Пути реализации проектов по автоматизации

2127
Каждая компания, оценивая свои потребности, ресурсы, в том числе уровень подготовки специалистов, а также представленные на ИТ-рынке программные продукты, решает индивидуально, какой путь автоматизации документооборота выбрать. С какими проблемами автоматизации сталкиваются многие компании?

На научно-практических конференциях, различных тематических фо­румах мы постоянно получаем информацию о преимуществе той или иной СЭД, о новых технологиях, которые можно применять для авто­матизации и оптимизации документооборота. На практике же дела могут обстоять несколько иначе.

Довольно часто встречаются ситуации, когда компания приглашает на работу эксперта с целью развития той системы, которая была закуплена, но по каким-то причинам недостаточно активно использу­ется, либо с целью «внедрения электронного документооборота». Рас­смотрим более детально такие случаи.

© Е.В. Романченко,

эксперт в сфере делопроизводства и СЭД

В компании есть СЭД с узким функционалом

Ситуация 1. В компании есть СЭД, но в ней работает не­сколько делопроизводителей, занимаясь исключительно реги­страцией и хранением сканированных образов документов. Необходимо, чтобы в СЭД проходило оформление большей части управленческих документов, работали разные группы пользователей.

В данном случае прежде всего нужно изучить и проанали­зировать причины столь узкого использования функционала СЭД.

Как показывает практика, причины могут быть как техни­ческого, так и организационного характера. Предлагаю рас­смотреть самые распространенные.

Причина № 1. СЭД была закуплена несколько лет назад без учета динамики роста компании, увеличения количества процессов и документов, поэтому она еле справляется с текущим объемом и подключение новых пользователей может привести к коллапсу системы.

Решение.

Ситуация сложная. Для того чтобы понять суть проблемы и наметить путь выхода из нее, понадобится провести изучение и анализ текущего состояния делопроизводства в компании, уточнить стратегические цели компании, определить необхо­димую зону автоматизации, предложить подходящие решения.

Для изучения и анализа текущего состояния делопроиз­водства надо провести опрос ключевых подразделений, которые задействованы в процессе подготовки, согласования, учета, исполнения документов, получить информацию о существующем видовом составе и объеме документов, порядке их оформления и хранения.

Во время сбора информации нужно также получить данные по существующим проблемам, которые не позволяют полно­ценно использовать средства автоматизации в работе с доку­ментами. Например:

  • • наблюдается значительный рост компании (пользо­вателей и процессов) и объема несистематизирован­ных документов, что приводит к невозможности их обработки в текущей системе, потере данных, невоз­можности оперативно получать необходимую инфор­мацию и принимать управленческие решения; 
  • • применяются старые технологические решения, не способные повысить эффективность деятельности компании, оперативность, мобильность, технологич­ность и безопасность осуществления процессов; 
  • • СЭД работает медленно, со сбоями, т. к. обновление версии системы, модернизация серверного и сетево­го оборудования не производились.

Понимание причин низкой эффективности использования СЭД, а также иных проблем в работе с документами позволит более четко спрогнозировать дальнейшую работу, определить, за счет чего можно исправить ситуацию.

Кроме того, планирование более широкого применения средств автоматизации можно проводить только при полном понимании планов развития компании на среднесрочную пер­спективу (обычно - 5 лет). Такой подход позволит определить, какие функциональные направления в ближайшее время будут играть ключевую роль, с какими информационными системами может потребоваться интеграция для обеспечения целостных процессов и т. д.

Изучение стратегических целей компании позволит со­риентироваться, какие управленческие процессы необходимо будет автоматизировать, в какой последовательности и по какой причине, понять ориентировочные объемы документов, которые будут оформляться в рамках того или иного про­цесса, определить число потенциальных пользователей СЭД.

Основываясь на анализе полученных данных, можно пред­лагать различные варианты решения проблемы.

На заметку!

В некоторых случаях внедре­ние новой, технически более совершенной и функцио­нальной СЭД может обойтись дешевле и пройти быстрее, чем обновление и модерни­зация старой.

Относительно «легким» решением может стать обновление версии СЭД, модернизация оборудования, обеспечивающего ее бесперебойное функционирование. Однако у такого решения есть как явные плюсы, так и минусы. Прежде всего придется определить, стоит ли развивать СЭД, которая некогда приоб­реталась для компании, где было значительно меньше сотруд­ников, процессов и документов. Возможно, в данной ситуации имеет смысл произвести оценку функциональных и технических J возможностей имеющейся СЭД (оценивать стоит самую по­следнюю версию!), сопоставить полученные данные с планиру­емой областью автоматизации и решить, стоит ли модернизи­ровать имеющуюся систему или необходимо выбирать и внедрять новую.

Однако вне зависимости от выбранного пути, для того чтобы работа в СЭД велась корректно, следует проанализиро­вать и оптимизировать процессы обработки документов, раз­работать новые локальные нормативные акты, учитывающие область и степень автоматизации, а также обучить разные группы пользователей работе в СЭД.

Причина № 2. СЭД приобреталась изначально с ограничен­ным количеством функциональных модулей (например, ранее не планировалась удаленная работа руководителей с документами через iPad). Более широкое использование системы требует под­ключения дополнительного функционала и приобретения новых пользовательских (а возможно, и других) лицензий.

Решение.

В этой ситуации нужно четко понимать, какие процессы должны быть автоматизированы, сколько пользователей и с какими документами будут работать в СЭД. То есть требуется провести анализ как текущей деятельности, так и стратегии компании.

На основании полученных данных можно определить об­ласть автоматизации и запросить у поставщиков программно­го продукта информацию о наличии необходимых модулей, стоимости лицензий и порядке лицензирования.

В случае если таких модулей нет, можно рассмотреть ва­рианты выбора новой СЭД либо доработки текущей.

Стоит отметить, что доработка любой информационной системы - дело длительное, требующее понимания архитекту­ры СЭД, глубокого знания предметной области, наличия про­граммистов-разработчиков и ряда иных ИТ-специалистов. Поэтому модернизация системы является вопросом сложным, дорогостоящим, довольно рискованным.

Вне зависимости от того, будет ли дорабатываться те­кущая СЭД либо будет предложено внедрение новой инфор­мационной системы, нужно решать вопросы по разработке локальных нормативных актов, учитывающих применение средств автоматизации при осуществлении процессов, а также по обучению пользователей - участников процессов.

Здесь надо подчеркнуть, что только комплексное решение (автоматизация, нормативное регулирование и обучение поль­зователей) позволит полноценно применять в деятельности компании средства автоматизации.

Причина № 3. Не было квалифицированных специалистов, которые смогли бы произвести настройку СЭД, что позволило бы работать в ней различным группам пользователей, включая региональные подразделения компании.

Решение.

В данном случае есть два выхода из ситуации.

1. Можно повысить уровень подготовки имеющихся пред­метных специалистов, научить их производить необходимые настройки в СЭД, разрабатывать локальные нормативные акты и обучать пользователей.

2. Можно пригласить эксперта, который сможет настроить СЭД и выполнить всю необходимую работу для организации пол­ноценного использования информационной системы в компании.

Кроме того, возможно совмещение указанных вариантов.

Причина № 4. Недостаточная подготовка специалистов компании, которые не используют СЭД по причине того, что не умеют в ней работать.

Решение.

Решить данную проблему поможет только полномасштаб­ное обучение пользователей и организация их работы в СЭД. Такое обучение может производиться как в специализирован­ных учебных центрах компаний - поставщиков программных продуктов, так и силами собственных специалистов, обладаю­щих достаточными знаниями и навыками.

В компании есть СЭД собственной разработки

Ситуация 2. В компании есть СЭД собственной разработки. Необходимо провести ее модернизацию. 

Решение.

Похожая картина, как ни странно, довольно распростра­нена в российских компаниях. Есть даже крупные холдинги со штатной численностью персонала более 10 тыс. человек, кото­рые занимаются разработкой и поддержкой собственных ин­формационных систем, содержат целый штат программистов и специалистов, занимающихся тестированием.

Организация разработки собственного программного решения имеет как свои положительные, так и явно отрицательные стороны. Постараемся показать это на примере сравнения сильных и слабых сторон при реализации разных подходов автоматизации процессов (табл. 1).

Таблица 1

Сравнение разных подходов к автоматизации процессов

Решение Критерии

Разработка информационной систе­мы силами собственных ИТ-специалистов

Заказная разработка информационной системы

Приобретение и внедрение информационной системы нужного класса

Срок реализа­ции проекта

«-»

Длительная разработка и тестирование, поскольку необходимы детальное описание автоматизиру­емых процессов, функ­ционала и технических параметров системы

«-»

Длительная разработка и те­стирование, поскольку необ­ходимы детальное описание автоматизируемых процессов, функционала и технических параметров системы

«+»

Срок оптимальный, так как необходимо произвести на­стройку выбранной системы. В некоторых случаях может потребоваться интеграция выбранной системы с другими программными продуктами, используемыми в компании, но такие работы выполняются значительно быстрее, чем полноценная разработка

Учет особенно­стей компании

«+»

Максимально учтены особенности структуры, построения процессов, документационных и информационных потоков компании

«+»

Максимально учтены особен­ности структуры, построения процессов, документаци­онных и информационных потоков компании

«+» / «-»

Возможно произвести на­стройку структуры, про­цессов, документационных и информационных потоков только в соответствии с функ­циональными и техническими возможностями выбранной информационной системы

Наличие до­кументации на автомати­зированные процессы

«-»

Документацию на систему необходимо разрабатывать самостоятельно

«+» / «-»

Документация может быть разработана самостоятельно или предоставлена компани­ей - разработчиком информа­ционной системы

«+»

Документация в большом количестве случаев предо­ставляется компанией - по­ставщиком информационной системы

Потребность в специалистах

«-»

Необходим штат собствен­ных программистов-разра­ботчиков, тестировщиков и т. д.

«+»

Работы выполняются специ­алистами компании-разра­ботчика

«+»

Работы выполняются специ­алистами компании - по­ставщика информационной системы

Стоимость

«-»

Высокая

«-»

Высокая

«+» / «-»

Зависит от необходимого ко­личества лицензий, использу­емого серверного, сетевого и иного оборудования, наличия работ по интеграции, модер­низации системы. Обычно стоимость внедре­ния готового решения ниже стоимости собственной или заказной разработки

Безопасность

«-»

Возможно возникновение сбоев, т. к. требуется вы­сокий профессиональный уровень ИТ-специалистов, занимающихся разра­боткой и внедрением информационной системы, а также проведение полно­ценного тестирования всех автоматизированных процессов

«-»

Возможно возникновение сбоев, т. к. требуется высокий профессиональный уровень ИТ-специалистов, занимаю­щихся разработкой и вне­дрением информационной системы, а также проведение полноценного тестирования всех автоматизированных процессов

«+»

Незначительный риск возник­новения ошибок и сбоев по причине апробированности внедряемой информацион­ной системы в рамках других аналогичных проектов

Обучение поль­зователей

«-»

Проводится собственными силами

«+» / «-» Может проводиться компа­нией-разработчиком или собственными силами

«+»

Может проводиться в специ­ализированных учебных цент­рах компаний - поставщиков информационных систем или собственными силами (специ­ально подготовленными тренерами)


Таким образом, если провести всесторонний анализ и срав­нение различных подходов при проведении автоматизации бизнес-процессов компаний, можно сделать вывод, что приоб­ретение и внедрение готового программного продукта требует значительно меньших ресурсных затрат и имеет низкие риски по сравнению с другими вариантами. Вместе с тем требуется участие значительного количества специалистов экспертного уровня от ключевых подразделений компании для организации выбора СЭД нужного класса.

Кроме того, необходимо отметить тот факт, что собствен­ная или заказная разработка требует не только высокой ква­лификации ИТ-специалистов, но и создает потребность в тех­нологах, хорошо знающих предметную область, а также специфические особенности компании. Поэтому отсутствие или недостаточно высокая квалификация хотя бы одного из специалистов, задействованных в разработке СЭД, приводит к значительному повышению различных рисков, а в некоторых случаях - к срыву проекта.

Также стоит обратить внимание на то, что внедрение го­товой СЭД в значительной мере сокращает срок реализации проекта, что позволяет компании довольно быстро начать полноценно использовать программный продукт для автома­тизации бизнес-процессов, что, в свою очередь, положительно сказывается на оперативности решения управленческих вопро­сов и динамике развития и дает возможность добиваться по­ложительного экономического эффекта в более сжатые сроки.

Попытки автоматизировать документооборот компании с помощью интранет-портала

Ситуация 3. В компании есть интранет-портал. Руководство компании, желая сэкономить средства, предлагает расширить его функционал и автоматизировать с его помощью докумен­тооборот компании. 

Решение.

Сразу стоит отметить, что автоматизация документооборо­та на программной платформе, на которой реализован интранет-портал, возможна, поскольку многие программные платформы, например SharePoint, обладают неким набором инструментов, с помощью которых можно реализовать задуманное.

Однако в данном случае необходимо помнить, что можно получить собственную разработку, что является довольно до­рогим удовольствием и создает целый комплекс рисков.

Кроме того, интранет-портал изначально создавался для решения коммуникационных потребностей компании, которые почти не соотносятся с вопросами организации документо­оборота. Поэтому предлагаем более детально посмотреть на разницу между СЭД и портальным решением (табл. 2):

Таблица 2

Сравнение стандартного функционала СЭД и портального решения

Пути реализации проектов по автоматизации

Таким образом, мы видим, насколько изначально различа­ется функционал системы, автоматизирующей работу с доку­ментами, и интранет-портала, поэтому автоматизацию доку­ментооборота правильнее производить с использованием предназначенных для этого программных продуктов.

Вместе с тем, если руководство компании желает повысить информированность персонала за счет размещения на портале ряда документов, такой вопрос можно решить путем незначительной доработки СЭД и односторонней интеграции, выборочно публикуя документы из информационной системы на интранет-портале.

Кроме того, необходимо отметить такие новые тенденции, наметившиеся в сфере функционала СЭД, как социализация. Уже сегодня некоторые СЭД предоставляют пользователям возможность обмена быстрыми сообщениями по тому или иному документу. Такой подход в целом положительно сказы­вается на процессах обработки документов.

Подводя итог, еще раз хочется сказать о том, что каждая компания, оценивая свои потребности, ресурсы, в том числе уровень подготовки специалистов, а также представленные на ИТ-рынке программные продукты, решает индивидуально, какой путь автоматизации документооборота выбрать. Однако неоднократно на практике доказано, что первоначальный выбор и внедрение промышленной информационной системы нужно­го класса в значительной мере решает проблему автоматизации и закрывает большую часть управленческих вопросов. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль