Когда у секретаря несколько руководителей: опыт взаимодействия

3948
В последние годы в крупных компаниях получила распространение практика приема на работу одного секретаря-референта сразу для нескольких руководителей. Искусством служить двум господам виртуозно владел Труффальдино. Можно ли перенять его опыт и безупречно выполнять поручения разных начальников? Об опыте взаимодействия сразу с несколькими руководителями расскажем в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какое место занимает секретарь в иерархии руководителей и подчиненных;
  • как научиться управлять временем
  • как развить внутреннюю дисциплину
  • как создать позитивный настрой
  • какие типы руководителей существуют

Практика приема на работу одного помощника сразу для нескольких руководителей широко распространилась в последнее время в крупных компаниях. Как правило, один секретарь ведет дела целой группы руководителей смежных отраслей. В этой группе система подчинения имеет иерархическую структуру в форме пирамиды. Обычно топ-менеджер осуществляет руководство несколькими проектами, каждый из которых в свою очередь ведется конкретным менеджером. На более низком уровне находятся подчиненные, выполняющие отдельные задания по проекту.  Общая стратегия определяется топ-менеджером, он же и оценивает результаты работы менеджеров. Какова роль секретаря в этой сложной системе взаимоотношений? Своим опытом поделился наш коллега – секретарь-референт.

Вас много, а я – один: личный опыт

Когда у секретаря несколько руководителей: опыт взаимодействияВ сложной иерархической структуре подчинения секретарю отводится одна из наиболее сложных и важных задач: выполнение поручений руководителей разного уровня.

Секретарь-референт всей проектной группы должен держать под контролем общий фронт работ и докладывать о результатах главному руководителю группы. В его задачу входит также оказание помощи специалистам, даже если их непосредственный руководитель и не дает таких указаний. Расставить приоритеты и грамотно организовать свою работу, чтобы своевременно и точно выполнять все поручения – задача колоссальной сложности. Однако эта миссия выполнима.

Существует определенная стратегия, суть которой – следование ряду простых правил. Последовательное и безукоризненное выполнение этих правил позволит эффективно выполнять многочисленные поручения сразу нескольких руководителей.

Одно из этих правил – управление временем. Знание основных принципов тайм-менеджмента позволит секретарю строить эффективные взаимоотношения с несколькими руководителями и правильно планировать свое время.

У меня был такой случай. Пять руководителей поручили подготовить пять презентаций к одному и тому же сроку. Где было взять столько времени? Сколько времени оставалось на сон? Как успеть сделать все к сроку? Однако задача оказалось выполнимой, когда был составлен грамотный распорядок работы.

Властелин времени

Мы и не подозреваем, каким количеством времени мы располагаем. Существует такая японская пословица: "Быстро это медленно, но без перерыва". Большая часть времени тратиться впустую в тот момент, когда вы закончили одно дело и собираетесь начать следующее. Вы тянете, хватаетесь за разные дела, создавая для себя иллюзию занятости. Попробуйте в течение недели записывать, сколько времени у вас занимает каждое дело и сколько – переход от одного дела к другому, и вам сразу станет понятно, где взять дополнительные часы для работы. Пустые разговоры, ожидание кого-то, телевизор, соцсети, смс – из крохотных мгновений соткан век. Каждая зря потраченная минута складывается в часы потерянного времени.

Гораздо лучше отвести дополнительное время на обдумывание и более глубокое понимание сути задания, чем на последующее исправление ошибок. Перед началом работы четко сформулируйте ответы на вопросы: "Каков характер этой работы?", "Какова ее цель?", "Каковы конечные результаты и как они будут применяться?"

Следующий шаг – определяем объем работы, выстраиваем последовательность выполнения задачи. Задачу делим на подзадачи, собираемся с духом и делаем первый шаг.

Старайтесь делать не то что можно и хочется, а то, что нужно именно сейчас. При этом помните, что кроме текущих заданий, есть глобальные проекты, работе над каждым из них нужно ежедневно посвящать какое-то конкретное время. Лучше даже записать, сколько часов или минут вы посвящаете отдельном проекту каждый день. Только так вы сможете сделать работу вовремя. План работы должен быть гибким, т.е. если вы чувствуете перегрузку, нужно остановиться, сделать перерыв, отвлечься и восстановить силы.

Хороший секретарь – дисциплинированный секретарь

Следующее правило эффективной работы секретаря – дисциплина. Руководители – очень занятые люди. Единственный человек, которому они могут дать поручение и не контролировать его выполнение – это личный секретарь. Он не может подвести. Будильник, органайзер, советчик и помощник – вот, кто такой секретарь. Дисциплина – его лучшая т самая ценная черта.

Однако дисциплина – это не только исполнительность Чтобы успевать выполнять все поручения, ничего не забывая, секретарь должен обладать внутренней дисциплиной и пунктуальностью. Здесь ему на помощь придут органайзеры, ежедневники, календари, прекрасные компьютерные программы типа MS Outlook и Lotus Notes, которые при грамотной настройке могут творить чудеса и сделать вас практические волшебником и властелином времени. Полюбите их, и они ответят вам взаимностью. Записывайте все, что планируете сделать в предстоящий день. Научитесь рассчитывать время, необходимое для выполнения той или иной задачи. При этом помните, что если вы отведете на какую-то задачу время, меньшее чем оно займет на самом деле, весь график пойдет коту под хвост, потому что дела наложатся друг на друга. Поэтому лучше немного перестраховаться и отвести на выполнение задачи времени с небольшим запасом.

В моей жизни был случай, когда я запамятовал выполнить одно поручение. Точнее, я его выполнил, но…

Топ-менеджер дал мне важное поручение. Времени на его выполнение было предостаточно и я работал не торопясь, параллельно отвечая на звонки и решая массу других проблем. В это время другому руководителю срочно потребовалось распечатать и размножить материалы на цветном принтере. Оборудование для печати находится в другом конце города. Я тороплюсь, откладываю выполнение первого задания и собираюсь ехать. В этот момент звонит третий руководитель и просит заказать для него такси на завтра в том городе, куда он прилетает. Я впопыхах заказываю такси и еду в копировальный центр.

На следующий день начальник, который прилетел в пять утра в Ташкент, с удивлением обнаружил, что такси не заказано. Я заказал такси в Душанбе.

Теперь сделаем ретроспективный анализ событий и найдем причины моей ошибки. Они очевидны – спешка. Как ее можно было избежать? Элементарно. Не нужно было заказывать такси сразу, нужно было сделать заметку в органайзере, теперь это можно сделать даже с помощь голосовых команд: "Такси. Ташкент. Аэропорт. Завтра. Пять утра", спокойно ехать распечатывать документы и где-нибудь, стоя в пробке, спокойно и с удовольствием заказать такси.

Хронометраж рабочего дня

Первое время полезной практикой будет учет времени, которое вы затрачиваете на выполнение того или иного действия. Купите часы с секундомером и течение дня записывайте, сколько минут уходит на каждую задачу. Ваши субъективные представления о времени сильно не совпадут с реальными данными. Некоторые дела занимают намного меньше времени, чем кажется, а некоторые - больше. Уже через неделю-другую необходимость в хронометраже отпадет, вы научитесь автоматически определять свои временные затраты. И помните главное – ваш рабочий день не начинается в 9:00 и заканчивается в 18:00, настоящий секретарь доступен всегда. Если вы с этим не согласны, меняйте работу.

Если распорядок дня вашего руководителя – ваша забота, то и ваш собственный распорядок – это тоже ваша забота. Привыкнете к этой мысли и научитесь самостоятельно организовывать свою работу. При устройстве на работу вам расскажут о ваших обязанностях – выполнять поручения руководителей группы. Это очень расплывчатое определение. Наполнить его конкретным смыслом и придать ему структуру – ваша задача. Главное – морально настройтесь в начале рабочего дня, что ваша задача – решать чужие проблемы и вам это нравится, потому что вы знаете, как это делать.

Конечно, в моей практике часто возникали ситуации, когда я абсолютно не понимал смысл задания, его назначение и уже тем более – как его выполнять. Руководители – люди очень занятые и часто у них нет времени все подробно объяснить. Каждый раз получая такое задание, я чувствовал приближение неуверенности и паники, и тут же говорил себе, что невыполнимых заданий не существует, просто нужно сесть, подумать, расписать все по пунктам и сделать первый шаг. Я умный, я все могу, я люблю сложные задачи и я справлюсь с этим. Дальше просто шел и делал.

Сложное здание – это хорошо

Я не давал негативному настрою захватить мой мозг, я игнорировал сомнения, смеялся над неуверенностью и создавал позитивный настрой. Если вы даете себе установку, что никогда не сделаете это дело, вы действительно никогда его не сделаете. Представьте, что вы уже все сделали и теперь просто движетесь к этому состоянию.

Конечно, пустые аффирмации "я все могу" и "я самый умный" будут нелепы, если вам действительно не понятен смысл задания. Если есть сомнения, запишите свой вопрос и потом обязательно проясните его. Не бойтесь показаться надоедливым, это лучше, чем наделать кучу фатальных ошибок, а потом тратить время на их исправления и еще оказаться виноватым, что не спросил сразу. Сто раз переспросите себя, все ли вам понятно, есть ли у вас все необходимое, создайте на рабочем месте уют и приступайте.

Не поддавайтесь стрессу. Все мы были в ситуации, когда хочется все бросить, встать, хлопнуть дверью, уехать в аэропорт и на любом самолете улететь отсюда далеко-далеко, где пальмы, океан, теплый песок, свежий бриз, райские птицы и никогда не отцветает жасмин. Пройдет день, второй и вас начнут раздражать эти крики, эти запахи, эти медузы и эти вонючие черепахи. Потому что стресс остался с вами, вы привезли его с собой.

Однако стресс не возникает сам по себе, у него есть причины, и их нужно найти и ликвидировать.

В состоянии стрессы мы не можем долго заниматься одним делом, мы раздражаемся по мелочам, мы плохо соображаем и неэффективно работаем. Организм говорит вам – мне нужен отдых. Помните, что секретарь и личный помощник не может быть источником негатива. Ваше настроение никто не улучшит, наоборот, ваши руководители, возвращаясь в офис, ждут положительных эмоций от вас, ждут, что именно вы поднимете настроение и скажете, что делать и как быть.

Однажды я работал секретарем в проектной группе из 50 человек. В общей сложности у меня было 6 руководителей. Вся команда работала над серией связанных между собой проектов, общее руководство осуществлял топ-менеджер. Я выполнял поручения не только руководителей, но и подчиненных, потому что не всегда получалось встретиться с менеджером напрямую. При этом я всегда должен был быть спокоен, уверен в себе, иметь хорошее настроение и главное – всегда знать, что нужно делать. Как мне удавалась сохранять позитивный настрой? Существует ряд нехитрых правил, о которых я вам расскажу.

Позитивный настрой: 4 простых правила

1. Думайте о хорошем.

Остановитесь на секунду и послушайте свои мысли. Звучит немного странно, но мы действительно можем научится контролировать свои мысли. Мысль материальна и малейшее раздражение в голове воплощается в проблему в жизни. Как только почувствуете, что начинаете раздражаться, щелкните пальцами и вспомните момент из свой жизни, когда вы были абсолютно счастливы. Например, когда вы закончили школу и вырвались на свободу.

2. Гоните прочь тревогу.

Поставьте на компьютере заставку с видом вашего города с большой высоты. Или всей Земли из космоса. Главное – измените масштаб восприятия. Как только в голову залетает неуверенность, тревога, чувство стыда за прошлое или беспокойство за будущее, посмотрите на заставку, посмотрите на все с высоты, посмотрите, какой ерундой выглядят все ваши переживания сверху.

3. Перерывы необходимы.

Несколько перерывов в течение дня – заведите себе такое правило. Во время перерыва нужно полностью отвлечься от работы – выйти на улицу, подышать, попить кофе, поболтать с первым встречным. Главное – не думать о работе. Это снимет напряжение, освежит мысли и перезагрузит мозг.

4. Помните о дыхании.

Бывают такие моменты, когда вы чувствуете, что сейчас взорветесь и скажете, все что думаете. В этот момент нужно сделать глубокий вдох – пауза – глубокий выдох – пауза. Повторите раз восемь. За это время вы поймете, что все, что вы хотели сказать, ничего не изменит, а только ухудшит, что все проблемы – у вас внутри, а мир прекрасен и т.д.

Гибкость общения

Еще одно полезное качество, которое нужно в себе культивировать, - гибкость в общении. У вас несколько руководителей, с каждым нужно говорить на его языке, в его темпе и ритме. Мнение у вас должно быть свое, но подать его можно по-разному. Помните, что для вас главное – не выразить себя, а добиться, чтобы вас поняли.

Бывают пунктуальные и дисциплинированные руководители, они тщательно объясняют задание и требуют точности в его исполнении. Бывают такие, которые, наоборот, вечно все забывают и им нужно обо всем напоминать. Бывают активные, а бывают медлительные. Вспыльчивые и спокойные. Американский психолог Уильям Марстон выявил четыре типа личности, данная типология идеально подходит для классификации типов руководителей.

Вам стоит только понаблюдать за своим начальником, и вы легко определите, к каком типу он относится. Это значительно оптимизирует ваше общение, поможет избежать недопонимания и сделает вашу совместную работу эффективной.

Доминантные люди нацелены на постановку и решение проблем. Они легко и с удовольствием принимают решение, любят действовать быстро и решительно. Они часто критически оценивают существующее положение дел, много работают и любят независимость.

Инициативные люди – большие оптимисты. Они любят много говорить, убеждать и рассуждать. Такие люди ничего не записывают, постоянно все забывают и теряют. Дела делают в последний момент.

Постоянные люди неторопливы и предсказуемы. Они терпеливы, хорошо слушают, записывают и внимательны к деталям. Они любят стабильность. Если на них давить и торопить, они впадают в состояние стресса.

Ответственные люди во всем стремятся достичь совершенства. Это перфекционисты. Они аккуратны и точны. Все планируют, любят предсказуемость и аккуратность. Для них важен принцип: "или хорошо, или никак".

Определив тип своего руководителя, вы сможете строить с ним общение по простым и надежным правилам. Это сделают ваши отношения продуктивными и гармоничными.

Опыт работы помощником сразу у нескольких руководителей поистине бесценен. Я научился разбираться в людях, менять стиль общения в зависимости от собеседника и ситуации, управлять своим и чужим временем, решать невыполнимые задачи и контролировать свои мысли и эмоции. Кроме того, общаясь сразу с несколькими людьми, добившимися успеха, я учился у них, перенимал их полезные привычки и качества, и это в дальнейшем очень сильно помогло мне в жизни".

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль