Рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами

8 апреля 2014 1182
Какие вы можете дать рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами?

Какие вы можете дать рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами?

Не совсем понятно, что имеет в виду автор вопроса: речь идет о составлении деловых писем или об организации работы с ними? Если автора вопроса интересует подготовка делового письма, работа над его текстом, то в этом очень помогает раз­работка образцов деловых писем, примеров оформления дело­вых писем (сопроводительных, гарантийных, запросов, пред­ложений и др.), унифицированных форм (шаблонов) деловых писем для различных управленческих (деловых) ситуаций, име­ющих типовой характер. Такие унифицированные формы (шаб­лоны) деловых писем могут включаться в систему электронного документооборота в виде справочника или использоваться просто как альбом унифицированных форм (шаблонов) деловых писем, который может быть размещен на корпоративном пор­тале. Ответственность за разработку такого альбома унифици­рованных форм, как и образцов деловых писем, лежит на служ­бе делопроизводства (службе ДОУ). Альбом унифицированных форм деловых писем утверждается руководителем организации, образцы деловых писем могут включаться в инструкцию по делопроизводству в виде приложений.

Если же автора вопроса интересует организация работы с деловыми письмами (организация документооборота), то здесь лучше всего разрабатывать маршрутно-технологические схемы, которые позволяют с использованием графических средств показать алгоритм работы с деловыми письмами, как поступа­ющими, так и отправляемыми.

Важно в схемах последовательно отразить этапы работы с деловым письмом. Возможно, потребуется разработать несколько таких схем для различных категорий деловых писем, например, для деловых писем, рассматриваемых и подписываемых руководством, для переписки структурных подразделений, если подразделения организации имеют пра­во вести переписку, и др.

Если автора вопроса интересует систематизация исполнен­ных документов и организация их хранения, то здесь нужно прежде всего обратить внимание на номенклатуру дел, в кото­рой должны быть правильно сформулированы заголовки дел с перепиской и правильно сформированы сами дела. Наиболее типичная и весьма распространенная ошибка - это формиро­вание дел с перепиской по принципу «входящие» и «исходя­щие». По правилам формирования дел переписка должна вклю­чаться в дела с учетом корреспондента и/или вопроса и срока хранения, поэтому заголовки дел с перепиской должны форму­лироваться следующим образом:

• Переписка с управляющей компанией о командиро­вании работников;

• Переписка с Департаментом информатизации Минкомсвязи России о реализации пилотного проекта «Название»;

• Переписка с организациями-заказчиками об отгрузке продукции;

• Переписка об организации повышения квалификации работников предприятия и др.

Присылайте свои вопросы в редакцию журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота". Ответы наших экспертов по самым актуальным вопросам мы разместим на страницах журнала. Подпишитесь на  журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" в нашем интернет-магазине.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль