Квартира в подарок   |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Защищенный документооборот

  • 2 апреля 2019
  • 10295

Узнайте, чем отличается конфиденциальный документооборот от общего. Как обеспечить защиту секретной информации, расскажем в статье.

Скачайте полезные документы:

Какие документы включают в защищенный документооборот

К сфере применения защищенного документооборота относят документы, содержащие сведения, у которых имеется правообладатель. Чтобы защитить его права, доступ к таким документам ограничивают.

Документированная информация, у которой имеется правообладатель, подразделяют на 3 типа:

  1. Содержащая государственную тайну, охраняемую федеральным законом, отнесенная к категории ограниченного доступа. Доступ к таким сведениям ограничивают государственные органы с целью защиты основ конституционного строя, прав, нравственности и интересов граждан, обеспечения безопасности государства и пр.
  2. Содержащая служебную тайну, создаваемая органами власти, но не отнесенная к государственной, имеющая ограничения по доступу в силу служебной необходимости. Это также информация от третьих лиц, доступ к которой ограничен владельцем, ставшая известной органам государственной или муниципальной власти в ходе их служебной деятельности.
  3. Содержащая коммерческую тайну, правообладателем которой является физическое или юридическое лицо. Сюда же относится информация, содержащая профессиональную тайну и секрет производства (ноу-хау). 

Три этих типа документов объединены общими правилами защищенного документооборота и делопроизводства. Это объясняется тем, что для их создания, обработки, обращения, хранения и защиты используются одинаковые технологии. Эти технологии призваны обеспечить ограничение доступа, предотвратить утрату и утерю конфиденциальных сведений. 

Чем регламентируют защищенный документооборот

Технология защищенного документооборота, связанного с документированной информацией, отнесенной к государственной тайне, строго регламентирована на уровне федерального законодательства и государственных нормативных актов.

  • Основные вопросы защиты информации, содержащей гостайну, изложены в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
  • nbsp;      Общий порядок работы с документированной информацией, содержащей служебную тайну установлен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (далее – Положение), утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.
  • Основные положения, касающиеся коммерческой тайны и соблюдения прав ее собственника, изложены в Федеральном законе от 29.07.2004 № 98-ФЗ. 

Организациям, в чей документооборот включены сведения, составляющие коммерческую тайну, также необходимо разработать Положение о коммерческой тайне и ознакомить с ним сотрудников, имеющих отношение к этому вопросу. Как оформить Положение о коммерческой тайне, вам подскажут эксперты «Системы Кадры». 

Положение о коммерческой тайне (фрагмент)

Защищенный документооборот и его основные отличия от обычного

Скачать документ в начале статьи >>> 

Регламент, которым регулируются вопросы защищенного документооборота в отношении информации, составляющей коммерческую тайну, работодатель разрабатывает самостоятельно. При этом нужно учитывать специфику деятельности предприятия, объем конфиденциальной документации, схемы движения документов. Как образец, используйте Положение и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. 

Внимание! Нельзя включать описание технологии работы с конфиденциальной информацией в общую инструкцию по делопроизводству, утвержденную в организации. Требования к защищенному документообороту и делопроизводству устанавливают отдельным локальным актом.

Что содержит инструкция по закрытому документообороту и делопроизводству

Инструкция составляется с целью обеспечения сохранности конфиденциальной документации и ограничения доступа к содержащейся в ней закрытой информации. При составлении регламента нужно учесть, что защита документооборота — не самоцель. Избыточное количество ограничений может отрицательно сказаться на функционирования предприятия.

В инструкции, описывающей технологии конфиденциального делопроизводства можно включить вопросы защищенного документооборота:

  1. Общие положения;
  2. Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа;
  3. Подготовка и оформление документов, содержащих конфиденциальные сведения
  4. Учет и регистрация документов;
  5. Контроль движения конфиденциальных документов;
  6. Передача и отправка конфиденциальных документов;
  7. Порядок копирования (тиражирования) документированной информации ограниченного доступа;
  8. Группировка документации с грифами конфиденциальности;
  9. Хранение и уничтожения конфиденциальных документов.
  10. Контроль состояния закрытого делопроизводства.

Защищенный документооборот и его основные отличия от обычного

Смотреть разъяснения эксперта

Особенности защищенного документооборота

Когда объем конфиденциальной документации на предприятии небольшой, ведение защищенного документооборота, как правило, поручают секретарю или делопроизводителю. Назначение ответственного сотрудника оформляется специальным приказом.

Человек, в чьи обязанности будет включен защищенный документооборот, должен учитывать, что, в отличии от обычного порядка работы с документами:

  • реквизиты конфиденциальных документов оформляют сразу при их создании;
  • учету подлежат не только готовые документы, но также бланки, черновики и проекты;
  • разрабатываемые электронные документы, подготавливаемые сообщения и письма учитывают на носителях. 

Степень конфиденциальности

Одним из основных реквизитов документов, включаемых в защищенный документооборот, является степень конфиденциальности. Этот реквизит является определяющим признаком того, что доступ к документу ограничен. Содержит ли документ закрытые сведения, определяют в соответствии с Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. Перечень приведен в Положении о коммерческой тайне. Реквизит, определяющий степень секретности документа, заполняется:

  • исполнителем документа на стадии создания;
  • руководителем подразделения или предприятия на стадии согласования, утверждения или подписания;
  • получателем при первичной обработке документа. 

Отметка о степени конфиденциальности проставляется без использования кавычек, в правом верхнем углу на первом листе документа или на первом листе обложки:

Строго конфиденциально

Экз. № 3

Степень конфиденциальности также может обозначаться как:

  • Для служебного пользования
  • Конфиденциально 

При учете электронных документов в их регистрационном номере и названии файлов используются сокращения: СКФД (Строго конфиденциально), КФД (Конфиденциально), ДСП (Для служебного пользования). 

Дополнительный функционал защищенного документооборота

Основная задача учета движения конфиденциальных документов — защита документооборота от несанкционированного доступа, утраты и утери. Поэтому технология работы с такими документами дополняется новыми функциями по сравнению с обычным документооборотом.

Во-первых, фиксации подлежит все черновики и проекты, а во-вторых, фиксируется факты:

  • проектирования, разработки и создания документа;
  • его поступления или отправления;
  • местонахождения в любой момент времени.

Защита документооборота конфиденциальной документированной информации включает в себя меры по:

  1. исключению несанкционированного доступа, предупреждению утечки сведений;
  2. предупреждению утраты документов, в том числе их копий, вариантов, редакций, приложений и отдельных листов;
  3. документированному подтверждению факта утилизации и уничтожения черновиков и других рабочих бумаг;
  4. подтверждению факта исполнения на промежуточных этапах работы с документом, своевременной отправке и передаче по защищенным каналам связи. 

Итог:

Основные задачи документационного сопровождения всех видов конфиденциальной деятельности — это защита документооборота от несанкционированного доступа и утери. Строгое соблюдение утвержденной на предприятии инструкции по конфиденциальному делопроизводству позволит решить эти задачи.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.