Порядок выдачи и отзыва доверенностей

17922
С выдачей и отзывом доверенностей сталкиваются практически все организации, в которых количество подписываемых документов пре­вышает возможность единоличного исполнительного органа (дирек­тора) по их рассмотрению и подписанию.

С выдачей и отзывом доверенностей сталкиваются практически все организации, в которых количество подписываемых документов пре­вышает возможность единоличного исполнительного органа (дирек­тора) по их рассмотрению и подписанию.

В тех случаях, когда орга­низация имеет широкую территориально распределенную клиентскую сеть, процесс выдачи доверенностей становится особо острым, про­блемным и требует упорядочения (оптимизации), унификации (вы­работки единых механизмов выдачи и отзыва, разработки унифици­рованных типовых форм доверенностей для разных групп работников), формализации (разработки внутреннего нормативного акта) и при­менения средств автоматизации.

Что такое доверенность?

Согласно ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Феде­рации (ГК РФ), «доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для предста­вительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу».

Доверенность, по сути, является односторонней сделкой. В доверенности всегда четко определены полномочия, включая право передоверия.

Читайте также:

"Технология оформления доверенностей" в журнале "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Описана технология оформления доверенностей для представления интересов организации перед третьими лицами и технология работы с доверенностями на получение товарно-материальных ценностей.

Доверенность может выдаваться как физическим лицом, так и юридическим лицом, при этом «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации».

К учредительным документам организации относится устав либо учредительный договор. Как правило, в уставе организации право выдачи доверенности закрепляется за единоличным исполнительным органом (директором) или лицом, его замещающим на основании приказа единолично­го исполнительного органа.

Также право наделять полномочиями руководителя орга­низации может быть прописано в некоторых случаях в дого­воре управления.

Договор управления оформляется в компаниях типа холдингов и может включать информацию о праве назначать в дочернем предприятии управляющего директора. Назначенный управляющей компанией руководитель юридического лица мо­жет действовать на основании доверенности, в которой четко закреплены полномочия, а также могут содержаться ограничения по полномочиям.

Например, в качестве ограничений может выступать запрет на совершение сделок с недвижимостью, сделок на сумму, превышающую лимит, установленный управляющей компанией.

Доверенность руководителю, назначенному управляющей компанией, как правило, выдается на ограниченный срок, на­пример на один год, без права передоверия.

Доверенность может выдаваться как на работников органи­зации, так и на сторонних физических лиц либо работников сторонних организаций, с которыми у организации существуют договорные отношения. Например, если кредитная организация осуществляет продажу своих услуг через клиентскую сеть другой организации, председателем правления кредитной организации выдаются доверенности на каждого сотрудника другой организации. При этом в доверенности четко указывается перечень полномочий и срок наделения ими. Например, доверенному лицу доверяется:

  • проводить идентификацию клиентов на основании документов, удостоверяющих личность, обеспечивать собственноручную подпись клиента на документации банка;
  • принимать от клиентов документы, необходимые для открытия счетов, получения кредитов, выдачи банковских карт, предоставления иных банковских продуктов (включая документы, удостоверяющие личность клиентов);
  • осуществлять проверку надлежащего оформления документов клиентами, полноты предоставленных сведений и их достоверности;
  • осуществлять заверение копий предоставленных клиентом документов...

Договор управления определяет функции управляющей компании по отношению к дочерним организациям в холдинге (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Холдинг - это гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов, представляющая возможность одному из них оказывать влияние на решения, принимаемые другими хозяйствующими субъектами, входящими в холдинг, в целях оптимизации деятельности лиц, входящих в холдинг (Коваленко Н.Ю. Холдинг как гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов // Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата юридических наук).

Кроме того, на практике встречаются случаи, когда дове­ренность выдается кредитной организацией другому юридиче­скому лицу, с которым существуют договорные отношения. Приведем пример такой доверенности.

ДОВЕРЕННОСТЬ №
г. Москва

Доверенность выдана «__ »___ 201_ года

ОАО «Наименование банка», в лице__ , действующего на основании ________ , именуемое в дальнейшем «Банк», действуя на основании и во исполнение Договора №____ от___ ._______ . 201_ г., заключенного между Банком и ЗАО «Наименование организации», именуемым в дальнейшем «Предприятие», уполномочивает Предприятие осуществлять от имени и по поручению Банка юридические и фактические действия, связанные с реализацией Программы кредитования на территории Российской Федерации, в том числе:

  1. Информировать клиентов по вопросам предоставления Банком потребительских кредитов, выдачи банковских карт и предоставления клиентам иных продуктов Банка.
  2. Устанавливать личность клиента на основании документов, удостоверяющих личность, обеспечивать собственноручность подписи клиента на документации Банка.
  3. Принимать от клиентов документы, необходимые для открытия счетов, получения кредитов, выдачи банковских карт, предоставления иных банковских продуктов (включая документы, удостоверяющие личности клиентов), проводить проверку надлежащего оформления документов клиентами, полноты предостав­ленных сведений и их достоверности, заверять копии предоставленных документов.
  4. Получать от клиента для последующей передачи Банку следующие све­дения о клиенте: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; гражданство; реквизиты документа, удостоверяющего личность; адрес места жительства (регистрации или места пребывания); ИНН (при наличии).
  5. Направлять Банку с помощью технических средств связи информацию, необходимую для принятия Банком решения об открытии счетов, предоставления кредитов, выдачи банковских карт и предоставления иных банковских продуктов клиентам, принимать от Банка и передавать клиентам информацию и документы о принятом Банком решении.
  6. Оказывать помощь клиентам при оформлении ими документации, не­обходимой для получения потребительских кредитов и иных продуктов Банка.
  7. Направлять Банку оформленную документацию и документы, принятые от клиентов.

Расшифровка подписи

Доверенность выдана сроком до «__ »_______ 201__ года без права передоверия.

Наименование должности.
(Личная подпись)

Стоит отметить, что случаи выдачи такой доверенности являются единичными, а перед принятием решения об оформ­лении доверенности на юридическое лицо потребуется не толь­ко комплексный анализ законодательной базы, но и консуль­тации со стороны регулятора.

Если количество сотрудников организации, на которых выдается доверенность, велико, то в целях минимизации под­писываемых документов может выдаваться одна доверенность на несколько человек.

Контролировать срок действия такой доверенности до­вольно сложно, поскольку полномочия отдельных сотрудни­ков, которые были указаны в доверенности, могут отзывать­ся до окончания действия доверенности (например, в случае увольнения сотрудника или перехода на другую должность, функции которой не предполагают выдачу доверенности).

Срок выдачи доверенности

Законодательством определен срок действия доверенности: «Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в те­чение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

В некоторых случаях, включая выдачу доверенности в пра­ве передоверия, выдаваемая доверенность подлежит нотари­альному заверению.

В случае выдачи удостоверенной нотариусом доверен­ности, предназначенной для совершения действий за грани­цей и не содержащей указание о сроке ее действия, доверенность сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Под словом «совершение» подразумевается выдача доверенности.

Ничтожна - значит «недействительна».

Как говорилось выше, в некоторых случаях допускается передоверие полномочий, указанных в выданной доверен­ности. Как правило, право передоверия предусмотрено текстом доверенности, например:

Передавать полномочия другому лицу (передоверие) а также выдавать доверенности третьим лицам...

В случае выдачи доверенности в рамках имеющихся полномочий доверенным лицом третьему лицу законодательством предусмотрена процедура нотариального удостоверения вы­даваемой в порядке передоверия доверенности.

При оформлении доверенности в порядке передоверия необходимо обращать внимание на срок выдаваемой доверенности (согласно законодательству, он не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана).

Процесс выдачи доверенностей

Доверенность в организации выдается в следующих случаях:

  • необходимость выполнения разовых работ, подписания единичных документов в рамках выполнения должност­ных обязанностей (например, получить товар со склада поставщика, подписать накладные на получение товара);
  • постоянное представление интересов организации в дру­гих организациях;
  • подписание договорных документов с ограниченным лимитом (суммой) или без ограничения лимита;
  • подписание документов по исполнению договоров;
  • подписание писем, запросов, ответов на запросы, в том числе в государственные органы и организации;
  • проведение идентификации клиентов;
  • заверение документов и т. д.

Для упорядочения процесса подписания некоторых видов документов проводится унификация функций работников организации.

Например, в целях распределения полномочий по под­писанию договорных документов в организации, а также закрепления данной информации в доверенностях могут быть установлены лимиты для разных категорий должностей.

Таблица лимитов может выглядеть следующим образом:

Вид документа/Должность

Наименование
должности

Наименование
должности

Наименование
должности

Договор 1

На сумму
до 100 000 руб.

На сумму
до 500 000 руб.

Без ограничения

Договор 2

Без ограничения

Без ограничения

Без ограничения

Договор... 35

Нет права подписи

На сумму
до 300 000 руб.

Без ограничения

Сложные ситуации при выдаче доверенностей в организации

Рассмотрим более детально, в каких случаях процесс выдачи доверенностей может вызывать сложности в организации.

Прежде всего, такие ситуации возникают, когда организация активно работает с клиентами, причем разным должностным группам работников предоставляются права на выполнение разных операций. При значительной территориально распределенной клиентской сети организации количество персонала, осуществляющего работу с клиентами, может исчисляться сотнями и тысячами.

Доверенности выдаются в следующих случаях:

  • на работу в организацию принимается новый персонал;
  • производится перемещение по должностной лестнице работников (перевод с одних должностей на другие);
  • увольнение работников;
  • окончание срока действия ранее выданных доверен­ностей;
  • пересмотр действующих полномочий работников;
  • принятие решения руководством организации о вы­даче доверенности;
  • пересмотр функций работника (наделение новым функционалом, требующим выдачи доверенности).

При большом количестве работников, выполняющих функции, требующие выдачи доверенности, процесс выдачи становится весьма динамичным и сложным с точки зрения отслеживания актуальности выданных доверенностей, свое­временного согласования и выдачи новых доверенностей.

Для того чтобы данный процесс упорядочить и стандартизировать, необходимо провести анализ, какими полномочиями наделяются работники, занимающие разные должности. Если при проведении такого исследования выяснится, что для разных или идентичных должностей выдавались одинаковые доверенности, то возможно провести унификацию доверенностей. В случае наличия большого количества типовых форм доверенностей для удобства работы можно ввести их классификацию (например, присвоить им индексы и номера).

Также желательно провести классификацию должностей в организации и определить, какими полномочиями наделялись работники, занимающие определенные должности, а также существуют ли дополнительные условия или ограничения при выдаче им доверенностей по сроку выдачи или по сроку действия.

Результат проведенной работы можно оформить в виде таблицы соответствия:

Номер формы доверенности

Менеджер отдела по работе с клиентами

Руководитель отдела по работе с клиентами

Управляющий офисом

Должность

Ф01

После прохождения испытательного сро­ка /на 3 года

При приеме на работу / на 3 года

Нет

Ф02

Нет / Нет

Нет / Нет

При приеме
на работу / на 1 год

Ф...

....

....

....

Не стоит забывать о том, что доверенности могут выдаваться не только сотрудникам клиентского сектора, но и сотрудникам и руководителям, ведущим работу с управленческими документами, представляющим интересы организации в различных органах и организациях, а также осуществляющим разовые операции в рамках выполнения своих должностных обязанностей. То есть таблица может содержать информацию по всем выдаваемым в организации доверенностям и по всем должностям, для которых выдаются доверенности на основании утвержденных в организации типовых форм.

Такая работа позволит не только упорядочить работу по выдаче доверенностей, но и в дальнейшем автоматизировать процесс их выдачи.

Процесс отзыва доверенностей

Доверенность может быть отозвана у доверенного лица в следующих случаях:

  1. Изменение функционала работника (включая перевод на другую должность), в связи с чем доверенность либо не нужна совсем, либо выдается иная.
  2. Изменение полномочий, указанных в ранее выданной доверенности (предыдущая доверенность отзывается, выдается новая).
  3. Решение руководства организации.
  4. Увольнение сотрудника.

На практике встречается несколько вариантов отзыва ранее выданных доверенностей:

  • оформление уведомления об отзыве доверенности;
  • издание распорядительного документа об отзыве доверенности.

При увольнении работника, которому выдавалась доверенность, применимы все три указанных варианта отзыва доверенности.

При переводе работника на другую должность, на которой не предполагается наличие доверенности, доверенность может быть отозвана путем издания соответствующего приказа или подписания уведомления об отзыве доверенности.

Подразделения, наиболее часто выполняющие функции по подготовке, выдаче и отзыву доверенностей Функции по подготовке, выдаче, отзыву доверенностей наиболее часто на практике закреплены за юридическим подразделением, однако встречаются случаи, когда эти обязанности возложены на подразделение документационного обеспечения управления.

В следующей публикации мы расскажем о том, как возможно провести автоматизацию процесса выдачи, отзыва доверенностей, какие информационные системы будут задействованы в этом сложном процессе, какие нюансы необходимо учесть при автоматизации.

Автор: Романченко Е.В

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль