Взаимодействие с коллективом: сложности и трудные ситуации (школа практической психологии)

68
Какие проблемы чаще всего возникают у секретаря при общении с коллективом компании? Что коллеги частенько перепоручают секретарям и как избежать подобных ситуаций? Уточняем свои обязанности и учимся говорить “нет”. Стратегии поведения в случае, когда “вам сели на шею”, или как не стать козлом отпущения. Помните, что признаком психически здоровой личности является гибкое поведение, которое изменяется в зависимости от изменяющихся внешних условий, то есть адаптивность поведения! Особенно это актуально в условиях растущей фирмы Лобанова А.М

Перед вами очередная статья цикла, посвященного построению эффективных коммуникаций. В предыдущей статье мы писали о том, как лучше понимать своего начальника. А сегодня рассмотрим проблемы, возникающие при общении с коллективом компании, и проанализируем возможные стратегии поведения.

* Продолжение. Начало см.: Справочник секретаря и офис-менеджера. 2012. № 7–9.

О. Шеломенцева,
психолог, бизнес-тренер

Что коллеги перепоручают секретарям?

При подготовке этой статьи автором были собраны реальные жалобы представительниц вашей профессии. Причиной ситуации, при которой можно сказать, что “коллеги сели вам на шею”, являются расхождения между тем, как вы воспринимаете круг своих должностных обязанностей, с тем, что по этому поводу думают другие сотрудники вашей организации. Про какие же случаи можно сказать, что коллеги сели на шею? Ситуации были проанализированы и объединены в несколько групп.

Во-первых, когда коллеги перепоручают секретарю отдела или офис-менеджеру работу, которую они (члены коллектива) обязаны выполнить сами.

Например, набрать текст документа, сделать презентацию в PowerPoint, подготовить какие-либо данные для отчета.

Во-вторых, когда коллеги начинают использовать вас в качестве своего личного помощника.

Просят отксерить какие-либо документы, забрать корреспонденцию и т. д. Кроме того, могут возникать такие просьбы, как приготовить чай или кофе, встретить или проводить посетителей, которые пришли к этому сотруднику.

В-третьих, когда на вас перекладываются бытовые обязанности, например, на одном из форумов мне встретилось описание ситуаций, когда офис-менеджеру приходилось регулярно разбирать не всегда свежие чужие продукты в общем холодильнике и даже мыть его. Как вы понимаете, уборка и мытье холодильника занимают значительное время, уже не говоря о том, что, скорее всего, это не подходит вам по статусу.

В-четвертых, хотя в этой статье речь идет о коллективе, мы не можем обойти вниманием такую проблему, как злоупотребление служебным положением со стороны руководителя, а именно заказ цветов для своей девушки или жены, покупка личных вещей, выбор детского садика для детей и т. п.

В общем и целом, вышеперечисленные ситуации объединяет то, что в них человека заставляют делать то, что он не хочет, таким образом разрушая психологические границы личности.

Также существует еще один момент, не связанный с “навьючиванием” дополнительных обязанностей. Сейчас речь пойдет о неуважении со стороны сотрудников.

Например, когда вам дали какое-либо поручение, связанное со сбором информации, а именно: составить отчет, включающий данные об объемах продаж за истекший период, для чего вам необходимо обзвонить всех руководителей структурных подразделений, занимающихся продажами, и попросить их выслать соответствующие формы.

Другой пример: уточнить предполагаемые даты отпусков сотрудников. Члены коллектива зачастую крайне безответственно относятся к таким просьбам, тем более что они исходят не от их непосредственного руководства.

Что же происходит в такой ситуации на уровне чувств и эмоций?

Психологическое состояние человека можно сравнить со слоеным пирогом: верхний слой составляет страх, мешающий выразить возмущение, из которого состоит второй слой. Страх вызван возможным осуждением со стороны окружающих, а причиной гнева и возмущения являются те самые расхождения во взглядах относительно ваших должностных обязанностей. Где-то в глубине пирога мы можем найти небольшой кусочек жалости к себе. Вот такая неаппетитная получается картина. Главная опасность заключается в том, что выполняя бесконечное количество сыплющихся со всех сторон просьб и поручений вы рискуете тем, что у вас не хватит времени на выполнение ваших прямых обязанностей. Объем работы увеличится, вы начнете злиться на сотрудников, которые злоупотребляют вашим хорошим отношением, а также на себя, потому что не смогли вовремя дать отпор. Таким образом, получается, что вы работаете на кого угодно, но только не на себя. Кроме того,основная задача помощника руководителя или секретаря – обеспечение коммуникаций между начальником и коллективом, различными отделами организации.

Как избежать подобных ситуаций?

Можно избежать таких ситуаций, хотя это очень сложно. Главным помощником и инструментом будет здесь стремление снизить неопределенность.

Во-первых, при приеме на работу нужно внимательно изучить должностную инструкцию и максимально полно уточнить детали, подробности и нюансы. Неопределенность в той или иной степени присутствует в каждой компании. Что касается российской бизнес-реальности, то очень часто, особенно в небольших фирмах, обязанности сотрудников не прописаны, а должностная инструкция вовсе не существует. Ответственность за это в первую очередь несет руководство. Если начальник не отличается организованностью, то возможна такая ситуация, когда при приеме на работу круг обязанностей обозначается сотруднику (секретарю, офис-менеджеру и проч.) весьма расплывчато, что в дальнейшем вызывает возмущение, чреватое конфликтами.

Бывает так, что должностная инструкция прописана, но в любом случае набор обязанностей может пониматься по-разному.

Приведем простой пример: представьте себе рыжую собаку. Кто-то подумает о таксе, кто-то вообразит себе чау-чау, а кому-то придет в голову мысль о пекинесе, но при этом все три породы удовлетворяют условию “рыжая собака”. Но насколько же они отличаются друг от друга!

Таковы особенности человеческого мышления и восприятия окружающего мира. Это обусловлено тем, что опыт различных людей отличается. Что же говорить о таком сложном понятии, как должностные обязанности? Даже в ситуации, когда руководство проявляет ответственность и организованность, должностная инструкция четко и грамотно прописана, ситуация неопределенности неизбежна. Кроме того, если компания растет, то тогда уровень неопределенности относительно круга выполняемых обязанностей тоже повышается.

Уточняем обязанности и учимся говорить “нет”

Что делать? В первую очередь, постоянно уточнять, что именно входит в ваши обязанности. Причем, уточнять у обеих сторон: то есть и у тех, кто, как вам кажется, пытается переложить на вас свою работу, и у своего начальника. Даже в том случае, если начальник сам загружает вас лишней работой. В очень корректной и вежливой форме скажите ему, что вам сложно расставить приоритеты в своей работе. Не бойтесь спрашивать такие вещи у руководителя! Ваш начальник прекрасно понимает, что ваша эффективность как сотрудника оценивается, прежде всего, по тем задачам, которые он же и поставил для вас в приоритет.

Итак, если вы убедились в том, что данное задание не входит в круг ваших должностных обязанностей, можете смело отказать коллегам (а в  каких-то случаях и руководителю). А для этого нужно научиться говорить “нет”! Дело в том, что в каждой организации есть лица, желающие “проехаться на халяву”! Своим поведением они проверяют, насколько это допустимо в общении с людьми вообще и с вами в частности. В ситуации, когда на человека оказывают давление, он мечется, как правило, между двумя противоречивыми желаниями: дать волю гневу – высказать свое мнение прямо в глаза, либо согласиться выполнить то, чего от него требуют – то есть поддаться страху. Истина как обычно посередине. Вначале важно успокоиться, чтобы перестать гневаться или бояться. Причем, перестать злиться, как нам кажется, все же проще, чем набраться смелости для решительного отпора! Поэтому про страх мы напишем подробнее. Если вам все-таки сложно решиться говорить “нет” подумайте вот о чем: “Я действительно могу отказаться делать это, потому что если я сейчас потеряю время, то не успею выполнить свои прямые обязанности. А это действительно чревато проблемами”.

Как не стать козлом отпущения?

Последнее по порядку, но не по значению. Случаются и такие ситуации, когда из секретаря делают козла отпущения, перекладывая на него свои оплошности.

Пример (напоминаем, что это все реальные случаи): начальник отдела обучения организовывала сбор региональных представителей на обучение в Москве. Она должна была более чем за месяц забронировать соответствующее количество мест в гостинице со сроком проживания 10 дней. Занимаясь огромным количеством других дел, она попросту забыла это сделать. А когда до начала обучения оставалось буквально несколько дней, внезапно вспомнила об этом и поручила секретарю забронировать места в гостинице. Сложилось так, что мест в гостинице оказалось недостаточно, к тому же срок проживания был сокращен вполовину. Пришлось срочно искать другие варианты размещения сотрудников. В результате проведение программы обучения в указанные начальством сроки оказалось под угрозой, а досталось на орехи секретарю, потому что забывчивая начальница отдела обучения сказала, что это именно секретарь упустила срок подачи заявки.

Как предотвратить подобного рода “подставы”? Наш совет очень прост: старайтесь максимально записывать все, что касается вашей работы. Заведите себе планинг, органайзер или блокнот. Кроме того, важно, чтобы ваши коллеги и (или) руководитель видели, что вы часто делаете заметки. И если в разговоре с окружающими вы будете ссылаться на свой блокнот, это станет вам подспорьем в решении каверзных вопросов. НО! Будьте готовы к тому, что люди по-разному реагируют на  то, что вы фиксируете их слова. Приведем два примера из личного опыта на эту тему:

Личный опыт № 1. Один из моих руководителей говорил: “Запиши себе, пожалуйста, в блокнот то, что ты должна сделать к определенной дате. Также запиши, какие вопросы ты должна уточнить у меня, когда я вернусь с переговоров”. Он объяснял свое пожелание, чтобы я все записывала, тем, что это дисциплинирует и его самого.

Личный опыт № 2. Другого моего руководителя пришлось в прямом смысле слова “приучать” к блокноту, потому что он никак не мог привыкнуть к тому, что я стараюсь максимально полно фиксировать информацию. Он даже подтрунивал надо мной на предмет склероза и юного возраста. Причина этих шуток, как мне думается теперь, была в том, что ему было некомфортно, потому что он сам боялся что-либо забыть.

В заключение разговора о “подставах” нельзя не отметить следующее: иногда можно умышленно пойти на то, чтобы взять на себя чужие огрехи.

Например, можно прикрыть своего начальника перед вышестоящим руководством, сказав, что какой-то его промах был допущен по вашему недосмотру. Если у вас отношения с руководителем хорошие, то он это непременно оценит. Но будьте осторожны, как бы это не переросло у него в привычку. Поэтому используйте этот совет осторожно.

Резюме: дорогие друзья, для того чтобы обезопасить себя, ведите ежедневник, который, во-первых, поможет вам быть более собранной и организованной, и во-вторых, послужит уликой в случае, если кто-то захочет вас подставить. Если же вы решите по каким-то причинам взять вину на себя, пользоваться или нет блокнотом в качестве доказательства своей невиновности – это ваш выбор (или в любом случае у вас есть свобода выбора, использовать или нет блокнот в качестве доказательства своей невиновности).

Ваши стратегии поведения

Если вы чувствуете, что вам садятся на шею, у вас есть три стратегии поведения:

Стратегия № 1 – отказаться напрочь, твердо отстаивая свою позицию и привлекая в союзники руководителя.  

Плюс такой стратегии состоит в том, что вы не перерабатываете, не выполняете дополнительный объем работы за те же деньги. Минус в том, что можно испортить отношения с коллективом и прослыть занудой. Еще один минус – если вы часто будете подходить к руководителю с просьбой защиты от коллег-агрессоров, загружающих вас дополнительными обязанностями, он может перестать вас уважать и начать считать вас беспомощным существом.

Стратегия № 2 – уклоняться от этих просьб и саботировать выполнение работы.

В ответ на просьбы или требования можно давать неопределенные ответы, обещая сделать это “как-нибудь, когда будет время” одновременно , имитируя бурную деятельность, даже если вы не очень сильно загружены.

Плюсы: как в предыдущей стратегии. Кроме того, в качестве преимущества такого варианта поведения можно упомянуть, что этот вариант более мягкий, чем предыдущий, и маловероятно, что он прямо сейчас спровоцирует конфликт. Однако в отдаленном будущем хитрые коллеги рано или поздно вас раскусят и каким-нибудь образом попытаются отомстить. Что же касается мнения окружающих, можно прослыть лентяем и очковтирателем.

Еще один вариант саботажа – согласиться, но “включить блондинку”, то есть бесконечное количество раз уточнять детали поручения, задавать множество вопросов, показывая “служебное рвение”. Цель такого поведения очевидна: сделать так, чтобы вами было неудобно пользоваться. Здесь минус такой: легко прослыть “дурочкой”.

Стратегия № 3 – следующий вариант поведения – соглашаться на  просьбы, понимая, что оказывая какие-то услуги сотрудникам, можно рассчитывать на хорошее отношение с их стороны.

минус>

Как мы видим, вариантов существует множество. И может быть, вы решите комбинировать несколько стратегий или выберете какую-то одну для себя, а может, вы уже сейчас придумали что-то свое. Общаяцель этой статьи – не предоставление конкретных советов и рекомендаций, а стремление настроить вас на то, чтобы вы поразмышляли над ситуацией. В целом, признаком психически здоровой личности является гибкое поведение, которое изменяется в зависимости от изменяющихся внешних условий, то есть адаптивность поведения. Особенно это актуально в условиях растущей фирмы.

                                                                                             ***          

Резюмируя вышеизложенное, можно выделить следующие основные моменты:

• помните о том, что коллеги могут сесть на шею. Такая возможность существует всегда;

• не реагируйте автоматически, пребывая под властью негативных эмоций, составляющих вышеупомянутый “пирог”;

• дифференцированно подходите к каждой ситуации;

• выбирая то или иное решение, необходимо руководствоваться общими основными приоритетами, являющимися ключевыми в вашей работе, и конкретными заданиями, за выполнение которых с вас спросят в первую очередь.

Ну и главный совет: постоянно развиваться и работать над собой. Настоящего профессионала, уверенного в себе человека трудно, практически невозможно “запрячь на халяву”: ваша уверенность будет передаваться окружающим и, подобно иммунитету, защищающему организм от болезней, будет защищать вас от каких-либо действий и инсинуаций со сторон недобросовестных коллег.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль