“Чем быстрее и эффективнее ты все делаешь, тем выше ценишься”

2473
Героиня нашего интервью Юлия Кочнева считает, что “не существует разработанной и четко сформулированной формулы успеха. Если вы хотите, чтобы вас заметили и увидели, думаете, что способны на большее, – работайте!”. Как Юлия строила свою карьеру и взаимоотношения с окружающими людьми? Чего она добилась на сегодняшний день?

Юлия Кочнева считает, что для секре­таря чрезвычайно важно правиль­но относиться к имеющейся в его распоряжении информации. Уме­ние хранить коммерческую тайну, быть коррект­ной с коллегами и партнерами и не допускать, чтобы действия и поступки руководства стали предметом для обсуждения в коллективе - это своего рода постулаты"кодекса чести"секрета-ря. Без соблюдения этих правил, а также без доброжелательности и стремления постоянно учиться старший секретарь компании"Эгопласт" не мыслит себе любимой работы.

Юлия, с какой должности Вы начали свой трудовой путь?

С должности лаборанта на ка­федре политических наук социально-гуманитарного факультета Саратовского государственного университета им. Н.Г.Чернышевского, где более чем благопо­лучно (закончила я с красным дипломом) отучи­лась пять лет и получила прекрасную специальность - политолог. В это время я приобрела неоценимый опыт в общении с докторами, про­фессорами и деканами, личностями высокооб­разованными и интересными, ценящими порядок и логику и в то же время очень творческими.

После окончания университета и посту­пления в аспирантуру я преподавала историю России в школе и политологию в институте. Дисциплины довольно сложные и серьезные, поэтому приходилось прибегать к изобретательности, чтобы заинтересовать школьников и студентов. Что я только не делала: разыгрывала боевые сражения с пятиклаш­ками и проводила дебаты со студентами четвертых курсов на темы стипендии и прав молодежи.

Почему Вы выбрали эту работу? Чем она вас привлекла?

Видимо, сыграла роль моя природная общительность. Я в детстве нянчила всех малышей в своем дворе, играла с мальчишками в хоккей, а в школе и университете была старостой. Но к врожденным качествам нужно добавлять навыки и умения, а это можно сделать, только приобретая опыт профессионального общения. Работа лаборанта позволила мне убедиться в том, что я умею слушать, объяснять, убеждать, общаться с людьми разного возраста и образования. А преподавание научило заинтересовывать людей, говорить так, чтобы аудитория увлеченно слушала.

В силу ряда причин, а в частности - низкой заработной платы, я начала поиск работы иного рода. Так произошла смена преподавательской деятельности на работу в сфере секретариата. Стремление к большему и лучшему - это мой двигатель на протяжении всей моей жизни.

Расскажите, как складывалась Ваша карьера в профессии секретаря?

В моем случае карьера - понятие относительное. У меня не было четкого восхождения. Я не работала секретарем на ресепшен, а была сразу приглашена на должность личного секретаря генерального директора крупного торгового центра элитной одежды. Да, у меня не было опыта работы, но моя преподавательская деятельность сыграла решающее значение.

Моим руководителем оказалась женщина. Она не любила ждать, все нужно было делать очень быстро. Поэтому мне пришлось многому научиться и многое понять.

Например, что очень полезно своевременно подготавливать к следующему дню оба своих рабочих места: приемную и кухню. Особенно кухню. Там всегда должны быть наготове горячий чайники прогретая кофемашина; посуда должна быть чистой с вечера.

Такие подготовительные работы позволяли мне начать рабочий день без авралов. Ведь многие из нас, секретарей и помощников, часто работают в экстремальном графике: отвечают на звонок, поддерживая плечом телефонную трубку, одновременно отправляя факс и делая кофе.

На этой должности я научилась придерживаться делового стиля, чтобы соответствовать своей руководительнице. Обязательным считалось наличие пиджака, закрытых туфель и, конечно же, колгот (или чулок) даже летом. Постоянно соблюдать эти требования было достаточно трудно. Иногда хотелось одеть что-то более удобное, а летом - легкое. Однако со временем я поняла, что деловая одежда допускает такое сочетание тканей и фасонов, которое позволяет соответствовать офисным требованиям и обеспечивает комфортное состояние.

Как дальше развивалась Ваша карьера?

Далее мне посчастливилось работать в компании, которая занималась строительством. Поскольку компания была небольшой и довольно молодой, потребовалась постановка делопроизводства и кадрового дела с нуля. Сколько литературы в области трудового законодательства и оформления сотрудников было мной прочитано! Но я очень рада тому, что освоила этот пласт. Поэтому в данной организации я была секретарем, инспектором по кадрам и помощником генерального директора. Здесь я узнала специфику области, с которой я тогда еще не сталкивалась: отслеживание поступления и отгрузки товаров. В силу того, что я умею внимательно и ответственно выполнять несколько дел одновременно, директор организации посчитал, что и обязанности по работе на складе я тоже могу взять на себя. Если честно, я была только "за". Чем быстрее и эффективнее ты все делаешь, тем выше ценишься.

Представьте: я (в белоснежной блузке и на высоких каблуках) приезжаю на склад описывать поступившие материалы, а рабочие - надо отдать им должное - с безграничным терпением рассказывают, что это за детали и для чего они нужны. Постепенно я начала разбираться в ассортименте, ведь мне не хотелось глупо выглядеть перед рабочими. А когда впервые переступила порог склада, даже не знала, что трубы для воды и газа разного диаметра, что длина хлыста разная, что есть еще фланцы, отводы, фитинги.

Что происходило в Вашей жизни дальше?

Сменив сферу деятельности и чувствуя себя при этом прекрасно, я подумала, а почему бы не переехать в Москву, город, который близок мне по стилю, ритму, энергетике, возможностям. Я собрала свои вещи и уехала. Работу в Москве нашла быстро. Уже через две недели после приезда я работала помощником директора по экономической безопасности крупного строительного холдинга, где столкнулась с удивительно интересными, темпераментными, сильными, высокообразованными людьми.

Опять новые обязанности! Здесь я научилась хранить информацию, которой в избытке обладают помощники. На всю жизнь запомнился один случай.

Руководителю принесли очень важные банковские документы на подпись. Он их подписал, а я отвлеклась - вышла и оставила бумаги на столе в приемной. Серьезная ошибка! Никогда нельзя оставлять документы на видном месте, даже если кажется, что они не очень важные. Не бывает неважной информации. Когда вернулась, документов, предназначавшихся нашему банку, на столе не было. Я не могу передать охватившего меня ужаса! Бумаги так и не нашлись, по крайней мере, мне об этом не сказали. Сейчас я думаю, что их мог взять мой руководитель, чтобы таким образом раз и навсегда научить меня не оставлять документы на всеобщем обозрении.

Вспоминая, где и с кем я работала, могу сказать, что мне повезло. Было очень много командировок и встреч, срочных заданий по поиску нужной информации для руководителя. Приходилось общаться и решать рабочие во­просы с высокопоставленными людьми. На каждой новой работе нужно чему-то учиться, ставить цели и во что бы то ни стало достигать их. Это очень важно для меня.

Как Вы оказались в компании "Эгопласт", где сейчас работаете?

Первое впечатление о компании я получила, ознакомившись с сайтом "Эгопласта" - российского произво­дителя и поставщика инженерного оборудова­ния. Обнаружила вакансию старшего секретаря. Информация на сайте была расположена удобно, представлена лаконично и интересно. Значит, решила я, в штате компании трудятся настоящие специалисты, с уважением относящиеся к посе­тителям сайта. При личной встрече впечатление подтвердилось - познакомившись с сотрудника­ми компании, продемонстрировавшими привет­ливость, радушие, профессионализм, я поняла, что хочу работать именно здесь.

Так я стала старшим секретарем компании "Эгопласт", на сегодняшний день в моем под­чинении три секретаря и два курьера.

Как проходит день у Вас в секретариате?

Секретариат, который я возглавляю, должен обеспечить сотрудникам нашей компании бесперебойную работу. Одна из основных функций старшего секретаря - организация и контроль работы секретариата: контроль приема и отправки входящих звонков, почты, факсов, закупки билетов и бронирования гостиниц, работы курьеров. Кроме того, старший секретарь отвечает за заключение договоров на предоставление мобильной связи, проверку выставляемых счетов, организацию оплаты счетов за мобильную связь.

Обычно день проходит очень оживленно и напряженно. С начала рабочего дня, а у секре­тариата он начинается с 8.30, огромный поток звонков обрушивается на компанию. Секрета­риат отвечает в день на сотни звонков. Если успеешь с утра налить чашечку кофе, считай, что тебе повезло.

Кстати, о кофе. Вы выделяете время для полноценного обеда? Или обходитесь перекусами?

Обед - это святое. Мы с коллегами шутим, что обеденный перерыв - единственные минуты, когда секретарь может помолчать. И конечно, вкусно и правильно поесть! Порой кажется, что за время обеда ты сможешь завершить неотложные дела и доделать что-то срочное. Но это заблуждение. Гораздо важнее нормально поесть - тогда и силы прибавляются, и работа идет веселее.

Какие новшества Вы планируете привнести в рабочий процесс в ближайшее время?

Хотелось бы достичь совершенства, чтобы однажды в конце рабочего дня, уходя с работы, сотрудники компании сказали: "Девчонки, какие вы молодцы! Спасибо Вам за отличную работу! А пока мне как старшему секретарю нужно еще много работать с сотрудниками секретариата, учить их и учиться самой.

Как Вы оцениваете себя как наставника? Вам наверняка приходится для этого самой многому учиться?

Я стремлюсь научить девочек внимательно слушать собеседника, что по­зволит им понять звонящего и правильно его соединить с нужным сотрудником. Стара­юсь показать им, что нужно быть очень тер­пеливой, так как люди звонят в разном настроении. Доношу до них, как важно быть внимательной к коллегам, делать все чет­ко и не забывать улыбаться. Когда ты улыбаешься, ты повышаешь настроение себе и окружающим.

Мне самой пришлось воспитать в себе терпение и внимательность. Это нелегко, но данные качества просто необходимы в нашей работе. Кроме того, поступив на эту долж­ность, я столкнулась с необходимостью вы­работать новые для себя навыки: умение орга­низовывать не только свою, но и работу сотрудников секретариата и курьеров, контро­лировать выполнение порученных им дел, быть всегда на шаг быстрее, внимательнее, трудолюбивее, пунктуальнее. Быть для них приме­ром. И я вновь оттачиваю навыки общения: с сотрудниками, руководителями, клиентами, посетителями...

Какое значение Вы вкладываете в словосочетание "комфортное место работы"?

Я не отношу это понятие к условиям работы. Мне приходилось ра­ботать в разных организациях, и я поняла, что опрятный современный офис и соцпакет - это, конечно, хорошо, но несоизмеримо важнее отношения внутри коллектива. Мне комфортно, когда я нужна окружающим, когда понимаю, для чего я здесь, на этом месте, и что должна делать.

Даже на самой лучшей в мире ра­боте случаются конфликты. Как Вы их решаете?

Самое лучшее - не допустить конфликт. Нервное напряжение и громкий голос, которые сопровождают кон­фликт, нарушают рабочую обстановку, а ведь задача секретариата - облегчить процесс рабо­ты в организации.

Но иногда конфликтных ситуаций просто не избежать. Тогда их нужно вовремя научить­ся гасить. Для этого существуют разные методы: нужно замедлить темп речи, понизить голос, улыбнуться, показать, что вас волнует проблема собеседника и вы хотите помочь в ее решении.

На чьей стороне Вам приходится выступать, когда в конфликт вовлечен Ваш подчиненный?

Если курьер или секретарь ошибся, я считаю правильным сде­лать ему замечание и призвать к более внима­тельному исполнению своих обязанностей. Но когда человека обвиняют незаслуженно, конеч­но, я на его стороне и заступаюсь. Был такой случай.

Сотрудник одного из отделов никак не мог дождаться факса, который, по его сведениям, ему уже отправили. Наша секретарь получила от него гневное замечание. Нам удалось выяснить, в чем дело: отправляющая сторона направила документ с неработающего, как оказалось, факсимильного аппарата, и естественно, что у нас факс просто не прошел. Таким образом, наша секретарь оказалась невиновной. Но данный инцидент стал для всех хорошим уроком, и с тех пор наша секретарь стала вести журнал принятых факсимильных сообщений, а отправляющая сторона перезванивать и узнавать судьбу документа.

Вообще во всем, что касается отношений внутри коллектива, я давно поняла очень важ­ную, на мой взгляд, истину: нельзя быть лучшим другом для всех сотрудников. Главное - научиться правильно со всеми общаться, быть очень внимательной и наблюдательной. Инфор­мация - вот самый главный козырь.

Чего никогда не должен допускать секретарь в отношениях с руково­дителем, коллегами, партнерами? Существует ли моральный кодекс в этой профессии? Этика в общении очень важна. У меня есть свое правило. Я считаю, что никогда нельзя обсуждать руководителей и их действия с кол­легами. И уж тем более выносить вердикт их поступкам. И самое главное, информация, об­ладателем которой я стала по долгу службы, должна оставаться известной только мне.

С каким руководителем Вы чув­ствуете себя более комфортно: с руководителем-мужчиной или руководителем-женщиной?

Исходя из своего личного опыта, я сделала вывод, что с женщиной-руководителем работать гораздо сложнее, чем с мужчиной. Нужно всегда самой хорошо выглядеть и гово­рить ей, как она замечательно выглядит. Как правило, женщина-руководитель более резка и требовательна, редко поощряет. Однако поработав с шефом-дамой, получаешь закалку на будущее.

В чем, с Вашей точки зрения, заключается главный секрет успеха в Вашей профессии? Есть ли у Вас свои способы решения проблем, борьбы с рутиной и неприятностями?

Думаю, не существует какой-либо разработанной и четко сформулированной формулы успеха. Если вы хотите, чтобы вас заметили, думаете, что способны на большее, - работайте! Я не понимаю тех людей, которые сидят на одном месте, их многое не устраивает, но они ничего не предпринимают, чтобы изменить ситуацию. Ноют, что их никто не ценит. По-моему, это про­сто очень ленивые люди. Есть замечательная пословица: "Под лежачий камень вода не течет". Все в ваших руках! Дерзайте и не тратьте време­ни зря.

А что касается трудностей... Считаю, не надо ни с кем и ни с чем бороться. Просто стараюсь не допускать неприятностей, а рутину воспри­нимаю как учебный процесс.

Если я попрошу Вас придумать девиз, под которым может тру­диться персональный помощник или секретарь, как вы его сформу­лируете?

"Любите то, что вы делаете!". Если вам не нравится общаться, то какой из вас секретарь или помощник? Если вы не умеете заботиться о своем рабочем месте, о руководителе, о со­трудниках компании, то у вас ничего не выйдет. Если вы сидите и ждете, когда закончится ра­бочий день, увы, вы не сможете работать секре­тарем или помощником.

Секретарь - ответственная и публичная должность: всегда нужно отлично выглядеть. Долго собираетесь по утрам на работу?

Долго и тщательно. Я очень придирчива к своему внешнему виду. Считаю, женщина должна выглядеть так, как будто у нее каждую минуту фотосессия. А так как времени на это уходит много, то естественно, пока наношу макияж, одновременно готовлю себе завтрак и кормлю собаку.

Есть ли в Вашей компании дресс-код?

Конечно. Для женщин обязате­лен деловой офисный стиль: строгое платье или классическая юбка не выше 10 см от колен или классические брюки с блузкой (водолазкой, рубашкой). Пиджак - по желанию. Обязательны колготки или чулки. В теплое время года допускается носить блузку с коротким рукавом или строгое платье с коротким рукавом. Запрещается носить одежду на бретелях и с глубоким вырезом.

Для мужчин обязателен костюм со светлой рубашкой. И непременно галстук! Лето, разумеется, вносит коррективы, и сотрудники могут носить рубашки с короткими рукавами; но на­личие пиджака обязательно в том случае, если у сотрудника запланирована встреча и переговоры с партнерами и клиентами компании.

А какой стиль Вы предпочитаете на отдыхе?

О, полностью противополож­ный строгому! Casual, vintag, немного гламура. Вот моя страсть: потертые джинсы, кеды, всевозможные головные уборы. Люблю вещи интересного кроя, необычных цветов. Такая одежда позволяет проявлять себя, свою личность. Ты и никто другой решает, как можно сочетать предметы.

Наверняка, у Вас, как у большин­ства работающих женщин, иногда бывает плохое настроение, недо­вольство собой, ощущение устало­сти. Как поступаете: стараетесь всегда поднять тонус или разре­шаете себе попереживать? Погрустить иногда надо. Но только чуть-чуть. Когда мне грустно, я говорю себе: "Так, Юля, ты можешь пожалеть себя 5 минут. А потом просто обязана взять себя в руки.

Если чувствую себя разбитой и усталой, пытаюсь себя убедить, что это совсем ненадол­го. В такие минуты очень помогает, когда рядом друзья, родные или хотя бы любимая собака.

А восстановиться после работы просто. Практикую вечерние пробежки, очень люблю вылазки на природу, а если они сопровождаются конной прогулкой, это просто незабываемо. Ка­таюсь на роликах. Последнее увлечение - мото­цикл. Друзья, которые профессионально занима­ются мотоспортом, как-то прокатили меня на мотоцикле, и я поняла, что это "мое". Теперь по­немногу осваиваю данную сферу. Вот только при­обрести собственный мотоцикл пока не решаюсь.

Помимо такого активного отдыха очень люблю походы в театры и музеи. Живопись меня просто завораживает. От голландцев не могу оторвать взгляд.

Что Вам интересно помимо работы? Есть у Вас чисто женские увле­чения: кулинария, рукоделие?

На рукоделие у меня не хватает терпения. Я очень неусидчива и не могу долго находиться в неподвижном положении.

А вот готовить действительно люблю, и очень притязательна в еде - я мегагурман! Моя страсть - утка по-пекински. Также люблю овощи, фрукты и рыбу. Самое приятное - когда блюдо, которое ты приготовила, с аппетитом едят близкие люди... Очень интересно и весело готовить вместе с друзьями, ведь я очень общи­тельный человек.

Ваше жизнелюбие просто не может не распространяться на Ваших коллег. Что для человека с Вашим складом является самым интерес­ным в работе секретаря? Ни капельки не преувеличу, если скажу, что в моей работе не бывает "самого интересного". Интересно все! Моя работа - это общение с людь­ми разных характеров, привычек, темперамен­тов. Разве может быть что-то интереснее этого?!

А от каких обязанностей Вы бы с удовольствием отказались? Только начистоту!

Отказаться от обязанностей -значит испугаться ответственности. А это не про меня. Мне нравится все, что входит в мои обязанности. А если что-то трудно, или непонятно, или не получается, так это же хоро­шо, есть чему поучиться, есть к чему стремиться!

Поделитесь, к чему стремитесь и чем собираетесь заняться в будущем?

В будущем? Да мне бы успеть сделать то, что запланировано на ближайший месяц! А если честно, я немного суеверна. Вот когда все задуманное получится, с удовольствием расскажу!

Юлия Кочнева,
старший секретарь компания "Эгопласт"

С Юлией Кочневой беседовала журналист Ольга Лебедева

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль