Планирование работы отдела ДОУ

26 мая 2014 2892
Планирование работы структурного подразделения – одна из обязанностей его руководителя. Необязательно первый долгосрочный план работы службы ДОУ на ближайший год будет составлен в январе. Это можно сделать в любое время, когда будет принято решение оптимизировать работу службы и поднять качество работы с документами в компании на новый уровень.

Часто к планированию прибегает новый руководитель, когда структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство организации, только что создано. Одним словом, не так важно, когда был составлен план. Главное, чтобы он был выполнимым, охватывал все сферы делопроизводства и вел отдел ДОУ к новым профессиональным высотам.

Анализ текущей ситуации

Планированию эффективной работы помогут качественные и количественные показатели работы отдела.

Хорошо, если в компании принято ежегодно готовить отчет-анализ объема документооборота. Он составляется для решения следующих задач:

● определить динамику объема документооборота компании;

● определить загруженность персонала службы ДОУ;

● возможно, перераспределить обязанности среди работников службы или расширить ее штат.

Важным критерием является динамика объема документооборота. Большое значение имеет и загруженность персонала службы делопроизводства. Если виден сильный дисбаланс, на это нужно обратить особое внимание.

Если ранее ежегодный подсчет количества и качества документов организации не проводился, планирование деятельности службы ДОУ следует начать именно с него.

Определение целей службы

Подготовку плана работы следует начать с определения целей.

Одна из главных задач службы ДОУ – обеспечить быструю и эффективную работу с документами, разгрузить и максимально избавить от «бумажной» работы своих коллег. Этапы подготовки плана работы

Планирование работы отдела ДОУ состоит из следующих этапов:

● составление перечня процессов и мероприятий, которые необходимо провести в планируемый период;

● назначение сроков проведения мероприятий;

● согласование сроков проведения мероприятий с заинтересованными подразделениями;

● назначение ответственных лиц как в службе ДОУ, так и в других подразделениях;

● составление и оформление плана работы службы ДОУ;

● согласование и утверждение плана работы службы ДОУ.

Таким образом, непосредственно документ – план работы службы ДОУ – подготовить довольно легко, и это занимает минимум времени. Гораздо большего внимания требует подготовка к созданию плана. Рассмотрим некоторые из этапов работы подробно.


Более полные рекомендации с уточняющими таблицами и примерами вы найдете в статье специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в № 5 2014 журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота".

При правильном подходе к планированию и организации работы служба не только сможет поддержать выполнение привычных задач, но и освоить несколько новых процессов. А это, несомненно, положительно отразится на качестве работы с документами в организации.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль