Служба ДОУ

68544
Сегодня обсудим цели и задачи деятельности службы ДОУ в современных условиях. Актуальные изменения в организации деятельности служб ДОУ должны быть отражены в положении об этой службе. Как часто нужно пересматривать этот документ? Современная терминология и изменения в содержательном наполнении Положения о службе ДОУ.

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

Цель данной статьи – рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом подразделении.

Функция управления документами в организации вы­полняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в норма­тивных документах последнего времени используется именно это название). Будем называть это подразделение так, как это сложилось в последние годы, – служба ДОУ.

Несмотря на то что документационное обеспечение (делопроизводство) – достаточно консервативная область деятельно­сти, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серь­езных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

  • изменение законодательства в сфере информации и до­кументации;
  • изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
  • изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами – как изменением организационно-правовой формы ор­ганизации или ее подведомственности, так и внедрени­ем системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Конечно, в одних организациях эти изменения более ощу­тимы, в других – менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются прежде всего в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы ДОУ, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному пер­соналу.

Терминология о службе ДОУ

Служба ДОУ – это:

  1. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.
  2. Структурное подразделение организации, осуществляю­щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз­водства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

«Служба ДОУ – это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни­тельной власти».

Именно второе значение понятия «служба ДОУ» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица – секретарь подразде­ления, делопроизводитель – или работник, совмещающий вы­полнение делопроизводственных обязанностей с функциональ­ными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выпол­нение обязанностей по ведению делопроизводства можно толь­ко на основании приказа (распоряжения) руководителя орга­низации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, кан­целярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответствен­но делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин «делопроиз­водство» – старый термин, термин «документационное обес­печение (документационное обеспечение управления)», или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется на­ряду с термином «делопроизводство» в течение последних 30-35 лет. В настоящее время в литературе нет никаких доста­точно убедительных определений этих понятий, которые бы показывали разницу между ними. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141: «делопроизводство; документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Тем не менее бытует точка зрения, согласно которой термин «ДОУ» предпочтительнее употреблять в тех случаях, когда речь идет о делопроизводстве на основе современных информационных технологий, а термин «делопроизводство» – в иных случаях, когда речь идет преиму­щественно о традиционной обработке документов. Но, во-пер­вых, это различие не отражено в официальном определении, а во-вторых, в настоящее время такое разделение представля­ется уже не актуальным.

Если вспомнить историю возникновения термина «ДОУ», то окажется, что его появлению способствовало не столько изменение представлений об обозначаемом понятии, сколь­ко вкусы времени. Термин «документационное обеспечение» был создан специалистами в области вычислительной тех­ники по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления: программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др., а также по причине того, что само слово «делопроизводство» воспринималось ими как устаревшее.

В последние годы у нас входит в употребление еще один термин – «управление документами», являющийся букваль­ным переводом соответствующего английского термина «records management», обозначающий, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства про­ведения деловых (управленческих) операций». Сравнив опре­деление данного термина с определением делопроизводства по ГОСТ Р 51141-98, мы увидим, что и в том, и в другом случае речь идет о деятельности («совокупность планомерных и эф­фективных действий»), связанной с документированием (соз­дание документов) и организацией работы с документами (об­работка, хранение, использование, уничтожение документов). Следовательно, есть все основания говорить о том, что и этот термин не несет ничего принципиально нового в своем опре­делении, что позволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание. Ограничившись таким, возможно, несколько по­верхностным обзором, позволим себе рассматривать все три термина как синонимичные, по крайней мере, в рамках данной статьи.

Нормативное регулирование деятельности службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные до­кументы или документы методического характера, в которых бы содержалось примерное или типовое положение о службе ДОУ, как это было в свое время в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Приведенным в ГСДОУ примерным положением о службе ДОУ пользоваться в настоящее время можно только после очень серьезной его корректировки с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Тем не менее, отталкиваясь от этого примерного положе­ния о службе ДОУ и опираясь на его структуру, рассмотрим, какие положения о статусе службы делопроизводства, ее зада­чах и функциях актуальны для нашего времени и соответствен­но должны быть отражены в положении о службе ДОУ.

Общие положения

Первое, что устанавливается положением о подразделении (раздел «Общие положения»), – это название подразделения и его статус (официальное наименование подразделения и сте­пень его самостоятельности; место в структуре организации; кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; какими законодательными и иными нормативными актами руковод­ствуется в своей деятельности; кем утверждаются структура и штаты подразделения; имеет ли подразделение печать). В це­лом, все эти вопросы актуальны для определения статуса струк­турного подразделения и сегодня, вопрос только в том, как они решаются в каждом конкретном случае.

Важно знать!

При определении статуса службы ДОУ наиболее болезненный вопрос – это место подразделения в структуре организации.

По данным исследований, проводимых ВНИИДАД с 2007 г., даже в федеральных органах исполнительной вла­сти (министерствах, службах, агентствах) служба ДОУ лишь в отдельных случаях является самостоятельным подразде­лением. На практике это может быть Административно-правовой департамент, Управление правового обеспечения, Контрольно-аналитическое управление, Департамент организационной и специальной деятельности, Департамент го­сударственной службы и кадров, Административно-кадровое управление и др. В подавляющем большинстве случаев она входит в структуру другого подразделения.

Подобная ситуация обусловлена тем, что Типовым рег­ламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (пп. 1.5-1.9) установлено, что струк­тура и штатное расписание центрального аппарата федераль­ного органа исполнительной власти утверждаются руково­дителем органа власти с учетом реестра должностей федеральной государственной гражданской службы и актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений. Таким образом, каждый федеральный орган исполнительной власти самостоятельно решает вопросы организации делопроизводства и формирования соответ­ствующего структурного подразделения. На федеральном уровне нет единства не только в определении места этого подразделения в структуре органа власти, но и в его наиме­новании, функциях и штатной численности.

Такая же ситуация характерна для служб ДОУ иных государственных и негосударственных организаций.

При определении места службы ДОУ в структуре органи­зации следует исходить из того, что служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей органи­зации, следовательно, она должна быть самостоятельным под­разделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосред­ственно руководителю организации или одному из заместите­лей руководителя, в ведении которого находятся вопросы ин­формации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с ру­ководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руко­водства, выполняет другие поручения руководства.

Возможность службы ДОУ – это непосредственно «выходить» на руководство организации (руководителя, заместителя руко­водителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и соответствующего отношения к доку­ментации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необос­нованные или несущественные.

Мнение эксперта

О.В. Белых, 
старший специалист по документообороту компании 
«Тоталь разведка разработка Россия»

Статья носит «энциклопедический харак­тер» с глубоким и универсальным описанием целей и задач деятельности службы ДОУ в со­временных условиях.

В частичном воплощении они являются характерными для многих отечественных организаций и предприятий. Современному времени свойственно отсутствие четко структурированной службы ДОУ в качестве организационного и методического центра, формирующего единые правила ведения де­лопроизводства, контролирующего соблюде­ние данных правил всеми работниками ор­ганизации. Автор призывает к закреплению за ДОУ на уровне предприятия свода правил и требований. Методический подход автора показывает необходимость положения о службе ДОУ и принципы его составления и внедрения. Помимо этого, автор приводит целый комплекс задач, функций, прав, ответ­ственности ДОУ, лежащих в основе форми­рования полноценного документального фонда организации, и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации. Прочтение этой статьи позволяет в практическом примене­нии не только проанализировать наиболее проблемные участки в данной сфере дея­тельности для конкретного предприятия, но и определить, какие наиболее важные зада­чи по совершенствованию системы ДОУ не­обходимо решить.

Цели, задачи и функции

В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет определение ее целей и задач, в уже упоминавшемся примерном положении о службе ДОУ этот раздел называется «Цели и задачи службы ДОУ». В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, коор­динация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формули­ровку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Мнение эксперта

А.Н. Назаров, 
начальник отдела корпоративного электронного документооборота и методологии 
Управления делами ООО «Газпром межрегионгаз», канд. ист.наук

В качестве цели своей статьи «Служба ДОУ: цели, задачи и деятельность в совре­менных условиях» В.Ф. Янковая обозначила «рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом под­разделении» и тут же оговорилась, что «документационное обеспечение (делопроиз­водство) - достаточно консервативная область деятельности». Данное противоре­чие более или менее очевидно прослежива­ется на протяжении всей статьи. Особенно ярко это видно на примере приведенного В.Ф. Янковой сравнительного анализа терми­нов «делопроизводство», «документационное обеспечение» и «управление документа­ми» и краткого изложения истории их появления, на основании которых делаются выводы о том, что, по сути дела, ни один из этих терминов «не несет ничего принципи­ально нового в своем определении, что по­зволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание» и все три термина мож­но рассматривать как синонимичные.

На наш взгляд, данный пример очень по­казателен, потому что большая часть измене­ний, происходивших за последние годы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), касалась не столько целей и задач, стоящих перед службами ДОУ, сколь­ко технологий, применяющихся для решения данных задач. Безусловно, эти изменения в значительной мере были связаны с «приме­нением в процессах управления документа­ми компьютерной техники, автоматизацией делопроизводственных процессов, внедре­нием и применением систем электронного документооборота и электронных докумен­тов», однако, несмотря на это, основные за­дачи служб ДОУ остались почти неизменны­ми. И здесь В.Ф. Янковая опять соглашается с тем, что перечень задач, стоящих перед службами ДОУ, в целом был сформулирован верно еще в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданной Главархивом СССР в 1991 г. В.Ф. Янковая отмечает только, что в настоя­щее время задачи служб ДОУ, перечислен­ные в ГСДОУ, нуждаются в более четкой фор­мулировке. Кроме того, у автора статьи вызывает сомнения задача, связанная с со­кращением документооборота, т. к., по мне­нию В.Ф. Янковой, говорить о ней «в услови­ях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, некорректно. Мож­но говорить лишь об оптимизации докумен­тооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи­цированного документирования».

Однако и в данном случае речь в большей степени идет о вопросах терминологии, чем о принципиальных различиях. Например, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или по­лучения до завершения исполнения или отправления». Таким образом, если считать, что рациональная маршрутизация документов на­правлена на ускорение их движения и соот­ветственно сокращение сроков их исполне­ния в организации, а исключение случаев неквалифицированного документирования нацелено, помимо всего прочего, на приведе­ние количества подготавливаемых в организа­ции документов к оптимальному, то грань между сокращением документооборота и его оптимизацией перестает быть слишком яркой.

Вероятно, можно говорить о том, что цели и задачи служб ДОУ в своей основе остаются традиционными и в наше время, но применение новых технологий и инстру­ментов позволяет сделать решение этих за­дач более эффективным.

На заметку

Неудачным названием для службы делопроизводства является название «общий отдел», поскольку из слова «общий» никак не вытекает, что речь идет о подразделении, обеспечивающем работу с документами.

Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд - совокупность всех документов, об­разовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчива­ется тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или по­стоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следо­вательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформули­ровать таким образом: формирование полноценного доку­ментального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Это утверждение можно воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие «документального фонда» – это новое понятие. Ни в одном словаре или стандар­те, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не за­фиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нор­мативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, – это Прави­ла делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.

В пунктах 26 и 27 этого документа говорится: "Феде­ральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его дея­тельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуще­ствляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обес­печения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти".

Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытека­ют из цели или определяются целью. В свою очередь, цели и за­дачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.

Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нуж­но ответить на вопрос: что необходимо сделать для того, что­бы сформировать полноценный документальный фонд органи­зации?

В примерном положении о службе ДОУ задачи подраз­деления сформулированы следующим образом: "...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с до­кументами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поис­ковых систем, контроля исполнения и подготовки докумен­тов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методиче­ских документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрес­сивных технологий документационного обеспечения управ­ления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности органи­зации".

Мнение эксперта

В.М. Козлова, 
документовед Бюро организациидокументооборота ОАО "ОКБ Сухого"

В деятельности любой организации без четко поставленных целей и задач невоз­можно добиться эффективных результатов в работе. Поэтому необходимо ответственно подходить к разработке локальных норма­тивных актов организации, которыми будут руководствоваться сотрудники при выпол­нении своих служебных обязанностей. Поло­жение о структурном подразделении позво­ляет четко определить место подразделения в организационной структуре компании, отразить цели, функции и задачи, выпол­няемые сотрудниками.

В данной статье В.Ф. Янковая подробно описала требования к содержанию разделов Положения о службе ДОУ. Автор определила цель деятельности службы ДОУ, ее основные актуальные на сегодняшний день в условиях развития информационных технологий зада­чи и функции, которые можно дополнять и уточнять в зависимости от специфики дея­тельности организации. Информация, предо­ставленная в статье, поможет разработать По­ложение о структурном подразделении, соответствующее современным требованиям к специалистам в области документационного обеспечения управления.

В условиях динамично развивающегося бизнеса, при регулярной оптимизации биз­нес-процессов компании сотрудникам необхо­димо отслеживать актуальность информации, предоставленной в локальных нормативных актах. Все изменения, происходящие в про­цессах деятельности компании, необходимо вовремя закреплять во внутренних управлен­ческих нормативных документах и контроли­ровать их выполнение всеми сотрудниками компании.

Перечень задач, на наш взгляд, в целом сформулирован верно, но вызывает сомнение п. 2.1.3, поскольку ставить зада­чу "сокращения документооборота, количества форм докумен­тов и документов" в условиях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, не корректно. Можно гово­рить лишь об оптимизации документооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи­цированного документирования. Кроме того, задачи службы ДОУ нуждаются в более четкой формулировке.

Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда орга­низации и создание условий для его эффективного исполь­зования в текущей деятельности организации, – мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:

  • обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
  • разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра­нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку­ментами и контроль за применением;
  • совершенствование форм и методов работы с докумен­тами на основе применения информационных техноло­гий, унификации и стандартизации документов и про­цессов управления документами;
  • организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз­делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол­няемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управ­ленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразде­ления, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: органи­зация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональ­ной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.

Полезно знать!

Функции подразделения – это фактически конкретные виды работ, которые должно выполнять подразделение для достижения поставлен­ных задач.

Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:

  • организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфе­ре управления документами;
  • контроль выполнения установленных правил и тех­нологий создания, обработки, хранения и использо­вания документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
  • контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обес­печением их сохранности) в структурных подразде­лениях организации;
  • контроль за состоянием организации работы с доку­ментами в подведомственных организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ относятся сле­дующие:

  • разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, адми­нистративных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих про­цессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;
  • проектирование образцов бланков документов, раз­работка унифицированных форм документов, кон­троль их использования в структурных подразделе­ниях организации;
  • разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем админист­ративных и бизнес-процесов по управлению докумен­тами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
  • осуществление экспедиционной обработки докумен­тов;
  • организация предварительного рассмотрения доку­ментов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организа­ции;
  • организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документообо­рота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
  • формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, веде­ние информационно-справочной работы по докумен­там, создание, хранение, поиск и использование до­кументов в организации;
  • организация контроля за сроками исполнения доку­ментов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
  • ведение аналитической работы по результатам кон­троля исполнения документов (поручений) и инфор­мирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисцип­лине;
  • обеспечение документирования деятельности колле­гиальных (совещательных, координационных, мето­дических и др.) органов;
  • организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
  • рассылка документов (копий документов) по струк­турным подразделениям организации и подведом­ственным организациям;
  • разработка и согласование номенклатур дел струк­турных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
  • проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и от­бору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
  • подготовка предложений о проведении работ по ав­томатизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой систе­мы электронного документооборота;
  • повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопро­сам создания, обработки, хранения и использования документов.

Предлагаемый перечень функций службы ДОУ можно рас­сматривать как универсальный, т. е. такой, который в полном объеме может использоваться в организации, независимо от содержания и характера ее деятельности, организационно-пра­вовой формы, объема документооборота и других особенностей.

Мнение эксперта

Г.В. Подкорытова, 
начальник отдела делопроизводства ЗАО "ФИНЭКС Качество", 
член Гильдии управляющих документацией

В очередной раз с интересом к изложен­ной тематике и огромным уважением к кон­кретному автору публикации ознакомилась со статьей журнала.

Как практик с многолетним опытом рабо­ты, в т. ч. в организациях различных форм собственности, могу уверенно сказать - цели статьи, обозначенные автором как анализ из­менений, происходящих в деятельности служб ДОУ, и документирование этих измене­ний созданием (корректировкой) положения о подразделении, являются более чем важ­ными и актуальными в работе организации.

К сожалению, руководство высшего уровня на практике, как правило, о подоб­ных публикациях не ведает или просто не хочет вникать в суть вопроса. Причины этого разные: первоочередные куда более важные и насущные, на их взгляд, задачи -выпуск продукции, оказание услуг, а в от­дельных случаях - отсутствие предложений по оптимизации документирования бизнес-процессов со стороны специалистов ДОУ.

Более того, на вопрос, как обстоит в орга­низации дело с постановкой делопроизвод­ства, многие руководители ответят положи­тельно. Хотя надо отметить, что в последнее время руководители все чаще ставят вопрос о качественном улучшении делопроизвод­ства в организации, понимая высокую сте­пень его важности и значимости.

В своей практике мне посчастливилось работать с директором, впоследствии с ним же - генеральным директором, который бо­лее чем внимательно относился к документационному обеспечению управления, дове­рял специалистам ДОУ, а также поддерживал службу ДОУ во всех ее инновациях с предва­рительным анализом предлагаемых измене­ний. Необходимо подчеркнуть, что он также равно уважительно относился к специали­стам иных служб организации. И вот этим отношением он вырастил немало прекрас­ных специалистов.

Что же мы имеем в отдельно взятых ор­ганизациях сегодня? Я думаю, то, о чем я скажу, знакомо многим. Что такое специа­лист-делопроизводитель, будь он руководи­тель службы или рядовой работник? Что та­кое проблемы службы по отношению к иным, на взгляд руководителя, наиболее важным подразделениям? Зачастую наша служба и ее работники оказываются "на задворках". Кого сокращают в первую очередь? Дело­производителей. Кого в последнюю очередь мотивируют на результат? Делопроизводите­лей. Кому не считают важным выделять де­нежные средства на повышение квалифика­ции, участие в коллегиальных мероприятиях по обмену опытом? Делопроизводителям. Кого не назначают в структурных подразде­лениях? Опять же ответственных за ведение делопроизводства. И что же мы тогда дол­жны ждать в плане оптимизации документо­оборота, исключения случаев неквалифици­рованного документирования? Да почти ничего. Отсюда и конечный результат:

  • длительное, в т. ч. возвратное, движение безграмотно оформленных документов;
  • низкий уровень исполнительской дис­циплины в работе с документами;
  • выполнение рутинных простых операций по обработке документов высококвали­фицированными работниками службы ДОУ по причине нехватки работников вместо выполнения ими задач внедре­ния и поддержания современных техно­логий в работе с документами.

И это далеко не полный перечень упуще­ний в организации документационного обес­печения управления.

В заключение хочется сказать следующее. Уважаемые руководители, коллеги! Наша служба ДОУ занимает не последнее место в работе организации. Обратите еще раз пристальное внимание на наши проблемы, задачи, и результат не заставит себя ждать. А экономия средств на нуждах службы сего­дня, в т. ч. на автоматизации документирова­ния, завтра может явиться одной из причин ослабления рыночных отношений со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Однако данный перечень функций не является исчерпывающим, в отдельных случаях он может дополняться иными функциями, например для служб ДОУ органов власти важно выделить в качестве отдельных функций организацию работы по рас­смотрению и исполнению обращений граждан, запросов юри­дических и физических лиц, запросов депутатов законодатель­ных (представительных) органов власти и др.

Права, ответственность и взаимоотношения

Кроме регламентации функций службы ДОУ в положении о ней устанавливаются комплекс прав и виды ответственности за возможные нарушения, отступления от установленного поряд­ка работы с документами, а также порядок ее взаимодействия с руководством, другими подразделениями организации и (или) подведомственными организациями, сторонними орга­низациями и лицами.

Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

  • требовать от руководителей структурных подразде­лений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил соз­дания, обработки, хранения и использования доку­ментов;
  • запрашивать в структурных подразделениях и под­ведомственных организациях информацию, необхо­димую для организации работы с документами и оценки ее результатов;
  • возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушени­ем установленных правил согласования и удостове­рения документов;
  • готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования ра­боты с документами;
  • представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повы­шении исполнительской дисциплины, совершенство­вании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Важно знать!

Право структурного под­разделения – это механизм, позволяющий обеспечить выполнение установленных функций в случае возникно­вения каких-либо проблем (помех).

В разделе "Ответственность" положения о службе ДОУ устанавливаются критерии оценки работы подразделения. Кри­терии оценки в данном случае - это показатели, характеризую­щие качество, своевременность, соответствие выполняемой работы установленным объемам и другим показателям, которые используются для измерения качества и количества выполняемой работы. Качество выполнения работы может определять­ся степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и дру­гих нормативных и методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Полезно знать!

Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков завершения работ темсрокам, которые установлены плановыми, распо­рядительными или иными документами.

В данном разделе положения о службе ДОУ желательно отразить ответственность за:

  • нарушение правил, сроков создания, обработки, хра­нения и использования документов;
  • нарушение принципов (правил) формирования доку­ментального фонда организации, утрату или порчу документов;
  • несоблюдение установленной в организации техно­логии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
  • разглашение информации служебного характера, не­соблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
  • невыполнение в установленные сроки и установлен­ном объеме поручений руководства;
  • несоблюдение установленных правил противопожар­ной безопасности, организации и охраны труда.

Раздел "Взаимоотношения" положения о службе ДОУ опре­деляет информационные и документационные связи подразделения, документы, создаваемые в подразделении; устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения, а также определяет, в каком порядке и кем рассмат­риваются разногласия, возникающие в деятельности подразде­ления.

В данном разделе положения должно быть предусмотрено взаимодействие службы ДОУ с руководством организации, всеми функциональными и вспомогательными подразделения­ми организации, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.

Цели, задачи, функции службы ДОУ, установленные поло­жением о ней, должны найти свою детализацию в должностных инструкциях работников этого подразделения.

Автор статьи надеется на то, что изложенная точка зрения станет предметом обсуждения для специалистов в об­ласти ДОУ.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль