Виды писем

72590
Сегодня поговорим о разновидности деловых писем, проведем классификацию деловых писем. Приведем основ­ные виды писем с примерами текстов и рекомендациями по их составлению.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-спра­вочного характера, составляемый организацией (лицом) и на­правляемый адресату (организации или лицу) по почтовой и (или) факсимильной связи, электронной почте. Отличительной особенностью делового письма является специальный бланк, который так и называют: бланк письма. Бланк письма есть в каждой организации, он может изготавливаться типографским способом, средствами опера­тивной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Состав рек­визитов бланка определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Классификация видов деловых писем

В деятельности организаций деловые письма используются в раз­личных ситуациях, чем и определяется тематическое и видовое разно­образие деловых писем. Деловые письма можно классифицировать по различным основаниям: по области применения, по роли в информаци­онном обмене, по статусу автора и корреспондента, по уровню типизации текста, по сфере применения и назначению переписки в деловой дея­тельности, по количеству адресатов и другим признакам.

Деловые письма классифицируются по следующим признакам:

По территории хождения:

  • письма внутри страны (внутренняя переписка);
  • международная переписка.

По виду связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту:

  • пересылаемые по почтовой связи;
  • пересылаемые по факсимильной связи или электронной почте.

Виды писемПо сфере применения:

  • управленческая (административная) переписка;
  • коммерческая переписка;
  • судебная переписка;
  • личная переписка и др.

По статусу автора (корреспондента):

  • письма организаций (юридических лиц);
  • письма физических лиц (граждан).

По количеству адресатов:

  • деловые письма, направляемые в один адрес;
  • деловые письма, направляемые в несколько адресов.

По роли в информационном обмене:

  • инициативные письма;
  • письма-ответы.

По уровню типизации текста:

  • письма, составляемые на основе унифицированных форм;
  • нерегламентированные письма.

По иерархии органов власти, организаций:

  • письма вышестоящих организаций;
  • письма подведомственных организаций;
  • письма сторонних организаций.

По тематике:

  • письма по финансовым вопросам;
  • письма по вопросам материально-технического обеспечения; письма по правовым вопросам и др.

По характеру воздействия на адресата:

  • письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятель­ности;
  • письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата (так называемые этикетные письма).

По назначению в деловой деятельности:

  • письма информационного характера;
  • письма, содержащие просьбу или предложение;
  • письма, содержащие требование или претензию;
  • письма-ответы (согласия или отказы);
  • письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии;
  • этикетные письма.

Основные виды писем

Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.

1. Письма информационного характера – письма, основным на­значением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколь­ко разновидностей писем.

Информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщают­ся сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных норматив­ных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Ин­формационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов.

Например:

Информируем Вас об условиях участия в выставке «Наш город», которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2010 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов России.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне – 20 см (Например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне – 45 см (Например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2010 г. по электронному адресу: ... . Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2010 г.

Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адреса­та о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Например:

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы в управлении и торговле». Приложение:

1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.
2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.

Письмо-напоминание – письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных меро­приятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привле­чения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про­ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Например:

18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную инфор­мацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в це­лях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Например:

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества «Орловская промышленная компания» о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стиму­лирующее интерес к товару и желание его приобрести.

Например:

Уважаемые господа!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания – один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем мож­но выделить следующие разновидности.

Письмо-просьба – письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

Например:

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна – Лето 2016", запланированной на период с декабря 2016 г. по июнь 2016 г., просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

Например:

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.
2. Свидетельство о регистрации организации.
3. Договоры поставки с ООО «Этон».
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2016.

Письмо-предложение – письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельно­сти – товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным.

Например:

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.

Стоимость мытья 1 кв. м поверхности – 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье.
Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выра­жающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отли­чие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определен­ные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или изда­ния и др.

Например:

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 апреля 2016 г.

Письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

Например:

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая – июня 2016 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках.

На­пример:

Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре «Бизнес-презентации. Современные технологии».

В программе семинара:

  • Критерии выбора презентационного оборудования.
  • Обзор современного рынка офисных проекторов.
  • Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.
  • Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.
  • Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2016 г. в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский просп., 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование – письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей.

На­пример:

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия – письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Например:

Вашей фирмой 25.04.2016 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2016 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-прось­бу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение.

Например:

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс».

Наиболее приемлемое время для визита – период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель «Высокогорье».

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

Гарантийное письмо – письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сро­ков выполнения работ, возврата кредита и др.; гарантийные письма ад­ресуются организациям или лицам.

Например:

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2016 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: счет № 4070581060000000003 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Россия, ИНН 7729086087, БИК 044525986, КПП 775001001, корр. сч. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 30100820600000000341.

Письмо-подтверждение – письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.

Например:

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года.

Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Рекомендательное письмо – письмо, автор которого дает характе­ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обуче­ние и др.

Например:

Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями.

Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма. Это письма, целью которых является выра­жение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжест­венных случаях.

Например:

Уважаемый Олег Викторович!

Поздравляем Вас и коллектив вашей компании с наступающим профессиональным праздником «День строителя»! Желаем Вам и вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с вы­ражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Например:

Уважаемые господа!

Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции «Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия».

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области информационных технологий, рассмотреть проблемы подготовки и переподготовки кадров, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.

Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Письмо-соболезнование – письмо, составляемое в ситуациях, тре­бующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).

Например:

С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.

Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Например:

Уважаемые господа!

Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору от 12.03.2016 № 28, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится. Еще раз приносим свои извинения.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль