Деловая переписка в организации

4226
Правила и особенности составления электронного письма на английском языке. Этапы составления. Различия между британским и американским вариантами английского языка: право­писание, словарь, грамматика

На прошлом занятии мы начали разговор о деловой переписке (Correspondence), которая играет важнейшую роль в формиро­вании отношений между организациями. Сегодня, как и обещали, мы продолжим рассматривать правила и особенности составления электронного письма на английском языке.

Этапы составления электронного письма

Для того чтобы правильно составить электронное письмо, необхо­димо пройти 8 ступеней:

1. Внимательно прочитать полученное письмо.

2. Составить план своего письма.

3. Выписать важные ключевые слова и выражения.

4. Написать черновик.

5. Сделать исправления и изменения.

6. Прочитать письмо еще раз, проверить правописание, грамматику, правильность стиля и расположение элементов.

7. Составить конечную версию.

8. Отослать электронное письмо.

При составлении текста письма придерживайтесь наших следующих рекомендаций.

Строго соблюдайте общепринятый стиль.

  • Пишите естественно (in a natural style). Не используйте старомодный, очень формальный стиль. Не пишите: We have received your letter of the 5th of this month. Пишите: Thank you for your letter, dated 5th October.
  • Не используйте сокращения, такие, как: Yr price list is waiting 4u. I can s u soon.
  • Не пользуйтесь неформальным языком, если вы не очень хорошо знакомы с получателем. Не пишите: Hi (Hello) John! Ciao Mike! Пишите: Dear Mike (если вы знаете этого человека). Dear Mr Crawshow.
  • Нельзя также использовать разговорные слова и выражения -"slang". Не пишите: A guy there can do it. Пишите: Someone in the office can do it.
  • Не пользуйтесь символами, которые люди часто используют в Ин­тернете. © (sad), © (Happy)
  • Будьте вежливы. Употребляйте слова "спасибо" (thank you), "пожалуйста" (please). Thank you for your e-mail. Please can you send me your catalogue?
  • Давайте больше информации.

Thank you for your order for 5 boxes of our spare parts. Our price for each box is 350$, plus an additional 60$ for postage. Our normal delivery time is 5-6 days.

NOT:

We got your order. The cost is 350$ per box plus 60$ for delivery. Delivery is 5-6 days.

  • Не будьте чрезмерно прямолинейны.

We think your prices are rather high.

NOT:

Your prices are not acceptable.

  • Просите, но не приказывайте.

Please could you let us know as soon as possible?

NOT:

You must inform about it straight away.

  • Используйте косвенные вопросы (indirect questions).

I was wondering if you could send us your catalogues.

NOT:

Can you send us your catalogues?

  • Избегайте обвинений в адрес получателя.

I am sorry there is a problem with the delivery.

NOT:

You've made a mistake with the delivery.

  • Сглаживайте проблемы.

It seems we have a small misunderstanding.

NOT:

There is a problem.

Помните о правилах написания электронного письма.

  • Правильно начинайте (Dear) и заканчивайте (Yours) все сообщения.
  • Если вы пишите ответ на полученное письмо, не копируйте оригиналь­ное сообщение, за исключением тех случаев, когда это необходимо.
  • Иногда авторы электронных писем копируют части оригинального сообщения, пересылают адресату и затем пишут ответ. Эта скопи­рованная часть обычно обозначается ">".

Ex.:  Could you tell me details of your sales in Germany? Our main partner...

Старайтесь избегать этого, так как создается впечатление, что ваше письмо написано в небрежной манере, и оно может произвести плохое впечатление.

  • Делите сообщение на абзацы. Между абзацами оставляйте пробелы.
  • Обязательно проверяйте текст на наличие грамматических ошибок и ошибок в правописании.

Различия между британским и американским вариантами английского языка

Как мы уже говорили, стиль, словарь, грамматика и правописание играют большую роль в том, какое впечатление вы произведете на адре­сата. Это, в свою очередь, может привести к успеху или неудаче в уста­новлении и поддержании деловых контактов с партнерами.

В связи с этим мы считаем особенно важным обратить ваше внимание на различия между британским (British English, BE) и американским (American English, AE) вариантами английского языка.

Стиль (Style). Авторы писем AE используют менее формальный стиль, чем авторы BE.

A person is known not well

AE: Dear John! BE: Dear Mr Black Person's name is unknown

AE: Dear Corporate Section Manager: (notice the colon (:) BE: Dear Sir or Madam

Правописание (Spelling)

BE

AE

-re

-er

centre

center

-our

Or

colour

color

-se

-ze

analyse

analyze

-ogue

-og

catalogue

catalog

Словарь (Vocabulary)

BE

AE

Curriculum vitae

Resume

Note (money)

Bill

Bill (in a restaurant)

Check

Ground floor

First floor

Petrol

Gas

Postcode

Zip code

Property

Real estate

Shop

Store

City (town centre)

Downtown

Mobile phone

Cell phone

Грамматика (Grammar)

BE

AE

Past Perfect

Past Simple

I have spoken to your manager about this

I spoke to your manager about this

Внимание! Вы можете использовать любой из двух вариантов BE или AE, но не смешивайте их!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль