Важные личностные и профессиональные качества секретаря

27230
Работа секретаря представляет собой набор различных обязанностей, которые связаны не только с документной работой, но и с общением на разных уровнях. В данной статье мы рассмотрим, какие важные личностные и профессиональные качества секретаря необходимы для успешного выполнения своих обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

  • какие личные качества необходимы секретарю;
  • профессиональные качества секретаря;
  • как зависят профессиональные качества от личных.

Личные качества секретаря

Работа секретаря (офис-менеджера, личного помощника) связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с большим кругом обязанностей, которые требуют наличия определенных качеств. Как известно, личностно важные качества (ЛВК) играют большую роль в исполнении многих трудовых обязанностей. Давайте разберемся, какие деловые и личные качества секретаря являются необходимыми.

Аккуратность. Именно наличие данного качества у сотрудников секретариата высоко ценится руководителями. Аккуратное Важные личностные и профессиональные качества секретаряотношение к деловой документации станет залогом того, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы. Более того, аккуратист всегда содержит свое рабочее место в идеальном порядке. Это не только создает положительное впечатление о работнике, но и говорит о его профессионализме. Давно доказано, что порядок на рабочем столе положительно влияет на личную эффективность и трудовую деятельность. Поэтому именно аккуратный сотрудник сможет навести полный порядок в документации.

Не стоит забывать и про то, что секретарь является визитной карточкой любой компании (и самого руководителя, если речь идет о личном помощнике). В этом случае деловой наряд сотрудника должен быть всегда аккуратным и опрятным, а прическа и макияж сдержанными и лаконичными. Это не только создаст положительное мнение, но и скажет о вашем профессионализме и серьезности.

Ответственность и организованность. Именно эти качества помогают секретарю в выполнении многих рабочих обязанностей, таких как: организация деловых встреч, совещаний, заседаний, подготовка различных мероприятий и т.д. Важно понимать, что ответственный сотрудник всегда помнит о предстоящих событиях, серьезно относится к своей работе и хорошо выполняет положенные обязанности. Кроме того, такому сотруднику можно давать различные поручения не боясь, что он их забудет выполнить.

Лидерские качества. Их наличие делает секретаря отличным организатором и инициативным работником. Лидерские навыки помогают не только в организационной работе, но и при подготовке командировок руководителя и других сотрудников. Также являются хорошим подспорьем для продвижения по карьерной лестнице, ведь инициативный сотрудник всегда выделяется в коллективе.

Трудолюбие и усидчивость. Данные ЛВК помогают успешно справляться с большим объемом документной работы. Необходимо понимать, что работа с документами бывает очень долгой и нудной, следовательно, требуется немало усидчивости, чтобы справляться с ежедневными обязанностями. А трудолюбие поможет не возненавидеть свою работу.

Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнеры и т.д. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, - секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.

Многозадачность. Для любого офис-менеджера многозадачность является важным преимуществом, так как позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания. Это очень важно ввиду того, что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приемной. Именно многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом также легко вернуться к работе.

Следует отметить, что данным качеством обладают по большей части женщины. Это обуславливается лабильностью психики, которая присуща именно женскому полу. По этой причине большая часть сотрудников секретариата женщины. Они могут с легкостью переключаться на выполнение различных задач, не теряя при этом времени и без ущерба качеству.

Скачайте документы по теме:

Профессиональные качества секретаря

Профессиональные качества секретаря во многом зависят не только от образования, но и от опыта. Не случайно Перечень профессиональных стандартов содержит требование к сотрудникам секретариата о наличии опыта работы не менее двух лет. Именно трудовой стаж позволяет развить многие ПВК (профессионально важные качества), которые мы рассмотрим далее.

Знание законов и ГОСТов. Несомненно, данное ПВК является основным при работе с документами. Как известно, весь документооборот и все делопроизводство полностью подчиняется различным законодательным актам и нормативным документам. Проще говоря, не имея данной базы знаний, не получится создать документ, который бы отвечал всем требованиям и обладал юридической силой. Кроме того, ГОСТы со временем обновляются, в них вносятся изменения, а значит, требуется постоянно следить за актуальностью тех или иных требований к документам.

Справка

Владение ПК.

Времена, когда вся бумажная работа осуществлялась вручную давно прошли и вместо этого 90 % операций с документами осуществляется с помощью компьютера. Это требует не только умения быстро печатать (практически каждый руководитель требует от секретаря "слепую печать"), но и хорошо разбираться в необходимом программном обеспечении. Особенно это актуально в компаниях, использующих СЭД.

Организаторские навыки. В работе секретаря данное ПВК имеет немаловажное значение. Именно организаторская работа поручается более ответственным и инициативным работникам. Кроме того, она является неотъемлемой частью работы личного помощника. Организовать деловую встречу руководителя, подготовить план мероприятия, спланировать командировку – вот тот минимум, который требует хороших организаторских способностей.

Также существует ряд ПВК, наличие которых может существенно пригодиться секретарю в его работе:

наличие дополнительного образования (как правило, в области юриспруденции);

знание иностранного языка;

знание международного этикета;

знание основ психологии;

знание основ психологии руководства и подчинения;

знание основ конфликтологии;

знание особенностей невербального поведения.

Читайте также:

Зависимость профессиональных качеств от личных

Именно наличие определенных ЛВК позволяет оценить, насколько хорошо данный сотрудник сможет справляться со своей работой и в каком направлении ему необходимо развиваться. Совокупность определенных личных качеств может стать хорошей основой для развития деловых и профессиональных навыков сотрудника. Ниже в таблице представлена зависимость ПВК от наличия определенных ЛВК.

ЛВК

ПВК

Трудолюбие и усидчивость

Исполнительность, владение компьютером, знание иностранных языков, делопроизводства, основ документооборота и т.д.

Многозадачность

Ответственность и организованность

Умение планировать, составлять график рабочего дня, организовывать и подготавливать различные мероприятия,

инициативность.

Лидерские качества

Аккуратность

Работа с документами, планирование графика, высокая эффективность.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль