СЭД для руководителя: бизнес-анализ и инструменты личной эффективности

2045
О возможностях, которые представляют современные СЭД рядовым специалистам, мы уже говорили много раз, то о том, чем они могут быть полезны вашему руководству, речь пойдет в данной статье. В ней будут затронуты два наиболее важных аспекта, реализация которых поможет вашему руководству удостовериться на собственном опыте в эффективности и незаменимости СЭД, а также в том, что потраченные средства на ее внедрение и комплекс проведенных работ пойдут только на благо, способствуя как оптимизации процессов управления, так и достижению стратегических целей компании.

Современные системы электронного документооборота, интенсивно развиваясь, за последние двадцать лет прошли эволюционный путь от электронных журналов до полноценных информационных систем корпоративного уровня, автоматизирующих отдельные процедуры управления, включающих управление информационным контентом, то есть всеми документами, информацией и знаниями, которые компания создает на протяжении всего своего жизненного цикла.

И если о возможностях, которые представляют современные СЭД рядовым специалистам, мы уже говорили много раз, то о том, чем они могут быть полезны вашему руководству, речь пойдет в данной статье. В ней будут затронуты два наиболее важных аспекта, реализация которых поможет вашему руководству удостовериться на собственном опыте в эффективности и незаменимости СЭД, а также в том, что потраченные средства на ее внедрение и комплекс проведенных работ пойдут только на благо, способствуя как оптимизации процессов управления, так и достижению стратегических целей компании.

А.А. Назаренко,

директор по качеству, 

компания «ИнтерТраст»

Бизнес-анализ и СЭД

Современные системы электронного документооборота (ЭДО), будучи ориентированными на автоматизацию документоориентированной деятельности, своей функциональностью покрыли большую часть бэк-офиса современных компаний и даже вторглись в отдельные фронт-офисные виды деятельности, особенно если последние так или иначе связаны с документированием. 

Банковская и страховая деятельность, оказание услуг конечному потребителю — секторов, где применяются системы электронного документооборота для обеспечения взаимодействия с контрагентами и потребителями, в настоящее время великое множество. В этом же направлении движутся и органы власти (как при исполнении госфункций, так и оказании госуслуг они все больше применяют документно-ориентированные автоматизированные системы).

Для принятия качественных управленческих решений менеджменту всех уровней требуется максимально полная, достоверная и своевременная информация о том, как именно происходит основная деятельность и каковы ее показатели. Именно задачу сбора, обработки и предоставления такой управленческой информации выполняют аналитические подсистемы, присутствующие в настоящий момент в наиболее современных документно-ориентированных информационных системах (СЭД).

Системы бизнес-анализа, называемые еще BI-системами (от английского Business Intelligense), — прикладные автоматизированные системы, осуществляющие извлечение, накопление, обработку и предоставление аналитических данных заинтересованным лицам с целью обеспечения возможности последним принятия качественных управленческих решений.

Рассмотрим, как работает такая система и что она может дать как руководящим работникам, так и организации в целом. Подсистема бизнес-анализа является частью корпоративного информационного пространства, основным поставщиком информации для нее служит информационная система, автоматизирующая те или иные виды деятельности компании.

Наиболее часто BI-подсистема взаимодействует с системами электронного документооборота, что позволяет ей производить анализ всех видов документно-ориентированной деятельности, автоматизируемых посредством СЭД. 

Элементы бизнес-анализа могут быть выявлены в любой системе электронного документооборота, автоматизирующей контроль исполнительской дисциплины. Если модуль автоматизации контроля исполнения поручений руководства организации снабжен механизмом построения отчетов об исполнительской дисциплине, то это и есть пример использования BI-системы в электронном документообороте. Поэтому у работников служб ДОУ есть навык работы с механизмами бизнес-аналитики, однако этот навык в значительной степени ограничен вопросами исполнительской дисциплины и отчетности: отчеты по контролю исполнения поручений руководства отражают реальное состояние дел с некоторым запозданием, тогда как BI-система обеспечивает возможность мониторинга в реальном времени.

В случае же анализа произвольной документно-ориентированной деятельности процесс строится на основе самого модуля WorkFlow, автоматизирующего бизнес-процессы компании и одновременно изменяющего их характеристики. 

Очевидно, что возможность измерения характеристик деловых процессов является новой функциональностью систем ЭДО, однако она очень востребована заказчиками, поэтому вендоры систем электронного документооборота все чаще и чаще добавляют эту функциональность в свои решения. 

Для того чтобы понять, как работает такая система, рассмотрим процесс подбора персонала, характерный для всех организаций.

СЭД для руководителя: бизнес-анализ и инструменты личной эффективности

1. Руководитель подразделения, в котором открывается вакансия, заводит в СЭД заявку на подбор персонала, к которой прикрепляет требования к кандидатуре и структуру компенсационного пакета, после чего направляет заявку в отдел персонала.

2. Специалист отдела персонала, ответственный за поиск кандидата, рассматривает заявку, формализует требования, изложенные в ней по вакансии, публикует вакансию на площадках интернет-рекрутмента, после чего осуществляет в них и в профессиональных социальных сетях поиск подходящей кандидатуры. При нахождении подходящих кандидатур их резюме формируются в «длинный список» поиска, передаваемый на рассмотрение руководителю подразделения, по чьей заявке осуществляется поиск.

3. Руководитель производит первичный отбор кандидатов, из которых формируется «короткий список», который он передает специалисту по подбору персонала.

4. Специалист по подбору связывается с кандидатами, после чего организует встречу-интервью кандидатов из «короткого списка» с руководителем.

5. По результатам проведенного интервью руководитель выбирает кандидата, для которого готовит предложение о работе и передает его специалисту по подбору персонала.

6. Специалист по подбору персонала по результатам собеседования готовит анкету кандидата, которую вместе с предложением о работе направляет на внутреннее согласование в службу безопасности и финансовую службу, после чего готовит официальный документ — предложение о работе (job offer) и организует его подписание руководителем организации.

7. Кандидат принимает предложение и выходит на работу с даты, указанной в нем. Специалист по подбору персонала закрывает заявку.

Для работы аналитической системы каждая процедура процесса должна быть снабжена одной либо несколькими метриками, зная которые, можно принимать эффективные управленческие решения, тогда как BI-система и должна обеспечивать их полноту, достоверность и своевременность предоставления.

В процессе подбора персонала могут быть использованы следующие метрики, позволяющие аналитической системе подготовить данные для принятия управленческих решений.
● Если в течение года количество заявок составляет более 30% от общего количества работников подразделения, то можно говорить о высоком уровне текучести персонала. 

Если этот аспект не является непосредственной особенностью бизнеса компании (к примеру, естественная высокая текучесть в фронт-офисе ретейла, в сетях ресторанов быстрого питания и т. д.), то компания в целом либо подразделение, осуществляющее набор, имеет риск стать непривлекательным работодателем, что в достаточно короткие сроки приведет к недостатку в ней квалифицированного персонала и, как следствие, к быстрому падению качества производимой продукции. Для снижения риска требуется срочное управленческое воздействие.
● Длительный срок подбора персонала (процесса в целом) при количестве кандидатов в «длинном списке» более трех показывает пробелы в коммуникационных и управленческих навыках руководителя подразделения, осуществляющего набор.
● Большой «длинный список» при минимальном количестве кандидатов в «коротком списке» показывает низкую квалификацию специалиста по подбору, а большое количество интервью говорит о наличии ошибок в требованиях к кандидатам, что может показать плохое понимание потребности подразделения в работнике. 

Таким образом, система бизнес-анализа, являющаяся частью системы документно-ориентированного управления организацией, позволяет идентифицировать большое количество рисков, требующих срочных коррекций со стороны руководства организации.

От работников служб ДОУ такая система может потребовать активного участия в процессах управления, однако это в значительной мере компенсируется теми возможностями, которые внедрение BI-системы открывает для компании в области достижения стратегических целей. 

Важной особенностью для организации (ее руководства и работников) является возможность BI-систем фиксировать ход процессов и их показатели в реальном времени, что позволяет создавать как прозрачную эффективную систему управления, так и прозрачную систему мотивации персонала.

Результаты работы аналитической системы могут предоставляться работникам организации в виде отчетов, что удобно для некритичных, более статических процедур типа процедур управления. Когда же дело касается анализа профильных процессов организации, то есть тех процессов, которые и формируют ее бизнес, в этом случае более эффективным является использование индивидуальных для каждой должности панелей индикаторов, так называемых дашбордов (от английского dashboard — приборная панель), являющихся интерфейсной формой аналитической системы, на которую и выводятся уже полностью обработанные значения показателей в удобной для восприятия форме.

В случае, к примеру, с торговой компанией на дашборды выводятся индикаторы выполнения планов по отгрузкам, диаграммы сравнений показателей с аналогичными периодами прошлых лет и отчетных периодов текущего года — месяцев и кварталов, то есть с той информацией, которая может оказать помощь работнику, повысить эффективность его труда и продемонстрировать ему степень выполнения им стратегических целей, оказывающих непосредственное влияние на поощрения по достигнутым результатам.

СЭД для руководителя: бизнес-анализ и инструменты личной эффективности

Словарь

Фронт-офис — это та часть компании, которая непосредственно взаимодействует с клиэт т ентом т. е. офис, ентом, т е офис где осуществляются продажи и обслуживание клиентов.

Бэк-офис — офис компании, в котором располагаются подразделения, не работающие с клиентами.

Вендор — компания, выпускающая и поставляющая продукты и услуги под своей торговой маркой.

Таким образом, аналитические системы, называемые также BI-системами, несмотря на то, что являются еще новинками и в составе систем электронного документооборота встречаются достаточно редко, сегодня очень востребованы. В ближайшее время мы увидим на рынке СЭД большое количество решений, использующих BI-механизмы и как инструмент совершенствования системы управления и мотивации персонала, и как часть более сложных управленческих решений — управления по целям и управления в рамках системы сбалансированных показателей.

Личная эффективность руководителя и СЭД

Эффективность руководителя организации и ее работников зависит от целого ряда факторов, в которые включается наличие специализированных управленческих навыков и методик. Сильное влияние на эффективность руководителя может оказать применяемый организацией инструментарий, причем одним из важнейших инструментов при этом является система электронного документооборота, автоматизирующая управленческие процедуры. 

Один из первых ключевых моментов, которые обеспечиваются корпоративной информационной системой, — это помощь и координация при планировании рабочего времени руководителя. Если раньше этим занимались помощники и секретари, то сейчас во многих организациях высшее руководство старается работать полностью самостоятельно, делегируя секретариату коммуникативные функции и организацию документооборота. 

Очевидно, что современная СЭД, являясь системой поддержки механизмов управления, должна обеспечивать и возможность оказания помощи руководителям всех уровней, в том числе давать им возможность работать максимально эффективно. Как же именно может помочь корпоративная информационная система в аспекте эффективной работы управленца? Безусловно, обеспечивая поддержку управленческих процессов, планирования и управления. 

Фактически топ-менеджеры присутствуют на рабочем месте относительно небольшой отрезок времени в течение рабочего дня, поэтому для обеспечения их возможностью взаимодействовать с информационной системой в любое время и в любом месте последняя должна иметь мобильные интерфейсы: для смартфона и планшета. Причем, поскольку смартфон менее удобен для работы с документами, то для рассмотрения проекта документа перед его согласованием либо утверждением в системе электронного документооборота должен быть обязательно предусмотрен интерфейс СЭД для планшета.

Какой же функциональностью должен обладать такой планшет для руководителя, чтобы обеспечить максимально высокую эффективность его работы с системой, а как следствие — и его личную эффективность? 

Планшетный интерфейс СЭД должен давать возможность планировать рабочее время, в том числе не только личное, поэтому он должен обеспечивать руководителя корпоративной электронной почтой, общей адресной книгой и, что немаловажно, календарями. Электронная почта является одним из ключевых инструментов, позволяющих не только работникам/контрагентам, но и системе электронного документооборота направлять сотрудникам письма, информирующие последних о каких-либо процессах, затрагивающих их в текущий момент времени.

Немаловажной функциональностью СЭД, востребованной руководителями среднего и высшего звена, является поддержка механизмов директивного менеджмента и коллегиального управления. 

Инструментарий директивного менеджмента для руководителя включает возможность постановки исполнителям поручений с последующим контролем их исполнения. Таким образом, в рамках планшетного либо мобильного интерфейса у руководителя должна быть возможность: 

● создавать поручение, формулировать задачу, устанавливать исполнителей и срок исполнения;

● контролировать исполнение поручения по существу (исполнение по срокам контролируется самой системой),  снимать поручение с контроля.

При адекватно проработанном интерфейсе пользователя планшет обеспечивает возможность практически постоянного взаимодействия с руководителем вне зависимости от места его нахождения в течение рабочего дня. 

Отдельным значимым фактором является наличие планшетного интерфейса для автоматизации коллегиальной деятельности: собраний, совещаний, коллегий.

Не секрет, что во многих случаях руководители высокого уровня знакомятся с повесткой дня совещания, вопросами и сопроводительными документами к ним лишь по пути на это самое собрание. Таким образом, прямое взаимодействие с корпоративной информационной системой в этот момент поможет сделать это ознакомление значительно более эффективным, как результат — повысить и качество принимаемых коллегиальным органом управленческих решений. 

При этом секретари коллегиальных органов могут быть уверены, что все материалы, вносимые ими в СЭД при подготовке совещаний, будут доступны руководству когда и где бы они не находились, что также обеспечивает положительное влияние на качество принимаемых коллегиальных решений.

Современная система электронного документооборота у большинства рыночных производителей информационных систем в значительной степени переросла автоматизацию документооборота и в настоящий момент обеспечивает поддержку любых документно-ориентированных процессов, затрагивающих и профильную, и обеспечивающую виды деятельности современного предприятия.

Таким образом, и руководство организаций, и работники служб ДОУ получают в свои руки мощнейшие инструменты, позволяющие интегрировать автоматизированный документооборот практически во все виды деятельности современной организации, предоставляя тем самым новые подходы к управлению эффективностью работы и гарантируя организации достижение ее стратегических целей.

Подсистемы бизнес-анализа, возможности дистанционного доступа к СЭД и прочий инструментарий повышения эффективности управленческой деятельности в настоящий момент еще не являются обязательными для большинства рыночных документно-ориентированных систем, однако, учитывая, что на эти инструменты присутствует устойчивый рыночный спрос, вопрос их появления в арсенале практически каждого российского вендора СЭД — это вопрос ближайшего будущего.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль