Главной тенденцией в развитии СЭД является переход к полноценному электронному документообороту

1843
Предлагаем вашему вниманию интервью с основателем и председателем совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» Владимиром Эдуардовичем Баласаняном. Какова, на его взгляд,современная ситуация на российском рынке электронного документооборота? Планирует ли компания «ЭОС» в ближайшее время предложить рынку что-то новое с функциональной точки зрения? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в интервью

Предлагаем вашему вниманию интервью с основателем и председателем совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» Владимиром Эдуардовичем Баласаняном. Владимир Эдуардович считается одним из наиболее авторитетных отечественных экспертов в своей отрасли, имеет 3 авторских свидетельства на разработанные программные средства, выступает с лекциями и докладами на основных отраслевых выставках и конференциях, является инициатором создания общественной организации «Гильдия Управляющих Документацией».

Владимир Эдуардович, расскажите, пожалуйста, как Вы стали заниматься СЭД? Как складывалась Ваша карьера?

По образованию я специалист в об­ласти автоматического управления. В 1970-1980-е гг. я одним из первых в стране стал заниматься применением только что появившихся тогда персональ­ных компьютеров для автоматизации офисной деятельности. В период работы в Управлении делами Госплана СССР, в Общем отделе ЦК КПСС и в Админи­страции Президента РФ мне и моим колле­гам удалось создать системы, автоматизиру­ющие весь жизненный цикл работы с документами в этих организациях - от вы­пуска документов до их архивного хранения.

В начале 1990-х гг. у меня и моих коллег появилась идея (тогда далеко не очевидная!) - создать типовую («коробоч­ную») систему автоматизации делопроиз­водства и документооборота, которую с равным успехом могли бы использовать самые различные организации. В 1994 г. мы создали компанию «ЭОС», которой удалось не только быстро занять лидиру­ющие позиции на рынке СЭД, но и фак­тически во многом определить развитие этого рынка.

 Какова, на Ваш взгляд, современная ситуация на российском рынке электронного документо­оборота? 

Современный документооборот - сме­шанный бумажно-электронный и потому ­вдвойне сложный. Практически в полном объеме сохранились традиционные и спе­цифические для России бумажные делопро­изводственные технологии (как правило, со всеми нюансами, свойственными каждой конкретной организации). Одновременно появился и динамично развивается второй контур - электронный, который отчасти заменяет, отчасти дублирует, отчасти до­полняет бумажное делопроизводство. В этих условиях огромное преимущество имеют компании, уже давно работающие на рынке, имеющие отработанные техноло­гии и массовую клиентскую базу. Сегодня на рынке доминируют те же несколько ком­паний, что и несколько лет назад.

У Вас есть замечательные продукты для автоматизации доку­ментооборота: Дело и EOS for SharePoint. Планируете ли Вы расширять их линейку, выпускать что-то принципиально новое?

Сегодня мы, вероятно, единственная на рынке компания-разработчик, которая имеет продуктовую линейку из несколь­ких альтернативных (т. е. по сути конку­рирующих друг с другом) СЭД.

Система Дело - это готовое класси­ческое решение, реализующее полный спектр функциональных возможностей, востребованных на рынке СЭД. EOS for SharePoint - решение на ECM-платформе от Microsoft. В этом решении функционал СЭД реализован средствами SharePoint. Это позволяет естественным образом интегрировать документооборот с други­ми корпоративными приложениями.

eDocLib - наша собственная продвинутая ECM-система, платформа, на которой мы, наши партнеры и сами наши заказчики могут в режиме диалога создавать различные системы электронного документооборота и архива, а затем модифицировать их в процессе использования.

Поэтому сегодня мы видим нашу главную задачу не в расширении нашей продуктовой линейки, а в динамичном  развитии системных и функциональных возможностей имеющихся продуктов. 

Рассматриваете ли Вы другие программные платформы для разработки Вашего продукта? Планируете ли Вы перевод EOS for SharePoint на новый SharePoint и почему?

«ЭОС» с самого начала позиционировалась как разработчик тиражных («коробочных») продуктов для широкого круга потребителей, использующих, в свою очередь, тиражные платформы, операционные системы и базы данных. Сегодня мы не видим какой-то другой массовой платформы мирового уровня, которая могла бы быть альтернативой SharePoint, тем более что сама эта платформа динамично развивается. Только что вышла ее новая версия – SharePoint 2013, и мы уже готовим к выпуску новую версию нашего продукта на этой платформе.

В числе новых и крайне интересных для заказчиков возможностей SharePoint 2013 – организация совместной работы, поиска и бизнес-аналитики, управление задачами и проектами, создание корпоративных социальных сетей, более тесная интеграция с Microsoft Office, работа в облаке и, наконец, дизайн интерфейса.

В прошлом году Вы запустили сервис «О7.Док» на базе плат­формы eDocLib. Расскажите о нем подробнее. 

«О7.ДОК» - это система электрон­ного документооборота, разработанная нами по заказу «Ростелекома». «Ростеле­ком» установил эту систему в своих цен­трах обработки данных (образно говоря, «в облаке») и предоставляет организаци­ям и предприятиям право на ее исполь­зование на рабочих местах, подключае­мых к сетям «Ростелекома».

Использование облачного сервиса имеет огромные преимущества. Заказ­чик в этом случае не должен покупать программное обеспечение, заниматься его установкой и обслуживанием - он просто платит абонентскую плату за его использование.

Кроме обычных функций СЭД, си­стема «О7.ДОК» предоставляет доступ к инфраструктуре электронного правитель­ства: единому порталу государственных и муниципальных услуг, системе межве­домственного электронного взаимодей­ствия. Это позволяет использовать ее не только для организации документообо­рота, но и для предоставления государ­ственных и муниципальных услуг.

А чем интересно портальное решение EOS for SharePoint, разработанное специалистами Вашей компании?

Решение EOS for SharePoint построе­но на одной из самых популярных в мире ECM-платформ - Microsoft SharePoint от корпорации Microsoft. Функциональность этого решения значительно шире, нежели у классических СЭД. Сочетание возмож­ностей самой платформы Microsoft SharePoint и нашего документационного решения EOS for SharePoint предоставля­ет заказчику возможность реализации и интеграции различных приложений в рам­ках единой системы и технологии. На базе такого интегрированного решения можно автоматизировать делопроизводство и документооборот, создать корпоративный портал, автоматизировать деловые про­цессы, организовать хранилище, обеспе­чить проведение совещаний и конферен­ций, реализовать предоставление услуг и т. д.

Сейчас на ИТ-рынке есть тенденция использования элементов социальных сетей в комплексе с программным обеспечением, автоматизирующим бизнес-про­цессы. Каково Ваше отношение к такой тенденции? Планируете ли Вы использовать аналогичные инструменты в Ваших програм­мных решениях?

С одной стороны, традиционная ор­ганизация документооборота преду­сматривает строго регламентированное движение документов с жестким разгра­ничением прав доступа к ним. С другой стороны, Интернет в целом и социальные сети в частности привнесли принци­пиально новые технологии совместной работы, позволяющие пользователям объ­единяться в сообщества по самым раз­личным критериям и осуществлять ак­тивный информационный обмен друг с другом. Сейчас много говорят об откры­том правительстве и электронной демо­кратии. Эти понятия как раз и подра­зумевают, что все большее число заинтересованных лиц - и чиновников, и граждан - должны активно участвовать в работе над документами, в том числе с использованием технологий социальных сетей. И уже сейчас все наши системы документооборота обеспечивают целый спектр таких возможностей - от публи­каций документов до организации их об­суждения и доведения этой информации до лиц, принимающих решения. Уверен, что эти технологии будут все шире ис­пользоваться в работе с документами.

«ЭОС» принимает самое непосредственное участие в проекте по созданию системы межведом­ственного электронного докумен­тооборота (МЭДО). Расскажите об этом подробнее.

Проект МЭДО ФОИВ (система меж­ведомственного электронного докумен­тооборота федеральных органов испол­нительной власти) стартовал в 2009 г. и предполагал переход от почтовой достав­ки бумажных документов к рассылке от­сканированных копий этих документов по электронной почте.

Техническая инфраструктура про­екта представляет собой защищенную электронную почту, к которой с помо­щью аппаратно-программных шлюзов подключены СЭД органов власти. Перед отправкой по электронной почте в дру­гие ведомства документы должны быть преобразованы в стандартный формат, а полученные ведомством по электрон­ной почте документы преобразуются в формат конкретной СЭД данного ве­домства. Это преобразование осуществ­ляет программа-адаптер, специально разрабатываемая для каждой СЭД.

В настоящее время система МЭДО обеспечивает электронную пересылку нескольких категорий документов, в нее включена значительная часть федераль­ных и региональных органов власти. Про­ект позволил не только сократить бумаж­ные потоки и сроки доставки документов, но и явился мощным стимулом расшире­ния масштабов электронного документо­оборота в органах власти. В постановле­нии Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в орга­нах государственной власти» ставятся новые задачи, предполагающие выпуск документов в электронной форме с элек­тронной подписью, а также не просто обеспечение доставки документов, а ре­ализацию процессов межведомственного взаимодействия в соответствии с регла­ментом работы Правительства.

В рамках работ по реализации этого постановления в марте стартовал пилот­ный проект электронного документо­оборота между Минкомсвязью России и Минюстом России в части государствен­ной регистрации нормативных правовых актов Минкомсвязи России. Проект этот фактически является прототипом даль­нейшего развития системы МЭДО, и наша компания принимает непосредст­венное участие в его реализации.

Что представляет собой система электронного документационного взаимодействия – СЭВ?

Когда электронный документооборот ведется в группе взаимосвязанных оргацизаций, например, между органами власти субъекта РФ или между предприятиями холдинга, возникает вопрос эффективной организации документационного взаимодействия между организациями, решающими взаимосвязанные задачи. В частности, возникает необходимость направлять документы исполнителям в других организациях, контролировать работу с этими документами и т. п. Работая с нашими заказчиками, мы в течение ряда лет анализировали и отрабатывали различные схемы документационного взаимодействия.

Одна из них – использование одной системы документооборота, охватывающей все взаимосвязанные организации, которые выступают в этом случае как структурные подразделения одной организации. Такая схема обеспечивает полный контроль за документооборотом в группе организаций.

Такой подход неудобен в случаях, когда организации обладают большой степенью самостоятельности. В этом случае нет нужды в полной мере контролировать «внутреннюю кухню» других организаций: на первый план выступает контроль за прохождением документов, направленных в другие организации.

Именно для этого случая нами была создана система электронного документационного взаимодействия (СЭВ).

Сервер СЭВ обеспечивает сквозное информационное взаимодействие подключенных к нему СЭД (любых производителей). С его помощью можно организовать, например, оперативное информирование должностных лиц организации-отправителя о состоянии работы с документами в организациях-получателях.

Сегодня у нас есть успешный опыт использования СЭД в органах власти ряда субъектов РФ. Кстати, именно идеи, заложенные нами в СЭВ, были использованы при создании и развитии системы МЭДО.

Что Вы скажете о трендах СЭД в государственном секторе в целом?

Главные тренды СЭД в госсекторе: межведомственное документационное взаимодействие, мобильные рабочие места для руководителей, использование СЭД для оказания государственных и муниципальных услуг, использование облачных СЭД, переход к выпуску электронных документов-подлинников, создание архивов электронных документов.

Планируете ли Вы в ближайшее время предложить рынку что-то новое с функциональной точки зрения? Какой аудитории Вы хотите представить новые разработки?

Культура работы с бумажными документами складывалась в течение столетий. Какие бы революционные продукты не предлагали разработчики, нужны годы для того, чтобы изменить имеющиеся стереотипы, правила и нормы. СЭД, позволяющие работать с электронными документами, появились более 20 лет назад, но до сих пор они играют роль вспомогательного инструмента при работе с бумажными документами.

В качестве примера того, как решения обгоняют потребности, я приведу актуаль­нейшую сегодня проблему перехода от выпуска документов на бумаге к выпуску электронных документов-подлинников, подписываемых квалифицированной элек­тронной подписью. Ведь согласно поста­новлению Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» переход к выпу­ску электронных документов должен быть завершен в 2017 г.

Проблема состоит в том, что при выпуске документа на нем проставля­ются отметки, визы, подписи и штампы различных должностных лиц и органи­заций, не изменяющие его текста. Ког­да документ оформляется на бумаге, никаких проблем при этом не возника­ет. Однако если руководитель, скажем, подписал электронный документ элек­тронной подписью, а потом в документ были добавлены регистрационный но­мер и дата, то фактически подписанный документ изменился и ранее сформи­рованная подпись оказывается недей­ствительной.

Мы давно столкнулись с этой про­блемой и предложили новое, действи­тельно революционное решение. Наша программа EdSign, встраиваемая в тек­стовый редактор, позволяет осуществлять последовательное подписание электрон­ных документов, причем каждый из участников подписывает документ в том виде, в каком он к нему поступает, поэ­тому появившиеся после этого подписа­ния новые отметки и подписи не нару­шают ранее сформированных электронных подписей, т. е. с помощью EdSign выпуск электронного документа осуществляется точно таким же образом, как осуществ­ляется выпуск бумажного. До последнего времени, несмотря на простоту и нагляд­ность этого решения, им воспользовалось лишь небольшое число заказчиков. Уве­рен, что теперь, в свете поставленных сегодня задач, это наше решение будет крайне востребованным.

Вы являетесь председателем Технического подкомитета по стандартизации документов (ПК-6). Расскажите, пожалуйста, об основных направлениях его деятельности в 2012 г. и планах на 2013 г.

Подкомитет ПК6 «Жизненный цикл электронного документооборота» техни­ческого комитета ТК 459 «Информаци­онная поддержка жизненного цикла из­делий» был создан на базе компании «Электронные Офисные Системы» летом 2008 г. В его состав входят представители органов власти, отраслевой науки и ком­мерческих организаций.

Согласно положению о подкомитете, в его задачи входит проведение единой технической политики по стандартизации в области электронного документообо­рота, а также взаимодействие с рядом родственных подкомитетов ИСО. Сфера интересов подкомитета столь же широка, как и тематика электронного документо­оборота, и охватывает вопросы интероперабельности* систем, методы обеспе­чения юридической значимости документов и их долговременной сохран­ности и т.д. Акцент мы делаем на бы­струю подготовку документов по тем актуальным вопросам, по которым сейчас наиболее остро ощущается нехватка нор­мативной и методической литературы.

В 2012 г. был официально утвержден очередной разработанный подкомитетом национальный стандарт ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электрон­ных документов», идентичный Международному документу ИСО/ТО 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information), с датой введения в действие 1 мая 2013 г.

В истекшем году комитет подготовил проекты еще двух стандартов: ГОСТ Р/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (прямое применение технического отчета ISO/TR 26122:2008 Information and documentation – Work process analysis for records) и новую редакцию ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». В 2012 г. подкомитет продолжал активно участвовать в работе по стандартизации, проводимой родственными тех ническими комитетами и подкомитетами ИСО. Для нас это важное направление деятельности, поскольку оно дает нам возможность отслеживать современные тенденции в сфере управления документами и архивного дела, заранее знакомиться с новыми документами, выпускаемыми ИСО и оперативно проводить отбор стандартов для национальной адаптации. Порой нам удается устранять в проектах международных стандартов особенности, способные помешать их использованию в России.

Кроме того, работая в ИСО, мы одновременно перенимаем зарубежный опыт реализации проектов в области стандартизации, общаемся с ведущими мировыми экспертами в данной области, сопоставляем свой уровень с уровнем зарубежных коллег, а также демонстрируем международному сообществу квалификацию российских специалистов.

Если в 2011 г. мы направили свои замечания и предложения по 9 проектам ИСО, то в 2012 г. – уже по 12 проектам. После двух лет работы в технических комитетах ИСО можно уверенно сказать: мы не слабее зарубежных коллег, а по некоторым вопросам, возможно, и посильнее, и нам есть что предложить международному сообществу.

В 2013 г. мы планируем довести до официального утверждения подготовленные проекты стандартов. Сейчас завершается подготовка наших предложений в Росстандарт для включения в планы работы на 2013 г.

Дополнительную информацию о работе подкомитета ПК6 можно найти на его сайте www.pk6.eos.ru.

Что бы Вы хотели пожелать читателям нашего издания?

Читатели вашего замечательного издания – специалисты в области работы с документами, заинтересованные в поддержании и повышении своего профессионального уровня. Еще десяток-другой лет назад для этого достаточно было изучить ограниченный круг нормативных и методических документов, освоить работу на каком-то конкретном устройстве или с какой-то конкретной программой.

Сейчас же ситуация такова, что устройства, программы, технологии, нормативы, правила, даже сами принципы работы с документами постоянно меняются, и это будет продолжаться в обозримом будущем.

Хочется пожелать вашим читателям осознать это как факт и постараться всегда быть готовыми к новым задачам, которые будет ставить перед ними их

служебная деятельность. Тогда перед ними откроются неограниченные возможности профессионального и карьерного роста.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль