Российский рынок систем электронного документооборота

7479
Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

  • повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
  • оптимизировать работу сотрудников с документами;
  • сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Важно знать!

IT-специалистам неважно, что хранить, они решают вопрос, как сохранить. А вопросы "что хранить", "каким образом обрабаты­вать", "кому передавать", "в каком порядке уни­чтожать" - это уже задача специалистов в области управления документацией и информацией.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

  • выбирали по рекомендациям;
  • проанализировали информацию в Интернете;
  • выбрали первое попавшееся решение;
  • решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

На заметку!

Исследование показало, что среди компаний, внед­ривших СЭД, также часто встречаются компании, выбирающие СЭД не впер­вые, часть из них выбирают СЭД вторично вследствие неудачно выбранного ранее решения.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

  • стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
  • стоимость внедрения и поддержки СЭД;
  • возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
  • информационная безопасность;
  • используемая платформа и технологии;
  • репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
  • функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Важно знать!

Во внимание следует при­нимать общую стоимость владения системой, которая включает не только стои­мость лицензий и работ по внедрению, но и стоимость ее эксплуатации.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль