Многозадачность помощника руководителя: 7 шагов к спасению (Школа практической психологии)

19 мая 2014 830
Одно из заблуждений, свойственных профессии ассистента руководителя, – это желание сделать все самостоятельно. Как избавиться от непрофильных заданий?

Одно из заблуждений, свойственных профессии ассистента руководителя, – это желание сделать все самостоятельно. Как избавиться от непрофильных заданий?

Возможно, вам попадались когда-нибудь на глаза веселые карикатуры, на которых сотрудник, как многорукий бог Шива, одновременно пытается сделать несколько разных дел? Увы, в реальности лишь немногие профессии могут претендовать на то, что человек действительно одномоментно делает много разных движений… и у него все получается правильно и без ошибок. Как этим людям удается сделать это – читайте далее.

Что такое многозадачность?

В русском языке есть такая поговорка: «И швец, и жнец, и на дуде игрец». В отличие от положительной окраски русской поговорки, ее английский аналог «to be Jack of all trades and master of none» означает «за все браться – и ничего толком не уметь». Что заставляет вас суетиться, торопиться и спешить во время работы? Найдите время, чтобы как следует об этом поразмыслить на досуге. Скорее всего, либо боязнь не справиться с потоком «вдруг навалившейся» работы, либо опасения, что о вас подумают плохо. Многозадачность возникает, когда в один момент времени вы пытаетесь сделать больше, чем одно дело (задачу).

Например, беседуете с посетителем, отвечаете на телефонный звонок и продолжаете писать деловое письмо.

Да, можно быть специалистом широкого профиля, но, когда дело касается профессии помощника руководителя, часто именно качество выполнения работы может стоять на первом месте, а не ее количество.

У каждого человека есть свои границы возможностей, и даже если целенаправленно работать над их расширением, однажды ваши способности наткнутся на ограничения, зайти за которые либо невозможно, либо сложно, либо нецелесообразно.

Последствия, к которым приводит многозадачность в работе, печальны. Это и нелепые ошибки, которых могло бы не быть, и усталость, и чувство, что ничего не сделано, а день уже закончился, и многие другие подобные явления. Почему так происходит?

Каждый раз, когда вы что-то делаете, а вас отрывают и вы переключаетесь на другое дело, происходит существенная потеря производительности труда.

Например, вы работали на компьютере, и в ваш кабинет зашел посетитель. Вы должны поздороваться, вспомнить, кто это (или узнать), выяснить цель визита и т. д. Когда вы освободитесь от посетителя, вы снова можете вернуться к предыдущему делу или взяться за новое, однако в любом случае вы начнете работать не с той скоростью, с которой работали до того, как вас прервали, а начнете как бы с нуля, постепенно разгоняясь.

Статистика показывает, что в среднем офисного работника отрывают от дел примерно 1 раз в 8 мин.

Как бороться с многозадачностью?

Многие люди не понимают, почему они не испытывают удовлетворения, хотя честно прикладывают все свои силы, чтобы работать хорошо. Причина этого явления – в многозадачности.

В греческих мифах легендарный герой Геракл сражался с гидрой – существом с огромным змеиным туловищем и девятью головами, как у дракона, одна из которых была бессмертной.

Проблема состояла в том, что, когда Геракл срубал одну голову, на ее месте тут же вырастали две новые. Точно так же, пытаясь справиться с многозадачностью, вы тут же сталкиваетесь с множеством новых проблем.

Что же это за проблемы? И как их решать?

1. Я не могу этого не делать. Чтобы не ошибаться, сохранять самоконтроль и хорошее настроение, возьмите за правило письменно фиксировать те дела, которые вы бросили до того, как решили переключиться на что-то другое.

Чтобы чувство, как будто вы забыли сделать что-то важное, больше не возникало, коротко запишите, что вы делали и переключайтесь на другое занятие, если это необходимо. Когда вы освободитесь, вам будет гораздо проще вспомнить, чем вы занимались до того, когда вас отвлекли.

2. А что делать, если на моем рабочем столе итак гора стикеров? Попробуйте со стороны взглянуть на то, как вы работаете.

Проведите хронометраж (подробно записывайте, чем занимались в течение дня). Многим людям помогает одно очень простое действие – вычеркивание дела из списка. Когда вы сможете посмотреть в ежедневник и увидеть, какие дела уже вычеркнуты, вам станет легче.

3. Я больше не могу с этим справляться. Может быть количество дел, которое вы делаете, удвоилось? Или стало в четыре раза больше? В этом случае можно провести переговоры с руководством, только надо тщательно подготовить аргументы и предложения – что вы предлагаете сделать, чтобы улучшить работу.

Например, в некоторых организациях есть утренний и вечерний помощники, которые в середине дня встречаются и передают дела друг другу. Таким образом людям не приходится работать по 14 ч, и дело не страдает. Если же проблема в вас – то, может быть, вы давно не были в отпуске? Даже самые сильные люди время от времени нуждаются в отдыхе, подумайте, как его организовать.


Подробнее о том, как бороться с многозадачностью вы прочтете в статье психолога, бизнес-тренера, преподавателя Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов Инны ИГОЛКИНОЙ в № 5 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Подпишитесь на журнал и в новой статье вы найдете много полезных приемов и способов.

Вы, наверное, задумались о своей работе и о том, как можно ее оптимизировать. Невозможно найти не то что один дополнительный час в сутки, но даже одну секунду (с точки зрения физики). Однако, применив простые советы, вы можете получить свободное время, при этом сохранив прежнюю производительность труда или даже увеличив ее на 30–50%.

В следующем выпуске будет обсуждаться тема «Профессиональная манипуляция и как с ней справляться». Нередко сотрудники и окружающие пытаются манипулировать помощником руководителя, чтобы добиться своих целей, иногда не совсем честными способами. Как справиться со сложными, агрессивными или неприятными посетителями?

Читайте в следующих выпусках!



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль