Технологии эффективных коммуникаций

8036
Дорогие друзья, открываем для вас новый обучающий цикл, который называется «Технологии эффективных коммуникаций». И здесь речь, конечно же, пойдет об особенностях межличностного делового общения. Что происходит, если коммуникация внутри компании неэффективна? Кто такой мастер коммуникации? Оцените свой уровень общительности с помощью теста

Терминология

Цикл называется "Технологии эффективных коммуникаций". Слово "комммуникация" произошло от латинского "communicato" - связь, что означает:

а) передача информации от места отправления к месту приема;

б) средства общения и связи, обмен информацией.

Инженеры под коммуникациями имеют в виду телекоммуникации, компьютерные сети, водоснабжение, а также линии электропередачи и т. д. В психологическом смысле слово "коммуникация" можно понимать как взаимодействие, то есть общение между людьми, причем чаще всего это слово употребляется применительно к деловой сфере.

Идем дальше: слово "эффективный" - значит приводящий к нужным результатам, действенный.

В техническом аспекте эффективность предполагает высокий коэффициент полезного действия (КПД). То есть если мы с помощью коммуникации переправляем нечто из одного места в другое, то высокий КПД подразумевает, что это что-то пребывает по адресу в полном объеме и без ухудшения качества. То же самое относится и к информации, передаваемой в процессе общения другому человеку (или группе лиц). Если собеседник нас хорошо понял и усвоил информацию, которую мы намеревались до него донести в полном объеме и без искажений, а мы, в свою очередь, тоже отлично его поняли, то можно сказать, что коммуникация была эффективной.

Что будет, если коммуникация внутри компании неэффективна?

Пример из практики: в компании Х офис-менеджер забронировала билет на самолет и номер в гостинице для финансового директора, который должен лететь на конференцию в другой город; кроме этого она подготовила документы на оплату для участия в основном блоке конференции. Но она не подала заявку на участие финансового директора в VIP-блоке (очень дорогостоящем!), в котором он обычно участвовал. Директор думал, что она сделает это как само собой разумеющееся, а офис-менеджер, в свою очередь, постеснялась уточнить: подумала, что "он хочет как всегда сэкономить". В результате получилась неловкая ситуация, которой могло и не быть, если бы финдиректор все заранее объяснил более подробно, а офис-менеджер проявила бы больше настойчивости.

Думается, что вы можете привести массу подобных примеров.

Вернемся к нашему определению. Осталось нерасшифрованным еще одно слово - "технологии". Оно имеет два корня, в переводе с греческого τέχνη - мастерство, умение; λόγος - слово, смысл, но есть еще и другой перевод - методика, способ. Таким образом, если сопоставлять значения разных частей слова "технология", мы получаем: технология - это способ мастерства, то есть знание о том, каким образом что-то делается.

Известно, что при проектировании и сооружении инженерных коммуникаций затрачивается неимоверное количество усилий различных специалистов, времени и денег. То же самое может быть применимо и в межличностных коммуникациях. Выстраиванию эффективного взаимодействия следует уделять большое внимание. Странно, что некоторые люди относятся к этому умению, как к чему-то присущему любому человеку от природы. Такое небрежное отношение к процессу общения (в том числе и делового) приводит в дальнейшем к непредсказуемым, чаще негативным последствиям.

Давайте рассмотрим этот вопрос более серьезно и выделим основные виды коммуникаций, в зависимости от того, под каким углом мы смотрим на это понятие:

  • личное общение;
  • опосредованное: общение с помощью бумажной переписки, телефона, электронной почты, телевидения и других средств;
  • переговоры с одним собеседником;
  • переговоры с несколькими собеседниками;
  • публичное выступление - общение с большой аудиторией;
  • вербальные коммуникации - общение посредством слов;
  • невербальные - сюда относятся жесты, мимика, тон голоса и пр.;
  • деловое общение;
  • неформальное;
  • конфликтное;
  • гармоничное.

Также можно выделить особый вид коммуникации - взаимодействие через ритуалы.

Например, ценные корпоративные подарки - это сигнал сотрудникам фирмы о том, как руководство компании их ценит.

Чтобы инженерные коммуникационные сооружения были крепкими и надежными, должны обязательно соблюдаться определенные правила проектирования и производства работ. Подобные же требования есть и в человеческом общении. Коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными, точными и прозрачными, а сообщаемые сведения - основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать им справляться с атмосферой недоверия в коллективе. Таким образом, коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.

В компаниях коммуникации бывают самые различные, могут иметь место коммуникации между отделами, с поставщиками, клиентами, заказчиками, руководством, структурными подразделениями, деловыми партнерами и пр. Причем зачастую связующим звеном является именно секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя. Именно в этом состоит его миссия в организации.

А сейчас предлагаем вам пройти психологический тест, для того чтобы оценить свой уровень общительности и навыков коммуникации. Пожалуйста, отвечайте быстро, однозначно: "да" - 2 балла, "иногда" -1 балл, "нет" - 0 баллов, полученные баллы суммируются.

ВОПРОСЫ ТЕСТА

1. Вам предстоит ординарная или деловая встреча. Выбивает ли вас ее ожидание из колеи?

2. Вызывает ли у вас смятение и неудовольствие поручение выступить с докладом, сообщением, информацией на каком-либо совещании, собрании или тому подобном мероприятии?

3. Не откладываете ли вы визит к врачу до последнего момента?

4. Вам предлагают выехать в командировку в город, где вы никогда не бывали. Приложите ли вы максимум усилий, чтобы избежать этой командировки?

5. Любите ли вы делиться своими переживаниями с кем бы то ни было?

6. Раздражаетесь ли вы, если незнакомый человек на улице обратится к вам с просьбой (показать дорогу, назвать время, ответить на какой-то вопрос)?

7. Верите ли вы, что существует проблема "отцов и детей" и что людям разных поколений трудно понимать друг друга?

8. Постесняетесь ли вы напомнить знакомому, что он забыл вам вернуть деньги, которые занял несколько месяцев назад?

9. В ресторане либо в столовой вам подали явно недоброкачественное блюдо. Промолчите ли вы, лишь рассерженно отодвинув тарелку?

10. Оказавшись один на один с незнакомым человеком, вы не вступите с ним в беседу и будете тяготиться, если первым заговорит он. Так ли это?

11. Вас приводит в ужас любая длинная очередь, где бы она ни была (в магазине, библиотеке, кассе кинотеатра). Предпочитаете ли вы отказаться от своего намерения или встанете в хвост и будете томиться в ожидании?

12. Боитесь ли вы участвовать в какой-либо комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций?

13. У вас есть собственные сугубо индивидуальные критерии оценки произведений литературы, искусства, культуры и никаких чужих мнений на этот счет вы не приемлете. Это так?

14. Услышав где-либо в кулуарах высказывание явно ошибочной точки зрения по хорошо известному вам вопросу, предпочитаете ли вы промолчать и не вступать в разговор?

15. Вызывает ли у вас досаду чья-либо просьба помочь разобраться в том или ином служебном вопросе или учебной теме?

16. Охотнее ли вы излагаете свою точку зрения (мнение, оценку) в письменной форме, чем в устной?

КЛЮЧ К ТЕСТУ

25 и более баллов. Вы замкнуты, неразговорчивы, предпочитаете одиночество, поэтому у вас мало друзей. Вы явно некоммуникабельны, и это ваша беда, так как больше всего страдаете от этого вы сами. Но и близким вам людям нелегко. На вас трудно положиться в деле, которое требует групповых усилий. Новая работа и необходимость новых контактов если и не ввергают вас в панику, то надолго выводят из равновесия. Вы знаете эту особенность своего характера и бываете недовольны собой. Но не ограничивайтесь только таким недовольством - в вашей власти переломить эти особенности характера. Разве не бывает, что при какой-либо сильной увлеченности вы приобретаете вдруг полную коммуникабельность? Старайтесь быть общительнее!

19-24 баллов. В известной степени вы общительны и в незнакомой обстановке чувствуете себя вполне уверенно. Новые проблемы вас не пугают. И все же с новыми людьми сходитесь с оглядкой, в спорах и диспутах участвуете неохотно. В ваших высказываниях порой слишком много сарказма, без всякого на то основания. Эти недостатки исправимы.

14-18 баллов. У вас нормальная коммуникабельность. Вы любознательны, охотно слушаете интересного собеседника, достаточно терпеливы в общении, отстаиваете свою точку зрения без вспыльчивости. Без неприятных переживаний идете на встречу с новыми людьми. В то же время не любите шумных компаний; экстравагантные выходки и многословие вызывают у вас раздражение.

9-13 баллов. Вы весьма общительны (порой, быть может, даже сверх меры). Любопытны, разговорчивы, любите высказываться по разным вопросам, что, бывает, вызывает раздражение окружающих. Охотно знакомитесь с новыми людьми. Любите бывать в центре внимания, никому не отказываете в просьбах, хотя не всегда можете их выполнить. Бывает, вспылите, но быстро отходите. Чего вам недостает, так это усидчивости, терпения и отваги при столкновении с серьезными проблемами. При желании, однако, вы можете себя заставить не отступать.

8 баллов и менее. Вы, должно быть, "рубаха-парень". Общительность бьет из вас ключом. Вы всегда в курсе всех дел. Вы любите принимать участие во всех дискуссиях, хотя серьезные темы могут вызвать у вас мигрень или даже хандру. Охотно берете слово по любому вопросу, даже если имеете о нем поверхностное представление. По этой самой причине руководители и коллеги относятся к вам с некоторой опаской и сомнениями. Задумайтесь над этими фактами. Вы часто бываете причиной разного рода конфликтов в вашем окружении. Вспыльчивы, обидчивы, нередко бываете необъективны. Прежде всего воспитывайте в себе терпеливость и сдержанность, уважительно относитесь к людям, наконец, подумайте о своем здоровье - такой стиль жизни не проходит бесследно.

Вне зависимости от полученных результатов, спешим вас поздравить и хотим заметить следующее: если вы довольны своим показателем, значит, вам легко будет осваивать материал, предложенный в цикле; если же вы рассчитывали на лучшее, значит, вы наткнулись на свои зоны роста и, скорее всего, сами поняли, на что следует обратить внимание.

Кто такой мастер коммуникации?

Кого же можно назвать мастером коммуникации? Это человек, который:

  • Легко вступает в контакт даже со значимыми для него людьми и быстро адаптируется в новом незнакомом коллективе.
  • Умеет правильно подобрать слова, чтобы его высказывания были четкими и понятными.
  • Может сохранять спокойствие и хладнокровие даже в острых конфликтных ситуациях.
  • Умеет управлять своим невербальным поведением, голосом, мимикой, жестами для того, чтобы быть убедительным и заслуживающим внимания.
  • И наконец, самое главное, последнее по порядку, но не по значению, человек обладает гибкостью поведения, то есть умеет меняться в зависимости от того, с каким людьми ему приходится общаться. Это очень важно в вашей работе, дорогие коллеги, потому что вам приходится общаться и с руководителями разных рангов, и с коллегами, и с клиентами, посетителями, деловыми партнерами и пр.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль