text
Секретариат

Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

  • 2 апреля 2012
  • 19875

Есть такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника'! Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?

Различные административные должности персонального ассистента, или сокращенно ПА (так часто называют эту должность на западе), отличаются своим функционалом. Так, если мы возьмем "традиционного" секретаря - то у него будет один круг обязанностей, должность секретаря-референта уже требует гораздо большей квалификации, а у личного ассистента - круг обязанностей безграничен. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?

И.В. ДЕНИСОВА,

преподаватель РГГУ,

тренер-консультант,

эксперт в области деловой культуры

Как-то на интернет-форуме личных ассистентов автор этих строк познакомилась сразу с тремя (!) личными помощниками, работающими в одной компании. Казалось бы, что в этом странного? Дело было в том, что они в буквальном смысле слова служили одному руководителю. Причем в разное время суток. Одна была на связи днем, другая - ночью, третья работала вечером. Руководитель метался по миру, давал противоречивые указания. А девушки стояли на страже каждая в свое время, стараясь угодить своему начальнику. Компенсация, надо сказать, была очень достойная - достойная такой экстремальной деятельности.

Действительно, деятельность персонального ассистента часто носит экстремальный характер.

Одним из основных отличий функционала личного ассистента от "обычного" секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель - без этого понимания трудно адаптироваться к бешеному рабочему ритму и стать профессионалом.

Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя, знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое - то он (или чаще она) становится настоящей правой рукой. Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.

Есть даже такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника". Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Современный руководитель - кто он

Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый - яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.

Какие еще черты свойственны руководителю XXI века? Итак, современный руководитель:

• динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;

• немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;

• при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;

• скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;

• очень ценит свое время;

• очень быстро мыслит и генерирует идеи.

В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;

• прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);

• перемещается по всему миру, космополитичен;

• имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);

• занимается спортом;

• любит хорошую кухню;

• хорошо одет.

Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;

• нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;

• образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т. п.), иногда - научную степень;

• человек творческим - именно творческая личность создает свои бизнес;

• умеет управлять людьми;

• харизматичен;

• имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т. п.).

Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.

Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером и, пожалуи, самое главное, особым складом личности.

Личный помощник называется "личным" и "персональным" не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И соответственно, стремительно растет вместе с ним.

Личный опыт

Инга Гладова, студентка РГГУ, ФИПП, "Социокуль турный сервис и туризм"

С деятельностью личного ассистента я впервые познакомилась, когда посещала компанию, в которой моя тетя являлась директором. Когда я пришла к ней в офис в первый раз, то увидела, что на месте секретаря сидит девушка, которая солидно выглядит, одета в хороший костюм. Она знает три языка и все ее уважают - это было видно по тому, как к ней обращались остальные сотрудники. Она в курсе всех дел и всегда в центре событий компании. Оказалось, что эта девушка - личный ассистент моей тети.

Мне очень понравилась эта работа, эта деятельность. У меня есть опыт работы в качестве личного ассистента руководителя одного из туристических агентств. В этой работе ценится не столько исполнительность, сколько инициативность, умение решать некоторые вопросы (естественно, не принципиального характера) вместо руководителя. Надо уметь предугадывать его решения, его эмоции, надо крутиться 24 часа в сутки, разгружая своего босса от решения мелких вопросов. Ассистент не имеет права выключать сотовый телефон даже ночью.

От ассистента требуется быть универсалом, он должен ориентироваться во многих сферах, как производственных, так и бытовых. Ассистент также занимается тайм-менеджментом своего руководителя.

Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.

Работа ассистента, кроме профессиональных навыков, требует хорошего здоровья, выносливости и стрессоустойчивости, большой ответственности, но она и оплачивается соответствующе. И еще дает неоценимый опыт на будущее.

Отличия профессии личного ассистента от других видов деятельности, на мой взгляд, заключаются в следующем:

1. Главное отличие: ПА - правая рука руководителя компании (организации), находится в курсе дел компании, видит ситуацию в целом, всегда в курсе событий, которые происходят во внутренней и внешней среде организации.

2. ПА служит связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также является и связью с внешним миром для обеспечения эффективной работы руководителя (в результате деятельности профессионального ПА повышается результативность работы руководителя).

3. Возможность "вершения судеб" - от ПА часто зависит, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано им.

4. ПА должен обладать высоким культурным уровнем.

5. Компетентность; структурность; порядок; четкость.

Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?

Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) ПА, который:

• пребывает в полной боевой готовности буквально 24 часа в сутки.

Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;

• умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;

• обладает высоким уровнем творческого мышления;

• умеет решить любой вопрос за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;

• владеет и отлично управляет информацией;

• обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;

• находится в курсе всех событий в компании;

• мобилен, оперативно действует, адаптивен;

• ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен держать язык за зубами, зная многое о частной жизни руководителя;

• обладает высоким уровнем эмпатии, "чувством шефа".

Эмпатия - способность человека представить себя на месте другого, понять его чувства, желания, идеи и действия, на непроизвольном уровне испытывать сходные с ним чувства, понимать и принимать его актуальное эмоциональное состояние;

• знает делопроизводство, хорошо владеет русским языком, одним или несколькими иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;

• контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);

• способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле уметь читать мысли шефа. И в целом - уметь слушать и слышать;

• ориентируется в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;

• умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;

• скрупулезен и организован;

• умеет экономить средства, время, силы;

• постоянно стоит на страже интересов руководителя;

• обладает своей харизмой;

• энергичен и убедителен;

• эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.

К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение держать руку на пульсе времени, например поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.

Труд личного ассистента - это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.

На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача - понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию. Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности. Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык - умение ладить с людьми разного социального статуса и уровня.

Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой лояльности и толерантности.

Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.

И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента:

Если ты не можешь быть

сосной на вершине холма,

будь деревцем в долине,

но только будь cамым лучшим деревцем у родника,

будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.

Если ты не можешь

быть кустиком, будь травой

И сделай дорогу счастливее.

Это ли не замечательное призвание - делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так.

Комментарий эксперта

Анастасия Маслова, личный помощник генерального директора холдинга ООО "ТЕТ Строй"

Оказалось так, что эта профессия сама меня выбрала. Изначально я хотела заниматься внешней экономикой в рамках коммерческой компании. Через полгода я плавно перешла в помощники к директору департамента. Надо сказать, что работа с цифрами и компьютером меня очень утомляла. Куда больше увлекали административно-организационные задания -я решала их легко и быстро.

Через какое-то время я доросла (в рамках другой компании) до личного помощника генерального директора.

Эта позиция очень многогранна и требует полной отдачи, т. к. по сути ты на работе 24 часа в сутки, но зато, с другой стороны, не привязан к офису и строгому распорядку дня.

Владельцы компаний обычно имеют очень много потребностей, идей, это, вероятно, потому, что их мозг работает очень быстро и мыслят они глобально. Поэтому я задействована не только в деятельности компании - я оказываю помощь в решении задач личного характера. Мне очень нравится моя профессия своей динамичностью, организационными моментами. И на мой взгляд, я самый осведомленный сотрудник в компании!

Следовательно, первые качества, которые необходимы, - это мобильность, оперативность, адаптивность.

Личный помощник генерального директора компании должен подходить своему начальству не просто по умению выполнять задания, а даже, я бы сказала, по духу. Я должна чувствовать шефа! Я тот единственный человек, с которым он общается в офисе (за исключением совета директоров). Шеф вообще не любит общаться с посторонними людьми. Все указания, приказы и распоряжения проходят через меня - от шефа требуется только лишь слово (обычно генеральные немногословны), и из этого слова нужно составить новое распоряжение, оформленное должным образом и доведенное до всего холдинга. В мои обязанности входит также контроль за внедрением нововведений.

Сложность заключается в том, что у тебя есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени его сделать. Шеф если и может иногда что-то объяснить, то повторять дважды не будет (поэтому всегда надо записывать абсолютно все, что он говорит: явился без ежедневника в кабинет к шефу - считай, провалил задание). Память не может быть феноменальной, к сожалению.

Мой руководитель должен быть в курсе новинок всевозможных гаджетов или же каких-то особо интересных вещей. Если что-то появилось в мире новое и интересное, то это сразу должно появиться и у него. Когда очередная такая техническая новинка сначала оказывается у меня, то надо быстро разобраться, как она работает, на случай, если будут вопросы.

Спорт очень важен для шефа: если это горнолыжный спорт, то ботинки делают на заказ в Австрии; если это гольф, то приобретаются все самые последние аксессуары (бинокль Leica, фирменные клюшки и т. п.). Мне нужно также знать, где в Европе открыли новое гольф-поле, где проходят гонки на спорткарах "Феррари" и "Порше" и т. п.

Путешествия: все делается мной - от приобретения билетов до заказа романтического ужина и подбора подарка. Каждая поездка сопровождается программой, где нужно прописать все - от номера рейса до времени ужина в ресторане. Пишу все подробно и всегда контролирую работу людей даже в других странах!

Мне приходится проводить серьезный мониторинг в поиске адекватной цены на желаемый автомобиль. Например, арендовать "Порше Панамера" в Италии на день стоит порядка 2000 евро, но такой же автомобиль можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Поэтому я снаряжаю водителя в Германию: он берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф оставляет машину, а водитель приезжает и отгоняет ее обратно. В результате получается существенная экономия.

Когда я бронирую номера в гостиницах, то помню о том, что гостиницы предоставляют скидки, если с ними очень хорошо пообщаться. Так, вежливыми письмами я смогла добиться скидки в размере 25% в отеле на Мальдивах, что является максимально возможной скидкой.

К сожалению, в Европе и других странах, кроме России, рестораны и кафе не работают 24 часа в сутки. Кроме того, даже в самых престижных заведениях вас не всегда накормят вкусно.

Я провожу мониторинг (здесь все средства хороши: друзья, Интернет и т. п.) и заказываю для шефа обеды, ужины, организую ланчи. Есть и такой момент: когда твое начальство уезжает в отпуск, персональный помощник все равно не может расслабиться - шефу может не понравиться вилла, которую вы вместе выбирали. Приходится снова включаться в работу.

Мне кажется, можно даже и не говорить про напоминания о днях рождения его друзей, о записи к парикмахеру, врачам и т. п.

Сейчас наш холдинг компаний ведет успешную внешнеэкономическую деятельность, а наш главный бухгалтер плохо говорит по-английски. Поэтому я теперь веду и этот участок деятельности компании - и довольно успешно.

Как вы видите, очень много обязанностей лежит на мне, но от этого я не испытываю никакой тяжести! Мне нравится моя работа и я с удовольствием ее выполняю - всегда интересно решать новые задачи, поставленные шефом!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.