Особенности документирования коллегиальной деятельности в акционерных обществах

4932
Ключевые моменты документационного обеспечения управления в акционерных обществах (АО). Что нужно знать о нормативной базе АО? Государственное и внутреннее нормативное регулирование делопроизводства в акционерных обществах

Известно ли вам, что неправильное оформление документов коллегиальных органов АО влечет за собой отмену их решений? Ведь деятельность акционерных обществ имеет свою ярко выраженную специфику, которая отражена в нормативной базе. Остановимся на законодательных и нормативных правовых актах, лежащих в основе организации работы с документами в акционерных обществах. Помните, что соблюдение требований юридических норм позволяет избежать возникновения многих конфликтных ситуаций!

Документационное обеспечение управленческой деятельности коммерческих организаций, в частности акционерных обществ, имеет свою специфику, которая определяется особым порядком организации управления. АО имеет устойчивую структуру и органы управления, которые обладают собственной компетенцией. Их состав, порядок формирования и деятельности оказывают определяющее влияние и на деятельность АО в целом. Органы управления осуществляют внутреннюю организационную, распорядительную и другую деятельность, представляют акционерное общество в отношениях с государственными и муниципальными органами, предприятиями-контрагентами и т. п. В состав органов управления АО входят общее собрание акционеров, совет директоров и исполнительный орган акционерного общества. Каждый из них имеет свой установленный порядок деятельности, который находит отражение в соответствующих документах.

Можно выделить несколько ключевых моментов документационного обеспечения управления в АО:

1. Государственное и внутреннее регулирование документационного обеспечения управления.

2. Документационное обеспечение деятельности органов управления.

3. Организация хранения документов.

Государственное и внутреннее регулирование документационного обеспечения управления

Акционерное законодательство большинства стран с развитой рыночной экономикой регулирует вопросы организации и функционирования органов управления АО, уделяя им особое внимание. Современное российское законодательство о хозяйственных обществах стало формироваться относительно недавно, однако и в нем уже нашло отражение большинство общепризнанных принципов корпоративного управления, определяющих в том числе и особенности его документационного обеспечения. Сложившаяся к настоящему времени система правовых актов включает в себя Гражданский кодекс Российской Федерации (далее - ГК РФ), федеральные законы, подзаконные нормативные акты. Помимо правовых актов основные требования к управленческим документам содержат и нормативно-методические документы. Часть актов и документов устанавливает общие правовые основы документационного обеспечения управления в российских организациях независимо от их организационно-правовых форм. Вместе с тем можно выделить нормы, которые регламентируют документационные процессы, присущие исключительно акционерным обществам.

Законодательные и нормативные правовые акты, лежащие в основе организации документационных процессов в акционерных обществах, можно разделить на две группы. В первую группу входят законы, определяющие правовое положение, порядок организации, деятельности АО. Они оказывают опосредованное влияние на решение вопросов, связанных с документацией. Вторую группу составляют законодательные и нормативные акты, напрямую регулирующие требования к информации, в том числе документируемой, и к документационному обеспечению управления в организациях и на предприятиях независимо от их формы собственности и направления деятельности.

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, являются ГК РФ и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Федеральный закон об акционерных обществах.

Гражданский кодекс Российской Федерации, составляющий основу гражданского законодательства в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Им определены общие начала организации управления в обществах.


Наш совет!

Рекомендуем не нарушать четкий порядок работы с документами и соблюдать требования юридических норм, что позволит избежать возникновения многих конфликтных ситуаций в деятельности акционерных обществ.


В частности, ГК РФ устанавливает исключительную компетенцию общего собрания акционеров, принципы определения полномочий других органов управления. Четвертая часть ГК РФ закрепляет права на средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг, в числе которых фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения. Данные средства индивидуализации необходимы и при документировании управленческой деятельности: они используются в документации, в т. ч. в бланках документов.


Важно знать!

В целом ряде статей закрепляются виды и разновидности документов, сопровождающие определенные правоотношения, а также требования к составу информации оформлению документов, которые акционерные общества используют в своей деятельности. В числе таких документов -договор, доверенность и др.


Федеральным законом об акционерных обществах значительное внимание уделяется вопросам, так или иначе связанным с документацией.

Так, статьи Закона, регулирующие деятельность органов управления в акционерных обществах, устанавливают не только формы их работы и конкретные сроки выполнения тех или иных организационных действий (например, сроки и этапы подготовки и проведения общего собрания акционеров), но и требования к составу документов, их оформлению и удостоверению. Эти требования являются обязательными, и их нарушение приводит к тому, что управленческие решения и действия лишаются юридической силы.

К числу регуляторов различных сторон управленческой деятельности в акционерных обществах можно отнести еще ряд законодательных актов, например Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг». Он содержит понятие «реестр владельцев ценных бумаг» (реестр акционеров), основные требования к содержанию и порядку ведения реестра и др.


На заметку!

Помимо выполнения своей основной роли реестр акционеров является основой для создания ряда других управленческих документов.


Особая роль в регулировании вопросов организации управленческой деятельности в акционерных обществах и ее документационного обеспечения принадлежит нормативным актам Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (далее - ФКЦБ России), которая до 2004 г. являлась органом исполнительной власти по проведению государственной политики в области рынка ценных бумаг, контролю деятельности профессиональных участников рынка ценных бумаг, обеспечению прав инвесторов, акционеров и вкладчиков.

ФКЦБ России принят ряд нормативных правовых актов, которыми регулируется порядок ведения реестра владельцев ценных бумаг (реестра акционеров), уточняются требования Федерального закона об акционерных обществах к подготовке и проведению общих собраний акционеров, определяется порядок хранения документации и т. д. В их числе постановления ФКЦБ России от 02.10.1997 № 27 «Об утверждении Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг», от 31.05.2002 № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров», от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Еще одним важным документом стал Кодекс корпоративного поведения, который был одобрен на заседании Правительства РФ и введен в действие распоряжением ФКЦБ России от 04.04.2002 № 421/р «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения». Кодекс установил правила и процедуры созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров, организации деятельности совета директоров и исполнительного органа. Большинство его положений касаются состава соответствующих документов, их содержания и порядка работы с ними.


Важно знать!

Действие нормативных и методических документов, принятых ФКЦБ России, распространяется только на акционерные общества. Закрепленные в них требования отражают специфику организации и деятельности органов управления, а значит, специфику состава и содержания ряда управленческих документов предприятий такой организационно-правовой формы.


Несмотря на то, что Кодекс корпоративного поведения был разработан как документ рекомендательного характера, многие его рекомендации были впоследствии включены в вышеупомянутое Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров и таким образом стали обязательными при документировании управленческих процессов.

Вторую группу нормативных правовых актов составляют законы, регулирующие различные аспекты работы с документной информацией.

К ним относятся, например, законы, нормы которых являются правовой основой организации информационных процессов, в т. ч. с использованием автоматизированных информационных технологий ( Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и др.).

Ряд нормативных правовых актов Российской Федерации содержит нормы, направленные на обеспечение конфиденциальности документов, содержащих информацию ограниченного доступа (Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и др.).

Требования нормативных правовых актов (например, Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и др.) следует также учитывать при составлении и оформлении управленческих документов.

При работе с документацией в акционерных обществах нельзя не учитывать общегосударственные нормативные и методические документы. Они содержат типовые нормы, правила и рекомендации по документационному обеспечению управления в российских организациях независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности.

К таким документам относятся общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (например, «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299); государственные стандарты («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. ГОСТ 17914-72» и др.).

При определении правил организации документооборота в конкретных организациях используется межотраслевой нормативно-методический документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ; одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). Также архивными органами разработан ряд документов, содержащих методику и технологию хранения документации в делопроизводстве. Так, Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 определили порядок хранения управленческих документов на предприятиях и в организациях, в т. ч. негосударственных форм собственности.

Нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.

Один из основных в настоящее время - «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Перечисленные правовые акты и документы не могут учесть специфику управленческой деятельности, а значит, и документационного обеспечения управления, в каждом конкретном АО. Поэтому важнейшая роль в регулировании документационных процессов принадлежит внутренним документам, которые разрабатываются и принимаются самими организациями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации.

Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления (организации в целом, структурного подразделения и т. п.), закрепление его функций и порядка функционирования, кооперацию и разделение труда работников.

Кроме того, очень важно разработать и закрепить во внутренних организационных документах правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретных АО, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.


Важно знать!

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.


В состав локальных нормативных актов (организационных документов) входят учредительные документы (в частности, устав); положения (о структурном подразделении, коллегиальном органе, об определенной сфере деятельности); инструкции (должностные, по отдельным видам деятельности) и ряд других видов документов.

Являясь нормативным, каждый из таких документов должен составляться с учетом типовых требований к структуре и оформлению. Однако при этом необходимо учитывать и конкретные условия, например, порядок согласования, подписания и т. п. документа в данном АО, компетенцию должностных лиц или органов управления, закрепленную уставом и др.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль