Стратегии и тактики официально-деловой переписки: выражение запроса в деловых письмах

11548
Письма, которые готовятся в ситуации, когда одна из сторон вносит предложения по улучшению качества товаров или услуг, при этом второй стороне для принятия решения необходимо располагать соответ­ствующей информацией. Аргументация запроса, его суть и выражение благодарно­сти за предоставление необходимой инфор­мации - структура и примеры различных текстов писем-запросов в ответ на одно исходное письмо

В ходе партнерского сотрудничества нередко возникают ситуации, когда одна из сторон вносит какие-либо предложения по улучшению качества товаров или услуг. При этом второй стороне для принятия решения по поступившему от партнера предложению необходимо располагать соответствующей информацией.

В подобных ситуациях характер запрашиваемой информации и форма выражения запроса отличаются разнообразием. Структуру и содержание ответа на указанный выше тип письма-предложения от партнера формируют следующие факторы:

  • прогнозируемость предложения (или его спонтанность);
  • заблаговременность поступления предложения, т. е. время на при­нятие решения и на подготовку к его внедрению;
  • наличие профессиональной подготовленности партнера, необходи­мой для принятия предложения;
  • наличие технологических возможностей для реализации предложения;
  • размер финансовых вложений при реализации предложения;
  • гарантии улучшения качества товаров или услуг после внедрения предложения.

Все изложенные факторы влияют как на аргументацию запроса соответствующей информации, так и на форму его выражения. В рас­сматриваемой ситуации партнер, получивший предложение по совер­шенствованию какого-либо аспекта сотрудничества, до принятия взве­шенного решения должен проанализировать максимально полный объем информации по данному вопросу. Запрос этой информации не­обходимо четко и доходчиво аргументировать. Аргументация запроса должна позволить партнеру, приславшему письмо-предложение, понять, какую информацию и в каком объеме он должен сообщить, чтобы его предложение было рассмотрено оперативно и с положительным резуль­татом. Аргументация запроса может быть выражена следующим образом:

...в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характеристик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании. (Письмо-запрос № 1)

...для принятия решения об использовании новых электротехнических комплектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. (Письмо-запрос № 3)

После аргументации запроса следует собственно запрос, который в письмах рассматриваемого вида может быть представлен как в одном, так и в двух (трех) предложениях. При этом одно из этих предложений обязательно содержит слова благодарности за ожидаемое предоставле­ние запрошенной информации. Например:

В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий. Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о результатах проведенных испытаний. (Письмо-запрос № 2)

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно ознакомиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий. (Письмо-запрос № 3)

Просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электротехнических изделий. (Письмо-запрос № 4) Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. (Письмо-запрос № 5)

Исходное письмо

Заместителю генерального директора
ФГУП "Радуга"
И.П. Бережному

Уважаемый Игорь Павлович!

ОАО "Электрокомплект" проводит политику постоянного улучшения качества выпускае­мой продукции и обновления ее номенклатуры. С начала 2011 г. мы приступили к производ­ству новой серии комплектующих изделий с улучшенными характеристиками. С февраля с. г. новая продукция поставляется на ряд предприятий нашей отрасли.

Вновь выпускаемые изделия по основным техническим параметрам значительно превос­ходят выпускавшиеся ранее. Кроме того, их массогабаритные показатели обеспечивают их взаимозаменяемость со старыми образцами (см. Приложение к настоящему письму). Неко­торые из старых образцов (позиции 1-3, 5 и 6 Приложения) поставляются ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009. К настоящему времени на Ваше предприятие было постав­лено четыре партии указанных изделий.

В связи с переориентацией ОАО "Электрокомплект" на выпуск новой продукции мы планируем в IV квартале с. г. снять с производства устаревшие модели изделий и полностью перейти на выпуск их более совершенных аналогов.

В связи с изложенным прошу Вас, уважаемый Игорь Павлович, рассмотреть (в рамках действующего Договора) возможность поставки с октября 2011 г. изделий новой модернизи­рованной серии взамен ранее поставлявшихся. По нашему мнению, их использование позво­лит значительно повысить эксплуатационные характеристики продукции ФГУП "Радуга".

В случае Вашего положительного решения ОАО "Электрокомплект" направит проект дополнения к договору № ДП-1719 от 26.05.2009 в двухнедельный срок. Приложение: на 9 л. в 1 экз.

С глубоким уважением и пожеланием успехов в работе,

Коммерческий директор
ОАО "Электрокомплект"                                                                                                                                    М.И. Новиков

 

Письмо-запрос № 1

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Благодарю Вас за предоставленную информацию о новых изделиях, производство кото­рых начал завод "Электрокомплект".

Данная информация представляет для нас значительный интерес. И, как вы правильно отметили в своем письме, мы в первую очередь заинтересованы в использовании современных комплектующих деталей и изделий, которые позволят существенно улучшить технические и эксплуатационные характеристики нашей продукции.

Однако в приложении к Вашему письму отсутствует целый ряд параметров и характери­стик, которые необходимы нашим конструкторам для принятия решения о применении Вашей новой продукции в выпускаемом нами оборудовании.

В связи с этим нас интересует более детальная информация о технических характеристи­ках изделий по каждой позиции Вашего нового номенклатурного списка. Перечень этих ха­рактеристик приведен в приложении к настоящему письму.

Мы будем очень благодарны Вам, уважаемый Михаил Иванович, если Вы найдете воз­можность ознакомить нас с данной информацией и направите в наш адрес соответствующие материалы в самое ближайшее время.

С глубоким уважением и пожеланием успехов в бизнесе,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                  И.П. Бережной

 

Письмо-запрос № 2

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Специалисты ФГУП "Радуга" с большим интересом ознакомились с Вашим предложени­ем о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляемых нам по догово­ру № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги.

Производственная программа нашего предприятия по выпуску оборудования с приме­нением комплектующих, выпускаемых ОАО "Электрокомплект", определена до конца II квартала 2012 г. И мы, безусловно, хотели бы реализовать эту программу с минимальными производственными рисками. Именно поэтому принятию ответственного решения о приме­нении Ваших новых изделий должен предшествовать проведенный специалистами ФГУП "Радуга" всесторонний анализ их функционирования в условиях эксплуатации нашей техники.

В связи с этим прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, ознакомить нас с методиками и программами испытаний Ваших новых изделий на всех стадиях их создания (от проекти­рования до начала серийного производства). Мы будем Вам очень признательны, если Вы направите в наш адрес максимально полный вариант информационных материалов о резуль­татах проведенных испытаний. При необходимости наши специалисты могут быть команди­рованы на ОАО "Электрокомплект" для ознакомления с указанными материалами на месте.

Надеюсь, что наша обоюдная оперативность в обсуждении этого вопроса позволит нам принять взвешенное и своевременное решение.

С уважением и пожеланием успехов в совместной работе,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                И.П. Бережной

Письмо-запрос № 3

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Примите наши сердечные поздравления с успешной реализацией программы модерни­зации выпускаемых Вашим предприятием электротехнических изделий.

Мы тоже стремимся к оптимизации технических и эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции, поэтому полученная от Вас информация вызвала профессио­нальный интерес у наших конструкторов и технологов.

В то же время для принятия решения об использовании новых электротехнических ком­плектующих изделий нам необходима информация об их функционировании в оборудовании, аналогичном нашему по условиям эксплуатации. Как следует из Вашего письма, Вы уже по­ставляете указанные изделия на ряд предприятий, выпускающих подобную продукцию.

В связи с этим мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы сообщили нам, какие предприятия уже закупают данные комплектующие. Нам, бесспорно, было бы полезно озна­комиться с отзывами и рекомендациями специалистов этих предприятий.

Надеемся, что эта информация не является коммерческой тайной и Вы сможете нам ее предоставить.

Несмотря на возможные сложности организационного плана и дополнительные финан­совые вложения мы готовы начать диалог по этому вопросу и ждем от Вас соответствующей информации.

С уважением и благодарностью,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                   И.П. Бережной

Письмо-запрос № 4

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами получена и всесторонне проанализирована информация о прекращении в IV квар­тале с. г. производства электротехнических комплектующих изделий, которые Ваше пред­приятие поставляет ФГУП "Радуга" по договору № ДП-1719 от 26.05.2009.

По результатам проведенного анализа представленных Вами материалов руководство предприятия признало необходимым провести в испытательном центре ФГУП "Радуга" ком­плексные испытания выпускаемого нами оборудования с установленными в нем модернизи­рованными изделиями. Окончательное решение о закупках новых комплектующих будет принято нами по результатам указанных испытаний.

В связи с изложенным просим Вас, уважаемый Михаил Иванович, изыскать возможность предоставления нам до конца августа с. г. серийных образцов модернизированных электро­технических изделий в количестве и номенклатуре, указанных в Приложении к настоящему письму. Оплату за указанную поставку гарантируем произвести на условиях действующего договора № ДП-1719 от 26.05.2009 после выставления Вами соответствующего счета. В ком­плект поставки изделий должна входить также необходимая эксплуатационная документа­ция.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

С глубоким уважением и надеждой на продолжение взаимовыгодного сотрудничества,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                   И.П. Бережной

Письмо-запрос № 5

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

 

Уважаемый Михаил Иванович!

Благодарим Вас за информацию о производстве новой серии комплектующих изделий, а также за предложение о замене с IV квартала 2011 г. электротехнических изделий, поставляе­мых нам по договору № ДП-1719 от 26.05.2009, на их более совершенные аналоги.

Данное предложение вызывает у нас профессиональный интерес, поскольку мы так же, как и Вы, постоянно стремимся к улучшению эксплуатационных характеристик выпускаемой нами продукции.

В то же время мы не можем дать однозначный ответ, поскольку не владеем всей инфор­мацией, необходимой для принятия столь важного решения.

Прежде всего, нас интересуют финансовые вопросы, поскольку все производственные процессы на нашем предприятии планируются и осуществляются строго в рамках утвержден­ного бюджета. В связи с этим любые дополнительные вложения требуют заблаговременного определения их размера и поиска источника финансирования.

Кроме того, нам необходимо рассчитать новую стоимость наших изделий с учетом заме­ны комплектующих и согласовать ее с нашими заказчиками - постоянными партнерами.

Мы выражаем надежду на полное понимание Вами сложившейся ситуации и просим Вас сообщить нам данные по ценам на новые виды продукции. Просим Вас также сообщить о возможности получения ценовых скидок (и их размере) в случае нашего положительного решения и пролонгации договора до конца 2012 г.

С уважением и надеждой на дальнейшее конструктивное сотрудничество,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга"                                                                                                                                                  И.П. Бережной

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль