Письма, которые готовятся в ситуации, когда одна из сторон вносит предложения по улучшению качества товаров или услуг, при этом второй стороне для принятия решения необходимо располагать соответствующей информацией. Аргументация запроса, его суть и выражение благодарности за предоставление необходимой информации - структура и примеры различных текстов писем-запросов в ответ на одно исходное письмо
В ходе партнерского сотрудничества нередко возникают ситуации, когда одна из сторон вносит какие-либо предложения по улучшению качества товаров или услуг. При этом второй стороне для принятия решения по поступившему от партнера предложению необходимо располагать соответствующей информацией.
В подобных ситуациях характер запрашиваемой информации и форма выражения запроса отличаются разнообразием. Структуру и содержание ответа на указанный выше тип письма-предложения от партнера формируют следующие факторы:
- прогнозируемость предложения (или его спонтанность);
- заблаговременность поступления предложения, т. е. время на принятие решения и на подготовку к его внедрению;
- наличие профессиональной подготовленности партнера, необходимой для принятия предложения;
- наличие технологических возможностей для реализации предложения;
- размер финансовых вложений при реализации предложения;
- гарантии улучшения качества товаров или услуг после внедрения предложения.
Все изложенные факторы влияют как на аргументацию запроса соответствующей информации, так и на форму его выражения. В рассматриваемой ситуации партнер, получивший предложение по совершенствованию какого-либо аспекта сотрудничества, до принятия взвешенного решения должен проанализировать максимально полный объем информации по данному вопросу. Запрос этой информации необходимо четко и доходчиво аргументировать. Аргументация запроса должна позволить партнеру, приславшему письмо-предложение, понять, какую информацию и в каком объеме он должен сообщить, чтобы его предложение было рассмотрено оперативно и с положительным результатом. Аргументация запроса может быть выражена следующим образом:
...в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характеристик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании. (Письмо-запрос № 1)
...для принятия решения об использовании новых электротехнических комплектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. (Письмо-запрос № 3)
После аргументации запроса следует собственно запрос, который в письмах рассматриваемого вида может быть представлен как в одном, так и в двух (трех) предложениях. При этом одно из этих предложений обязательно содержит слова благодарности за ожидаемое предоставление запрошенной информации. Например:
В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий. Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о результатах проведенных испытаний. (Письмо-запрос № 2)
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно ознакомиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий. (Письмо-запрос № 3)
Просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электротехнических изделий. (Письмо-запрос № 4) Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. (Письмо-запрос № 5)
Исходное письмо
|
Заместителю генерального директора Уважаемый Игорь Павлович! ОАО "Электрокомплект" проводит политику постоянного улучшения качества выпускаемой продукции и обновления ее номенклатуры. С начала 2011 г. мы приступили к производству новой серии комплектующих изделий с улучшенными характеристиками. С февраля с. г. новая продукция поставляется на ряд предприятий нашей отрасли. Вновь выпускаемые изделия по основным техническим параметрам значительно превосходят выпускавшиеся ранее. Кроме того, их массогабаритные показатели обеспечивают их взаимозаменяемость со старыми образцами (см. Приложение к настоящему письму). Некоторые из старых образцов (позиции 1-3, 5 и 6 Приложения) поставляются ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009. К настоящему времени на Ваше предприятие было поставлено четыре партии указанных изделий. В связи с переориентацией ОАО "Электрокомплект" на выпуск новой продукции мы планируем в IV квартале с. г. снять с производства устаревшие модели изделий и полностью перейти на выпуск их более совершенных аналогов. В связи с изложенным прошу Вас, уважаемый Игорь Павлович, рассмотреть (в рамках действующего Договора) возможность поставки с октября 2011 г. изделий новой модернизированной серии взамен ранее поставлявшихся. По нашему мнению, их использование позволит значительно повысить эксплуатационные характеристики продукции ФГУП "Радуга". В случае Вашего положительного решения ОАО "Электрокомплект" направит проект дополнения к договору № ДП-1719 от 26.05.2009 в двухнедельный срок. Приложение: на 9 л. в 1 экз. С глубоким уважением и пожеланием успехов в работе, Коммерческий директор |
Письмо-запрос № 1
|
Коммерческому директору Уважаемый Михаил Иванович! Благодарю Вас за предоставленную информацию о новых изделиях, производство которых начал завод "Электрокомплект". Данная информация представляет для нас значительный интерес. И, как вы правильно отметили в своем письме, мы в первую очередь заинтересованы в использовании современных комплектующих деталей и изделий, которые позволят существенно улучшить технические и эксплуатационные характеристики нашей продукции. Однако в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характеристик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании. В связи с этим нас интересует более детальная информация о технических характеристиках изделий по каждой позиции Вашего нового номенклатурного списка. Перечень этих характеристик приведен в приложении к настоящему письму. Мы будем очень благодарны Вам, уважаемый Михаил Иванович, если Вы найдете возможность ознакомить нас с данной информацией и направите в наш адрес соответствующие материалы в самое ближайшее время. С глубоким уважением и пожеланием успехов в бизнесе, Заместитель генерального директора |
Письмо-запрос № 2
|
Коммерческому директору Уважаемый Михаил Иванович! Специалисты ФГУП "Радуга" с большим интересом ознакомились с Вашим предложением о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляемых нам по договору № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги. Производственная программа нашего предприятия по выпуску оборудования с применением комплектующих, выпускаемых ОАО "Электрокомплект", определена до конца II квартала 2012 г. И мы, безусловно, хотели бы реализовать эту программу с минимальными производственными рисками. Именно поэтому принятию ответственного решения о применении Ваших новых изделий должен предшествовать проведенный специалистами ФГУП "Радуга" всесторонний анализ их функционирования в условиях эксплуатации нашей техники. В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий на всех стадиях их создания (от проектирования до начала серийного производства). Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о результатах проведенных испытаний. При необходимости наши специалисты могут быть командированы на ОАО "Электрокомплект" для ознакомления с указанными материалами на месте. Надеюсь, что наша обоюдная оперативность в обсуждении этого вопроса позволит нам принять взвешенное и своевременное решение. С уважением и пожеланием успехов в совместной работе, Заместитель генерального директора |
Письмо-запрос № 3
|
Коммерческому директору Уважаемый Михаил Иванович! Примите наши сердечные поздравления с успешной реализацией программы модернизации выпускаемых Вашим предприятием электротехнических изделий. Мы тоже стремимся к оптимизации технических и эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции, поэтому полученная от Вас информация вызвала профессиональный интерес у наших конструкторов и технологов. В то же время для принятия решения об использовании новых электротехнических комплектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. Как следует из Вашего письма, Вы уже поставляете указанные изделия на ряд предприятий, выпускающих подобную продукцию. В связи с этим мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно ознакомиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий. Надеемся, что эта информация не является коммерческой тайной и Вы сможете нам ее предоставить. Несмотря на возможные сложности организационного плана и дополнительные финансовые вложения мы готовы начать диалог по этому вопросу и ждем от Вас соответствующей информации. С уважением и благодарностью, Заместитель генерального директора |
Письмо-запрос № 4
|
Коммерческому директору Уважаемый Михаил Иванович! Нами получена и всесторонне проанализирована информация о прекращении в IV квартале с. г. производства электротехнических комплектующих изделий, которые Ваше предприятие поставляет ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009. По результатам проведенного анализа представленных Вами материалов руководство предприятия признало необходимым провести в испытательном центре ФГУП "Радуга" комплексные испытания выпускаемого нами оборудования с установленными в нем модернизированными изделиями. Окончательное решение о закупках новых комплектующих будет принято нами по результатам указанных испытаний. В связи с изложенным просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электротехнических изделий в количестве и номенклатуре, указанных в Приложении к настоящему письму. Оплату за указанную поставку гарантируем произвести на условиях действующего договора № ДП-1719 от 26.05.2009 после выставления Вами соответствующего счета. В комплект поставки изделий должна входить также необходимая эксплуатационная документация. Приложение: на 1 л. в 1 экз. С глубоким уважением и надеждой на продолжение взаимовыгодного сотрудничества, Заместитель генерального директора |
Письмо-запрос № 5
|
Коммерческому директору
Уважаемый Михаил Иванович! Благодарим Вас за информацию о производстве новой серии комплектующих изделий, а также за предложение о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляемых нам по договору № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги. Данное предложение вызывает у нас профессиональный интерес, поскольку мы так же, как и Вы, постоянно стремимся к улучшению эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции. В то же время мы не можем дать однозначный ответ, поскольку не владеем всей информацией, необходимой для принятия столь важного решения. Прежде всего, нас интересуют финансовые вопросы, поскольку все производственные процессы на нашем предприятии планируются и осуществляются строго в рамках утвержденного бюджета. В связи с этим любые дополнительные вложения требуют заблаговременного определения их размера и поиска источника финансирования. Кроме того, нам необходимо рассчитать новую стоимость наших изделий с учетом замены комплектующих и согласовать ее с нашими заказчиками - постоянными партнерами. Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. Просим Вас также сообщить о возможности получения ценовых скидок (и их размере) в случае нашего положительного решения и пролонгации договора до конца 2012 г. С уважением и надеждой на дальнейшее конструктивное сотрудничество, Заместитель генерального директора |