Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

21 мая 2014 1733
Если в компании организовано хранение документов, рано или поздно в ней появятся дела, срок хранения которых истек. Возникает вопрос: что с ними делать? Нельзя же просто так избавиться от документов, которые бережно сохранялись на протяжении нескольких лет?

Если в компании организовано хранение документов, рано или поздно в ней появятся дела, срок хранения которых истек. Возникает вопрос: что с ними делать? Нельзя же просто так избавиться от документов, которые бережно сохранялись на протяжении нескольких лет?

Конечно, нет! Уничтожение документов – отдельная процедура, требующая внимания буквально к каждому делу, и результат этой процедуры тоже оформляется в установленном порядке. Рассмотрим этот процесс подробнее.

Главным документом, который сопровождает процесс уничтожения ненужных дел от начала и до конца, является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма этого акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Как быть, если истекли сроки хранения дел?

Казалось бы, рассчитать срок хранения дел очень просто.

Но и здесь не обойтись без уточнений.

Во-первых,срок хранения документа начинается 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством.

Для примера возьмем два дела.

Первое – «Приказы по административно-хозяйственным вопросам» за 2013 г. Срок его хранения – 5 лет (ст. 19 Перечня*). Отсчет срока хранения пошел с 1 января 2014-го – значит, эти приказы будут храниться до 2018 г.

Второе – «Договоры возмездного оказания консультационных услуг», заключенные на 2014 г. Срок их хранения – 5 лет после истечения срока действия договора (ст. 443 Перечня) – пойдет с 1 января 2015 г., следовательно, хранить эти договоры придется до 2019-го.

Во-вторых, дела могут быть уничтожены не ранее 1 января того года, который наступил после того, в котором истек срок их хранения.

Вернемся к нашим примерам и определим, что «Приказы по административно-хозяйственным вопросам» могут быть уничтожены не ранее 1 января 2019 г., а дело «Договоры возмездного оказания консультационных услуг» – не ранее 1 января 2020 г.

По аналогии с примерами нетрудно подсчитать, дела каких лет можно уничтожить в этом году. Если речь идет о делах с пятилетним сроком хранения, то это будут документы 2008 г.

В организациях с архивом, куда стекаются дела независимо от срока их хранения, ответственный за архив работник может приступать к составлению Акта о выделении к уничтожению. Если же в компании принято оставлять документы с небольшими сроками хранения в отделах, то работники, ответственные за делопроизводство, получают задание составить перечень дел для уничтожения. Затем все эти перечни будут сведены в тот же Акт о выделении к уничтожению.

Экспертиза ценности и экспертная комиссия

Экспертиза ценности документов должна проводиться в организации ежегодно. Ее цель – определить, какие из документов компании следует передать на хранение, каким продлить срок хранения, а какие можно уничтожить. Провести экспертизу ценности самостоятельно служба ДОУ (тем более один секретарь) не сможет и не должна – слишком много документов, по большей части узкоспециальных, содержится в организации, и делопроизводители просто не могут знать всей специфики работы с ними. Поэтому в организации приказом руководителя создается так называемая экспертная комиссия (ЭК) – совещательный орган, принимающий решения совместно.

Ежегодная экспертиза ценности осуществляется экспертной комиссией. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения – лишь одна из составляющих процесса экспертизы. По результатам экспертизы ценности ЭК проводит заседание, где рассматривается Акт о выделении к уничтожению с перечнем документов, которые полагается уничтожить. Все решения комиссии фиксируются в протоколе заседания.

С подробной информацией с примерами заполнения документов можно ознакомиться в статье специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении КОЖАНОВОЙ в №5 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Порядок уничтожения дел, не подлежащих хранению, нужно регламентировать. Процедура оформления уничтожения документов, на первый взгляд кажущаяся довольно сложной, на деле занимает совсем немного времени. Ее результат – всего один документ, который навсегда заменит десятки томов на полках в хранилище.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль