Особенности взаимодействия в коллективе (школа практической психологии)

158
Как создать благоприятный психологический климат в коллективе и что может на него влиять? Помните, что создание вами комфортного психологического климата начинается с первого дня вашего пребывания в компании! Каково значение гендерных различий в коллективе? Конфликт на работе: как избежать?

Как создать благоприятный психологический климат в коллективе и что может на него влиять? Помните, что создание вами комфортного психологического климата начинается с первого дня вашего пребывания в компании! Каково значение гендерных различий в коллективе? Конфликт на работе: как избежать?

В рамках цикла "Технологии эффективных коммуникаций" мы уже затронули темы вербального, паравербального и невербального общения, а также ознакомились с приемами саморегуляции, позволяющими сделать коммуникацию более эффективной и гармоничной. Тема этой статьи охватывает различные аспекты взаимодействия с коллективом. Мы будем проводить параллели между стандартными рекомендациями относительно поведения в коллективе, которые приняты в современных бизнес-реалиях, и тем глубинным смыслом, который в них на самом деле содержится. (Продолжение. Начало см.: Справочник секретаря и офис-менеджера. 2012. № 1-3. )

Психологический климат в коллективе

Благоприятный психологический климат в коллективе - это ситуация, когда сотрудник с удовольствием идет на работу, ему приятно находиться в офисе в течение дня, общаясь со своими коллегами, а сама деятельность приносит эмоциональное удовлетворение. Выделяют ряд признаков, по которым косвенно можно судить о том, что психологическая атмосфера в коллективе комфортна:

  • низкий уровень текучести кадров и минимальное количество прогулов и опозданий;
  • высокая производительность труда и качества продукции (и/или услуг), а также своевременность выполнения работ;
  • отсутствие претензий и жалоб, поступающих от сотрудников и клиентов;
  • аккуратное обращение с оборудованием.

Личный опыт. Работая в одной крупной торговой компании тренинг-менеджером, я замечала, что лояльность персонала по отношению к руководству и фирме в целом можно было отследить по тому, как сотрудник относился к своему бейджу. Кто-то регулярно терял бейдж, забывал дома и проч., невзирая на штраф, предусмотренный правилами внутреннего распорядка. Те же, кто был доволен работой и своим положением в компании, относились к бейджам бережно.

Таким образом, очевидно, что благоприятный климат в компании положительно влияет на положение дел и прибыльность бизнеса, причем это распространяется как на крошечные компании, где работают 1-2 человека, так и на транснациональные корпорации.

Что же может влиять на психологический климат в коллективе? Перечислим основные факторы.

  1. Стабильность в экономической и политической жизни общества отражается на каждом человеке, что, в свою очередь, оказывает влияние на обстановку в коллективе внутри компании.
  2. Обстановка в компании в целом. Размеры организации, ее структура, распределение функциональных ролей.
  3. Стиль управления - один из главных факторов, от которого зависит формирование комфортного психологического климата.
  4. Санитарно-гигиенические условия труда.

Жара, духота, плохая освещенность, постоянный шум могут стать источником повышенной раздражительности и ухудшить психологическую атмосферу в группе.

Давайте разберемся, на какие из этих факторов может воздействовать офис-менеджер, помощник руководителя и секретарь. Очевидно, что на первый фактор, касающийся общества в целом, даже президент компании повлиять не в состоянии. Факторы № 2 (обстановка внутри фирмы) и № 3 (стиль управления) зависит от руководителей разных уровней, а вот фактор № 4 можно отнести к зоне ответственности секретаря, офис-менеджера или помощника руководителя.

Хорошо оборудованное рабочее место, благоприятные санитарно-гигиенические условия повышают удовлетворенность от трудовой деятельности в целом, способствуя формированию благоприятного климата. Отчасти секретарь может способствовать улучшению этого параметра. Должность секретаря, помощника руководителя или офис-менеджера подразумевает высокую степень проактивности. С точки зрения карьерного роста "сильной позицией" в этом отношении является понимание своей истинной значимости в структуре отдела или компании в целом, если фирма невелика. Понятно, что психологический климат компании очень сильно зависит от непосредственного руководителя или от собственника, а конкретно - от его жизненных ценностей, образа мыслей и даже от стабильности его эмоционального состояния.

Но при этом нельзя забывать о том, что персонал компании также оказывает воздействие на руководство. Офис-менеджер и помощник руководителя имеют большое влияние на своего босса. Что же значит "сильная позиция" в данном контексте? Ранее мы уже упоминали о том, что ощущение себя в качестве хозяйки на своем рабочем месте очень полезно для вас, дорогие читательницы. Вы не должны отчаиваться, когда условия труда, как вам кажется, недостаточно комфортны. Проактив-ность подразумевает под собой, прежде всего, наличие желания улучшать окружающее вас бизнес-пространство:

  • что-то вы можете сделать для этого сами. При этом проактивность не подразумевает угодничество;
  • на какие-то изменения вы можете сподвигнуть свое руководство, если задаться целью.

Главное - иметь стремление сделать атмосферу лучше и гармоничнее. Создание комфортного психологического климата начинается с первого дня пребывания в компании.

Адаптация нового сотрудника в компании

Для того чтобы адаптация происходила легче и быстрее, человеку, приходящему на новое рабочее место, нужно иметь в виду следующие моменты.

  1. Чем занимается компания.
  2. Сколько человек работает в штате, какова структура субординации в компании и каково его место в ней.
  3. Круг должностных обязанностей (если мы говорим об офис-менеджерах, важно уточнить, входят ли в них обязанности секретаря).
  4. Контакты контрагентов: поставщиков канцтоваров, провайдеров Интернета и телефонии, жилищно-коммунального хозяйства.

Что же нужно сделать офис-менеджеру для адаптации нового человека в коллективе?

Необходимо, исходя из его должности, предоставить ему как можно более полную информацию. Кроме того, любому сотруднику, вновь прибывающему в компанию, следует принимать во внимание такой психологический компонент, как особенности корпоративной культуры в данной компании.

Поскольку человек приходит в компанию со своим багажом представлений об офисном стиле общения, ситуация складывается весьма непростая. С одной стороны, принято, что "в чужой монастырь со своим уставом не ходят", с другой стороны, человек может привнести ценные знания из своего опыта, которые пойдут на пользу отделу, а иногда и фирме в целом. Попадая в компанию, очень важно мысленно обозначить для себя три важных аспекта: что из вашего опыта совпадает с ценностями компании, что конфликтует, а что может их дополнить. На последнем остановимся более подробно.

Полезный совет.

Не спешите сразу делиться своим опытом и не пытайтесь на этапе вхождения в компанию срочно внедрять свои полезные знания. Дело в том, что процесс адаптации касается обеих сторон: как новый человек адаптируется к коллективу, так и коллектив привыкает к нему. Для того чтобы принять инициативу от нового сотрудника, коллектив, в том числе и руководство, должен проникнуться к нему доверием, а для этого требуется время.

Отдельно мы предлагаем вам коснуться такой темы, как адаптация руководителя. Этот вопрос становится еще более интересным, когда ситуация складывается таким образом, что помощник руководителя работает в этом качестве уже несколько лет, отлично понимает структуру данной фирмы и свои функции, а непосредственный руководитель прибыл из другой компании, пусть даже и со сходной спецификой. Задача помощника руководителя очень деликатна - постепенно вводить руководителя в курс дела. Сейчас вашему вниманию, дорогие читатели, в рамках нашего обучающего курса предлагается для анализа кейс. Как вы помните, кейс - это ситуация, которая не имеет конкретного решения; вместо этого имеется пространство для альтернативных решений.

КЕЙС.

Действующие лица:

Дима - помощник судьи. Работает в этой должности давно.

Елена Владимировна - судья, начальница. Первый день на работе.

Придя в первый день на работу, опоздала на 20 минут, по дороге попала в пробку, наступила в лужу, промочила ноги и замерзла.

- Доброе утро, Елена Владимировна, - сказал он (помощник). -Я Дмитрий Косарев, Ваш помощник.

Начищенные ботиночки, белоснежный воротничок, аккуратная прическа, вежливая улыбка...

- Здравствуйте, приятно познакомиться, - сказала я, протягивая ему руку. <...>

- Мне приступать? - поинтересовался Дима. Я кивнула. Отчего не приступить?

- Правда, мне вас даже посадить некуда, - посетовала я. - Похоже, мой предшественник гостей принимал на восточный лад, на полу.

Это была шутка. Просто попытка разрядить атмосферу. К сожалению, Дима на шутку никак не отреагировал. <...>

- Ничего страшного, Елена Владимировна. Тем более что сидеть-то, в сущности, некогда. У нас много работы.

Это что? Намек на мое опоздание? Дима положил на стол распечатку.

- Вот. Список дел, оставшихся от Вашего предшественника.

Я посмотрела список. Однако. От предшественника мне в наследство осталось <...> двадцать одно дело! <...> Видимо, я буду сидеть по ночам <...>над делами столько, сколько потребуется. <...> Я попросила Диму принести мне дела и раздобыть кофе.

- Кофе сейчас будет, - кивнул Дима. - Какие дела нести?

- Какие есть, те и несите, - сказала я.

- Все? Елена Владимировна, разумеется, я сделаю, как Вы скажете <...>, но они все здесь элементарно не поместятся. Каждое минимум три тома. Может быть, пока принести часть?

Наверное, не стоит портить отношения с помощником в первый день работы. <...> С другой стороны, лучше сразу расставить точки над i.

- Тем не менее, - сказала я. - Сделайте, пожалуйста, так, как я попросила. Принесите все дела. Думаю, разместить в кабинете их будет несложно. <...> Через полчаса в руках у меня была чашка кофе, а на столе - гора папок.

- Спасибо за кофе, - сказала я, отодвигая чашку и вытаскивая из стопки первое дело.

- Вы хотите читать сами? - удивился Дима.

- Разумеется, - ответила я, искренне недоумевая. Кто же, собственно, будет читать, если не я.

- Я могу предложить Вам систему, которую мы практиковали с Вашим предшественником? Собственно, это общепринятый алгоритм работы в суде. Я буду читать материалы и составлять для Вас справку об обстоятельствах дела. Это облегчит работу. <...>

- Дима, - начала я как можно более внушительно. Пусть знает, что при необходимости я вполне могу быть стервой. - Поскольку моего предшественника здесь больше нет, "система" теперь несколько изменится. Я буду читать дела сама. Работу это, быть может, и не облегчит, зато я смогу вникнуть во все детали.

- Конечно, Елена Владимировна, как скажете, - кивнул Дима. <...> Я подвинула к себе папку под номером 2-118/10. Мое первое дело в суде*.

* Текст взят из книги "Я - судья: Божий дар", роман Т. Устинова, П. Астахов. - М.: Эксмо, 2010.

Очевидно, взаимодействие между начальником и подчиненным сложилось напряженно, что в будущем чревато конфликтом. Давайте вместе разберемся, почему так произошло. Здесь важно понимать психологическое состояние обоих участников диалога. У каждого из них можно выделить как конструктивные моменты, так и то, что помешало установлению эффективной коммуникации. Начнем с Дмитрия. О нем можно сказать, что он человек организованный, настроен на работу и достижение новых карьерных вершин. По большому счету он хотел помочь своей начальнице, действительно стараясь облегчить ей задачу. Единственное, ему не хватило гибкости. Он поторопился предложить новой руководительнице правила работы, принятые в данной организации. Что касается Елены Владимировны, изначально она тоже была настроена позитивно: она пыталась шутить, чтобы наладить контакт с новым для нее человеком. Ей не хватило уверенности в своих силах, и поэтому она повела себя излишне жестко, наотрез отказавшись от предложенной ей Димой схемы работы - той схемы, которая действительно могла бы сделать ее рабочий процесс менее трудоемким.

Итак, сейчас мы заканчиваем тему об адаптации в коллективе и переходим к следующему этапу, а именно взаимодействию с коллегами в рабочем процессе. В контексте адаптации мы уже говорили о том, что женская психология отличается от мужской. А теперь давайте рассмотрим, каковы особенности эффективного делового общения в зависимости от того, о мужском или женском коллективе идет речь.

Значение тендерных отличий в коллективе

Под гендером понимается пол в более широком понимании, чем биологическое. Здесь имеются в виду отличия в особенностях таких психологических проявлений, как восприятие, мышление, поведенческие реакции мужчин и женщин. В связи с этим поведение помощника руководителя (секретаря, офис-менеджера) должно отличаться в зависимости от того, сотрудники какого пола преобладают в отделе (или в компании). Что мы можем посоветовать? Женский коллектив характеризуется высоким уровнем эмоциональности, а мужской - большей жесткостью взаимодействия.

Сложность работы в чисто мужском коллективе заключается в том, что женщину не воспринимают как одного из членов команды и ей приходится доказывать свою компетентность. Здесь опять же речь пойдет о гибкости. Мы все стремимся управлять ситуацией независимо от пола; просто если мужчина делает это открыто, прямо, силовыми методами, то женщина - исподволь. Банальная поговорка "Сила женщины заключается в ее слабости" здесь очень применима. Плохо, когда женщину мужчины воспринимают как некого "рубаху-парня', изредка похлопывая ее по плечу. Это может вызывать у женщины двоякое отношение, две противоположные эмоции: с одной стороны, ей может быть приятно, что она узнает какие-то мужские секреты и пользуется доверием; но, с другой стороны, она чувствует какое-то разочарование, обиду или даже злость. Чтобы не попасть в такую ситуацию, очень полезно всегда помнить о том, что ты женщина. Здесь возникает вопрос: а что такое женственность? Можно давать миллион различных определений, но все они тем или иным образом сводятся к следующему: женственность - то, чем женщина отличается от мужчины; во внешности, в поведении, в образе мыслей. Важно не бояться отличаться от мужчин, даже если вы в коллективе одна. Существует инстинктивная установка: "Быть как все - это безопасно, а потому хорошо". А чем женщина может отличаться?

  • Одежда: конечно, речь не идет о сексуальной, вызывающей одежде, тем более имидж деловой женщины и не предполагает такого стиля. Но все же, если вы работаете в мужском коллективе, то будет лучше, если вы предпочтете юбку. Она позволит вам чувствовать себя более женственно.
  • Пластика: движения женщины более мягкие и плавные, чем у мужчины. Пожалуйста, старайтесь помнить об этом.
  • Речь и голос: чтобы мужчины относились к вам серьезнее, старайтесь говорить более низким голосом и, вспоминая информацию из предыдущей статьи, мы можем посоветовать вам следить за скоростью речи. Ведь чем быстрее мы говорим, тем выше тон голоса.

Про женский коллектив говорят, что большое количество рабочего времени уделяется обсуждению совсем не деловых вопросов. Можно выделить два направления женских разговоров.

С одной стороны, это беседы о личной жизни (на первый взгляд безобидные доверительные разговоры о мужчинах, моде, семье).

Полное отсутствие таких разговоров делает атмосферу в коллективе слишком холодной и формальной, однако если это продолжается без конца, то расхолаживает сотрудниц. Каждая из них сама решает, в какой степени участвовать в подобных обсуждениях. Оставаться совсем в стороне означает быть вне коллектива, то есть и вне доверия, а доверие, как мы с вами помним, играет большую роль в процессе коммуникаций, в том числе и бизнес-коммуникаций. Тем не менее увлекаться также не следует, потому что, если такие разговоры начинают "съедать" существенную долю времени, начальство рано или поздно это заметит.

Второй вид коммуникаций, не относящихся напрямую к бизнес-процессу, - это интриги и сплетни. Они по сути представляют собой ситуацию, когда двое или более людей за глаза обсуждают третьих лиц (их поведение, манеры, внешний вид, личную жизнь). Это создает нездоровую атмосферу в коллективе по следующим причинам:

  • те, кто вовлечены в этот процесс, теряют слишком много времени, что негативно сказывается на ходе работы (см. выше);
  • тот, кто является объектом сплетен, теряет мотивацию к работе в данной компании;
  • есть также невовлеченные лица, которые, не участвуя в сплетнях, чувствуют дискомфорт, потому что опасаются стать их объектом.

Несмотря на то что во время таких разговоров выплескивается часть негативных эмоций, возникающих в процессе трудовой деятельности, их все равно следует пресекать или избегать. Как же можно это сделать? В предыдущей статье мы говорили с вами о том, что поддерживать собеседника то киванием, "угуканием', взглядом, выражением лица. Здесь же мы предлагаем воспользоваться "невербаликой" с противоположной целью -"отключить" активное слушание и принять несколько отстраненный вид.

Психологами доказано, что люди произносят больше слов в тех ситуациях, когда собеседник дает положительную обратную связь. Поэтому если вы в ответ на неприятные для вас высказывания систематически будете принимать отстраненный вид, то в результате коллеги поймут (причем это произойдет бессознательно), что вам неприятны такие разговоры, и ваша вовлеченность в этот процесс будет сведена на нет.

Сейчас мы плавно переходим к такой сложной и неприятной теме, как производственный конфликт.

Конфликт на работе: как избежать?

Конфликт вызывает у большинства людей негативные эмоции, такие как страх и тревога, а также желание всячески обходить острые углы, избегая опасных ситуаций. Мало у кого из людей при возникновении конфликтной ситуации в глазах зажигается огонек, а боевой дух повышается. Но тем не менее такие люди иногда встречаются; в контексте работы назовем их трудными коллегами. Как распознать такого человека?

  • Любит сплетничать, говорить гадости за глаза.
  • Прекрасно себя чувствует в ситуации открытого конфликта.
  • Зачастую выражается резко, иногда нецензурно.
  • Не берет на себя труда скрывать свои негативные эмоции, даже если причиной дурного настроения являются неприятности в личной жизни.
  • Любит критиковать окружающих, делать замечания.
  • У такого человека, как правило, двойные стандарты: то, что позволяется ему, не позволяется другим.
  • Собственные ошибки он склонен оправдывать внешними препятствиями, а промахи других - их некомпетентностью.
  • Голос часто звучит громко, резко и неприятно, выражение лица недовольное, оценивающее или агрессивное.

Если человек отвечает трем и более пунктам из вышеперечисленного списка, то настоятельно рекомендуем свести общение с ним к минимуму и постараться, чтобы у него было как можно меньше информации о вас, особенно о вашей личной жизни. Если получилось так, что под это определение подходит ваш непосредственный руководитель, а вы хотите сохранить свое место в этой компании, то мы можем дать ряд следующих советов.

  1. Свести общение к формальному уровню деловых взаимоотношений.
  2. Принять его/ее правила игры, составив для этого четкий список (письменно): какие выходки скандалиста точно нельзя спускать ему с рук; продумать стратегию защиты: игнорирование, жалобы вверх по инстанции; если ситуация повторяется, заготовить шаблонные слова и отрепетировать дома перед зеркалом, как произносить их уверенным тоном.
  3. Мысленно помещать человека, который ведет себя неадекватно, в стакан, уменьшая его в размерах, представлять, как бы он выглядел с утра в мятой домашней одежде и т. д.
  4. Последний способ наиболее трудный: постараться выработать более зрелое отношение к этому человеку. Для того чтобы выйти из позиции жертвы такого агрессора, нужно перестать бояться его и попытаться понять, какие жизненные трудности привели к тому, что человек ведет себя столь неподобающим образом. Часто люди становятся агрессивными от недостатка любви и поддержки со стороны окружающих. С другой стороны, причиной такого поведения во взрослом возрасте может быть избалованность в детстве, в период становления личности. Часто бывает так, что дети получают любые игрушки, вынуждают родителей исполнять все их желания и прихоти, и внешне кажется, что подобная семья выглядит очень благополучно. Однако зачастую все эти потакания капризам ребенка замещают отсутствие настоящей любви и принятия личности маленького человека. В результате "на выходе" мы имеем конфликтных взрослых, неприятных в общении.

На этом мы заканчиваем разговор о трудных коллегах и в заключение попробуем снизить тревогу относительно конфликтных ситуаций. Мы предлагаем посмотреть на конфликт позитивно. Многие полагают, что слово "позитивный" означает "положительный', но изначально "позитивный" в переводе на русский означает "фактический, имеющийся в наличии', а следовательно, ему присущи как положительные, так и отрицательные качества, как и любому объекту окружающего нас мира. Очевидно, что конфликт - ситуация трудная, однако выделяют и положительные функции конфликта. Самыми значимыми из них, на наш взгляд, являются две.

Во-первых, конфликт помогает избавиться от накопившихся негативных эмоций (это относится к чувственно-эмоциональной сфере). Во-вторых, находясь в ситуации конфликта, люди могут высказать, наконец, то, что раздражало их так долго до этого.

Следует всегда помнить об этом, если вдруг вы оказались вовлечены в конфликтную ситуацию, потому что освобождение от негативных эмоций и понимание истинных мотивов поведения человека помогут вам в дальнейшем построить с ним более гармоничные отношения. Проще говоря, попав в конфликтную ситуацию, будьте внимательны, постарайтесь использовать полученную таким экстремальным образом информацию для того, чтобы скорректировать свое поведение.

До новых встреч на страницах журнала!

Ольга ШЕЛОМЕНЦЕВА, психолог, бизнес-тренер

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль