Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

288
Вам как секретарю поручили выбрать систему автоматизации делопроизводства и документооборота – как это сделать? Системы делопроизводства, получившие наибольшее распространение на российском рынке.

Тема автоматизации систем делопроизводства и документооборота сейчас активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах и за круглым столом. Как правило, инициаторами таких обсуждений являются компании – разработчики систем электронного документооборота (СЭД), задачей которых является продвижение своих решений и завоевание места на растущем рынке. Результатами таких мероприятий становится повышенный интерес государственных организаций и коммерческих предприятий к различным системам автоматизации документооборота и, соответственно, к компаниям, которые их разрабатывают.

Обычно решение о приобретении и внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота принимают руководители организаций, а необходимую работу по выбору наиболее подходящей системы выполняют сотрудники отделов информационных технологий (ИТ), делопроизводства, секретариата, общих отделов. Чтобы сделать ваши поиски и выбор программных решений наиболее эффективными, был подготовлен этот обзор.

В первой части представлены практически все системы делопроизводства, существующие на российском рынке, и даны практические рекомендации по процедуре выбора системы.

Зарубежные системы электронного документооборота

В настоящее время крупные иностранные компании, работающие в сфере информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы электронного документооборота. Исключение составляют лишь несколько компаний. Среди них американская компания Documentum (ее официальным дистрибьютором в России является “Документум Сервисиз”). Компания продвигает собственный продукт Documentum 4i.

Фактически он представляет собой платформу для создания системы управления документами в конкретной организации. Это значит, что фирма-партнер, внедряющая систему на предприятии заказчика, или ИТ-специалисты самого предприятия-заказчика должны создавать функциональные приложения с помощью специально разработанного для этого модуля Developer Studio.

Читайте также:

Первые этапы делопроизводства в организации

Как заложить основу будущей эффективной системы делопроизводства.

Преимущество такого подхода состоит в том, что приложения создаются уже настроенными для конкретного заказчика. Недостаток: значительные ресурсы тратятся на изучение среды разработки и создание рабочих модулей.

Другая популярная в России зарубежная система – DOCS Open канадской фирмы Hummingbird (официальный дистрибьютор – фирма HBS). DOCS Open дополняют другие программные разработки канадской фирмы: DOCSFusion, CyberDOCS, PowerDOCS, которые объединяются в решение с новым названием Hummingbird DM.

DOCS Open может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь предназначена для организаций, которые интенсивно занимаются созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

DOCS Open – это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота. В разобщенных территориально организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации (т. е. информация, доступная в центре, может быть недоступной в филиалах организации). В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы.

В табл. 1 представлены зарубежные разработчики систем электронного документооборота.

Таблица 1

Зарубежные СЭД.

Производители и программные продукты

Компания Продукт
1 Christal Software Astoria
2 Cimage Nova Manage
3 Documentum Documentum 4.0
4 FileNet Panagon 2000
5 Hummingbird DOCS Open
6 Intranet Solution & Xpedio Intranet Solutions & Xpedio
7 Jet Form Form Flow
8 IBM Domino.Doc
9 Siemens DocuLive
10 Staffware Staffware
11 Open Text Livelink

Из всех перечисленных компаний на российском рынке представлены продукты фирм Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. К сожалению, особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства.

Для приобретения систем, разработанных за рубежом, необходимо обращаться к партнерам этих компаний в России. При этом необходимо оценить их опыт в реализации проектов по созданию системы электронного документооборота и конечно наличие в компании сертифицированных специалистов.

Российские системы электронного документооборота

Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Перечень отечественных производителей СЭД и их продуктов приводится в табл. 2.

Таблица 2

Отечественные системы.

Производители и программные продукты

Компания Продукт
1 1С Документооборот, 1С Архив
2 Cognitive Technologies Ltd Евфрат-документооборот
3 Аиси Аиси-интеллект
4 АйТи БОСС-Референт
5 Аквариус AquaDoc
6 Атлант-информ Аккорд
7 Весть-Метатехнология Work Route
8 Эффект-Офис Гарант Интернешнл
9 Гранит-Центр Гран-док
10 Интерпроком Лан Эскадо
11 ИнтерТраст Оффис-Медиа, CompanyMedia
12 Интерфейс PayDox
13 Ланит LanDocs
14 НТЦ ИРМ Золушка
15 Оптима Оптима Workflow
16 Русаудит Азбука управления
17 Центр компьютерных разработок Кодекс
18 Экософт Документ
19 Электронные офисные системы Дело
20 Электрон-Сервис Документооборот и делопроизводство

Из перечисленных выше систем наибольшее распространение на российском рынке получили: “Евфрат-документооборот”, “БОСС-Референт”, “Гран-док”, “CompanyMedia”, “LanDocs”, “Золушка”, “Оптима Workflow”, “Дело”. В следующей статье мы приведем краткое описание каждой из этих систем.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль