Вопросы участников вебинара «Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления»

2151
Редакция журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» провела online-семинар «Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления». Лектор Ольга Скиба из компании "Интертраст" подробно рассказала о видах рисков при внедрении систем электронного документооборота и том, как с ними бороться. Участники вебинара задавали интересные вопросы, касающиеся практики внедрения и использования СЭД. Вот публикации некоторых из этих вопросов с ответами лектора.

Редакция журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» провела online-семинар «Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления». Лектор Ольга Скиба из компании "Интертраст" подробно рассказала о видах рисков при внедрении систем электронного документооборота и том, как с ними бороться. Участники вебинара задавали интересные вопросы, касающиеся практики внедрения и использования СЭД. Вот публикации некоторых из этих вопросов с ответами лектора.

1. vag-juli@mail.ru: Здравствуйте! Расскажите как вести документооборот, если у владелец предприятия имеет еще 4 ООО аффилированных лиц, и регистрируются они в одном месте.
2. Lyanana@yandex.ru: В нашей организации большинство пользователей на "Вы" с компьютером, не говоря уже о том, чтобы работать в специальной программе, Вы можете назвать конкретную СЭД с очень понятным и простым интерфейсом и по соотношению цена/качество. Организация имеет 7 территориально разрозненных подразделений.
3. Itroyanova@sfo.rosinv.ru: Добрый день! Какую СЭД вы можете рекомендовать для внедрения в обособленном структурном подразделении предприятия? Филиал имеет в своей структуре 101 подразделение, штатная численность - 650 ед., централизованный отдел кадров и бухгалтерия, 27 отделений с большой отдаленностью на всей территории края.

О. Скиба: Сейчас я бы хотела ответить на вопросы по крупным системам. Как я уже сказала, не могу рекомендовать конкретную СЭД, могу только сказать, на что обратить внимание. Во-первых, посмотрите, какие СЭД внедряются на больших предприятиях, посоветуйтесь с кем-то в данной области, изучите функционал лидеров рынка, систем, которые занимают лидирующие позиции по количеству внедрений, по успешным проектам. Что можно рекомендовать по функциональности. Система должна уметь хорошо масштабироваться, но это должен быть основной функционал, то есть не нужно закупать дополнительное программное обеспечение, дополнительные сервера, чтобы обеспечить это территориальную распределенность. Насколько я поняла, помимо канцелярии, могут быть автоматизированы и другие процессы. Поэтому важно,чтобы система могла вовлечь в электронный документооборот все подразделения компании. Посмотрите, чтобы у системы была модульность, что можно было на одном этапе внедрить канцелярский документооборот, а потом наращивать бизнес-процессы, функционал системы, который отвечал бы возникающим потребностям. Хорошо, если система обладает веб-интерфейсом, поскольку это отличная возможность организовать удаленный доступ к системе. Сейчас ещё популярны мобильные решения, это в первую очередь, ориентировано на руководство, руководителей отделов и департаментов, поскольку они часто бывают вне офиса и быстро должны реагировать на все изменения для принятия решений. Обратите внимание на системы, имеющие подобный функционал.

4. evgenia1515@mail.ru: Добрый день, скажите есть ли смысл внедрять СЭД в маленьких организациях с численностью в 20 человек?

О. Скиба: На мой взгляд, будет только лучше. Вам нужно оценить какие проблемы вы хотите решить, внедряя СЭД, насколько велики потери, которые вы несете от этих проблем: утраты документов, загруженность канцелярии, держите ли вы курьера, или можно сократить эту ставку. Системы ведь бывают совершенно разные: бывают совсем недорогие коробочные решения, бывают самостоятельно внедряемые системы с проектом самостоятельного внедрения, разработанные специально для небольших организаций. Вы покупаете лицензию, покупаете пакет услуг по консультациям и обучению и внедряете систему сами, это в несколько раз дешевле, чем работа внешних консультантов. Понятно, что рекомендовать подобный вариант на организацию в 200 человек нельзя, для непрофессионально подготовленного аналитика это сложно, а на 20 человек , когда вы знаете свою компанию, взаимоотношения в ней, это вполне реально.

5. ana-safronova@yandex.ru: Как Вы считаете есть ли будущее у "облачных" решений (СЭД, ECM)

Скиба: Интересный вопрос, аналитики сейчас активно обсуждают его. Облачные решения интересны для компаний малого и среднего уровня, которым не выгодно иметь собственный IT-отдел, тех же аналитиков. В этом случае ответственность за все сбои и неполадки в системе лежит на поставщике услуг. Вместе с тем, многие крупные компании выражают обеспокоенность тем, что их важная информация находится на сторонних серверах. Здесь каждая компании исходит именно из своих возможностей и потребностей, минимизируя при этом риски.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль