text
Секретариат

Значение документа в судебном споре

  • 20 августа 2013
  • 4557

Какими могут быть негативные последствия, связанные с отсутствием документов, необходимых в ходе судебного разбирательства? Алгоритм подготовки документов к судебному спору. Рекомендации компаниям по документальному сопровождению судебных споров

В любой компании случались ситуации, когда документы терялись, пропадали или не были подписаны руководством. Однако важность таких документов ощущается только тогда, когда их нет, а они очень нужны. И бывают они крайне необходимы в судебном споре, когда может решаться судьба компании.

©Е.В. Шестакова,

канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Значение документа в судебном споре

Начнем с того, что согласно Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ ком­пания, подавая исковое заявление, должна приложить к заяв­лению сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, а также перечень прилагаемых документов (ст. 125). Таким образом, если в иске будет указано, что прилагаются документы, а они не будут приложены, то суд может просто отказать в принятии искового заявления. Анало­гичные требования содержатся и в Гражданском процессуаль­ном кодексе Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ. Так, в исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено до­говором сторон; перечень прилагаемых к заявлению докумен­тов (ст. 131).

В арбитражном процессе к исковому заявлению в обяза­тельном порядке прилагаются:

• уведомление о вручении или иные документы, под­тверждающие направление другим лицам, участвую­щим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвую­щих в деле, отсутствуют;

• документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

• документы, подтверждающие обстоятельства, на ко­торых истец основывает свои требования; копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

• доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;

• копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;

• документы, подтверждающие соблюдение истцом пре­тензионного или иного

• досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

проект договора, если заявлено требование о понуж­дении заключить договор;

• выписка из единого государственного реестра юри­дических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

К исковому заявлению в гражданском процессе прилага­ются:

• копии искового заявления в соответствии с количе­ством ответчиков и третьих лиц;

• документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

• доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

• документы, подтверждающие обстоятельства, на ко­торых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

• текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

• доказательство, подтверждающее выполнение обяза­тельного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным за­коном или договором;

• расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Если вышеупомянутые документы отсутствуют, то суд может просто отказать в принятии искового заявления.

Однако это не все негативные последствия, связанные с отсутствием документов.

К рискам компании можно отнести следующие:

• отсутствие оплаты при выполнении работ, если от­сутствуют акты, подтверждающие осуществление данных работ, и иные документы;

• споры в отношении заключения договора в случае отсутствия в компании подписанного оригинала;

• споры с налоговыми органами и фондами при от­сутствии документов, подтверждающих направление деклараций и иной отчетности, а также платежных поручений, подтверждающих уплату соответствующих налогов и сборов;

• невозврат переплаты по таможенным и налоговым платежам в случае отсутствия подтверждающих до­кументов (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2012 по делу № А40-75592/12-147-715);

• аннулирование лицензии, которая имеется у компании (постановление ФАС Московского округа от 24.12.2012 по делу № А40-47516/12-139-454 «Об аннулировании лицензии на розничную продажу алкогольной про­дукции» в связи с реализацией продукции при от­сутствии документов, подтверждающих легальность производства и оборота данной продукции).

Но риски могут возникнуть и у работников:

• невыплата заработной платы при незаключении или от­сутствии трудового договора или договора оказания услуг;

• наложение дисциплинарного взыскания на работни­ка, утратившего документ;

• невыплата премий работникам;

• решение спора о восстановлении на работе не в поль­зу работника.

В этой связи компаниям следует руководствоваться следу­ющим алгоритмом.

Алгоритм подготовки документов к судебному спору

Если компания выступает в качестве истца, то в исковом за­явлении установлен перечень необходимых документов для участия в судебном заседании. Наличие оригиналов данных документов следует сверить с перечнем документов в исковом заявлении. При этом с документов должны быть сделаны копии и заверены печатью организации.

Например, в случае если компания хочет получить де­нежные средства по договору поставки, к доказательствам могут относиться:

• договоры поставки, оказания услуг, кредитные до­говоры, договоры подряда, залога, поручительства (основание для возникновения обязательств);

• документы, подтверждающие передачу товара, вы­дачу кредита (накладные, платежные поручения, мемориальные ордеры, акты приема-передачи товара, сдачи-приемки работ и услуг);

• выписки со счетов, подтверждающие движение де­нежных средств;

• акты сверки задолженности;

• претензии, требования о полном досрочном истре­бовании долга, переписка с должником;

• документы, подтверждающие направление необходи­мых извещений, претензий.

Количество копий документов должно соответствовать количеству сторон в деле. При этом копии документов также передаются в суд. Компания, выступающая в качестве истца, должна быть готова представить в суд оригиналы документов.

Если компания направляет исковое заявление по почте, то необходимо составить опись вложения, в которой указывается перечень передаваемых документов.

Пример описи вложения в ценное письмо

Значение документа в судебном споре


Однако что делать, если документы в компании отсутствуют?

Отсутствие документов

На практике случаи, когда в компании отсутствуют какие-либо документы, которые необходимо представить в суд, не явля­ются редкостью.

Но даже в этом случае не стоит отчаиваться. В этом случае возможно несколько вариантов:

• направление соответствующего запроса контрагенту, в государственный орган исполнительной власти для вы­дачи дубликата документа;

• замена документа иными документами (например, воз­можно воспользоваться выпиской из документа, заве­ренной госорганом);

• ходатайство об истребовании документов в суде. Приведем пример запроса контрагенту.

Компания ведет спор с налоговым органом и не может подтвердить правомерность своих действий в связи с утерей таких документов, как счет-фактура и акт выполненных работ.

Соответственно, компания направляет письмо своему контрагенту с запросом об истребовании документа.

Пример запроса контрагенту

Значение документа в судебном споре

Соответственно, у контрагента могут сохраниться соответ­ствующие документы. Если они не сохранились, то часто руко­водство принимает решение о замене данных документов альтернативными документами, например, если компания не имеет оригинал документа для суда, то она может обратиться в орган власти с запросом о предоставлении выписки из документа.

Контрагент компании не исполнил обязательства. Однако, возможно контрагент находится на стадии ликвидации. Чтобы выяснить данный вопрос, нужно сделать запрос в налоговый орган.

Пример запроса о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ

Значение документа в судебном споре

Таким образом, компания может легко самостоятельно получить недостающие документы для суда. Если же их ис­требовать не представляется возможным, то, как правило, такие документы будут истребованы в рамках судебного заседания по ходатайству.


Пример ходатайства по истребованию документов

Значение документа в судебном споре

Конечно, вопрос документального подтверждения своей правоты является очень сложным, поскольку трудно заранее предугадать и исход дела, и то, какие документы могут пона­добиться, но мы дадим несколько важных советов.

Рекомендации компаниям по документальному сопровождению судебных споров

Основной проблемой компаний при предоставлении докумен­тов в суд является либо их отсутствие, либо неправильное оформление.

На заметку!

Если компания не обеспечи­вает надлежащее хранение документов, то, соответствен­но, и не сможет предоставить документы в суд, поэтому очень важно обеспечить хранение документов в те­чение нормативного срока хранения. Ведь если доку­мент будет уничтожен, то его придется восстанавливать.

Так, компания может потерпеть поражение в судебном споре, если:

• документы подписаны неуполномоченным или неуста­новленным лицом

• предоставлены документы, не имеющие никакого от­ношения к делу;

• в документах отсутствуют реквизиты.

Поэтому каждый документ следует проверять на наличие соответствующих реквизитов.

Так, для бухгалтерских документов обязательными явля­ются следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц из­мерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (от­ветственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершив­шегося события;

• подписи лиц (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Также если документы подписаны не генеральным дирек­тором компании, то к такому документу целесообразно при­ложить доверенность на подписание.

Таким образом, халатное отношение к подписям и рекви­зитам документов в целом может решить исход дела не в поль­зу компании.

В качестве примера можно назвать постановление Сем­надцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2012 № 17АП-11327/2012-АК по делу № А71-8615/2012, в котором суд указал на отсутствие реквизитов для уплаты задатка и информации о его получателе.

Однако многих проблем в суде возможно избежать, если проверять документы заранее, проводить документационный аудит. Если документы в порядке, компания не только может выиграть суд, но и взыскать с оппонента штрафные санкции, если же компания относится к документам спустя рукава, то и исход судебного спора может быть не в ее пользу, а с органи­зации могут быть взысканы штрафные санкции, неустойка, убытки.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.