Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

613
Многие руководители поручают секретарям работу по подбору системы электронного документооборота. В данной статье мы представили обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота как зарубежных, так и отечественных разработчиков.

Для чего нужна система автоматизации документооборота

Не секрет, что от скорости и эффективности движения документов в организации и за ее пределами зависит и успешность деятельности всей компании. Порой, долгое движение одной деловой бумаги внутри организации может стать причиной задержки принятия различных решений, а также финансовых издержек. Более того, успешность всей организации также во многом зависит и от делопроизводства. Большое количество ошибок при оформлении и создании различных документов также является серьезной проблемой для всей компании. И, чем больше компания, тем серьезней могут быть последствия Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборотанеправильно оформленных деловых бумаг.

Самой популярной мерой в настоящее время по устранению ошибок и повышению скорости движения деловых бумаг в организации является внедрение системы, главная задача которой – автоматизация делопроизводства и документооборота. При этом работа по подбору, как правило, возлагается на секретаря, ведь именно этот сотрудник фирмы чаще всего сталкивается с указанными проблемами и больше остальных знает о их существовании. Именно по этой причине мы решили представить самые популярные и эффективные системы автоматизации делопроизводства зарубежных и отечественных производителей, которые помогут решить большое количеств проблем в работе с документами.

Зарубежные системы автоматизации

Для иностранных предприятий, работающих в настоящее время в сфере ИТ, российский рынок не является ключевым для внедрения системы автоматизации электронного документооборота и сопутствующих программных решений. Вызвано это низкой ориентированностью отечественных организаций, а также рядом нормативов и ГОСТов, которые необходимо учитывать в совокупности со спецификой российского делопроизводства.

В виде исключения лишь часть зарубежных разработчиков представляют свои программные решения для отечественных потребителей. К примеру, Documentum – американская компания, которая имеет в России официального представителя ("Документум Сервисиз"). Основным программным продуктом компании, продвигаемым на российском рынке, является Documentum 4i.

Техническая составляющая Documentum 4i продумана таким образом, что сама программа является основой для системы автоматизации управления документооборотом в конкретной компании. Проще говоря, организация, внедряющая данный продукт, должна самостоятельно (или с помощью специалистов из компании-разработчика) создать необходимые функциональные приложения. Их разработка стала возможной благодаря специальному программному модулю – Developer Studio.

Главным преимуществом такого продукта является возможность создания уникальной системы, которая будет эффективна в данном конкретном случае и в рамках именно этой компании. Существенным недостатком при этом является необходимость долгого изучения рабочей среды и обучения сотрудников работы с нею.

Следующей зарубежной компанией, предлагающей свои разработки отечественным компаниям, является канадская фирма Hummingbird (официальный представитель в России – компания HBS). Основной разработкой для российского рынка у данной компании служит платформа DOCS Open, с помощью которой стала возможной автоматизация делопроизводства. К данной основе разрабатываются различные модули, которые помогают повысить эффективность делопроизводства, либо интегрируются уже готовые программные решения.

Следует отметить, что данный продукт эффективен только при создании и редактировании документов, при этом в нем присутствует возможность организации работы целой группы. Недостатком же в данном случае является невозможность создания единой функционирующей подведомственной сети, так как продукт не имеет механизмов репликации информации. Кроме того, применение данного продукта невозможно в рамках инженерно-конструкторского документооборота.

Ниже представлена таблица, в которой собраны наиболее популярные зарубежные разработчики и их продукты, которые призваны наладить процесс автоматизации документооборота и делопроизводства.

Компания

Продукт

1

Christal Software

Astoria

2

Cimage

Nova Manage

3

Documentum

Documentum

4

FileNet

Panagon 2000

5

Hummingbird

DOCS Open

6

Intranet Solution & Xpedio

Intranet Solutions & Xpedio

7

Jet Form

Form Flow

8

IBM

Domino.Doc

9

Siemens

DocuLive

10

Staffware

Staffware

11

Open Text

Livelink

При этом необходимо учитывать, что из данного перечня лишь несколько компании имеют свои представительства на территории России:

Documentum;

FileNet;

Hummingbird;

Siemens;

IBM.

Отметим, что сотрудничество с компаниями, имеющими официальных дистрибьютеров в России, наиболее предпочтительно, так как это значительно упростит процесс внедрения системы. В противном случае вашей компании придется самостоятельно заниматься разработкой необходимых модулей и приложений, набивая при этом большое количество шишек.

Читайте также:

Отечественные системы автоматизации

Автоматизация документооборота и делопроизводства с использованием отечественных разработчиков и их продуктов значительно легче и проще, чем работа с зарубежными компаниями. Это обуславливается тем, что российский рынок постоянно меняется и пополняется за счет новых системных продуктов, целью которых является как автоматизация электронного документооборота, так и организация процессов создания и оформления деловых бумаг. В связи с этим любая компания, будь то большая подведомственная сеть или маленький офис из 10 человек, может найти систему, которая удовлетворит все потребности.

Давайте рассмотрим, какие компании предлагают продукты, целью которых является автоматизация делопроизводства и документооборота в компаниях:

  • 1С;
  • Cognitive Technologies Ltd;
  • Аиси;
  • АйТи;
  • Аквариус;
  • Атлант-информ;
  • Весть-Метатехнология;
  • Эффект-Офис;
  • Гранит-Центр;
  • Интерпроком;
  • ИнтерТраст;
  • Интерфейс;
  • Ланит;
  • НТЦ ИРМ;
  • Оптима;
  • Русаудит;
  • Центр компьютерных разработок;
  • Экософт;
  • Электронные офисные системы;
  • Электрон-Сервис.

При этом наибольшей популярностью у российских потребителей пользуются следующие продукты: "Евфрат-Документооборот" (Cognitive Technologies Ltd), "БОСС-Референт" (Ай-Ти), "Дело" (Электронные офисные системы), "Золушка" (НТЦ ИРМ), "Гран-док" (Гранит-Центр).

Напоследок хочется отметить, что перед осуществлением конкретного выбора, рекомендуем определиться с целями необходимости внедрения определенных систем. Зачастую в компаниях возникают ситуации, в которых внедрение не только не решало определенных проблем, но и создавало новые. Именно поэтому важно понимать целесообразность привлечения тех или иных технологичных средств.

К примеру, вполне возможно, что в вашей компании требуется лишь организация эффективного документооборота с внедрением электронной системы. В таком случае попутное внедрение системы автоматизации делопроизводства может, наоборот, принести проблемы, связанные с обучением сотрудников работе с новой программой и с увеличением временных затрат на создание документа.

Не стоит забывать, что внедрение системы автоматизации всегда связано с большими денежными издержками. Однако, порой, именно эта мера значительно повышает эффективность всей организации в целом. Главное, правильно подобрать необходимо программное обеспечение.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль