"Я кручусь, как волчок, - везде надо успеть!"

2576
Доброжелательное отношение к людям и открытость - это те качества, кото­рые, по мнению героини нашего интер­вью, очень помогают ей в жизни. По образованию Татьяна - бухгалтер-экономист. Почему она решила стать офис-менеджером и о многом другом вы узнаете из интервью

Cтоит вам переступить порог компании, как вы оказываетесь в приемной. И каким бы не выдался день, он обязательно покажется добрым, когда таковым его назовет очаровательная девушка с милым, озаренным улыбкой лицом. "Многие посетители потом даже сообщают руководству - нас такая приятная, заботливая девушка встретила, скажите ей от нас спасибо!" - смеется Татьяна. Доброжелательное отношение к людям и открытость - это качества, которые, по мнению Татьяны Серебряковой, очень помогают ей в жизни. Между тем эта жизнерадостная, энергичная и обаятельная девушка -единственный офис-менеджер компании, на котором лежит все делопроизводство и многочисленная организационная работа. А по образованию Татьяна - бухгалтер-экономист, она очень дружна с цифрами и все нужные телефоны запоминает наизусть. Кстати, ее карьера начиналась с должности менеджера по продажам, в которой она преуспевала. Почему Татьяна решила стать офис-менеджером и о многом другом, вы узнаете из интервью.

Татьяна, с чего началась Ваша карьера?

Я из Саратовской области. За­кончила школу и поступила в техни­кум на бухгалтера-экономиста. От­учившись, год просидела дома без работы и решила ехать в Москву. В Москве я устроилась продавцом-консультантом на фабрику мужских костюмов МОАО "Большевичка".

Для меня это была школа жизни. На "Большевичку" просто так не брали - отбор был серьезный. Потом месяц длилось обучение, в течение которого нам ничего не платили. За­вершалось обучение аттестацией, во время которой решалось, оставят нас работать или нет. Затем тех, кто остался, распределяли по торговым точкам. И только когда я отучилась и проработала месяц, мне выдали первую зарплату.

Работала я в магазине, продавала мужские костюмы, сорочки, галстуки. Работали два дня через два, а это значит, что каждые два дня мы считали весь товар на складе, чтобы сдать смену. И также приходили рано утром после выходных и опять считали, чтобы принять смену.

Было действительно тяжело. Зато именно там, на моем первом месте работы, я получила многие базовые знания и прежде всего научилась правильно общаться с людьми.

На "Большевичке" я проработала восемь месяцев и ушла на новую работу - менеджером по продаже фурнитуры. И работа в офисе, и совсем близко с домом, что тоже немаловажно. А уже через год по соседству с моей работой открылась компания "Кредо". Сначала в ней начал работать мой муж. Через некоторое время он узнал, что компания ищет менеджера по фурни­туре, и предложил мне перейти к ним, чтобы мы могли работать вместе. Я пришла на собеседова­ние, и была принята в компанию "с руками и ногами", потому что меня не надо было обучать, опыт работы был хороший.

На предприятии, где я до этого работала, мы все делали сами - заказывали и оприходовали материал, снимали остатки, то есть я знала весь процесс. В новой компании все оказалось проще -здесь вся работа распределена по отделам: отдел снабжения, отдел менеджмента, отдел логистики и т. д.

Менеджером я проработала в компании "Кредо" один год. Работа шла очень успешно -много крупных заказчиков и достаточно боль­шой объем продаж. Но со временем я почув­ствовала, что занимаюсь не своим делом, что мне скучно и рабочие дни проходят в исполне­нии монотонных стандартных обязанностей, практически не отличающихся друг от друга. Да еще в каждом человеке я стала видеть своего потенциального клиента, которому можно что-то продать!

Вы удивитесь, конечно, ведь полученная мной специальность, связанная с цифрами и контролем денежных потоков, можно сказать, предопределила мне заниматься продажами. Да, у меня математический склад ума, но еще я по натуре очень энергичный и общительный человек. Поэтому и работа мне была необходима такая, где я могла бы больше общаться и выполнять разнообразные функции. Я подумала и поняла, что именно мне подойдет. Когда в конце года у нас, как и во многих компаниях, проходила аттестация сотрудников, я заявила, что хочу перейти на должность офис-менеджера.

Сейчас я полностью веду все делопроизводство в компании. В мои обязанности входит учет всей входящей/исходящей документации. Организация командировок - и по России, и за рубеж - как для руководства компании, так и для всех остальных сотрудников, то есть визы, билеты, гостиницы - все это на мне. Ведение всех внутренних совещаний и их протоколов, контроль выполнения всех поставленных на совещаниях задач. Кроме этого, естественно, встреча клиентов, переписка, внешние телефонные звонки - все это тоже моя работа.

На связи я круглые сутки - и днем, и ночью. Поначалу даже пугалась, когда ночью звонили. А это директор: "Таня, у нас задерживается самолет на десять часов, реши как-то этот вопрос.

Что было самым сложным в новой профессии?

Во-первых, когда я пришла, у меня опыта абсолютно никакого не было. Все начинала с нуля. Учить особо было некому - в компании был только кадровик, но ей было некогда заниматься мной. Поэтому училась сама: покупала книги, что-то находила в интернете. Хваталась за голову - такой объем информации!

Как ни странно, сложным для меня оказалось разобраться в исходящей и входящей корреспонденции. Я никак не могла понять, почему одни письма надо регистрировать, а другие не надо - ведь они тоже пришли к нам.

Во-вторых, я начала работать в компании спустя год после ее открытия, и делопроизвод­ства здесь практически не было.

Существовало всего два журнала и две папки, куда подкалывались исходящие и входящие документы. Больше ничего не было. Поэтому я все делала сама и старалась по возможности чаще подходить к директору с вопросами, предложениями: "Давайте вместе подумаем, как все сделать так, чтобы и вам было удобно какой-то документ найти, и мне тоже". Так вот, вместе, все старались организовать, придумать, чтобы было удобно всем.

А электронный документооборот в компании уже ввели?

Электронного документооборота пока нет, но я думаю, что скоро мы к этому придем, потому что у нас сейчас открываются филиалы по России. Компания растет быстрыми темпами.

Таня, может быть, Вы вспомните какой-то яркий момент из Вашей деятельности?

У меня каждый день яркий - на самом деле. Вот уже четвертый год я работаю здесь и до сих пор каждое утро встаю с желанием идти на работу. Каждый день насыщен, и что-то интересное происходит.

Компания была совсем молодая, когда Вы пришли, значит, и контак­тов особых не было. Как Вы искали -где, например, заказать билеты?

Искала в интернете, сравнивала цены и возможности. А потом уже додумалась -позвонила в одну крупную авиакомпанию. Объ­яснила, что сотрудники нашей компании очень часто летают в командировки, оборот большой, и мы хотели бы заключить с ними договор, чтобы сотрудничать и работать напрямую, а не перекупать билеты. Опять же чтобы скидки какие-то были.

Со временем в течение работы появляются связи, например знакомишься на выставках и се­минарах с сотрудниками других компаний, ко­торые могут помочь, скажем, заказать гостини­цу. Вывод один - с людьми надо общаться.

Я всегда открыта людям, такая, какая я есть, всегда все делаю от души. И мне именно это в жизни очень помогает.

А помогло ли Вам в нынешней про­фессии то, что Вы работали снача­ла менеджером?

Прежде всего работа менедже­ром помогла мне тем, что я получила практику грамотного общения с клиентами. Мне ведь и сейчас приходится находить общий язык с разными людьми. Еще один плюс, что с теми клиентами, с которыми я общалась будучи менеджером, я часто общаюсь и теперь, став офис-менеджером, и со многими нас свя­зывают уже дружеские отношения. Ну и опять же, я знаю работу компании с разных сторон и могу поговорить с клиентом даже по поводу продукции.

Кстати, когда компания участвует в крупной выставке или семинаре, туда уезжают практически все сотрудники, а в офисе оставляют оператора и двух менеджеров. Так вот, обычно оставляют одного менеджера и меня - в качестве второго менеджера. Кроме этого, я замещаю оператора и логиста, когда они уходят в отпуск на две недели.

То есть я могу быть и менеджером по продажам, и логистом, и оператором, и в какой-то степени даже кадровиком, а теперь и некоторые юридические вопросы могу решить сама.

А все потому, что у нас очень хороший ди­ректор, она постоянно меня подталкивает. Приходит и говорит: "Таня, есть такая проблема, надо разобраться! Сиди и думай, как это сделать". Она не учит меня, она дает задание и говорит - делай!

Полтора года назад мы заключили договоры с авиакомпанией, и нам их скинули по электронной почте, чтобы мы ознакомились с текстом и подписали. Я все документы распечатала и принесла директору, мол, посмотрите, если все в порядке, то мы их подписываем. А она мне говорит: "Что я их буду смотреть - бери и смотри сама, учиться-то надо когда-нибудь. Что тебе в них не нравится, ты мне карандашиком отмечай, потом придешь, мы вместе посмотрим".

И вот так постоянно она меня тормошит -"Давай! Давай! . И я приучилась к самостоятельности, научилась сама выкручиваться. Я, как волчок, - везде надо успеть.

Кстати, я знаю, что Вы хотите стать личным помощником генерального директора...

Да, и думаю, что в этом году уже что-то наметится, потому что директор видит, что я готова. Она спокойно может оставить офис на две недели и знает, что здесь ничего не случится. К тому же в прошлом году я отучилась на курсах.

Я давно уже хотела поучиться на курсах, чтобы увереннее чувствовать себя в профессии. И как-то в вашем журнале прочитала о курсах ДОУ. Сразу позвонила, все узнала. Оказалось, что вечерних курсов нет. Я расстроилась, думала, что директор меня не отпустит, но, конечно, я ошибалась! 21 октября я пошла на курсы, которые мне очень понравились. Отличные преподаватели, интересные люди, и я столько нового узнала!

Вы планируете учиться дальше? Какие знания еще хотелось бы получить?

Каждый год в нашей компании проводится аттестация, в ходе кото­рой мы должны ответить на ряд вопросов, один из которых - три ваших победы за этот год. Так вот, еще одна из моих побед в минувшем году -поступление в институт по специальности "бухгалтер-экономист".

А почему Вы снова решили развиваться в этом направлении?

В принципе я очень дружу с цифрами. Все телефонные номера, мо­бильные, рабочие, у меня всегда в голове. Директор мне даже сказала: "Таня, ну раз ты пошла учиться по этой специальности, может быть, ты тогда к нам в бухгалтерию пойдешь? . Я ответила, что не хочу, не мое это. Считать цифры целыми днями - мне это не­интересно. Я просто хочу продолжить начатое -в техникуме отучилась, теперь хочу высшее образование получить по этой профессии. Раз у меня к этому есть талант, значит, надо его раз­вивать, обязательно пригодится в жизни.

А насчет того, чему еще хотела бы научиться - на аттестации в прошлом году я написала, что хочу подучить немецкий язык.

У нас много иностранных партнеров, но в основном мы сейчас общаемся с немцами. Мне приходится общаться с ними очень часто, по совершенно разным вопросам: по оформлению документов, по решению возникающих проблем. Скажем, где-то фура застряла с материалом или нам нужна помощь в бронировании отеля... Множество различных ситуаций приходится обсуждать. И если бы я знала язык, было бы намного легче.

Естественно, в компании партнеров есть русскоговорящие сотрудники, но они владеют русским языком не в той мере, что мы. Им нуж­но грамотно все рассказывать и объяснять, чтобы они все правильно поняли.

Яркий пример: нам нужно, чтобы мы что-то оплатили безналом. Для них это слово - безнал - абсолютно непонятно. Поэтому начинаешь выкручиваться - мы хотим оплатить этот счет "банком", "по банку", "чтобы не наличными" и т. д.

У Вас сейчас много работы, планы на повышение в должности, плюс учеба в институте и желание учить язык, понимаю, что времени на увлечения практически не остает­ся, и все же - чем Вы любите за­ниматься в свободное время? Люблю смотреть приключенческие филь­мы. Очень люблю читать. Последнее из того, что прочитала, это четыре книги саги Стефании Майер: "Сумерки", "Новолуние", "Затмение", "Рассвет". Вообще мне нравится что-нибудь в духе "Гордость и предубеждение".

Еще занимаюсь своими питомцами - у меня персидские кот и кошка. Всю жизнь мечтаю за­ вести собаку, но пока возможности нет. Вообще животных я просто обожаю, они в нашем доме были всегда.

Татьяна, на Ваш взгляд, должна ли женщина заниматься карьерой, или ее основная цель жизни - семья и домашний очаг?

Каждый человек должен себя найти в жизни. Это раньше мужчина ходил на работу - деньги зарабатывал, а женщина дома сидела. А сейчас, я думаю, права почти сравнялись и у мужчин, и у женщин. Мне даже кажется, что женщины сейчас выходят немного вперед мужчин.

Как можно сидеть дома, я вообще не пред­ставляю. Работать, общаться, добиваться свое­го - это же так интересно! И в принципе я ни­когда не жалела о времени, проведенном на любом из мест работы. Я рада, что все так по­лучилось, и считаю, что моя карьера развива­ется достаточно последовательно. Сейчас я за­нимаюсь тем, что мне по душе.

Что бы Вы хотели пожелать нашим читательницам?

Дорогие коллеги! Поскольку большинство из вас женщины, желаю вам быть всегда красивыми, любимыми, а также успешными как в работе, так и в личной жизни. А еще, чаще улыбайтесь -что может быть прекраснее женщины с улыбкой на лице!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль