, модификация подразделений и должностных обязанностей, повышение квалификационного уровня рабочих.

Полный анализ поможет определить все недостатки и достоинства работы службы и организации в целом, и наметить основные пути решения проблем, направления и роста компании.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль