Аудит делопроизводства в организации

22740
Внутренний аудит дает возможность получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и избежать многих ошибок.

Внутренний аудит дает возможность получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и избежать многих ошибок.

В настоящее время успех любой компании во многом зависит от высокой культуры работы сотрудников с документацией. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемую информацию, проконтролировать исполнение поручений, обеспечить сохранность материалов. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки документа и его дальнейшего движения зависит скорость получения необходимой информации. Рациональная работа с документами — залог успеха всей команды. О том, как провести аудит в компании, читайте в статье.

Делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (определение согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), зародилось еще в ХVII в. На протяжении эпох менялись принципы работы с документами, выстраивалось отношение к данной сфере, делопроизводство расширяло свои границы.

В настоящее время в каждой организации образуется большое количество официальных документов. Кто-то не воспринимает делопроизводство как значимую часть деятельности компании, остальные, напротив, уделяют большое внимание развитию документационного управления, но и одни, и другие абсолютно уверены в том, что правильно оформленные документы — это лицо организации, а работа с ними должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность компании.

Организация рациональной работы с документационным материалом — основная задача службы ДОУ. Взглянуть поновому на, казалось бы, отлаженный процесс документационного обеспечения управления или выстроить новую модель документооборота позволит аудит делопроизводства организации.

Традиционно термин «аудит» употребляется применительно к проверке финансовых показателей компании.

Согласно п. 1 ст. 1 Закона «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ, под аудитом понимается предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей, а также по оказанию сопутствующих аудиту услуг.

В более широком понимании аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. С этой точки зрения аудит делопроизводства — это анализ деятельности компании в области документационного обеспечения управления, включающий в себя проверку документации на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и внутренним локальным актам, а также организации работы с документами.

Виды аудита

В зависимости от того, будут ли привлечены к проверке сторонние специалисты или же проверка будет организована «своими силами», выделяют внешний и внутренний аудит.

Внешний аудит — проверка деятельности с привлечением внешних специалистов. Данный вид аудита позволит получить действительно независимую оценку, которая возможна только при «взгляде со стороны». Такой вид аудита приемлем в случае внедрения системы электронного документооборота, когда специалисты фирмы-разработчика ПО исследуют объект автоматизации, описывают схемы документооборота, выявляют виды документов, используемых в деятельности организации. Полученные результаты и варианты оптимизации представляют на согласование, а затем уже приступают непосредственно к автоматизации.

При внешнем аудите в группе аудиторов все же должен присутствовать представитель фирмы-заказчика аудита (желательно специалист службы ДОУ), поскольку некоторые нюансы могут быть скрыты от «внешних глаз». К тому же часто при внешнем аудите приоритеты могут быть отданы процессам документооборота, а не документированию информации. Только специалист службы ДОУ сможет проанализировать документы на соответствие внешним и внутренним нормам.

Внутренний аудит — мероприятие, осуществляемое собственными силами организации. Основная цель внутреннего аудита — контроль соблюдения сотрудниками компании требований законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9001–2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (идентичен международному стандарту ISO 9001:2008), в организации, стремящейся к повышению удовлетворенности потребителей (клиентов) путем эффективного применения системы менеджмента качества, должны фигурировать 6 обязательных документированных процедур (стандартов), одна из которых — «Внутренний аудит». В данном внутреннем документе возможно описать цели, принципы и правила проведения мероприятия.

С точки зрения планирования мероприятий возможны плановый и внеплановый аудиты.

Плановый аудит. Уместен в случаях, если компания стремится к постоянному контролю данной сферы, если актуальность и достоверность информации позволяет избегать штрафов и санкций. Такой аудит целесообразно проводить раз в год (предположим, в конце года), чтобы иметь возможность исправить выявленные ошибки «по горячим следам». Поскольку законодательством Российской Федерации не закреплены обязательность и периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства, возможно проведение данного мероприятия и реже, однако параметры запланированной процедуры должны быть отражены в локальном нормативном акте.

Внеплановый аудит. Добровольный аудит, проводится по решению руководства компании, по инициативе службы ДОУ.

О необходимости проведения внепланового аудита могут говорить и такие факторы, как:

  • смена (увольнение, перевод) сотрудника, отвечающего за делопроизводство компании;
  • смена руководства компании;
  • необходимость приведения документации в соответствие нормативным актам (после внесения каких-либо изменений).

Плановый и внеплановый аудит может быть как внешним, так и внутренним в зависимости от того, какие цели преследует организация и каким бюджетом она располагает на данную процедуру.

Схема аудита делопроизводства компании

Вне зависимости от выбранного вида аудита проверку делопроизводства возможно построить по следующей схеме:

Организационный этап. В данном случае определяется состав аудиторской группы, определяются цели, задачи и сроки проведения аудита.

Компании, серьезно подходящие к организации и развитию бизнеса, давно перестали рассматривать аудиторскую проверку как формальность, поэтому целями процедуры будут являться представление истинной картины деятельности, компетентная оценка и полезные рекомендации.

Согласно сформулированным целям отдается предпочтение внешним или же внутренним аудиторам.

В случае если выбор сделан в пользу внешних проверяющих, то следует обратить внимание на наличие у специалистов знаний не только общего делопроизводства, но и понимания специфики сферы деятельности предприятия. Внутренние же аудиторы, напротив, зачастую отлично разбираются в тонкостях своего направления, но оценка деятельности по ряду причин не всегда может быть объективной. В таком случае к проверке дополнительно следует привлекать незаинтересованных сотрудников компании (возможно, из других отделов, филиалов), а если аудит организован на постоянной основе, то в традиционный состав аудиторов включать новые персоны со свежими мыслями и идеями.

Сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от двух до семи и более дней.

Решения, принятые на организационном этапе, следует отразить в распорядительном документе — приказе, который и будет служить основанием к проведению мероприятия (приложение 1). В случае если компания располагает внутренним стандартом, регламентирующим проведение аудиторских проверок, приказ может содержать не все указанные выше параметры или отсутствовать вовсе.

Определение объекта аудита. Аудит делопроизводства может быть проведен как в организации в целом (ее филиале), так и в отдельно взятом структурном подразделении. В зависимости от выбранного объекта проверки формируется план мероприятия (приложение 2) и определяется перечень документов, подлежащих проверке (приложение 3).

Этап второй возможно объединить с первым, в этом случае решения, принятые по определению объекта и предмета проверки, отражаются в приказе, план мероприятия может служить приложением к приказу и пр.

План проведения проверки позволяет эффективно распределять работу между специалистами, разграничить зоны ответственности, определить сроки для каждого этапа процедуры. Планирование способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены реальные и потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно.

Перечень документов, подлежащих проверке, — документ, целью которого является не только помочь аудиторам провести проверку, но и позволить проверяемым подготовиться к этой проверке, заранее собрать весь необходимый материал, не тратя в ответственный момент драгоценное время на его поиски на полках, в архивах и у ответственных лиц.

Сверка документов. Процедура предполагает проверку наличия документов. Перечень необходимых документов каждая организация устанавливает самостоятельно. К часто встречаемым обязательным документам в сфере делопроизводства относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), Методическая инструкция по делопроизводству, нормативные документы в сфере архивного делопроизводства.

Сверку документов возможно проводить по номенклатуре дел (список дел, образующихся в деятельности компании), которую каждый отдел согласно правилам делопроизводства формирует в конце текущего года на последующий календарный год.

Результаты сверки можно представить в таблице (табл. 1). Таблица 1

Аудит делопроизводства в организации

Проверка документации — детальное изучение документов с целью выявления соответствия установленным требованиям, выявление ошибок.

Правила оформления основных видов документов зачастую изложены в Методической инструкции по делопроизводству в организации; в случае ее отсутствия в качестве эталона (свода правил) возможно использовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то что ГОСТ носит рекомендательный характер, применение его уместно, поскольку унификация позволит избежать хаоса.

Табличная форма отражения результатов проверки документов весьма удобна, поскольку позволит увидеть типичные и уникальные ошибки, выявить основных «нарушителей» и впоследствии провести работу по разъяснению основных правил при оформлении документов (табл. 2).

Аудит делопроизводства в организации

Анализ делопроизводственных процессов. Поскольку в понятие «делопроизводство» включена организация работы с документами, то при проверке следует обратить внимание на существующие схемы, правила документооборота, а также делопроизводственные процессы. Данный этап может и отсутствовать в плане аудиторов в случаях, если акцент сделан в пользу анализа документации. Однако если аудит предшествует внедрению электронного документооборота или вызван необходимостью корректирующих мероприятий в области документационного обеспечения управления, игнорировать его не стоит. Детальное изучение существующих процедур позволит оптимизировать работу не только службы ДОУ, но и всей организации в целом.

К основным делопроизводственным процессам принято относить такие процессы, как работа с входящими документами, создание (регистрация) исходящих документов, создание распорядительных документов.

Под процессами делопроизводства в данном случае понимается последовательность определенных операций (работ, заданий), совершаемых сотрудниками компании для решения какой-либо задачи в рамках документационного обеспечения. Можно также сказать, что процесс — это последовательная смена состояний документа в его жизненном цикле, поэтому для наглядности его визуализируют при помощи схем.

Каждый этап (стадия) делопроизводственного процесса включает в себя одно или несколько действий, которые производятся в соответствии с определенными правилами.

Требования к стадиям указанных процедур зачастую отражены в локальных нормативных актах, например в Методической инструкции по делопроизводству или регламентах по работе с бизнес-процессами. Соблюдение зафиксированной технологии работы с документами является залогом успешного функционирования всей организации, однако на практике случается так, что выполнение правил затрудняется в связи с их некорректностью или недостаточной осведомленностью сотрудников, задействованных в процессе. Поэтому при анализе делопроизводственных процедур необходимо предварительно изучить требования, изложенные в нормативных материалах, а затем определить важные в каждом конкретном случае параметры для сопоставления ожидаемых показателей с реальными.

Как правило, информация, позволяющая судить о соблюдении/несоблюдении утвержденных правил, содержится в карточках электронных документов в случае, если в компании введен электронный документооборот, или в журналах регистрации, передачи документов и на прочих бумажных носителях при традиционном документообороте.

Подобное сравнение «нормы» и «факта» в рамках аудита делопроизводства позволит легко выявить основные проблемные зоны и откорректировать при необходимости процесс работы (табл. 3). Таблица 3

Аудит делопроизводства в организации

Оформление отчетов по аудиту. По завершении аудита аудиторы должны составить отчет о текущем состоянии делопроизводства, зафиксировать выявленные недостатки. Отчет может быть исключительно информативным, т. е. излагать только факты без пояснения причин сложившейся ситуации, или же, напротив, содержать элементы анализа проблемы (аналитики).

В таком документе будут представлены данные, разъяснена их суть, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и отражены рекомендации. Форма отчета в данном случае не принципиальна — отчет, справка о проведенной проверке, протокол и т. п. за подписью председателя или всех членов аудиторской комиссии (приложения 4, 5).

Подготовка рекомендаций по устранению выявленных нарушений (ошибок). Поскольку целью аудита делопроизводства является не только отражение объективной картины дел, но и возможность впоследствии скорректировать рабочий процесс, то подготовка рекомендаций по устранению нарушений является важной, неотъемлемой частью проверки.

Целесообразно данный этап выразить в плане устранения нарушений с указанием сроков и ответственных лиц (приложение 6); также рекомендации могут быть отражены и в отчете (справке) о проведенной проверке. В таком случае предложения по оптимизации рабочего процесса будут носить общий характер, разработка детального плана возлагается непосредственно на представителей структуры, в которой проводился аудит (см. п. 6) (приложение 5).

В заключение следует отметить, что указанный алгоритм проведения аудита делопроизводства может быть преобразован в зависимости от специфики организации, однако основные цели и задачи останутся все же неизменными — аудит позволит реорганизовать работу службы ДОУ таким образом, чтобы в современных условиях документационное управление не представляло собой бюрократический процесс.

Аудит делопроизводства — отличный способ получить достоверную информацию о фактическом уровне документационного обеспечения управления и профессиональной компетенции сотрудников; организованный на постоянной основе — это еще и метод контроля деятельности специалистов службы ДОУ и других структурных подразделений по совершенствованию рабочего процесса, без которого невозможно ни применить мотивацию, ни поставить задачи, ни определить сильные и слабые места. Многоаспектность аудита, возможность с его помощью решить комплекс вопросов, связанных с формированием корпоративной памяти организации, позволяет выделить его как средство создания имиджа стабильной, ориентированной на высокие результаты компании.

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Аудит делопроизводства в организации

Мнение эксперта

О. М. Пятницкая, руководитель Канцелярии холдинга «СОЮЗ»

Безусловно, автор осветил проблему, о которой часто не догадываются или решение которой оставляют «на потом».

При современном темпе развития бизнеса на рынке в области аудиторских и консалтинговых услуг представлено много лицензированных компаний, оказывающих данный вид услуг.

Аудиторская проверка — это достаточно сложный, но живой и корректируемый механизм, управляя которым можно достичь высоких результатов. А управление этим процессом нужно начинать с работы с персоналом. Так уж устроен человек, что при слове «аудитор» начинается паника. Не всегда сотрудники четко понимают свое место в организации при проведении аудита и зачастую ждут результата аудиторской проверки, как приговора, опасаясь штрафов и наказаний. Из этого следует, что рабочей группе по организации аудиторской проверки в своей организации необходимо довести до сведения всех сотрудников, что аудитор — «тоже живой человек», который настроен на предоставление реальной картины деятельности подразделения или организации в целом. Профессиональный аудитор не станет умышленно выискивать слабые места, недостатки и упущения в работе. Основная задача аудитора — найти соответствие законодательству РФ и внутренним нормативным документам, удостовериться в том, что область сертификации адекватна и действительно необходима в деятельности организации. А в заключительном отчете, сформированном в ходе аудиторской проверки, всегда приятно видеть исключительно рекомендации по улучшению.

На сегодняшний день в крупных компаниях помимо внешнего аудита распространен внутренний аудит. Но для качественного проведения внутреннего аудита требуется не только обладать знаниями в области законодательства, нормативных актов и стандартов своей организации, но и уметь грамотно построить диалог с коллегами, пользоваться достаточным уровнем доверия, необходимо понимать и чувствовать внутреннее состояние аудируемого сотрудника. Ведь сегодня проверяете вы, а завтра проверяют вас. После проведения внутреннего аудита следует выразить благодарность своему коллеге за помощь.

Мнение эксперта

М. М. Алхутова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Автор статьи предлагает взглянуть на общие вопросы организации делопроизводства по-новому, используя универсальный подход к оценке процесса управления документами по аналогии с другими бизнес-процессами организации.

Данный подход отвечает современным тенденциям, когда документационное обеспечение управления (ДОУ) является неотъемлемой частью общей системы управления организации, предприятия. Например, при принятии и внедрении системы менеджмента качества система ДОУ должна соответствовать основным требованиям, предъявляемым стандартами в этой области, как в части видового состава документов, так и при организации работы с ними.

Особенностью построения системы ДОУ в современных условиях является отсутствие (рекомендательный характер) общегосударственных стандартов как в части документирования, так и в части организации работы с документами. Кажущаяся свобода требует от организаций повышенного внимания к данному вопросу, выявляет необходимость самостоятельно разрабатывать внутренние процедуры работы с документами и, как следствие этого, проводить постоянный анализ эффективности реализации установленных процессов.

И если в период существования общегосударственных стандартов в области делопроизводства основная контрольная роль в части совершенствования форм и методов работы с документами, а также разработки мероприятий по данному направлению напрямую возлагалась на службы ДОУ, то в современных условиях данные функции, включая формы, методы контроля, проведение корректирующих действий (при необходимости), каждая организация устанавливает самостоятельно с учетом решаемых задач и наличия соответствующих ресурсов.

Для проведения контрольных мероприятий следует определить, во-первых, необходимость их проведения и объект обследования. Возможно, анализ системы ДОУ будет являться только частью общего аудита определенных бизнес-процессов.

Во-вторых, в случае необходимости проведения контрольных мероприятий следует определить те структурные подразделения или внешние организации, оценка которых будет являться для организации значимой, объективной и будет способствовать улучшению процессов документирования и организации работы с документами.

И в-третьих, следует определить виды и формы проведения контрольных мероприятий. Возможно, это будет именно аудит, как предлагает автор статьи, т. е. комплексное обследование того или иного процесса, объекта (что не всегда целесообразно с точки зрения поставленных задач или выявленных проблем). Возможно, организация определит для себя иные виды и формы проверок — например, тематические проверки (по организации работы с распорядительными документами); периодические проверки наличия и состояния дел (в архиве); ежегодные проверки наличия конфиденциальных или секретных документов и т. д.

Представленный в статье анализ комплексного и поэтому самого сложного вида проверок — аудита, безусловно, окажет помощь специалистам в реализации практических задач совершенствования системы ДОУ в своих организациях, потому что является универсальным по отношению к различным исследуемым процессам или объектам (аудит финансово-хозяйственной деятельности, аудит делопроизводства и др.) и соответственно предполагает универсальный алгоритм действий всех участников данного вида проверок.

Однако для представления общей картины контрольного мероприятия данного вида следует представить его более крупные универсальные этапы, а затем более детально прописать особенности каждого представленного этапа. Среди таких основных этапов следует выделить следующие:

  1. Подготовительный этап. Данный этап, по сути, является организационным. Выявляется необходимость проведения аудита, предпосылки, состав комиссии (проверяющий, аудитор), основные цели, объект, сроки и иные организационные вопросы. Документально фиксируются задачи аудита, уведомляются (при необходимости) проверяемые подразделения. Члены аудиторской группы предварительно знакомятся с имеющимися нормативными материалами.
  2. Проведение аудита — основной этап. Проверка осуществляется силами и в сроки, определенные на первом этапе. Члены аудиторской группы проверяют соответствие реального положения вещей с закрепленными нормами, действующими нормативными документами и др. В результате проведения аудита фиксируются соответствие нормам, отклонения от них как в положительную, так и отрицательную сторону.
  3. Подведение итогов и оформление отчетов по аудиту — первый итоговый этап контрольного мероприятия. Документально фиксируется сам факт проверки, описываются объекты проверки, составляются (при необходимости) предложения по оптимизации процесса. Результаты представляются на утверждение или ознакомление заинтересованным подразделениям и должностным лицам.
  4. Реализация замечаний, выявленных в ходе аудита. Данному этапу уделяется не всегда должное внимание, хотя он, можно сказать, и является конечной целью проверки. В случае выявления несоответствий требуется проведение корректирующих действий. Причем эти действия могут проводиться как в части устранения отклонения от норм реальной ситуации, так и в части корректировки самих норм (пересмотр действующих процессов, локальных нормативных актов и др.).

И.А. Шияневская, менеджер проектов

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль