Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

86
Есть такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника'! Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?

<div align="left" class="article">
  <div class="intro">Различные административные должности персонального ассистента, или сокращенно ПА (так часто называют эту должность на западе), отличаются своим функционалом. Так, если мы возьмем "традиционного" секретаря - то у него будет один круг обязанностей, должность секретаря-референта уже требует гораздо большей квалификации, а у личного ассистента - круг обязанностей безграничен. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?
    <br />
  
    <br />
   И.В. ДЕНИСОВА,
    <br />
   преподаватель РГГУ,
    <br />
   тренер-консультант,
    <br />
   эксперт в области деловой культуры </div>

  <p>Как-то на интернет-форуме личных ассистентов автор этих строк познакомилась сразу с тремя (!) личными помощниками, работающими в одной компании. Казалось бы, что в этом странного? Дело было в том, что они в буквальном смысле слова служили одному руководителю. Причем в разное время суток. Одна была на связи днем, другая - ночью, третья работала вечером. Руководитель метался по миру, давал противоречивые указания. А девушки стояли на страже каждая в свое время, стараясь угодить своему начальнику. Компенсация, надо сказать, была очень достойная - достойная такой экстремальной деятельности. </p>

  <p>Действительно, деятельность персонального ассистента часто носит экстремальный характер.</p>

  <p>Одним из основных отличий функционала личного ассистента от "обычного" секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель - без этого понимания трудно адаптироваться к бешеному рабочему ритму и стать профессионалом.</p>

  <p>Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя, знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое - то он (или чаще она) становится настоящей правой рукой. Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.</p>

  <p>Есть даже такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника". Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.</p>

  <h2>Современный руководитель - кто он</h2>

  <p>Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый - яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.</p>

  <p>Какие еще черты свойственны руководителю XXI века? Итак, современный руководитель:</p>
•    динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;
  <br />
•    немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;
  <br />
•    при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;
  <br />
•    скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;
  <br />
•    очень ценит свое время;
  <br />
•    очень быстро мыслит и генерирует идеи.
  <br />

  <table width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0" class="incut">     
    <tbody>
      <tr><td>В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;</td></tr>
     </tbody>
   </table>
•    прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);
  <br />
•    перемещается по всему миру, космополитичен;
  <br />
•    имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);
  <br />
•    занимается спортом;
  <br />
•    любит хорошую кухню;
  <br />
•    хорошо одет.
  <br />

  <table width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0" class="incut">     
    <tbody>
      <tr><td>Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;</td></tr>
     </tbody>
   </table>
•    нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;
  <br />
•    образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т. п.), иногда - научную степень;
  <br />
•    человек творческим - именно творческая личность создает свои бизнес;
  <br />
•    умеет управлять людьми;
  <br />
•    харизматичен;
  <br />
•    имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т. п.).
  <br />

  <p>Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.</p>

  <p>Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером и, пожалуи, самое главное, особым складом личности.</p>

  <p>Личный помощник называется "личным" и "персональным" не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И соответственно, стремительно растет вместе с ним.</p>

  <h2>Личный опыт</h2>

  <p align="right"><i>Инга Гладова, студентка РГГУ, ФИПП, "Социокуль турный сервис и туризм</i>"</p>

  <p>С деятельностью личного ассистента я впервые познакомилась, когда посещала компанию, в которой моя тетя являлась директором. Когда я пришла к ней в офис в первый раз, то увидела, что на месте секретаря сидит девушка, которая солидно выглядит, одета в хороший костюм. Она знает три языка и все ее уважают - это было видно по тому, как к ней обращались остальные сотрудники. Она в курсе всех дел и всегда в центре событий компании. Оказалось, что эта девушка - личный ассистент моей тети.</p>

  <p>Мне очень понравилась эта работа, эта деятельность. У меня есть опыт работы в качестве личного ассистента руководителя одного из туристических агентств. В этой работе ценится не столько исполнительность, сколько инициативность, умение решать некоторые вопросы (естественно, не принципиального характера) вместо руководителя. Надо уметь предугадывать его решения, его эмоции, надо крутиться 24 часа в сутки, разгружая своего босса от решения мелких вопросов. Ассистент не имеет права выключать сотовый телефон даже ночью.</p>

  <p>От ассистента требуется быть универсалом, он должен ориентироваться во многих сферах, как производственных, так и бытовых. Ассистент также занимается тайм-менеджментом своего руководителя.</p>

  <p>Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.</p>

  <p>Работа ассистента, кроме профессиональных навыков, требует хорошего здоровья, выносливости и стрессоустойчивости, большой ответственности, но она и оплачивается соответствующе. И еще дает неоценимый опыт на будущее.</p>

  <p>Отличия профессии личного ассистента от других видов деятельности, на мой взгляд, заключаются в следующем:</p>

  <p>1.    Главное отличие: ПА - правая рука руководителя компании (организации), находится в курсе дел компании, видит ситуацию в целом, всегда в курсе событий, которые происходят во внутренней и внешней среде организации.</p>

  <p>2.    ПА служит связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также является и связью с внешним миром для обеспечения эффективной работы руководителя (в результате деятельности профессионального ПА повышается результативность работы руководителя).</p>

  <p>3.    Возможность "вершения судеб" - от ПА часто зависит, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано им.</p>

  <p>4.    ПА должен обладать высоким культурным уровнем.</p>

  <p>5.    Компетентность; структурность; порядок; четкость.</p>

  <h2>Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?</h2>

  <p>Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) ПА, который:</p>
•    пребывает в полной боевой готовности буквально 24 часа в сутки.
  <br />

  <table width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0" class="incut">     
    <tbody>
      <tr><td>Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;</td></tr>
     </tbody>
   </table>
•    умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;
  <br />
•    обладает высоким уровнем творческого мышления;
  <br />
•    умеет решить любой вопрос за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
  <br />
•    владеет и отлично управляет информацией;
  <br />
•    обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;
  <br />
•    находится в курсе всех событий в компании;
  <br />
•    мобилен, оперативно действует, адаптивен;
  <br />
•    ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен держать язык за зубами, зная многое о частной жизни руководителя;
  <br />
•    обладает высоким уровнем эмпатии, "чувством шефа".
  <br />

  <table width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0" class="incut">     
    <tbody>
      <tr><td>Эмпатия - способность человека представить себя на месте другого, понять его чувства, желания, идеи и действия, на непроизвольном уровне испытывать сходные с ним чувства, понимать и принимать его актуальное эмоциональное состояние; </td></tr>
     </tbody>
   </table>
•    знает делопроизводство, хорошо владеет русским языком, одним или несколькими иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;
  <br />
•    контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);
  <br />
•    способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле уметь читать мысли шефа. И в целом - уметь слушать и слышать;
  <br />
•    ориентируется в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;
  <br />
•    умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;
  <br />
•    скрупулезен и организован;
  <br />
•    умеет экономить средства, время, силы;
  <br />
•    постоянно стоит на страже интересов руководителя;
  <br />
•    обладает своей харизмой;
  <br />
•    энергичен и убедителен;
  <br />
•    эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.
  <br />

  <p>К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение держать руку на пульсе времени, например поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.</p>

  <p>Труд личного ассистента - это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.</p>

  <p>На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача - понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию. Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности. Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык - умение ладить с людьми разного социального статуса и уровня.</p>

  <p>Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой лояльности и толерантности.</p>

  <p>Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.</p>

  <p>И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента: </p>
Если ты не можешь быть
  <br />
сосной на вершине холма,
  <br />
будь деревцем в долине,
  <br />
но только будь cамым лучшим деревцем у родника,
  <br />
будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.
  <br />
Если ты не можешь
  <br />
быть кустиком, будь травой
  <br />
И сделай дорогу счастливее.
  <br />

  <p>Это ли не замечательное призвание - делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так.</p>

  <h2>Комментарий эксперта</h2>

  <p align="right"><i>Анастасия Маслова, личный помощник генерального директора холдинга ООО "ТЕТ Строй</i>"</p>

  <p>Оказалось так, что эта профессия сама меня выбрала. Изначально я хотела заниматься внешней экономикой в рамках коммерческой компании. Через полгода я плавно перешла в помощники к директору департамента. Надо сказать, что работа с цифрами и компьютером меня очень утомляла. Куда больше увлекали административно-организационные задания -я решала их легко и быстро.</p>

  <p>Через какое-то время я доросла (в рамках другой компании) до личного помощника генерального директора.</p>

  <p>Эта позиция очень многогранна и требует полной отдачи, т. к. по сути ты на работе 24 часа в сутки, но зато, с другой стороны, не привязан к офису и строгому распорядку дня.</p>

  <p>Владельцы компаний обычно имеют очень много потребностей, идей, это, вероятно, потому, что их мозг работает очень быстро и мыслят они глобально. Поэтому я задействована не только в деятельности компании - я оказываю помощь в решении задач личного характера. Мне очень нравится моя профессия своей динамичностью, организационными моментами. И на мой взгляд, я самый осведомленный сотрудник в компании!</p>

  <p>Следовательно, первые качества, которые необходимы, - это мобильность, оперативность, адаптивность.</p>

  <p>Личный помощник генерального директора компании должен подходить своему начальству не просто по умению выполнять задания, а даже, я бы сказала, по духу. Я должна чувствовать шефа! Я тот единственный человек, с которым он общается в офисе (за исключением совета директоров). Шеф вообще не любит общаться с посторонними людьми. Все указания, приказы и распоряжения проходят через меня - от шефа требуется только лишь слово (обычно генеральные немногословны), и из этого слова нужно составить новое распоряжение, оформленное должным образом и доведенное до всего холдинга. В мои обязанности входит также контроль за внедрением нововведений.</p>

  <p>Сложность заключается в том, что у тебя есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени его сделать. Шеф если и может иногда что-то объяснить, то повторять дважды не будет (поэтому всегда надо записывать абсолютно все, что он говорит: явился без ежедневника в кабинет к шефу - считай, провалил задание). Память не может быть феноменальной, к сожалению.</p>

  <p>Мой руководитель должен быть в курсе новинок всевозможных гаджетов или же каких-то особо интересных вещей. Если что-то появилось в мире новое и интересное, то это сразу должно появиться и у него. Когда очередная такая техническая новинка сначала оказывается у меня, то надо быстро разобраться, как она работает, на случай, если будут вопросы.</p>

  <p>Спорт очень важен для шефа: если это горнолыжный спорт, то ботинки делают на заказ в Австрии; если это гольф, то приобретаются все самые последние аксессуары (бинокль Leica, фирменные клюшки и т. п.). Мне нужно также знать, где в Европе открыли новое гольф-поле, где проходят гонки на спорткарах "Феррари" и "Порше" и т. п.</p>

  <p>Путешествия: все делается мной - от приобретения билетов до заказа романтического ужина и подбора подарка. Каждая поездка сопровождается программой, где нужно прописать все - от номера рейса до времени ужина в ресторане. Пишу все подробно и всегда контролирую работу людей даже в других странах!</p>

  <p>Мне приходится проводить серьезный мониторинг в поиске адекватной цены на желаемый автомобиль. Например, арендовать "Порше Панамера" в Италии на день стоит порядка 2000 евро, но такой же автомобиль можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Поэтому я снаряжаю водителя в Германию: он берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф оставляет машину, а водитель приезжает и отгоняет ее обратно. В результате получается существенная экономия.</p>

  <p>Когда я бронирую номера в гостиницах, то помню о том, что гостиницы предоставляют скидки, если с ними очень хорошо пообщаться. Так, вежливыми письмами я смогла добиться скидки в размере 25% в отеле на Мальдивах, что является максимально возможной скидкой.</p>

  <p>К сожалению, в Европе и других странах, кроме России, рестораны и кафе не работают 24 часа в сутки. Кроме того, даже в самых престижных заведениях вас не всегда накормят вкусно.</p>

  <p>Я провожу мониторинг (здесь все средства хороши: друзья, Интернет и т. п.) и заказываю для шефа обеды, ужины, организую ланчи. Есть и такой момент: когда твое начальство уезжает в отпуск, персональный помощник все равно не может расслабиться - шефу может не понравиться вилла, которую вы вместе выбирали. Приходится снова включаться в работу.</p>

  <p>Мне кажется, можно даже и не говорить про напоминания о днях рождения его друзей, о записи к парикмахеру, врачам и т. п.</p>

  <p>Сейчас наш холдинг компаний ведет успешную внешнеэкономическую деятельность, а наш главный бухгалтер плохо говорит по-английски. Поэтому я теперь веду и этот участок деятельности компании - и довольно успешно.</p>

  <p>Как вы видите, очень много обязанностей лежит на мне, но от этого я не испытываю никакой тяжести! Мне нравится моя работа и я с удовольствием ее выполняю - всегда интересно решать новые задачи, поставленные шефом!</p>
</div>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль