text
Секретариат

Предпроектное обследование как первый этап внедрения*

  • 1 марта 2013
  • 8721

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) - это слож­ный многоэтапный процесс. Каждый этап представляет собой ступень лестницы, вершина которой - переход на электронный документообо­рот. На пути к этой желанной вершине специалисты отдела внедрения организации-исполнителя при содействии сотрудников организации-клиента должны пройти следующие ступени: предпроектное обследо­вание, обследование документооборота для настройки и внедрения программного продукта, анализ результатов обследования и настрой­ка СЭД, обучение пользователей, ввод системы в промышленную экс­плуатацию.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) - это слож­ный многоэтапный процесс. Каждый этап представляет собой ступень лестницы, вершина которой - переход на электронный документообо­рот. На пути к этой желанной вершине специалисты отдела внедрения организации-исполнителя при содействии сотрудников организации-клиента должны пройти следующие ступени: предпроектное обследо­вание, обследование документооборота для настройки и внедрения программного продукта, анализ результатов обследования и настрой­ка СЭД, обучение пользователей, ввод системы в промышленную экс­плуатацию.

А.Н. Сергеева,

ведущий специалист отдела внедрения, ООО «Корпоративные системы - Консалтинг»

Каждый из этих этапов важен для реализации полноцен­ного проекта по внедрению СЭД. Очень часто организа­ция-заказчик упускает из виду один, два, а может и более из данных этапов, недооценивая их значимость для построения единого механизма движения электронных документов.

Например, предпроектному обследованию, как правило, не уделяют должного внимания, а ведь именно на этом эта­пе происходят основные организационные мероприятия, от которых в дальнейшем будет зависеть успех проекта. Очень часто организации при внедрении СЭД упускают из виду этап обследования и проведения опытной эксплуатации.

Для того чтобы понять значимость каждого из этапов внедрения, необходимо более подробно остановиться на каждом из них.

Сегодня мы проанализируем первый этап внедрения СЭД -предпроектное обследование (рис.) - и рассмотрим проблемы, с которыми приходится сталкиваться чаще всего:

• незаинтересованность руководства;

• отсутствие цели и задач в проекте;

• отсутствие нормативной базы;

• неверный выбор программного обеспечения и до­полнительных подсистем;

• несоответствие ИТ-инфраструктуры выбранному ПО;

• отсутствие плана действий;

• неподготовленность сотрудников компании.

Предпроектное обследование как первый этап внедрения*

Этапы предпроектного обследования

Проблемы первого этапа внедрения СЭД. Участники проекта

Внедрение СЭД - это проект, а у каждого проекта есть участ­ники, которые выполняют определенные функции, в данном случае - это специалисты организации-клиента, специалисты организации-исполнителя и, возможно, соисполнители.

В первую очередь обратимся к главному действующему лицу - организации, которая решилась на внедрение СЭД. На­чиная с момента зарождения идеи об электронном делопроиз­водстве и заканчивая реализацией проекта по безбумажному документообороту, очень важна заинтересованность в нем руководства организации. Во многом от того, насколько руководитель вовлечен в проект, зависит жизнеспособность про­екта в конкретной организации. Его личный пример использо­вания программного продукта будет воодушевлять всех остальных сотрудников.

Руководитель проекта

Итак, основа проекта есть - руководитель заинтересован и готов сделать первый шаг, который будет заключаться в деле­гировании полномочий и назначении ответственного долж­ностного лица за реализацию проекта (руководителя про­екта). Это очень важный момент для организации, который решается во время предпроектного обследования.

С одной стороны, руководитель проекта должен быть под­кован в предметной области: знать документооборот и бизнес-процессы компании, техническое оснащение организации, с другой стороны, должен иметь существенное влияние на при­нятие решений.

Распространенные ошибки со стороны заказчика: 

1. Отсутствие формального руководителя проекта.

В этом случае очень тяжело реализовывать внедрение СЭД внешней организации - непонятно, у кого брать инфор­мацию, кого попросить о помощи и т. п. В свою очередь, руководитель организации в силу своей занятости не может решить всех текущих задач, связанных с внедрением.

2. Руководитель проекта - внешний консультант, который не имеет административной власти, наработанного в органи­зации годами авторитета и т. д. Именно поэтому в первую очередь перед внедрением СЭД подумайте о том, кто возьмет на себя ответственность за этот проект и будет его движущей силой. Грамотно подобранное ответственное должностное лицо организует работу в нужном русле.

Иногда руководитель проекта собирает экспертную груп­пу и распределяет обязанности среди узких специалистов. Так, в проекте по внедрению СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «Энерго­сервис» сложилась именно такая ситуация. Ответственным за реализацию проекта со стороны организации был назна­чен начальник отдела по работе с персоналом и правовым вопросам, который прекрасно разбирался в предметной области, техническом оснащении, и во многом от него за­висел успех внедрения и дальнейшее функционирование системы. За техническое оснащение отвечал ведущий инже­нер информационных технологий ЗАО «Энергосервис». Успешное завершение проекта показало жизнеспособность такой схемы.

Подлинные цели и задачи

Следующая проблема, с которой сталкиваются участники про­екта, - это отсутствие четкой цели, конкретных задач и планируемых результатов. Безусловно, есть общие задачи, которые возможно решить благодаря СЭД, а также типовые проблемы, которые исчезают после перехода на электронный документооборот, но нужно помнить, что каждая организация индивидуальна, каждая имеет специфику построения делопро­изводства и документооборота.

Как правило, вместо ясных целей и конкретных задач за­казчик предъявляет организации-исполнителю ворох собствен­ных проблем, которые требуется решить через внедрение СЭД. Клиент может просто твердить, что им необходимо внедрить СЭД, не объясняя истинных причин, но для специалиста-вне-дренца очень важно понять подлинные цели и задачи, которые ставит перед собой организация. То есть клиент должен изна­чально понимать, что он хочет получить в результате, кроме самого факта внедрения СЭД. И исполнитель, и клиент долж­ны четко представлять, что должно получиться «на выходе».

На практике это должно выглядеть так: в самом начале проекта клиент (в лице ответственного должностного лица) составляет техническое задание, в котором описывает за­дачи, требующие разрешения (учет и контроль исполнения входящей и исходящей служебной корреспонденции, учет и контроль исполнения писем и обращений граждан, центра­лизованный контроль исполнения нормативно-правовых, директивных документов, протоколов совещаний, поручений руководства, подготовка проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов, ре­гистрация, выпуск и рассылка нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов и т. д.), и желаемый конечный результат.

Так, например, государственные учреждения, как правило, объявляют открытые аукционы, где подробно изложены основ­ные требования к программному обеспечению, четко сформу­лированы работы и услуги, определены сроки, но даже и они не всегда ясно представляют конечный результат проекта.

В документации об аукционе на оказание услуг по раз­витию автоматизированной системы управления докумен­тами и делопроизводственными процессами Департамента охраны здоровья и населения Кемеровской области от 03.12.2012 обозначены условия исполнения контракта в виде технического задания. Государственный заказчик в техниче­ском задании выделил следующие моменты:

• требования к управлению электронными документа­ми;

• требования к подсистеме управления процессами;

• требования к подсистеме контроля исполнения по­ручений;

• требования к системе отчетности по документообо­роту;

• требования к подсистеме организации распределенной работы;

• возможность модификации и развития системы си­лами заказчика;

• общие требования;

• перечень видов карточек электронных документов, подлежащих настройке в системе;

• перечень отчетов, подлежащих настройке в системе;

• аппаратно-программные требования к серверу систе­мы;

• требования к описанию и формализации процессов;

• требования к внедрению системы.

В этом техническом задании четко прослеживаются ожи­дания заказчика от внедрения СЭД.

Нормативная база документооборота

Во время выявления целей и задач проекта по внедрению руководитель не раз задаст себе вопрос: «А насколько работа с документами в нашей организации регламентирована?». Если в компании нет четких правил работы, единых регламен­тов по работе с документами, то невозможна и эксплуатация СЭД. Автоматизировать хаос не в силах любая СЭД. Перед внедрением СЭД потребуется проанализировать нормативную базу, касающуюся движения документов в организации.

В нормативную базу, как правило, входит инструкция по делопроизводству, регламенты по работе с документами, все организационно-распорядительные документы, касающиеся организации работы с документами.

Выбор программного обеспечения

Когда проблемы выявлены, цели и задачи поставлены, норма­тивная база подготовлена, приходит время выбрать подходя­щее программное обеспечение. На тему выбора системы электронного документооборота написано немало материалов, в которых системы сравниваются по всевозможным параметрам.

Объект автоматизации подробно изучается экспертной группой и руководителем проекта. Главное - сопоставить ваши цели и задачи с функционалом выбранной СЭД, а также выяснить, имелся ли опыт внедрения этого программного про­дукта в похожей организации (по структуре и сфере деятель­ности).

Как правило, компании, занимающиеся внедрением СЭД, проводят бесплатные презентации, а также у них есть возмож­ность установить демонстрационную версию программного продукта - не отказывайтесь от этих услуг.

На презентации вы можете задать множество вопросов, расспросить о конкретных примерах внедрения, а демон­страционная версия позволит понять, насколько удобен поль­зовательский интерфейс системы.

Когда система и организация-исполнитель выбраны, не спешите с заключением договора. Еще раз ознакомьтесь с ком­мерческим предложением - все ли учтено?

Организация-исполнитель должна предложить наиболее оптимальный набор программного обеспечения, дополнительных опций и подсистем, чтобы в итоге система функционировала именно так, как представляет это клиент, и решала именно те задачи, которые поставил клиент перед исполнителем. Под ру­ководством внешних консультантов, занимающихся внедрением СЭД, следует проверить, насколько ИТ-инфраструктура орга­низации-заказчика готова к внедрению стороннего продук­та, и, если необходимо, изменить существующую ситуацию, потому что у каждого программного продукта есть программные и аппаратные требования, которые должны быть выполнены перед установкой ПО (требования к СУБД, ОС и т. д.). Могут быть предусмотрены дополнительные возможности по исполь­зованию электронной подписи и шифрованию документов, возможно, потребуется создание электронных образов докумен­тов при помощи сканера. Также нужно определить количество пользователей, работающих в системе.

Отсюда напрашивается серьезный вывод: предпроектное обследование должно проводиться перед закупкой про­граммного обеспечения, но, к большому сожалению, часто бывает и наоборот, тогда специалистам отдела внедрения при­ходится исходить из того, что уже есть, перераспределять за­купленные рабочие места для создания наиболее эффективной системы движения документов.

Например, Администрация Гурьевского муниципально­го района закупила ограниченное количество рабочих мест исходя из выделенного бюджета. В свою очередь, специали­стам отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» было необхо­димо распределить эти рабочие места так, чтобы в резуль­тате были решены следующие задачи: обмен документами между основными структурными подразделениями, контроль исполнительской дисциплины, автоматизация учета основных документов.

Сложность задачи заключалась в том, что ограниченное количество закупленных рабочих мест не позволяло наладить взаимодействие между всеми структурными подразделени­ями, и часть отделов были отрезаны от обмена документами в электронном виде, поэтому очень важно перед внедрением проконсультироваться со специалистами и сопоставить цели внедрения с количеством закупаемых рабочих мест про­граммного продукта.

План реализации проекта

Вместе с ответственным специалистом от организации-заказ­чика специалисты организации-исполнителя на этапе предпро-ектного обследования обсуждают последующие этапы внедре­ния, т. е. составляют план реализации проекта и уточняют сроки. Безусловно, в любом проекте план является важной составляющей, позволяющей логически продумать последова­тельность действий и мероприятий. Очень важно предположить сроки и обозначить критерии эффективности выполнения каж­дого из этапов внедрения. План-график проведения работ по внедрению СЭД, как правило, составляют в виде таблицы.

Наименование этапа

Основное содержание этапа (описание работ)

Результаты выполнения этапа

Сроки выпол­нения этапа

Ответственное должностное лицо

Внедрение СЭД в Администрации Алтайского края ве­дется с 2001 г. Успех построения единой системы докумен­тооборота обусловлен тем, что на протяжении всего про­екта исполнители и заказчики руководствовались планом поэтапного внедрения программного продукта. Более того, 28 июня 2004 г. была утверждена Концепция развития си­стемы электронного документооборота в Администрации Алтайского края, в соответствии с которой СЭД развивает­ся по настоящее время. Каждый из этапов расширения си­стемы в Администрации тщательно прорабатывается рабочей группой: выявляются все плюсы и минусы новых опций, приложений или подсистем. Работа в соответствии с планом позволяет сделать дальнейшие действия более четкими и продуманными.

Человеческий фактор

На этапе предпроектного обследования следует подумать и о человеческом факторе, т. е. как сотрудники организации вос­примут нововведения. Необходимо учесть пожелания будущих пользователей, так как система внедряется для сотрудников организации, чтобы облегчить их труд.

Желательно руководству организации перед внедрением СЭД провести встречу с коллективом и рассказать о преиму­ществах системы перед традиционным документооборотом.

К этой встрече можно привлечь специалиста со стороны исполнителя. Внешние специалисты также с удовольствием проведут для сотрудников организации-заказчика презента­цию или вебинар, где подробно расскажут в целом о внедре­нии СЭД и о конкретном программном продукте.

Стоит отметить, что моральное и материальное поощрение энтузиазма со стороны сотрудников поможет повысить моти­вацию всего коллектива. Безусловно, пряника без кнута не бывает: нужно будет продумать нормативное закрепление вне­дрения каждого из этапов (приказы, регламенты, инструкции).

Например, Прокуратура Алтайского края на основании особого распоряжения не допускает к работе сотрудников, не прошедших обучение работе в автоматизированном ин­формационном комплексе (АИК) «Надзор».

Значение предпроектного обследования. Резюме

Таким образом, предпроектное обследование является очень важным этапом в реализации проекта по внедрению СЭД. Первый шаг на пути к внедрению системы - это назначение ответственного должностного лица за реализацию проекта от организации-клиента и, если необходимо, формирование ко­манды экспертов. От компетентности, организаторских способ­ностей руководителя проекта во многом будет зависеть успех внедрения СЭД в организации.

Команда экспертов во главе с руководителем проекта опи­сывает те проблемы, которые в настоящее время есть в органи­зации и от которых необходимо избавиться при помощи СЭД, ставит цели, выявляет задачи проекта по внедрению. После это­го компания определяется с программным продуктом, который соответствует всем требованиям и запросам. Руководитель про­екта и организация-исполнитель сверяют на соответствие выб­ранному программному продукту ИТ-инфраструктуру компании.

Важным моментом, предшествующим следующим этапам внедрения СЭД, является составление плана мероприятий и сроков их реализации. В последующем контроль за выполне­нием проекта по внедрению будет осуществляться на основании именно этого плана.

Особое внимание следует уделить сотрудникам организа­ции. У них должно быть четкое представление о том, что вне­дряют, с какой целью и чего следует от этого ждать. Моральная подготовка сотрудников перед внедрением будет способствовать их положительному настрою и принятию программного про­дукта.

Стоит заметить, что перечисленные проблемы на этапе предпроектного обследования являются обобщенным наблю­дением за организациями, внедряющими СЭД; возможно, у кого-то их больше, у кого-то меньше, но хотелось бы, чтобы после прочтения этой статьи у организаций, планирующих внедрение, таких проблем не возникало.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.