Стратегии и тактики официально-деловой переписки: выражение запроса в деловых письмах

10967
Письма, которые готовятся в ситуации, когда одна из сторон вносит предложения по улучшению качества товаров или услуг, при этом второй стороне для принятия решения необходимо располагать соответ­ствующей информацией. Аргументация запроса, его суть и выражение благодарно­сти за предоставление необходимой инфор­мации - структура и примеры различных текстов писем-запросов в ответ на одно исходное письмо

В ходе партнерского сотрудничества нередко возникают ситуации, когда одна из сторон вносит какие-либо предложения по улучшению качества товаров или услуг. При этом второй стороне для принятия решения по поступившему от партнера предложению необходимо располагать соответствующей информацией.

В подобных ситуациях характер запрашиваемой информации и форма выражения запроса отличаются разнообразием. Структуру и содержание ответа на указанный выше тип письма-предложения от партнера формируют следующие факторы:

  • прогнозируемость предложения (или его спонтанность);
  • заблаговременность поступления предложения, т. е. время на при­нятие решения и на подготовку к его внедрению;
  • наличие профессиональной подготовленности партнера, необходи­мой для принятия предложения;
  • наличие технологических возможностей для реализации предложения;
  • размер финансовых вложений при реализации предложения;
  • гарантии улучшения качества товаров или услуг после внедрения предложения.

Все изложенные факторы влияют как на аргументацию запроса соответствующей информации, так и на форму его выражения. В рас­сматриваемой ситуации партнер, получивший предложение по совер­шенствованию какого-либо аспекта сотрудничества, до принятия взве­шенного решения должен проанализировать максимально полный объем информации по данному вопросу. Запрос этой информации не­обходимо четко и доходчиво аргументировать. Аргументация запроса должна позволить партнеру, приславшему письмо-предложение, понять, какую информацию и в каком объеме он должен сообщить, чтобы его предложение было рассмотрено оперативно и с положительным резуль­татом. Аргументация запроса может быть выражена следующим образом:

...в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характеристик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании. (Письмо-запрос № 1)

...для принятия решения об использовании новых электротехнических комплектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. (Письмо-запрос № 3)

После аргументации запроса следует собственно запрос, который в письмах рассматриваемого вида может быть представлен как в одном, так и в двух (трех) предложениях. При этом одно из этих предложений обязательно содержит слова благодарности за ожидаемое предоставле­ние запрошенной информации. Например:

В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий. Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о результатах проведенных испытаний. (Письмо-запрос № 2)

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно ознакомиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий. (Письмо-запрос № 3)

Просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электротехнических изделий. (Письмо-запрос № 4) Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. (Письмо-запрос № 5)

Исходное письмо

Заместителю генерального директора
ФГУП "Радуга"
И.П. Бережному

Уважаемый Игорь Павлович!

ОАО "Электрокомплект" проводит политику постоянного улучшения качества выпускае­мой продукции и обновления ее номенклатуры. С начала 2011 г. мы приступили к производ­ству новой серии комплектующих изделий с улучшенными характеристиками. С февраля с. г. новая продукция поставляется на ряд предприятий нашей отрасли.

Вновь выпускаемые изделия по основным техническим параметрам значительно превос­ходят выпускавшиеся ранее. Кроме того, их массогабаритные показатели обеспечивают их взаимозаменяемость со старыми образцами (см. Приложение к настоящему письму). Неко­торые из старых образцов (позиции 1-3, 5 и 6 Приложения) поставляются ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009. К настоящему времени на Ваше предприятие было постав­лено четыре партии указанных изделий.

В связи с переориентацией ОАО "Электрокомплект" на выпуск новой продукции мы планируем в IV квартале с. г. снять с производства устаревшие модели изделий и полностью перейти на выпуск их более совершенных аналогов.

В связи с изложенным прошу Вас, уважаемый Игорь Павлович, рассмотреть (в рамках действующего Договора) возможность поставки с октября 2011 г. изделий новой модернизи­рованной серии взамен ранее поставлявшихся. По нашему мнению, их использование позво­лит значительно повысить эксплуатационные характеристики продукции ФГУП "Радуга".

В случае Вашего положительного решения ОАО "Электрокомплект" направит проект дополнения к договору № ДП-1719 от 26.05.2009 в двухнедельный срок. Приложение: на 9 л. в 1 экз.

С глубоким уважением и пожеланием успехов в работе,

Коммерческий директор
ОАО "Электрокомплект"                                                                                                                                    М.И. Новиков

 

Письмо-запрос № 1

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Благодарю Вас за предоставленную информацию о новых изделиях, производство кото­рых начал завод "Электрокомплект".

Данная информация представляет для нас значительный интерес. И, как вы правильно отметили в своем письме, мы в первую очередь заинтересованы в использовании современных комплектующих деталей и изделий, которые позволят существенно улучшить технические и эксплуатационные характеристики нашей продукции.

Однако в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характери­стик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании.

В связи с этим нас интересует более детальная информация о технических характеристи­ках изделий по каждой позиции Вашего нового номенклатурного списка. Перечень этих ха­рактеристик приведен в приложении к настоящему письму.

Мы будем очень благодарны Вам, уважаемый Михаил Иванович, если Вы найдете воз­можность ознакомить нас с данной информацией и направите в наш адрес соответствующие материалы в самое ближайшее время.

С глубоким уважением и пожеланием успехов в бизнесе,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                  И.П. Бережной

 

Письмо-запрос № 2

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Специалисты ФГУП "Радуга" с большим интересом ознакомились с Вашим предложени­ем о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляемых нам по догово­ру № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги.

Производственная программа нашего предприятия по выпуску оборудования с приме­нением комплектующих, выпускаемых ОАО "Электрокомплект", определена до конца II квартала 2012 г. И мы, безусловно, хотели бы реализовать эту программу с минимальными производственными рисками. Именно поэтому принятию ответственного решения о приме­нении Ваших новых изделий должен предшествовать проведенный специалистами ФГУП "Радуга" всесторонний анализ их функционирования в условиях эксплуатации нашей техники.

В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий на всех стадиях их создания (от проекти­рования до начала серийного производства). Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о резуль­татах проведенных испытаний. При необходимости наши специалисты могут быть команди­рованы на ОАО "Электрокомплект" для ознакомления с указанными материалами на месте.

Надеюсь, что наша обоюдная оперативность в обсуждении этого вопроса позволит нам принять взвешенное и своевременное решение.

С уважением и пожеланием успехов в совместной работе,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                И.П. Бережной

Письмо-запрос № 3

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Примите наши сердечные поздравления с успешной реализацией программы модерни­зации выпускаемых Вашим предприятием электротехнических изделий.

Мы тоже стремимся к оптимизации технических и эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции, поэтому полученная от Вас информация вызвала профессио­нальный интерес у наших конструкторов и технологов.

В то же время для принятия решения об использовании новых электротехнических ком­плектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. Как следует из Вашего письма, Вы уже по­ставляете указанные изделия на ряд предприятий, выпускающих подобную продукцию.

В связи с этим мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно озна­комиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий.

Надеемся, что эта информация не является коммерческой тайной и Вы сможете нам ее предоставить.

Несмотря на возможные сложности организационного плана и дополнительные финан­совые вложения мы готовы начать диалог по этому вопросу и ждем от Вас соответствующей информации.

С уважением и благодарностью,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                   И.П. Бережной

Письмо-запрос № 4

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами получена и всесторонне проанализирована информация о прекращении в IV квар­тале с. г. производства электротехнических комплектующих изделий, которые Ваше пред­приятие поставляет ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009.

По результатам проведенного анализа представленных Вами материалов руководство предприятия признало необходимым провести в испытательном центре ФГУП "Радуга" ком­плексные испытания выпускаемого нами оборудования с установленными в нем модернизи­рованными изделиями. Окончательное решение о закупках новых комплектующих будет принято нами по результатам указанных испытаний.

В связи с изложенным просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электро­технических изделий в количестве и номенклатуре, указанных в Приложении к настоящему письму. Оплату за указанную поставку гарантируем произвести на условиях действующего договора № ДП-1719 от 26.05.2009 после выставления Вами соответствующего счета. В ком­плект поставки изделий должна входить также необходимая эксплуатационная документа­ция.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

С глубоким уважением и надеждой на продолжение взаимовыгодного сотрудничества,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                   И.П. Бережной

Письмо-запрос № 5

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

 

Уважаемый Михаил Иванович!

Благодарим Вас за информацию о производстве новой серии комплектующих изделий, а также за предложение о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляе­мых нам по договору № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги.

Данное предложение вызывает у нас профессиональный интерес, поскольку мы так же, как и Вы, постоянно стремимся к улучшению эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции.

В то же время мы не можем дать однозначный ответ, поскольку не владеем всей инфор­мацией, необходимой для принятия столь важного решения.

Прежде всего, нас интересуют финансовые вопросы, поскольку все производственные процессы на нашем предприятии планируются и осуществляются строго в рамках утвержден­ного бюджета. В связи с этим любые дополнительные вложения требуют заблаговременного определения их размера и поиска источника финансирования.

Кроме того, нам необходимо рассчитать новую стоимость наших изделий с учетом заме­ны комплектующих и согласовать ее с нашими заказчиками - постоянными партнерами.

Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. Просим Вас также сообщить о возможности получения ценовых скидок (и их размере) в случае нашего положительного решения и пролонгации договора до конца 2012 г.

С уважением и надеждой на дальнейшее конструктивное сотрудничество,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                  И.П. Бережной



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль